Функции управления предприятием

Функция контроля. Контроль, как правило, ассоциируют с властью, командованием, «поймать», «уличить», «схватить». Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания функции контроля. Контроль - процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными. Основные требования которые должны быть заложены в любой системе контроля: эффективность контроля; эффект влияния на людей; выполнение задач контроля; определение границ контроля.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты, существенно отличаются от установленных стандартов.

Таким образом, контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из виднейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать.

Такими действиями могут быть изменения некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы. Люди являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.

Конечно, то обстоятельство, что контроль оказывает сильное и непосредственное воздействие на поведение, не должно вызывать никакого удивления. Менеджеры часто намеренно делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить их направить свои усилия на достижение целей организации.

К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знают о том, что процесс контроля может быть использован для оказания положительного воздействия на поведение сотрудников, некоторые забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении людей. Эти негативные явления часто являются побочными результатами наглядности действия системы контроля.

Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.

Проблем, возникающих вследствие воздействия системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

Характеристики эффективного контроля. Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

Контроль является эффективным, если он имеет стратегический характер, нацелен на достижение конкретных результатов, своевременен, гибок, прост и экономичен.

Когда организации осуществляют свой бизнес на зарубежных рынках, функция контроля приобретает дополнительную степень сложности.

Контроль на международном масштабе является особенно трудным делом из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Результативность контроля можно улучшить, если периодически проводить встречи ответственных руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Особенно важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

Предвидение, организация, распорядительство, координация и контроль относятся к управлению и составляют его сущность. Управлять - значит предвидеть, организовать, распоряжаться, координировать и контролировать. Предвидеть, т.е. учитывать грядущее и вырабатывать программу действия. Организовывать, т.е. строить двойной - материальный и социальный организм предприятия. Распоряжаться, т.е. заставлять персонал надлежащим образом работать. Координировать, т.е. связывать, объединять, гармонизировать все действия и все усилия. Контролировать, т.е. заботиться о том, что бы все совершалось согласно установленным правилам и отданным распоряжениям.

При таком понимании управление не является ни исключительной привилегией, ни лично присваиваемой обязанностью начальника или директора предприятия. Эта функция разделяется между руководством и членами коллектива подобно другим функциям. Важно управление не смешивать с правлением. Править - значит, вести предприятие к его цели, стремясь извлечь, возможно, большие выгоды из всех ресурсов, которыми оно располагает, значит обеспечить действие всех шести функций. Управление же является лишь одной из шести функций, действие которых должно быть обеспечено правлением. Но в роли директоров крупных предприятий оно занимает такое значительное место, что иногда может казаться, будто роль эта исключительно административная.

Каждой группе функций соответствует специальная установка. Каждая из этих установок покоится на совокупности качеств и знаний, которые можно свести к следующим шести рубрикам: 1. Физические качества (здоровье, сила, ловкость); 2. Умственные качества (понятливость, легкое усвоение, рассудительность, сила и гибкость ума); 3. Нравственные качества (энергия, стойкость, сознание ответственности, инициатива, чувство долга, такт, чувство достоинства); 4. Общее развитие (запас различных понятий, не относящихся исключительно к области выполняемой функции); 5. Специальные знания (относящиеся исключительно к какой-либо одной функции); 6. Опыт (знания, вытекающие из практики; воспоминания об уроках, лично извлеченных из фактов).

Важность каждого из элементов, составляющих установку, находится в соответствии с природой и важностью функции. На простейшем предприятии, где все функции выполняются одним лишь лицом, объем необходимых установок, очевидно, сужен. На крупном предприятии, где выполняются важные и разнообразные операции, персонал должен обладать многочисленными установками в высокой степени. Однако ввиду того, что функции распределены между большим числом работников, каждый из работников обладает небольшим числом установок в совокупности. Главной установкой руководителя предприятия является административная установка, и чем выше иерархическая ступень управления, тем более господствует эта установка.

Здоровое и хорошее функционирование предприятия зависит от набора числа условий (иногда говорят о принципах, законах, условиях), меры и гибкости их применения. Это трудное искусство, требующее вдумчивости, опыта, решительности и чувства меры. Поэтому число принципов (законов) управления неограниченно. Конкретное наполнение и выражение принципов управления зависит от многих факторов, условий и складывающихся ситуаций. Творческое их применение может привести к успехам и процветанию предприятия.

2. Практическое применение функций управления на предприятии

2.1. Анализ функций управления на примере ООО «Алена»

Общество с ограниченной ответственностью «Алена» является юридическим лицом. ООО «Алена», осуществляет свою деятельность в сфере отдыха, рассчитан на клиентов, имеющих по понятиям города Бреста высокий уровень достатка. В настоящее время предложения качественных услуг в сфере отдыха и развлечений такого рода клиентам в городе отсутствует. В помещениях «Джи-бара» вёдется ремонт, установка нового оборудования, возможно летом 2004 года он начнёт свою деятельность. Структура управления ООО «Алена» является линейно-штабной.

Исследование функций управления ООО «Алена» является наиболее трудоемкой задачей, особенно в условиях переходного периода, так как любое их изменение приводит к изменению структуры управления. Выделение функций управления вызвано ещё и многообразием управленческой деятельности, то есть процессами принятия решения. Поскольку каждая отдельная функция характеризует специфическую управленческую деятельность, то совокупность таких функций позволяет формировать конкретную систему управления.

К общим функциям управления ООО «Алена» относятся: планирование, организация, регулирование, контроль, учёт, т.е. те функции, которые характеризуют процесс управления.

К специфическим функциям исследуемой организации относится управление:

- основными производственными процессами;

- вспомогательными и обслуживающими процессами;

- оперативное (производством);

- технической подготовкой производства;

- сбытом продукции и др.

Поскольку для ООО «Алена» главная цель: увеличение числа клиентов, желающих получить полноценный отдых в кафе и прибыльности предприятия, то для реализации этих целей необходимо удовлетворять требованиям клиентов. Таким образом, функция организации объединяет людей и средства для достижения поставленных целей организацией, то есть удовлетворение потребностей клиентов: посидеть в уютной теплой обстановке; вкусно поесть качественно приготовленные блюда, пить некрепкие спиртные напитки (пиво, сухие вина); чувствовать себя в безопасности; получить вежливое и приятное обслуживание.

Функция мотивации в ООО «Алена» занимает немаловажное значение в управлении, то есть создает условия для эффективной деятельности и мотивирует деятельность сотрудников для качественного выполнения своей работы, то есть хорошая заработная плата, дополнительные выходные дни и др.

Функция контроля ООО «Алена» обеспечивает достижение цели организации. Функцию контроля осуществляет администрация, то есть обнаруживает и разрешает возникающие проблемы, изменение фактически достигнутых результатов и проведение корректировок, если это необходимо.

2.2. Предложение по повышению эффективности функций управления на предприятии

Сегодня руководителям белорусских предприятий необходимо

принимать решения, которые бы способствовали выживанию и закреплению позиций в условиях жесточайшей конкурентной борьбы. Достичь таких результатов можно, лишь используя современные информационные технологии в управлении предприятием, что в корне меняет методы координации и контроля, снижает роль личного наблюдения за работой подчиненных и бюрократических форм согласования тех или иных решений.