Общие правила регистрации документов

 

 

4. 4)         подбор кадров по профессиональным, деловым и нравственным качествам. Немаловажное значение имеет и соблюдение в работе с персоналом государственной службы принципа политической лояльности государству, которому служит работник. Данный принцип весьма существенно влияет на качественное обеспечение режима секретности в аппарате органов государственной власти;

 

 

5. 5)         контроль за режимом секретности, который служит главному - иметь в каждой организации и учреждении такой уровень секретности и конфиденциальности служебной информации, который обеспечивал бы и демократичность органов власти, и надежное закрытие возможных каналов утечки секретных сведений.

 

 

Контроль органически входит в  систему организации режима секретности  и является одним из основных факторов, обеспечивающих высокую степень ее эффективности. Не случайно секретное делопроизводство предусматривает систематические (как плановые, так и неплановые) контрольные проверки наличия документов. Их задача - установление фактического соответствия имеющихся документов учетным данным, получение систематической и достоверной информации об их сохранности, целостности и комплектности. Обязательные (регламентные) проверки наличия документации проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Нерегламентные проверки осуществляются при смене руководителя, увольнении исполнителя, в экстремальной ситуации, в случае выявления фактов угрозы утери конфиденциальной информации. 

 

Проверки наличия документов проводятся специально назначаемыми комиссиями. По результатам проверок составляются соответствующие акты. 

 

Основными критериями оценки высокой  готовности работника аппарата государственной  власти к качественному решению  своих служебных задач являются: знание Конституции страны, наличие  высоких морально-деловых качеств, хорошая профессиональная подготовка, принципиальность, инновационность мышления. При этом нужно иметь в виду, что профессиональная подготовка кадров, участвующих в обеспечении режима секретности, не может осуществляться только в виде централизованного обучения в вузах и учебных подразделениях. Она должна проводиться в ходе практической работы в системе специальной подготовки. Обе эти формы подготовки кадров должны сочетаться и постоянно совершенствоваться.  

 

Помимо общих принципов обеспечения  режима секретности есть и частные принципы ведения собственно секретного делопроизводства: 

 

• ·        персональная ответственность сотрудника за сохранение государственной и служебной тайны, за обеспечение конфиденциальности служебной информации;
• ·        оптимизация круга лиц и ограничение доступа к документам и базам данных рамками служебной необходимости;
• ·        систематический контроль за сохранностью и прохождением документов по служебным каналам.

 

 

Именно эти принципы определяют обязанности служащего с точки зрения соблюдения режима секретности в работе с документами: 

 

• ·        знакомиться только с теми документами, на знакомство с которыми в силу своих служебных обязанностей им получено разрешение;
• ·        предъявлять по первому требованию работнику секретного делопроизводства все числящиеся за ним секретные документы для проверки их наличия и комплектности;
• ·        вести учет находящихся у него служебных документов;
• ·        ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие секретных документов, сдавать их на хранение в службу конфиденциальной информации;
• ·        немедленно сообщать своему непосредственному руководителю и в соответствующую службу об утрате или недостаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов или отдельных листов;
• ·        сдавать по описи все секретные материалы при уходе в отпуск, выезде в командировку или увольнении.

 

 

Секретность и определение  степени

секретности документа

 

 

Степень секретности  сведений, составляющих государственную  и служебную тайну, должна соответствовать степени тяжести ущерба, который может быть нанесен государственной службе или безопасности Российской Федерации вследствие распространения указанных сведений. Федеральным законом Российской Федерации «О государственной тайне" установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «Совершенно секретно. Особой важности», «Совершенно секретно» и «Секретно». Использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.  

 

Гриф «Совершенно секретно. Особой важности» означает наивысшую степень  секретности и присваивается  строго ограниченной группе документов, изделий и работ, содержащих сведения большой государственной важности и составляющих особо охраняемую государственную тайну. 

