Общие правила регистрации документов

 

На протоколе проставляется  именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания. Номер протокола  является порядковым  номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении – учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.  

 

Заголовок протокола  содержит указание на вид коллегиальной  деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол; печатается через два интервала, после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь»  

 

При проведении оперативных  совещаний эта часть протокола  опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например:

Присутствовали: 43 чел. (список прилагается). 

 

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует  определенного кворума, в разделе  «Присутствовали» указывается, сколько  человек должно присутствовать и  сколько пришло на заседание. 

 

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»). 

 

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний  коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».  

 

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим  пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст. 

 

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.  

 

Фамилия и инициалы докладчика и  выступающих в прениях указываются  в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления.  

 

Завершающая часть раздела по каждому  пункту повестки дня – запись принятого  по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими  цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и какому сроку. Например: 

 

1. СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. – текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: Старостин Е.В. – краткая запись выступления. Кузнецов Т.Г. – краткая запись выступления. РЕШИЛИ:  1.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное… 1.2. Илизарову Б.С. организовать  на кафедре выставку… к 11.05.2000.     2.     СЛУШАЛИ: … ВЫСТУПИЛИ: … РЕШИЛИ: …
Председатель	Подпись	В.А. Сидоров
Секретарь	Подпись	Е.М. Крылова

 

 

При выборах должностных  лиц в протоколе указываются  результаты голосования по каждой кандидатуре  отдельно. 

 

По полноте освещения  хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кротком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступающих. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания. 

 

Во всех остальных  случаях протокол должен содержать  записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. 

 

Решения коллегиальных  органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия делаются выписки из протоколов.  

Задания

 

 

1.     Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу № 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесении за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу № 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

2.     Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания целого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. Развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб.

3.     Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2007 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.  

Контрольные вопросы:

 

 

1.      Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний.

2.      Структура доклада и отчета (на совещании, заседании, конференции и т.д.).

3.      Требования к составлению и оформлению протоколов. 

 

 

 

ГЛАВА 5.ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

 

 

Подавляющее большинство  документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом  положении дел в данной или  других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. 

Справки

 

 

Справки – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это – справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.д. Например: 

 

 

 

Новомосковское производственное объединение «Азот»	Детский сад № 2
СПРАВКА 10.08.2001 № 113 г. Москва
Тов. Васюкевич Оксана Станиславовна работает техником-конструктором  проектно-конструкторского отдела объединения. Оклад – 1600 рублей в месяц.
Начальник отдела кадров          Подпись		А.В. Иванов

 

 

Докладные и объяснительные записки

 

 

Докладная записка –  документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся  ситуации, имевшем место явлении  или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника. Так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно. 

 

Тексту докладной записки  обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит  от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения  или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем. 

 

Общий отдел Докладная записка		Генеральному директору   объединения
10.05.2008 № 36
г. Новосибирск
О замене пишущих машин
Довожу до Вашего сведения, что машбюро в настоящее время  оснащено пишущими машинками устаревшего  образца, многие из которых имеют  ненадежные эксплуатационные качества. Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок  и одного компьютера с принтером.
Зав. машбюро	Подпись		Г.Н. Колбина

 

 

Пример оформления внешней  докладной записки 

 

Министерство общего  и профессионального   образования РФ		Генеральному директору  Завода точного  машиностроения  И.И. Петрову
Новосибирское областное  управление народного  образования Октябрьский отдел  народного образования
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
19.05.2000 № 15
г. Новосибирск
О проверке технического   состояния жилых помещений  базы отдыха для детей
Согласно поручению  главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2000 г., мною 13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода. Все жилые корпуса  в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте. Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.
Зав. Р.О.О.	Подпись		Н.И. Пирогова

 

 

Объяснительная записка  – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. 

Акты 

 

 

Акт – документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий установленный  факт, событие, действие. Чаще всего  акты составляются комиссиями как постоянно  действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими лицами.