Язык и стиль служебных документов

Цифровой материал, помещенный в документе, рекомендуется оформлять в ввде таблиц (ГОСТ 1.5-85), например:

Таблица I

Количественный состав документов

Письма              10000      12000        2000     24000

Телеграммы              300              250              550

Таблица может иметь заголовок, который размещается справа над нею. Он не подчеркивается. Таблицу располагают на ближайшей странице, после ссылки на нее или, если это невозможно, в ближайшем месте.

Если текст небольшой, а таблиц много, то последние могут располагаться в конце текста, по порядку номеров. В пределах раздела таблицы нумеруются арабскими цифрами. Номер таблицы состоит из номера, раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой, например: таблица 1.2 (вторая таблица первого раздела). При ссылке в тексте на таблицу пишут сокращенно: табл. 12. Повторные ссылки на таблицу следует давать так: см. табл. 1.2. Если в документе одна таблица, то ее не нумеруют и слово "таблица" не пишут.

Таблицу с большим количеством граф допускается делить на части и размещать одну часть под другой. В этом случае слово "таблица" и ее порядковый номер указывают один раз справа над первой частью, над остальными частями пишут слово "продолжение" с указанием порядкового номера таблицы, например:

4. Названия учреждений , организаций, предприятий в документах

С прописной буквы пишутся все слова в названиях высших органов власти и управления Верховный Совет Украины.

В названиях республиканских государственных комитетов, министерств и других центральных учреждений с прописной буквы пишется первое слово и, конечно же, собственные имена, например Министерство Украины по делам защиты населения от последствий аварии на Чернобыльской АЭС.

Названия самостоятельных главных управлений и отделов в составе Министерства или ведомства также пишут с прописной буквы, например: Технологическое управление по обогащению угля. Главное производственное управление.

Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишут со строчной буквы, например: отдел новых машин Технологического управления, отдел эксплуатации Главного производственного управления.

В официальных названиях организаций с прописной буквы пишется первое слово, например: Дворец сперта "Шахтер".

Названия объединений, комбинатов, шахт, трестов и институтов, если им предшествуют родовые слова типа "производственное объединение", "комбинат", "трест", "институт", "шахта", пишутся в кавычках и не склоняются, например: производственное объединение по добыче угля "Макеевуголь " - производственному объединению "Донецк-уголь".

При отсутствии родовых слов названия необходимо писать без кавычек, и они склоняются, например. Минуглепром - Цонуглемашу.

Названия организаций, предприятий, съездов, конференций, начинающиеся со слов: Государственный, Всеукраинский, Чрезвычайный и др. или с порядковых числительных, выраженных словесно, пишутся с прописной буквы, например: Государственная библиотека имени Т.Г.Шевченко, Государственный МакНИИ по безопасности работ в горной промышленности, II Всеукраинский фестиваль.

Слово "совет" в единственном и множественном числе всегда пишется с прописной буквы, если входит в полное наименование органа власти; например. Ворошиловский районный Совет народных депутатов г. Донецка.

В сокращенных названиях слово "совет" пишется слитно и со строчной буквы, например: горсовет, сельсовет, поссовет.

В названиях документов, утвержденных Кабинетом министров Украины, слова "Постановление", "Положение", "Устав", "Инструкция" пишутся с прописной буквы. Слова "распоряжение", "решение", "акт", приложение", "перечень" — со строчной, например:

"В соответствии с Инструкцией о вознаграждении за открытия, изобретения и рационализаторские предложения ".

Географические названия, если они не входят в состав собственного имени предприятия, пишутся со строчной буквы, донецкая шахта "Кировская", но Старобешевская ГРЭС.

В символических, условных названиях предприятий или учреждений первое слово пишется с прописной буквы и все название заключается в кавычки, например: шахта "Красная Звезда ", завод "Красный пахарь ".

Не пишется в кавычках наименование предприятия, учреждения, если в нем есть слово "имени" или "памяти", например: шахта имени Скочинского.

Сокращенные названия (аббревиатуры) институтов, читаемые по первым буквам, пишутся прописными и без кавычек, например: ВНИМИ, ВШИДАД, МакНИИ, ВНИИ-угля

Во множественном числе слова "государственные комитеты", "министерства", "главные управления при Кабинете министров Украины" пишутся со строчной буквы.

При перечислении в тексте нескольких министерств или комитетов следует писать их полное наименование.

например: "Обязать Министерство финансов и Министерство лесного хозяйства ", но не "обязать Министерства лесного хозяйства и финансов ...".

Однако при перечислении объединений, комбинатов, трестов и т.п. родовое слово следует писать один раз. " .. обязать производственные объединения "Донецкуголь, "Макеевуголь ", "Снежнянскантрацит ", но не "объединение "Донецкуголь ", объединение "Макеевуголь" и т.д.

