Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития

 

1. Материализованность.  Эффективный тайм-менеджмент начинается  с материализации задач, мыслей, планов, договоренностей. Наличие  всех задач на внешних носителях  (желательно электронных) позволяет в личной работе освободить мышление для приоритетных вопросов и сократить расходы времени на поиск информации. В командном тайм-менеджменте материализация помогает избежать «незаменимости от неорганизованности», легко передавать задачи по горизонтали. В частности, грамотно налаженная материализация задач снижает ряд рисков, связанных с увольнением сотрудников. Уволившийся сотрудник может унести с собой бумажный ежедневник с полезными контактами, но он не сможет унести налаженную в MS Outlook систему обзора задач, структурированную по определенным, всем известным правилам.

 

2. Измеримость. Необходимость  количественного измерения показателей  в общем менеджменте — практически  аксиома. То же самое верно  в отношении и личного, и  командного тайм-менеджмента. Только введение объективных количественных показателей позволяет по-настоящему системно управлять временем. Как правило, показатели применяются при хронометраже для анализа расходов времени. Например, «доля времени на приоритетные задачи», «расход времени на задачи, которые выполнял сам, хотя мог бы делегировать».

 

В ходе корпоративного проекта  в группе компаний «MC-Bauchemie-Russia», входящей в тройку лидеров российского  рынка строительных смесей, руководитель одного из департаментов искал способ «замотивировать» подчиненных на самостоятельное внедрение тайм-менеджмента, преодолеть естественное недоверие к новой технологии. Сработал простой прием. На видном месте был повешен лист бумаги, на котором в ходе рабочего дня отмечались основные задачи, решенные за день. В конце дня красным отмечались «авральные» задачи, которых нередко бывало более 50%. Этот простой измеритель позволил наглядно продемонстрировать сотрудникам важность планово-предупредительных работ, время на которые до того выделялось с трудом. Более того, сотрудники сами составили график планово-предупредительных работ и сами распределили между собой обязанности по его выполнению. Благодаря простому измерителю люди поняли: выгоднее сегодня вложить час в предотвращение пожара, чем завтра потратить неделю героических усилий на его тушение.

 

3. Системность. В личной  работе этот критерий оценивает  согласованность задач и проектов, «синергетический эффект» их  взаимодействия. В командном тайм-менеджменте  это один из ключевых критериев,  отвечающий на вопрос: «Является ли команда единым целым, результативность работы которого выше суммы результатов каждого входящего в команду менеджера?»

 

4. Гибкость. Тайм-менеджмент  часто отождествляют с жестким  планированием, «расписыванием себя  по минутам». Но план — не самоцель. Планы как в личной, так и в командной работе должны быть максимально простыми, гибкими, позволяющими легко «ловить» возникающие возможности.

 

5. Целеориентированность.  Деятельность может быть суматошной  реакцией на внешние раздражители или четкой логической последовательностью задач, каждая из которых работает на ясно сформулированные цели. В командной работе этот критерий оценивает понятность целей для всех членов команды и согласованность их движения в едином направлении.

 

6. Приоритезированность. Этот критерий позволяет оценить степень «загруженности текучкой», долю времени, выделяемую на приоритетные задачи. Как правило, именно в направлении приоритезированности лежат самые результативные действия на ранних этапах внедрения тайм-менеджмента. Ведь практически любой организации хорошо знакома проблема «текучки», которая по какому-то непонятному закону природы всегда растет в объемах.

 

7. Инвестиционность. Любая  выполняемая в личной или командной  работе задача может давать  результаты. Но она же может в большей или меньшей степени работать на развитие, создавать новые возможности для будущих результатов. В идеале все задачи работают на развитие, создают «инвестиции в будущее».

