База данных кадров университета

СОДЕРЖАНИЕ

1. Введение…………………………………………………………………….5
2. Компоненты системы базы данных ……………………………………....6
1. Инфологическая модель...…………………………….……………….7
2. Концептуальное модель…...…………………………..………………8
3. Физической модели…………………………………………………....9
3. Загрузка данных ……………..……...........................................................10
4. Разработка запросов и обработка данных запросами ………………....12
1. Конструирование запросов, виды запросов .……………………….12
2. Построитель выражений………………………………..……………18
3. Использование групповых операций в запросах…..………………19
5. Даты и их использование в базе данных………………………………..21
6. Проектирование и разработка форм…………………………………….24
7. Разработка отчетов ………………………………………………………26
8. Создание макросов …………………………………………………..…..29
9. Проектирование и разработка приложений пользователя ……….…..30
10. Создание кнопочной формы …………………………………………...31

Заключение ……………………………………………………………….…33

Приложения………………………………………………………………....34

Литература.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Современная жизнь немыслима  без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки  информации, от которых во многом зависит  эффективность работы любого предприятия  или учреждения. Такая система  должна:

• обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;
• позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;
• обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;
• выполнять точный и полный анализ данных.

Базы данных – это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой ее части.

Microsoft Access 2007 является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения различных функций. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет пользователю не только создавать собственные базы данных, но и разрабатывать приложения различной степени сложности.

Современные СУБД - это:

• набор средств для поддержки таблиц и отношений между связанными таблицами;
• развитый пользовательский интерфейс, который позволяет вводить и модифицировать информацию, выполнять поиск и представлять информацию в графическом и текстовом режимах;
• средства программирования высокого уровня, с помощью которых можно создавать собственные приложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. КОМПОНЕНТЫ СИСТЕМЫ БАЗ ДАННЫХ

 

Базы данных представляют собой массив фактов – конкретных значений данных об объектах реального  мира. Ввод, хранение, обработка данных в вычислительных системах осуществляется системой управления базами данных.

СУБД используется разработчиками и пользователями, обращающимися  к СУБД напрямую или косвенно, через  прикладные программы.

Рис. 1 Компоненты системы  баз данных

По большому счету базы данных состоят из четырех основных элементов:

• данных пользователя;
• метаданных;
• индексов;
• метаданных приложений.

Данные пользователя в базах данных представляются в виде отношений – двумерных таблиц данных. Столбцы таблицы содержат поля или атрибуты, а строки – записи о конкретных объектах делового мира.

База данных является самодокументированной, то есть одной из ее составляющих является описание собственной структуры. Это  описание называется метаданными. Так как СУБД предназначены для хранения таблиц и манипуляции ими, метаданные хранят в форме таблиц, называемых системными таблицами.

Индексы, которые хранятся в базе данных, призваны улучшить ее производительность и доступность.

Метаданные приложений описывают структуру и формат пользовательских форм, отчетов, запросов и других компонентов приложений.

 

 

 

 

 

 

 

2. ЭТАПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ И РАЗРАБОТКИ БАЗЫ ДАННЫХ

 

При проектировании базы данных организацию данных принято рассматривать  на трех   уровнях: информационно-логическом  (инфологическом), концептуальном и физическом. Этим уровням соответствуют инфологическая, концептуальная и физическая модели предметной области.

Рис. 2 Этапы проектирования базы данных

Модель данных - это правила, которые определяют структуру данных,     допустимые реализации данных и допустимые операции над данными.

 

2.1 Инфологическая модель

 

Инфологическая  модель описывает предметную область на содержательном   уровне. На первом этапе при ее разработке осуществляется анализ предметной области, решаемых задач, запросов пользователей и документов,    отражающих события и процессы, протекающие в предметной области.   Результатом этого анализа являются списки объектов предметной области,   перечни их свойств или атрибутов, определение связей между объектами и описание структуры предметной области в виде диаграммы. Для каждого из  атрибутов указываются ограничения на их возможные значения, определяемые свойствами предметной области. Такие ограничения   называются ограничениями целостности данных. Инфологическая модель   объединяет в единое «обобщенное представление»  требования отдельных    пользователей и служит средством общения между ними, поэтому     разрабатывается без учета особенностей представления данных в памяти  ЭВМ.

 

2.2 Концептуальная модель

 

Концептуальная  модель описывает объекты и связи ПО на формальном        уровне. Ее разработка ведется на втором этапе и основывается на инфологической модели, полученной на первом этапе. В процессе разработки  осуществляется выбор типа модели данных и определяются ее элементы.  Каждая СУБД поддерживает только одну из моделей. Выбор модели   данных и выбор СУБД тесно взаимосвязаны.

