Общие правила регистрации документов

 

Номенклатуру дел в организации  составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение. 

 

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года. 

 

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.п. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений. 

 

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Далее они передаются в архив – текущий, ведомственный или государственный. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива. 

 

Правильно оформленные документы  в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона.  

 

В зависимости от срока хранения проводится полное или частичное  оформление дел. Дела постоянного, долговременного  хранения и по личному составу  подлежат полному оформлению, которое  предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов деле, составление листа – заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях. 

 

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.). 

 

Дата на обложке должна соответствовать  году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за… годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты. 

 

На обложке может проставляться  карандашом по согласованию с ведомственным  архивом номер дела по описи, номер  описи и фонда. 

 

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течении периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения). 

 

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью. 

 

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии в приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. 

 

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного  хранения, на дела по личному составу  и иные однотипные дела (научные  отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения  и т.п.). 

 

В организациях, имеющих большой  объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного  хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственных архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному составу (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел. 

 

Описи дел составляются по установленной  форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах. 

 

Вместе с делами из структурных  подразделений в ведомственный  архив передаются регистрационно-контрольные  карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения. 

Задания

 

 

1.     Определите, в чем заключаются общие правила регистрации документов.

2.     Для каких документов устанавливаются сроки исполнения? Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения? С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов? Каков порядок продления срока исполнения документа?

3.     Какие требования следует соблюдать при формировании дел? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя? Как располагают документ внутри дел? 

Контрольные вопросы:

 

 

1. Регистрация и учет  документов.

2. Организация контроля  за исполнением документов.

3. Хранение документов, составление номенклатуры дел. 

 

 

 

ГЛАВА 9. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ И ПРИНЦИПЫ ЕЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ В СИСТЕМЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

 

Проблема конфиденциальности делопроизводства в органах государственной власти, защиты сведений, составляющих государственную  тайну, всегда имела особую значимость и остроту. Не случайно многие мыслители, начиная с древних, призывали к осмотрительности и строгому отношению к государственному секрету. Ю. Крижанич - великий русский философ и политик, обращаясь более трехсот лет назад к слугам государевым, призывал к «умению владеть государственной тайной, скрывать неискусность и всякие общие пороки нашего российского «племени», соблюдать достоинство и славу народную».  

 

Тайна - это понятие, имеющее несколько  смысловых значений. В повседневном обиходе, на бытовом уровне понятие «тайна» трактуется как нечто неразгаданное, скрытое от посторонних глаз, как «вещь в себе». Применительно к органам государственной власти и управления под тайной понимается то, что осознанно скрывается от других, что известно строго определенному кругу лиц. Конфиденциальный же документ - это документ, доступ к которому ограничен даже для служащих одного структурного подразделения. 

 

Иначе говоря, тайну составляют те сведения, которые не подлежат разглашению. Такие сведения содержатся в секрете, как правило, определенное время, обусловленное их государственной или служебной значимостью, необходимостью, вытекающей из интересов страны в целом или отдельного ведомства (министерства, администрации, департамента, управления, представительного или судебного органа власти). Лишь после того, как необходимость сохранения в тайне каких-то сведений отпала, они могут быть оглашены либо опубликованы. Вообще же всегда следует помнить, что степень ценности информации и необходимая степень надежности ее защиты находятся в прямой зависимости. 

 

Законодательство Российской Федерации  о защите информации и обеспечении  охраны государственной тайны основывается на Конституции РФ, Федеральных законах  «О безопасности» и «О государственной  тайне», других законодательных и подзаконных актах, регулирующих отношения, связанные с защитой государственной тайны и обеспечением конфиденциальности делопроизводства в органах государственной власти. Законодательством определяются цели и задачи обеспечения секретности, ее пределы, принципы, технологии и механизмы обеспечения, ответственность за несоблюдение принятых норм. Порядок определения размеров ущерба, который может быть нанесен безопасности Российской Федерации вследствие распространения сведений, составляющих государственную тайну, а также правила отнесения документа к той или иной степени секретности, устанавливаются Правительством страны. 

 

В зависимости от важности, ценности, характера и ведомственной принадлежности сведений тайна подразделяется на государственную и служебную. 

 

Государственная тайна  - защищаемые государством сведения в области его военной, внутри- и внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации или, по крайней мере, вызвать социальную напряженность, породить внутриаппаратные конфликты, серьезные кадровые коллизии.  

