Теория менеджмента

По степени важности - основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений  и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции); вспомогательная - облегчает работу с основной; желательная (без которой, однако, не обойтись) - несет сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни  и т.п.

По полноте - частичная  информация может использоваться лишь в совокупности с другой; комплексная - дает всесторонне исчерпывающие  сведения об объекте и позволяет  непосредственно принимать любые  решения.

По предназначению - универсальная - необходима для решения любых проблем; функциональная - для решения родственных проблем; и индивидуализированная - для решения данной, конкретной, уникальной проблемы.

По направлению движения - входящая и исходящая.

По способам распространения - устная, письменная и комбинированная  информация.

В соответствии с порядком предоставления - по разовому предписанию  или запросу; в установленные  сроки; по инициативе отправителя.

По способам воспроизведения - визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация  Менеджмент. Учебное пособие для  студентов вузов // Под ред. Г.Б. Максименко. - М.: Дашков и К., 2008. С. 188. .

Нужно также отметить, что  для руководителей высшего звена  необходима информация преимущественно  общего характера, как внутренняя, так  и внешняя, она должна быть весьма качественной и позволять руководителю делать выводы и прогнозы. А для  руководителей низового звена требуется  постоянная, узкоспециализированная и  оперативная информация, преимущественно  о внутренних процессах в организации  и желательно в количественной форме.

Руководитель должен также  иметь возможность получать выборочную информацию с необходимой детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только от прямых подчиненных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Виды информационной деятельности менеджера

Информационная деятельность менеджера - это деятельность, обеспечивающая сбор, обработку, хранение, поиск и  распространение информации, а также  формирование организационного ресурса  и организацию доступа к нему Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. -4-е изд., перераб. и доп. - М.: Экономист, 2005. С. 411.. Информационную деятельность можно еще определить, как деятельность, которая «представляет собой часть общественного производства, связанную с подготовкой информационных продуктов и услуг, направленных на удовлетворение определенной группы общественных потребностей».

Информационная деятельность менеджера складывается из нескольких составляющих:

1) информационное мировоззрение  - это система взглядов на природу  и общество через призму своих  знаний и навыков полученных  из потока информации;

2) информационный стиль  мышления или информационный  менталитет менеджера, в основе  которого заложен приоритет информации. Информационный стиль мышления - это:

-умение видеть явление  во всей важности, включая породившие  его причины и их последствия;  умение связывать факты;

- умение ориентироваться  в быстроменяющейся информационной  ситуации и правильно оценивать  сложившуюся обстановку с точки  зрения рациональных, эстетических  и морально-этических критериев;

-умение адекватно реагировать  на поступающую информацию;

3) владение информационными  технологиями и их применение  на практике. Информационные технологии - это последовательность процедур  информационной деятельности, протекающих  в информационной сфере: в области  создания и распространения информации:

· процедуры аналитико-синтетической  обработки информации;

· самостоятельной работы с различными источниками информации;

· разной техники чтения текста, в т.ч. - определения содержания документа при беглом его просмотре;

· извлечения информации из текста;

· систематизации и документального  оформления полученных сведений и др.

Менеджер в современном  обществе должен владеть технологиями информационной деятельности. Это предполагает:

- знание правил пользования  информацией, знаниями, умениями  на практике;

- ориентацию в источниках, в т.ч. и в устных, и литературных, и т.д.;

- систематичность и последовательность  обработки информации, умение выбрать  конкретную среди большого объема  данных;

- владение приемами рационального  восприятия информации, обеспечивающими  ориентацию в информационном  потоке, усвоение и глубокое понимание  полученного знания;

- умение использовать  и применять на практике полученную  информацию, почерпнутую из различных  источников.

Все многообразие деятельности менеджера в информационной сфере  можно сгруппировать в два  больших блока (роли) - коммуникации и контроль.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1 Коммуникативная  деятельность менеджера

В целом передачу информации от одного человека к другому принято  называть коммуникацией. Обмен информацией  между руководителем, органом управления и исполнителями - все это коммуникация. Исследования показывают, что на коммуникации менеджер, например, затрачивает до 85 % своего рабочего времени.

Коммуникативная деятельность менеджера включает в себя сбор и  распространение информации.

Сбор информации складывается из двух взаимосвязанных процессов - отбора и систематизации полученных сведений

В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей  внимания и ненужной информации. Здесь  важным является опыт человека, знание проблем, по которым поступила информация, его психологическое состояние, настроение, здоровье, отношение к  происходящему и др.

В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные). Менеджер должен знать, что люди быстрее  воспринимают информацию в спокойной  непринужденной обстановке.

Кроме официальных устных докладов, менеджеры могут получать и воспринимать информацию в ходе деловых бесед: при приеме сотрудника на работу или его увольнении, в  ходе встреч с партнерами и клиентами, консультаций или общения с сотрудниками.

В практической работе менеджеры  часто сталкиваются и с таким  явлением, как слухи и дезинформация.