Концептуальное проектирование является центральной частью, ядром  всего процесса проектирования базы данных.

Среди методов концептуального  проектирования наибольшей популярностью  пользуется ER-моделирование. ER-модель представляет собой графическое описание предметной области в терминах «сущность-атрибут-связь».

Сущность – это объект, информация  о котором должна быть представлена в базе данных.  

Экземпляр сущности – это информация о конкретном представителе объекта.

Связь – соединение между двумя и более сущностями.

Экземпляр связи – это конкретная связь между конкретными       представителями объектов

Атрибут – свойство сущности или связи. 

Атрибут или набор атрибутов, используемый для однозначной     идентификации  экземпляра сущности, называется ключом сущности.   Каждый экземпляр связи определяется набором  ключей сущностей,  соединяемых этой связью.

Связь между сущностями имеет  две характеристики: степень связи и   класс принадлежности сущности к связи. Значения этих характеристик      могут быть определены из анализа связей между экземплярами сущностей.   Степень связи показывает, сколько экземпляров одной сущности могут быть   связаны с каждым экземпляром другой  сущности. Степень связи оценивается с каждой из сторон. Степень связи может иметь одно из трех   значений:

• один к одному (1:1);
• один ко многим (1:М или М:1);
• многие ко многим   (M:N).

Связь 1:1 означает, что каждый экземпляр первой сущности может   быть связан только с одним экземпляром второй сущности и наоборот.

Связь 1:М означает, что каждый экземпляр первой сущности может   быть связан с несколькими экземплярами второй сущности, а каждый    экземпляр второй сущности может быть связан только с одним экземпляром первой сущности.

Связь M:N означает, что каждый экземпляр первой сущности может   быть связан с несколькими экземплярами второй сущности и наоборот.

Класс принадлежности сущности к связи может быть обязательным      и необязательным. При обязательном  классе принадлежности каждый    экземпляр сущности обязательно должен быть связан с другой сущностью,     при необязательном классе принадлежности не требуется, чтобы каждый     экземпляр сущности был связан с каким-либо экземпляром другой   сущности. Другими словами, в базах данных хранится информация обо всех экземплярах сущностей, но только некоторые из них связаны с экземплярами   другой сущности.

 

2.3 Физическая модель

 

Внутренняя или физическая, модель данных определяет способ размещения данных непосредственно на машинном носителе, учитывает   распределение данных, методы доступа и способы индексирования. В современных прикладных программных средствах этот уровень организации   обеспечивается автоматически без вмешательства пользователя.  Пользователь, как правило, оперирует в прикладных программах и универсальных программных средствах представлениями СУБД на  организацию данных.

Таким  образом основная задача проектирования заключается  в  создании инфологической модели предметной области и концептуальной базы данных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. ЗАГРУЗКА ДАННЫХ

 

Загрузка данных на этапе  проектирования может производиться  непосредственно в таблицы, хотя в СУБД Acсess для этой цели создаются формы и используются при эксплуатации базы данных. При загрузке данных на этапе проектирования и проверки корректности логических взаимосвязей объектов базы данных следует придерживаться определенных требований.

Основные требования:

• Независимо могут загружаться таблицы, которые не подчинены каким-либо другим таблицам в одно- многозначных связях;
• Подчиненные таблицы могут загружаться либо одновременно с родительской, либо после загрузки ее, в противном случае Acсess выдаст сообщение об ошибке, связанной с нарушением целостности базы данных;
• В базу данных сначала загружаются справочные данные, а затем учетные.

При вводе данных до установки  связей и их не корректности связи  не удастся установить.

В конструкторе таблиц вводятся:

1. Имя поля;
2. Тип данных для каждого поля таблицы из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.
3. Описание данного поля (не обязательно).
4. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка вводятся свойства каждого поля или оставляются значения свойств, установленные по умолчанию.

 

 

Рис. 3 Конструктор таблицы

 

 

В режиме таблицы заполняются  поля таблицы:

 

Рис. 4 Заполнение полей таблицы в режиме таблицы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. РАЗРАБОТКА ЗАПРОСОВ И ОБРАБОТКА ДАННЫХ ЗАПРОСАМИ:

 

• 4.1 Конструирование запросов, виды запросов

 

Запрос – это объект, который позволяет пользователю получить    нужные данные из одной или нескольких базовых таблиц и других     запросов. В запросе можно указать условия, которым должны   удовлетворять данные. Благодаря этому запрос позволяет из большого   массива информации, хранимой  в БД, извлекать только нужные данные.    Для создания запроса используют запрос по  образцу (QBE) или инструкции   SQL. С помощью   запросов   можно   создавать   новые   таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.