 

Служебная тайна - охраняемые государством сведения в любой области политики, управления, науки, техники, производства, разглашение (передача, утечка и т.п.) которых может нанести ущерб интересам государства, отдельного ведомства или частного лица. 

 

Под режимом секретности понимается система установленных норм (правил), определяющих порядок и условия обеспечения сохранения в тайне сведений, носящих секретный характер и не подлежащих разглашению. Указанный режим предусматривает специальный порядок подготовки и размножения документов; их учета в специальных журналах и передачи под расписку исполнителям или иным заинтересованным лицам; ведение специально утвержденной номенклатуры дел секретных документов, их хранение в специально оборудованных помещениях, в учтенных сейфах или железных шкафах; периодический контроль сохранности документов и соответствующую отчетность; специальные технологии уничтожения отработанных или устаревших документов. 

 

Цель режима секретности в системе  делопроизводства - обеспечить информационную безопасность государственной власти и государственного управления. Можно сказать более конкретно - обеспечить в тайне те сведения государственного и служебного характера, которые могут быть использованы в ущерб интересам Российского государства. Необходимая секретность достигается строгим соблюдением комплекса правовых, организационных, кадровых, воспитательных, информационно-технических и других правил и норм, направленных на обеспечение высокой бдительности, нейтрализацию каналов утечки секретных сведений, пресечение случаев разглашения государственной и служебной тайны и утраты секретных документов и изделий. Не случайно секретное делопроизводство ведется особыми структурными подразделениями, укомплектованными специально подготовленными специалистами, осуществляется в специально оборудованных помещениях.  

 

Ответственность за обеспечение режима секретности, своевременную разработку и осуществление необходимых мероприятий по сохранению государственных секретов и конфиденциальности служебной информации возлагается на руководителей организаций и учреждений и их структурных подразделений в пределах их компетенции. Работа по организации режима секретности должна строиться таким образом, чтобы она являлась неотъемлемой органической частью в целостной системе по обеспечению защиты государственной тайны и конфиденциальности служебной переписки. И это понятно, ведь ценную конфиденциальную информацию содержат многие служебные документы, начиная с планов социально-экономического развития и приказов до статистических отчетов и информационно-аналитических записок.  

 

Эффективность и практическая значимость режима секретности определяется множеством факторов объективного и субъективного характера. Многое зависит и от конкретно-исторических условий функционирования государственного аппарата. Режим меняется в зависимости от изменения условий политического и социально-экономического развития общества. Но в любом случае обеспечение режима секретности требует глубокого понимания его основ и сущности, творческого подхода к его организации. 

 

Основные принципы обеспечения действенного режима секретности в системе государственной службы: 

 

1. 1)          руководство высших органов государственной власти работой по предупреждению утечки секретов в соответствии с требованиями времени и складывающейся политической обстановкой в стране и мире в целом. Этот принцип детерминируется тем, что вся служебная информация в системе государственной службы является государственной собственностью. Управлять и распоряжаться ею может только государство.

 

 

На основе глубокого анализа  состояния дел с обеспечением сохранения тайн в стране намечаются пути постоянного совершенствования функционирующей системы режимных мер, определяются общие направления, необходимые формы и методы работы государственных органов по организации противодействия всем видам разведок, по повышению политической и социальной бдительности не только должностных лиц в аппарате органов власти, но и всего российского народа; 

 

2. 2)          централизация руководства режимом секретности. Принцип централизации позволяет вырабатывать единый замысел закрытия возможных каналов утечки секретных сведений, объединять и координировать усилия всех имеющихся сил и средств при его осуществлении. Кроме того, данный принцип обеспечивает единство взглядов сверху донизу на организацию режима секретности, а также требований к лицам, допущенным к работе с секретными документами, в плане их подготовки, овладения ими приемами и методами работ по обеспечению сохранения государственной и служебной тайны.

 

 

Принцип централизации не исключает  и элемента самостоятельности в  руководстве отдельными направлениями режима секретности. Это дает возможность руководителям организаций и учреждений проявлять инициативу и осуществлять творческий подход к разработке особых приемов обеспечения режима секретности в своей области и его организации с учетом предназначения и специфики деятельности;  

 

3. 3)         персональная ответственность за сохранность доверенных секретов и ограничение круга лиц, допускаемых к секретным работам, документам и изделиям. Каждое должностное лицо должно знать только те секретные сведения, которые нужны ему для выполнения функциональных обязанностей, и строить свою служебную деятельность так, чтобы исключить утечку секретных сведений, доверенных ему по работе (службе) или ставших известными из других источников;