Информационное обеспечение жизнедеятельности развития организации

Нестандартный документ передается профильному эксперту-аналитику, который  производит с ним следующие процедуры:

• отделяет содержательную часть от информационного шума;
• осуществляет семантический анализ и присваивает документу смысловые коды;
• определяет потенциальных пользователей;
• составляет примерный план работы, т. е. программу использования информации, содержащейся в документе; согласовывает план с лицами, принимающими решения;
• передает кодированный документ для регистрации и дальнейшего использования.

Кроме того, эксперт осуществляет интеллектуальный поиск данных в  базе знаний компании и во внешних  источниках информации, а также готовит  отчеты по запросам пользователей, в  том числе составляет предметные и систематические каталоги для  поиска информации в базе знаний компании.

После регистрации документ помещается во временный или постоянный архив. Временный архив создается  для документов, план работы с которыми окончательно не определен. Копии документов из временного архива перемещаются к  адресату согласно плану маршрутизации  и исполнения. Копирование, размножение  и доставку документов адресату выполняют  экспедиторы. Внутренние документы  и их проекты, подлежащие согласованию или использованию, регистрируются так же, как и внешние. По окончании  работы документы передаются в архив  для хранения или уничтожения.

Штатная численность сотрудников  отдела информационного обеспечения  определяется объемом работ, который, в свою очередь, зависит от технологии обработки и интенсивности потока документов. [2,5,6]

 

Заключение

       Люди организуют свою деятельность в  силу  разных  причин  -   чтобы

закончить работу или задание,  чтобы  сократить  или   удалить  дублирование

действий,  чтобы   создать   центры   ответственности,    чтобы   обеспечить

стабильность.  Информационные   системы   должны   поддерживать  эти   цели.

Информационные  системы   обеспечивают   определенные   преимущества   перед конкурентами  автоматизируя  операции  внутри  системы  и  улучшая  качество или поставку конечного  продукта   организации.  Преимущества  внутри  самой фирмы  проявляются  в    поддержке   операционного   контроля,   организации управленческого   контроля   и    в   стратегическом   планировании.   Также информационные   системы   улучшают   качество   продукта,   расширяя    его документальную базу  и   сервис.   Используя  глобальную  компьютерную  сеть Интернет,  руководители  способны  получать   и   обмениваться   оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

       Таким   образом,  использование технологий, которые входят в  понятие

 информационная система  - залог успешной деятельности  на рынке.

       Использование   информационной  технологии   относится   к   наиболее

противоречивым  внутрифирменным  проблемам.  Руководство  предприятий  часто отказывается их решать, так как не чувствует себя  достаточно  компетентным. Решения  обычно  возлагаются  на  руководителей  информационных  служб   или специализированные внешние организации.

       Хозяйственные   риски,  связанные  с  информационными   технологиями,

постоянно растут, и неясно,  до  каких  пор  руководство  предприятий  будет

недооценивать этот важный стратегический ресурс. Правда, в  последнее  время

высший   менеджмент   стал   внимательнее   относиться   к    информационным

технологиям.  Именно  от  него  должны  исходить  решающие   инициативы   по

изменению ситуации в данной сфере.

 

 

Список использованных источников и литературы

 

1.   Верников Г.Г. Корпоративные информационные системы: не повторяйте пройденных ошибок [Текст]/ Г.Г. Верников//Менеджмент в России и за рубежом.-2003.-№2.-С.52-64.

2.   Гибсон, Дж.Л. Организации: поведение, структура, процессы [Текст]/ Дж.Л. Гибсон, Д.М. Иванцевич, Д.Х. Доннели-мл./пер. с англ.-8-е изд.- М.: ИНФРА-М, 2000.-662с.

 3.  В.Г. Шипунов, Е.Н. Кишкин / Основы управленческой деятельности. [Текст]/– М., Высш. шк., 1999.

4.     АбдеевР.Ф. Философия информационной цивилизации [Текст]/- М., ЮНИТИ-ДАНА, 2001.-387 с.

5.   Кнорринг В.И. Теория, практика и искусство управления [Текст]/- М.:КНОРУС, 2001, 387 с.

6.    Черкасова Ю.М. Информационные технологии управления [Текст] / М.: ИНФРА-М, . 2001, 387с.