 

В корпоративном ТМ-проекте  в сибирском банке ОАО «Омскбанк» в практику заседаний Правления введены обязательные «15 минут на тайм-менеджмент». В ходе этих ТМ-совещаний председатель Правления делится опытом личного освоения очередного инструмента «Учебного органайзера» и получает от топ-менеджеров мини-отчеты по сделанным ими ТМ-шагам. Аналогичные совещания один из заместителей председателя Правления регулярно проводит со средними менеджерами. Таким образом удается решить одну из проблем тайм-менеджмента: «Как выделить время на то, чтобы заняться организацией времени?»

 

8. Своевременность. Этот  критерий оценивает как своевременность  в плане соблюдения сроков  выполнения задач, так и своевременность  осуществления проектов, не привязанных  к жесткому времени, что возможно  только при гибкой системе  планирования, оперативно реагирующей на возникающие благоприятные возможности.

 

9. Контролируемость. Если  вы поставили задачу подчиненному  или договорились о чем-то с  коллегой, насколько вы можете  быть уверены в исполнении? Потребуется  ли много раз напомнить об  этой задаче?

 

В ходе ТМ-проекта в  коммерческом отделе компании Comstar Telecommunications были разработаны простые Excel-формы  контроля задач секретарем, включающие регламент для секретаря, формы  контроля задач, формы мониторинга  проектов (процессов). Внедрена процедура сбора информации секретарем — задействуются e-mail, устные распоряжения коммерческого директора, расшифровка диктофонных записей, сделанных в ходе совещаний и в нерабочее время. С определенной периодичностью секретарь в соответствии с регламентом собирает информацию о статусе задач и проектов с исполнителей для доклада топ-менеджеру. Коммерческий директор компании по итогам очередного этапа ТМ-проекта назвала «Excel-систему для секретаря» одним из трех лучших результатов, наряду с внедрением диктофона и системы обзора стратегических задач.

 

10. Легкость. Этот критерий  оценивает степень напряженности  как личной работы, так и взаимоотношений  в команде и с подчиненными. При идеально налаженном личном, командном и корпоративном тайм-менеджменте  личная работа и взаимодействие с коллегами перестают быть «напрягом», не требуют постоянных мучительных усилий.

 

Дополнительно к оценке по десяти критериям ситуация оценивается  по одному интегральному критерию —  «Внимание к эффективности», описывающему уровень уважения к своему и чужому времени в целом, осознание важности вопроса, его «внедренность» на уровне само собой разумеющихся принципов командного взаимодействия.

 

Правила ведения  ежедневника:

 

• Организация времени сотрудника компании — это не его «личное дело».

 

• Ваша организованность — это мера вашего уважения к коллегам и клиентам.

 

• Ваша пунктуальность — это верный признак, по которому судят о ваших деловых качествах.

 

• Приходить на встречи вовремя, перезванивать именно когда договорились, укладываться в намеченные сроки — это такой же признак культурного человека, как ежедневно чистить зубы.

 

Правила планирования в  ежедневнике 

 

1. «Самая острая память  тупее самого тупого карандаша». Все ваши встречи, задачи и  контакты в обязательном порядке  материализуйте в письменном виде.

 

2. Неряшливость в обзоре  дел — признак неряшливости  в голове. Пишите четким разборчивым  почерком, применяйте разные цвета.  Если используете условные обозначения,  обязательно перечислите их на  первой странице ежедневника. 

 

3. Контакты — валюта бизнеса. Любую контактную информацию фиксируйте не на оборванных бумажках, а в отдельном разделе ежедневника. Обязательно указывайте полные тему контакта, фамилию, имя, отчество, компанию, должность, раб. и моб. телефоны, e-mail и т. п.

 

Сверяйтесь с планом в течение дня и корректируйте его при изменении обстоятельств. План — не «закон». План — инструмент ориентации в обстановке. План — инструмент достижения результатов.¹

 

Корпоративные ТМ-стандарты

 

Диагностикой и аттестацией  внедрение тайм-менеджмента в компании может не ограничиваться. Для закрепления техник планирования времени могут разрабатываться корпоративные ТМ-стандарты. Их можно разделить на несколько логических уровней.

