Документ як інструмент управління

     витяг (зі службового документа) – засвідчена копія частини тексту службового документа;

     дублікат  оригіналу (службового документа) – повторно оформлений службовий документ замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

     За  строками зберігання виокремлюють документи:

     постійного  зберігання;

     тимчасового зберігання;

     тривалого зберігання.

     За  належністю до сфер життя суспільства документи поділяють на:

     офіційного  походження – створюються організацією чи службовою особою й оформлюються в установленому порядку;

     особового походження, що посвідчують особу  власника, його права, обов'язки, службовий  або соціальний стан, а також можуть містити біографічні і (або) інші відомості про нього;

     особистий документ – документ, який створено фізичною особою поза службовою діяльністю або який містився в її приватному зібранні.

     Залежно від призначення розрізняють  документи:

     індивідуальні – створюють в кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації;

     типові – відображають однорідні питання й складаються за однаковими зразками (типові листи, типові інструкції, типові положення і т. ін.).

     Відповідно  до Порядку роботи з наказами в митних органах України, затверджений НДМСУ від 20.09.01 №622 Наказ – це основний розпорядчий документ органу митної служби.

     У митній службі відповідно до змісту накази поділяються на такі види:

     – з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганізації митного органу чи структурного підрозділу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвердження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності тощо);

     – кадрові (з питань призначення на посаду, переміщення, звільнення з посади; нагородження працівників або застосування заохочення, стягнення чи заходів дисциплінарного впливу до них);

     – про надання відпусток;

     – про відрядження.

     Окремо  слід звернути увагу на те, що до форм документального фіксування роботи в митних органах також належать службові та доповідні записки.

     Доповідна записка – документ, що містить  інформацію керівництву митного  органу з певними висновками (при  потребі).

     Службова  записка – документ, що містить не тільки інформацію про певні факти, висновки, але й пропозиції працівника.

     Службова  й доповідна записки, адресовані керівництву митного органу, подаються  для реєстрації до загального відділу  з підписом і погодженням безпосереднього  керівника й заступника керівника митного органу (згідно з розподілом обов’язків).

     Процес  диференціації документів, що циркулюють в митних органах, багатоаспектний і є предметом дослідження загального та управлінського документознавства. Мною ж виокремлено лише деякі аспекти класифікації документів, що мають практичне спрямування. 
 

 

      2 Принципи документування управлінської діяльності 

     Співробітники різних організацій в своїй практичній діяльності можуть зіткнутися з суперечливими  інтересами власників і користувачів інформації і документів, незаконними вимогами (наприклад, які порушують конфіденційність інформації). Для запобігання або врегулювання складних, конфліктних ситуацій призначені різні рекомендації по виконанню посадових і професійних обов'язків, що містять специфічні етичні принципи по роботі з інформацією і документами. Такі рекомендації розробляються міжнародними організаціями, органами влади, професійними об'єднаннями або будь-якими іншими організаціями.

     Так, «Модельний кодекс поведінки для державних службовців» (Рекомендація Комітету міністрів Ради Європи №R (2000) 10, прийнята 11 травня 2000 року) зазначає такий принцип:

• Повністю усвідомлюючи наявність у нього права доступу до офіційної інформації, державний службовець зобов'язаний, дотримуючи необхідну конфіденційність, відповідно поводитися зі всією інформацією і всіма документами, одержаними при виконанні або у зв'язку з виконанням своїх службових обов'язків (стаття 11);

     Професійна  етика керівників документацією, працівників  діловодних служб, інших інформаційних працівників є об'єктом особливої уваги відповідних професійних об'єднань, державних органів У професійних виданнях обговорюються етичні норми професій, кодекс честі працівників інформаційної сфери, їх положення в суспільстві і соціальний статус. Громадські організації керівників документацією і працівників діловодних служб в різних країнах розглядають етичні проблеми професійної поведінки і виробляють етичні кодекси.

     Один  з таких етичних кодексів професійної  відповідальності розроблений Міжнародною  асоціацією керівників документацією (АRМА International) – некомерційною організацією, об'єднуючою професіоналів у області управління інформацією і документацією. Основною діяльністю цієї організації є надання допомоги керівникам інформацією і документацією шляхом навчання і професійного розвитку.

     Згідно  з етичним кодексом, управляючі документацією  повинні дотримуватися певних соціальних і професійних принципів в  процесі документування управлінської  діяльності.

     1. Соціальні принципи.

     Будучи  відповідальними перед суспільством і колективом за прийняте управлінське рішення:

     1) Підтримують створення, збереження і використовування точної інформації; підтримують розвиток систем управління інформацією, в яких пріоритетними є точність і повнота інформації.

     Помилки в створенні, зберіганні або застосуванні інформації можуть певним чином завдати  шкоди приватним особам або організаціям.