Слухи возникают и распространяются весьма быстро вследствие недостатка или несвоевременности получения  официальной информации. Таким образом, люди стремятся объяснить себе и  окружающим ситуацию, высказывают догадки  и выдвигают версии. Затем эти  догадки, как снежный ком, обрастают  несуществующими подробностями, сообщаются по «секрету» от одного человека к  другому, а иногда возбуждают целые  коллективы, сеют беспорядки и недовольство. Чтобы пресечь слухи, руководители должны выступать с разъяснениями, информировать работников о действительном состоянии дел, опровергать досужие домыслы.

Дезинформация возникает, как  правило, сознательно и целенаправленно. Ею пользуются в конкурентной борьбе для того, чтобы скрыть настоящее  положение дел на предприятии, для  приукрашивания непопулярных мер и  введения в заблуждение общественности. Дезинформация может побудить руководителей  к действиям, выгодным фирме-конкуренту, и нанести экономический и  моральный урон. Поэтому, получив  информацию из источников, не вызывающих доверия, важно ее проверить.

К дезинформации прибегают  обычно недобросовестные сотрудники, которые стремятся к моральному разложению коллектива, падению дисциплины и порядка на предприятии. Бороться с дезинформацией можно только разъяснительной  работой и устранением источника, порождающего ее. Работники, довольные  своей работой и положением дел, не поддаются на слухи, домыслы и дезинформацию.

Таким образом, источники  информации сегодня настолько многочисленны, а сама она так разнопланова, что  определенная ее часть может быть не вполне достоверной и поэтому  должна многократно перепроверяться.

Поэтому в крупных организациях, акционерных обществах, предприятиях создаются специальные структурные  подразделения - информационные службы, занимающиеся ее планированием, сбором, обработкой, анализом, оценкой, составлением рекомендаций для руководства, а  также созданием баз стратегических данных. Информационные службы чаще всего  включают в себя отделы научно-технической  информации, технические архивы и  другие отделы. Они пропускают через  себя основные потоки информации, поступающей  на предприятие, проводят ее первичную  обработку и трансформируют ее до остальных подразделений предприятия.

С учетом быстрого нарастания потока маркетинговой информации функции информационной службы существенно расширяются. Ее задачами становится также создание и ведение фондов так называемой «фирменной» информации (информации о фирмах), подготовка аналитических и рекламных материалов, участие в проведении исследований рынка сбыта продукции предприятия и др.

Сегодня ситуация в деловой  сфере, прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих  наблюдений и простого накопления сведений может быть недостаточно для каких - либо определенных выводов. В связи  с этим возникает необходимость  в целенаправленном и систематическом  сборе и покупке информации. Такая  деятельность, получившая название промышленной разведки позволяет предугадать  будущую политику конкурентов и  соответствующим образом подготовиться  к ней.

Вообще процесс промышленной разведки включает в себя определение  потребностей в конфиденциальных сведениях, их сбор, анализ и обработку полученных данных, выделение необходимой информации , ее обобщение и передачу заинтересованным лицам. Нужно иметь в виду, что, вопреки устоявшемуся мнению, большая часть такого рода работы связана со сбором и изучением открытых материалов, и лишь в отдельных случаях применяются приемы, связанные с нарушением законов.

Распространение информации или передача информации менеджером идет по трем направлениям:

сверху вниз (постановка задач, инструктирование);

снизу вверх (сообщения о  результатах проверки, донесения  об исполнении заданий, о личном мнении сотрудников и т.д.);

по горизонтали (обмен  мнениями, координация действий).

В ходе управления обмен  информацией совершается постоянно  и образует, таким образом, коммуникационный процесс. В этом процессе выделяются четыре основных элемента:

отправитель - лицо (руководитель, исполнитель), передающее информацию;

сообщение, т.е. собственно информация;

канал, т.е. средство передачи информации;

получатель - лицо (исполнитель, руководитель), которому предназначена  информация.

В коммуникационном процессе отправитель и получатель информации постоянно меняются местами.

Движение информации от отправителя  к получателю состоит из нескольких этапов.

На первом этапе происходит ее отбор. Он бывает случайным или  целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным.

На втором этапе отобранная информация кодируется, т.е. облекается в ту форму, в которой будет  доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. Подбирается  и подходящий способ ее трансляции: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или  условных знаков.

На третьем этапе происходит передача информации. Если последняя важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а нужно по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя, однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может захлестнуть.

На четвертом этапе  получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель  же ждет, чтобы тот каким-то образом  подтвердил факт получения сообщения, степень понимания или непонимания  его смысла, иными словами, установил  обратную связь. В идеале это должно происходить без промедления (по возможности обусловливаться заранее), облекаться в форму, соответствующую  ситуации, учитывать возможности  восприятия.

Сигналами обратной связи  при устной передаче информации бывают уточнение, обобщение, выражение чувства. Поскольку они могут быть достаточно слабыми, за реакцией иногда требуется  специально наблюдать. Таким образом, коммуникационный процесс во многом зависит от наличия четко функционирующей  обратной связи, качеством которой  определяется, как сообщение было услышано и понято. Для руководителя (менеджера) обмен информацией можно считать эффективным, если получатель понял идею и произвел действия, которых руководитель ждал от него.