Отчет по практике в салоне красоты «Manhattan»

 

Обязанности, задачи, полномочия каждой должности  определяются в должностной инструкции.

 

3.Документооборот салона красоты «Manhattan»

Важным  элементом в успешной работе является правильное ведение документации в  салоне красоты.

Часть документации входит в сферу ответственности администратора.

• Журнал записи клиентов. Журнал может существовать в виде книги или отдельных  листов. В салоне красоты «Manhattan» журнал представлен в виде книги. Правила ведения журнала: администратор записывает фамилию и имя клиента, заказываемую услугу, указывает время, затрачиваемое на услугу, контактный телефон клиента. Любое исправление в журнале должно быть обосновано администратором. При исправлениях запрещено использовать штрих-корректор.

• Индивидуальная карта клиента. Содержит всю информацию о клиенте, в том числе контактную, а также историю посещения  и покупок.

• Лист ежедневного отчета администратора. Содержит: дату заполнения, фамилию  администратора, а также фамилию, имя клиента, наименование оказанной  услуги, фамилию обслуживающего специалиста, сумму, уплаченную клиентом, наименование проданного товара, его стоимость. Здесь  же подводится кассовый итог за смену. На обратной стороне отчета ведется  таблица текущих расходов, где  указывается, кто и с какой  целью получил деньги, в какой  сумме, ставятся подписи получившего  и выдавшего деньги сотрудников.

• Журнал изучения конкурентов. Ведет администратор, заполняя установленные формы на основании данных, полученных в результате телефонных обзвонов конкурентов. В  журнале отмечаются названия конкурирующих  предприятий, основные услуги и их стоимость, а также новинки услуг и  товаров.

• Журнал учета эффективности рекламных  акций. Заполняет администратор  путем отслеживания числа звонков  и записей на услуги клиентов, узнавших о салоне благодаря рекламе.       В журнале    учитывается количество звонков, источник информации, количество записавшихся и число первичных посещений.

• Журнал учета стирки белья. В журнале  указывается дата отправки белья  в прачечную, спецификация белья, его  количество, фамилия доставившего белье  в стирку, срок возврата из прачечной, фамилия принявшего белье из стирки.

• Журнал заявок на расходные материалы. Заполняется  сотрудниками по необходимости, контролируется администратором. В журнале указывается  дата заказа, фамилия специалиста, внутренние учетные коды материалов, необходимое  их количество, подпись администратора, ознакомленного с заказом, дата заказа, предполагаемая дата доставки, реальная дата поставки, подпись администратора, получившего заказ.

• Наряд  работ – форма учета расходных  материалов при оказании услуги. Заполняет  специалист и сдает администратору в момент оплаты клиентом услуги. В  наряде работ указывается порядковый номер, дата заполнения, фамилия, имя  клиента, наименование выполненной  услуги, количество и стоимость израсходованных  средств, подпись специалиста и  администратора.

• Список сотрудников с адресами и телефонами. Составляется директором, находится  у администратора в соответствии с требованиями участкового инспектора.

Следующие документы заполняются бухгалтером-кассиром салона.

• Книга  кассира-операциониста. Ведет бухгалтер-кассир в соответствии с нормативами Минфина и ФНС России.

• Журнал учета услуг, оплаченных по безналичному расчету. Ведется с целью учета оказанных услуг и последующего списания денежных средств. В журнал заносятся следующие сведения: дата посещения и получения услуги, фамилия, имя клиента, список оказанных услуг, их стоимость, подпись клиента, получившего услугу, подпись специалиста, оказавшего услугу. В данном журнале учитываются корпоративные клиенты.

• Журнал учета продаж с витрины. Учитываются: дата продажи, наименование и количество проданного товара, фамилия, имя клиента, сделавшего покупку, стоимость проданных  товаров, фамилия продавца.

• Журнал поступлений и движения товара. Ведется  для оперативного учета движения косметической продукции и аксессуаров  на предприятии.

Часть документов составляется, ведется и хранится непосредственно директором.

1. Папка  учредительных документов.

В нее  входит весь пакет регистрационных  документов предприятия.

• устав  предприятия салонного бизнеса;

• учредительный договор;

• приказ о назначении на должность руководителя;

• свидетельство  о государственной регистрации  ИП Феоктистовой М.А.;

• справка  Госкомстата о присвоении регистрационных  кодов;

• свидетельство  ГНИ о постановке на учет;

• договор  аренды;

•свидетельство  о внесении в реестр субъектов  малого предпринимательства;

• разрешение на деятельность;

• гарантийные  сроки на услуги и процедуры, утвержденные руководителем предприятия салонного  бизнеса;

• журнал регистрации проверок контролирующих организаций и акты этих проверок.

2. Папка  сертификатов содержит:

• сертификаты  на материалы, использованные при ремонте  помещения;

• сертификаты  на все виды используемого в салоне оборудования;

• сертификаты  на дезинфицирующие средства;

• сертификаты  на всю косметическую продукцию, продаваемую и используемую на предприятии.

3. Папка  ЦГСЭН.

• санитарно-эпидемиологическое заключение на осуществление деятельности;

• утвержденная в СЭС программа производственного  контроля;

• протоколы  смывов, замеров температурного режима и микроклимата предприятия;

• санитарный паспорт объекта (предприятия);

• журналы  учета дезинфицирующих средств, работы бактерицидной установки  и автоклава.