     Керівники інформацією і документацією  знають, що інформація має життєвий цикл і може бути змінена або невірно  розтлумачена на будь-якій стадії цього циклу. Тому керівники інформацією і документацією в цілях забезпечення повноти інформації проводять аналіз і виробляють рекомендації по відповідному створенню, зберіганню, розповсюдженню і використовуванню інформації та її документуванню.

     2) Засуджують і перешкоджають неетичне і аморальне використання інформації.

     При правильному використанні інформація є могутнім інструментом, який може рятувати життя, скидати корумповану  владу. Отже, в процесі прийняття управлінського рішення і подальшого його документування необхідно зважати на вагомість цього рішення і передбачувані подальші наслідки останнього.

     3) Підтримують відповідність прийнятого  рішення, задокументованого відповідним  чином вимогам законодавчих актів.

     При управліннями відповідними процесами в межах державного органу необхідно, перш за все дотримуватись і не порушувати вимоги законодавства.

     Саме  закон є основою прийняття  управлінського рішення. Відповідно, особи, які приймають відповідне рішення  і ті, що фіксують його на матеріальних носіях повинні знати всі нормативні вимоги до оформлення письмової інформації в межах їх повноважень. Ці знання є відправною точкою для етичних основ діяльності тих, хто працює з інформацією і документацією.

     4) Управлінське рішення має бути  наукове обґрунтоване.

     5) Управлінське рішення має бути ефективне і оптимальне.

     2. Професійні принципи

     Будучи  відповідальними перед підлеглими і керівниками, а також перед  своєю професією особи, що приймають  управлінські рішення і відповідним  чином їх документують:

     1) в своїй професійній діяльності продовжують навчатися і самовдосконалюватись, щоб підвищувати якість прийнятого ними управлінського рішення.

     Відповідна  основна освіта – це найважливіший  фактор підвищення рівня знань спеціаліста  і збереження його компетентності в певній сфері. Навчання управління інформацією і документацією має бути безперервним, тобто продовжуватись в ході всієї кар’єри спеціаліста.

     2) Свій досвід, освіченість, знання демонструють колегам, допомагають їм у оформленні відповідних рішень та виправляють помилки.

     Применшення своїх здібностей може стати причиною звільнення. Перебільшення своїх  здібностей також неетично і недопустимо.

     3) Використовуючи ефективні принципи і практику документування управлінської діяльності, необхідно виконувати свої обов’язки на високому професійному рівні.

     Одним із факторів, які відрізняють професіонала від інших працівників є його здатність відокремлювати професійні обов’язки від особистих почуттів і лояльності.

     4) Не переслідують особисті інтереси, уникають отримання нелегальних доходів в процесі оформлення відповідного розпорядження та не надають незаконному рішення вигляду законного.

     5) Зберігають конфіденційність певної інформації, яка документується.

     6) Приймають участь у обміні знаннями і досвідом.

     Отже, не можна назвати людину «професіоналом» тільки тому, що він належить до групи людей, чия діяльність має статус професії, і володіє навиками виконання своєї роботи. Справжній професіонал дотримує формальний етичний кодекс.

     Дотримання  етичних норм дозволяє людям однієї професії налагоджувати зв'язки, регулювати конфліктні ситуації, мати єдину систему професійних цінностей і соціальних зобов'язань в процесі документування управлінської діяльності. 
 

 

      3. Нормативне регулювання документування управлінської діяльності в митних органах 

     Нормативне  регулювання документування управлінської діяльності в митних органах здійснюється на основі:

1. Конституція України.
2. Митний кодекс України №92-IV від 11.07.2002
3. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» №1153 від 17.10.1997.
4. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» №1893 від 27.11.1998.
5. Порядок подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 №34/5.
6. Наказ Державної митної служби України «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України» №747 від 28.12.2002.
7. Наказ Державної митної служби України «Про затвердження Порядку роботи з наказами в митних органах України» №622 від 20.09.2001 р.

     Наказ ДМСУ №747 від 28.12.2002 «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України», визначає у другому розділі «Документування управлінської діяльності» поняття документування управлінської діяльності та порядок його здійснення.

     Так, згідно інструкції, документування управлінської діяльності полягає у фіксації на паперових або магнітних носіях за встановленими правилами управлінських дій, тобто у створенні документів.

     Підставою для створення документів у митних органах є потреба засвідчення  наявності та змісту управлінських  дій, передання, зберігання й використання інформації протягом певного часу або постійно.

     У митних органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою  справ та необхідний і достатній  для документування діяльності митних органів.

     Управлінська  діяльність митних органів здійснюється шляхом видання (створення) розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів визначається законодавчими актами, положеннями (статутами) про митні органи. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних відомств, можуть видаватися спільні розпорядчі документи.