 

1. Язык, глоссарий тайм-менеджмента.  Слова «срочность», «важность» и аналогичные могут пониматься совершенно по-разному. Для одного подразделения «важная» задача — имеющая серьезные финансовые последствия, для другого — поставленная руководителем высокого уровня. В идеале термины, относящиеся к планированию времени, в компании должны быть прописаны. В любом случае, «в первом приближении» задача формирования общего языка решается на тренинге.

 

2. Договоренности —  общие «правила хорошего тона»  в отношении времени. 

 

Пример:

 

Возник вопрос к коллеге  — не звони сразу, запиши, и потом задай несколько вопросов одним блоком.

 

______________________________________________________________________________________

¹ Салигмен Б. Рациональная организация труда руководителя организации М: Прогресс, 1988 г. С 154.

Такие правила могут быть устными или закреплеными в письменной форме, в форме плакатов, табличек и т. п.

 

3. Регламенты — договоренности, исполнение которых подкреплено  санкциями (как формально-корпоративными, так и игровыми).

 

Пример:

 

«Получивший e-mail без заполненного поля «Тема» имеет право стереть его, не читая; вина за нерешенный вопрос будет на отправившем» либо «Ведущие ежедневник по заданному стандарту планирования имеют преимущественное право на элементы гибкого графика в работе».

 

4. Вещи, инструменты —  доски планирования, готовые пустографки, бланки и т. п., «воплощающие» в себе грамотные техники работы.

 

Важнейший инструмент воплощения корпоративных стандартов — готовые  настройки в корпоративной системе  личного и командного планирования, как правило, это MS Outlook либо Lotus Notes. В настройках календаря и задач применяются принципы и техники тайм-менеджмента.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3

Примеры успешного применения тайм-менеджмента в организациях

 

 

В последние годы все  большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента.

 

Первым шагом корпоративного внедрения тайм-менеджмента, как  правило, является обучение. Но обычный  тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред- и пост-тренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения. Приведем технологию такого встраивания тайм-менеджмента в программу корпоративного университета или учебного центра на примере реального проекта.

 

Рассказывает Наталья  Беккер, менеджер корпоративного университета компании «Вимм-Билль-Данн»:

 

«Формируя программу  корпоративного университета, в первой ступени обучения мы выделили четыре ключевых навыка, необходимых нашим  менеджерам: управленческое мастерство, переговоры, презентации и тайм-менеджмент. Участие в программе обучения является не просто добровольным, но и в определенном смысле привилегией.

 

Сотрудник компании должен обосновать необходимость своего участия  в программе. Это существенно повышает мотивацию на обучение».

 

Обучение тайм-менеджменту  в курсе корпоративного университета проходит по следующей схеме:

 

1) участники тренинга  заполняют профилирующие анкеты, позволяющие оценить уровень  их ТМ-компетенции и сделать  обучение более индивидуализированным;

 

2) проводится двухдневный  тренинг по программе «Тайм-менеджмент: гибкие методы», адаптированной  к специфике деятельности компании. В Москве тренинг проводят  специалисты компании «Организация  Времени»; в регионах — прошедшие  специальный курс подготовки корпоративные тренеры;

 

3) в ходе тренинга  участники начинают работу с  авторским пособием «Учебный  органайзер», являющимся своеобразным  «самоучителем по тайм-менеджменту». В нем даны простые упражнения  и пустографки, позволяющие закрепить материал тренинга. Участник после тренинга не оставлен «один на один» с тайм менеджментом, у него есть четкий алгоритм действий;

 

4) через месяц после  тренинга проводится 4-часовой пост-тренинг.  На нем анализируются успехи  и неудачи первого этапа применения тайм-менеджмента. В частности, все участники, полностью прошедшие «Учебный органайзер», получают приз — книгу «Тайм-драйв»;