Следующие документы папки ведут администратор и мастера:

• график санитарных дней предприятия;

• ассортиментный перечень услуг с расценками, утвержденный руководителем;

• договор  на вывоз волос;

• договор  на утилизацию люминесцентных ламп (для  солярия);

• договор  на обслуживание с прачечной (стирка белья);

• договор  на техническое обслуживание с ЖЭКом (электрика, водоснабжение);

• договор  на вывоз твердых бытовых отходов;

• медицинские  книжки (на всех работающих мастеров и сотрудников предприятия).

4. Техническая  папка включает:

• схему  помещения;

• схему  разводки электричества;

• схему  водоснабжения;

• схему  вентиляции;

• схему  канализации.

5. Папка  охраны труда и кадровой документации.

• приказы  по кадрам (Т-формы), журнал учета приказов;

• трудовые книжки персонала;

• журнал учета выдачи трудовых книжек и вкладышей  к ним;

• штатное  расписание предприятия (Т-форма);

• табель учета рабочего времени (Т-форма);

• документы  по оформлению командировок (командировочные  удостоверения, журнал учета выдачи командировочных удостоверений  и др.);

• трудовые договора и дополнения к ним;

• должностные  инструкции;

• личные дела сотрудников (сюда же входят дипломы  об образовании, документы о повышении  квалификации сотрудников-специалистов);

• правила  внутреннего трудового распорядка;

• номенклатура дел кадровых документов;

• документы  о прохождении аттестации;

• заявления, справки с места работы;

• график отпусков. Инструкции по охране труда:

• приказ о назначении ответственного за соблюдение и обучение по охране труда;

• журналы  инструктажа – вводный и постоянный.

6. Папка  по пожарной безопасности.

• заключение пожарной инспекции;

• приказ о назначении ответственного за соблюдение и обучение пожарной безопасности;

• журналы  инструктажа – вводный и постоянный;

• техническая  документация на пожарную сигнализацию, договор на периодическое обслуживание и контроль;

• технический  отчет об изоляции и измерении  напряжения в сети;

• схемы  эвакуации.

7. Информационный  щит или «Уголок потребителя».

Содержит нормативные документы, обязательные к наличию в салоне красоты:

• санитарно-эпидемиологические правила и нормативы Сан-Пин 2. 1. 2 1199-03.

• Закон  РФ от 7 апреля 1992 года № 2300-1 «О защите прав потребителей»;

• книга  отзывов и предложений в соответствии с законом «О защите прав потребителей»;

• правила  бытового обслуживания населения РФ;

• копия  санитарно-эпидемиологического заключения на ведение деятельности;

• копия  свидетельства о государственной регистрации;

• список телефонов контролирующих организаций.

На стойке администратора для клиентов и посетителей  находятся:

• прейскурант  на услуги с обязательными атрибутами: дата, подпись директора и печать;

• ценники  на товар с обязательными атрибутами: дата, подпись директора, печать.

Кассовый  аппарат на начало дня должен быть включен. Книга кассира-операциониста  заполняется перед началом смены: дата, остаток денег в кассе. Каждому клиенту выдается кассовый чек. Последовательность расчета с клиентом следующая: деньги, кассовый чек, сдача.

Продажа с витрины учитывается по перечню  проданных товаров. Последовательность действий администратора или продавца: деньги, кассовый чек, сдача, товар.

Денежные  средства учитываются с помощью:

1) Z-отчета  по кассовому аппарату;

2) заполнения  книги кассира-операциониста;

3) ежедневного  заполнения кассовой книги;

4) ежедневного  оформления приходно-кассовых ордеров.

Учет  товара производится в виде товарного  отчета для розничных продаж, в  котором указывается остаток  на конец предыдущего месяца –  в рублях, а также отмечается поступление по накладным – в рублях, возврат товаров по накладным – в рублях, а затем остаток на конец текущего месяца – в рублях. Заполняется данная форма администратором на унифицированном бланке.

Контроль  над расходными средствами производится по результатам инвентаризации, которая  проводится примерно раз в 1–3 месяца.

Таким образом, одним из важных элементов учета и контроля в салоне красоты является правильное оформление и ведение внутренней документации. Документооборот салона красоты «Manhattan» охватывает все сферы деятельности предприятия индустрии красоты:

• приход и расход

• розничные продажи

• оказанные услуги

• норматив расхода материалов на процедуры

• движение и списание расходных материалов

• база данных клиентов (карточки клиентов, журнал дисконтных карточек клиентов, учет абонементов и подарочных сертификатов и т.д.)

• анализ и эффективность рекламных акций

Правильное  ведение документооборота дает возможность тщательно вести учетную политику в салоне красоты.

 

4. Конкурентоспособность.

Для того, чтобы оценить конкурентоспособность  салона красоты “Manhattan”, можно воспользоваться различными методами. Наиболее доступным и понятным является SWOT-анализ — метод стратегического планирования, используемый для оценки факторов и явлений, влияющих на проект или предприятие. Все факторы делятся на четыре категории: strengths (сильные стороны), weaknesses (слабые стороны), opportunities (возможности) и threats (угрозы). Именно этот метод поможет рассмотреть все стороны организации в совокупности.

Сильные стороны фирмы:

1. Наличие потребности в услугах салона на потребительском рынке.

2. Высокий уровень обслуживания.

3. Наличие собственных технологий и стандартов.

4. Относительно низкие затраты.

Слабые  стороны фирмы:

1.Недавно  сформировавшаяся фирма, не имеющая  на данный момент значительного  количества постоянных клиентов.

2.Возможно небольшое количество непрофессионалов в организации.

3. Недостаточно  эффективная реклама.

Возможности фирмы:

1. Обслуживание  дополнительных групп потребителей, выход на новый рынок, расширение  линии косметологических услуг.