5. Написание должностей, званий и фамилий

Наименования высших государственных и правительственных должностей пишут с прописной буквы, например: Президент Украины, Председатель Кабинета министров Украины, заместитель Председателя Верховного Совета Украины.

Названия всех других должностей — со строчной, например: министр культуры Украины, член коллегии Министерства внутренних дел Украины, генеральный директор производственного объединения по добыче угля "Донецкуголь ".

Наименования воинских, почетных и ученых звании пишут со строчной буквы, например: лауреат Государственной премии Украины имени Т.Г.Шевченко, доктор технических наук, почетный шахтер, генерал-полковник юстиции В наименованиях орденов все слова, кроме слова "орден", пишутся с прописной буквы, например: орден Трудового Красного Знамени, орден "Знак Почета ".

Имеются некоторые особенности написания и склонения имен и фамилий. Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на — аго, — яго, — ых, -их, -ово: Живаго, Дуняго, Черных, Долгих, Хитрово. Иностранные фамилии, оканчивающиеся на гласный звук (кроме неударяемых -а, -я), не склоняются: стихи Гюго, роман Золя, опера Верди и др Украинские фамилии на -ко также не склоняются: Петренко, Шевченко. Фамилии на неударяемые -а, -я склоняются, как славянские, так и иностранные: л: Лагоде: творчество Ш-оуды, фильм с участием Джульеты Мазины. в институте имени Патриса Лумумбы. Русские и иноязычные фамилии с окончанием на согласную склоняются, если относятся к мужскому полу, и не склоняются, если к женскому, например, рабочему Киричеку, рабочей Киричек, у Карла Гофмана — у фрау Гофман.

Однако фамилии, произошедшие от названий животных, зверей, неодушевленных предметов, хотя и заканчиваются на согласные, не склоняются, например, Лебедь, Заяц, Кремень, Ступа.

В русских двойных фамилиях склоняются обе части, если они существуют как самостоятельные фамилии: Новиковой-Красновой, если же первая часть не образует самостоятельной фамилии, то она не склоняется, например. Бонч-Бруевичу, Яр-Мухамедову и др.

6. Отклонения от литературных норм в текстах документов

Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или небрежности допускаются различные отклонения. В результате текст становится малопонятным, насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмами Усложняют понимание текста малоизвестные слова иностранного происхождения, профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы. О наиболее типичных недостатках в тексте и пойдет речь далее.

7. Архаизмы и канцеляризмы

Архаизмы — это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые вышли из употребления.

К ним относятся: воспрещается (вместо запрещается), вышеизложенные (указанные выше), впредь (в дальнейшем), на предмет (для), посему (поэтому), по принадлежности (по назначению), при сем представляем (направляем, прилагаем), препроводительное (сопроводительное).

К. архаизмам относятся и такие слова: благодарственный, благоволите сообщить, вешать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие.

Канцеляризмы — это сложные, громоздкие слова и фразы с устойчивой архаической структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также сухие, выспренные казенные слова, например: возрастающее несоответствие росту производительности труда и имеющейся в наличии техники..., имеет место наличие нарушений техники безопасности производства горных выработок; на предмет приобщения к труду; выполнить плановое задание по линии всех показателей; надлежит разработать мероприятия по устранению имеющихся недостатков...; мы имеем на сегодняшний день в деле повышения квалификации; приветствие в адрес Петрова (вместо Петрову) и др.

Очень много канцеляризмов встречается в служебной переписке.

7

Неправильно

настоящим сообщаем следующее

сообщаем данные по состоянию

на Ваш ответ письмом от

направляем Вам для руководства и исполнения

в настоящее время завод приступил к изготовлению

направляем для подписи и  утверждения

при этом представляем

дана настоящая в том.

что он действительно работает

приложение по тексту

к сему прилагаю

в ожидании Вашего ответа

Правильно

сообщаем

сообщаем данные

на Ваше письмо №____от______

направляем Вам

завод  приступил к изготовлению

направляем для рассмотрения направляем

тов.              работает на

приложение на 2 л. в 3 экз.

прилагаю

(не применяют)

7

Литература

1.      Головач А.С. «Образцы оформления документов. Для предприятий и граждан.» – Донецк: Сталкер, 1996 – 20 с.

2.      Корж А.В. «Юридичне документоведення.» - К.: Iн-т держави и права iм В.М.Корецкого НАН Украiны, 2001. – 168 с.

3.      Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М. «Курс делопроизводства» - М,: 1998.

4.      Диденко А.Н. «Отечественное делопроизводство». – К.: 1998.

7