 

Гриф «Совершенно секретно»  распространяется на группу документов, изделий и работ, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. Эта группа документов по своему содержанию охватывает примерно те же проблемы, что и документы с грифом «особой важности», однако по объему и ценности данных они стоят как бы на категорию ниже носителей информации особой важности.  

 

Гриф «Секретно» устанавливается для документов, изделий и работ, содержащих сведения служебного характера, не являющиеся государственной тайной. 

 

Гриф конфиденциальности, или секретности  представляет собой соответствующий  реквизит, который проставляется  на документе. Под ним обязательно указывается номер экземпляра документа, срок действия грифа и условия его снятия, а также уточняющие отметки типа «Лично», «Только адресату» и т.д. 

 

Гриф секретности может меняться. Причем основания для его смены  могут быть различные: изменения  в перечне сведений, составляющих секретную информацию; истечение срока действия грифа секретности; свершившееся конкретное событие (окончание секретных работ, публикация в печати, патентование и т.д.). 

 

Об изменении грифа секретности  делается соответствующая отметка на самом документе, заверяется подписью руководителя и скрепляется печатью. После снятия грифа секретности документ передается в службу несекретного делопроизводства.  

 

Кроме перечисленных грифов секретности  на несекретных документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования». Пометка «ДСП» является как бы промежуточной между секретными и несекретными сведениями и при определении необходимых мер для их сохранности. В системе государственной службы это наиболее распространенная система обеспечения конфиденциальности служебной информации.  

 

Установление на несекретном, но несущем  определенную конфиденциальность документе  грифа «Для служебного пользования» преследует вполне определенную цель - исключить бесконтрольное пользование и не допустить утечки сведений, содержащихся в этих документах, данных, могущих вызвать нежелательные последствия для системы государственной власти. 

 

Обоснование необходимости отнесения сведений к государственной тайне в соответствии с принципами засекречивания сведений возлагается на организации и учреждения, которыми эти сведения получены или разработаны. Эта работа осуществляется руководителями органов государственной власти в соответствии с Перечнем должностных лиц, наделенных полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, утверждаемым Президентом Российской Федерации. Указанные лица несут персональную ответственность за принятие ими решения о целесообразности отнесения конкретных сведений к государственной тайне. 

 

Основанием для засекречивания сведений, полученных (разработанных) в результате управленческой, производственной, научной и иных видов деятельности органов государственной власти, учреждений и организаций, является их соответствие действующим в данных органах, организациях и учреждениях перечням сведений, подлежащих засекречиванию. Носителям секретных сведений присваивается соответствующий гриф секретности. 

 

Правильное и строго аргументированное установление грифа секретности документов (изданий, работ) имеет большое значение. Однако правильное определение степени секретности документа невозможно осуществить без знания основных требований, которые должны быть положены в основу решения этой задачи. К таким требованиям можно отнести следующие. 

 

Системный подход к решению проблемы по обоснованному установлению грифа секретности. Основной чертой системного подхода является подход к проблеме засекречивания с позиций ее государственной значимости. Этот процесс должен учитывать противоречивость и в то же время взаимообусловленность двух тенденций: с одной стороны, стремление обеспечить надежное сохранение государственной и служебной тайны, а с другой - не допустить необоснованного, массового засекречивания сведений с вытекающими из этого отрицательными последствиями. 

 

Завышение грифа секретности документов (изделий, работ) резко сужает возможности  обмена организационно-управленческой, информационно-аналитической, научно-технической  и другой ценной информацией между ведомствами и учреждениями и тем самым наносит ущерб политическому и социально-экономическому прогрессу страны. Кроме того, завышение грифа секретности ведет к постоянному росту объемов секретной документации, что также усложняет сохранение действительно важных сведений как непосредственно в учреждениях, так и в архивах. 

 

Другая крайность в этой работе - занижение грифа секретности, что  таит в себе не менее серьезную  опасность, так как создает предпосылки  для утечки секретных сведений. 

 

Объективность определения степени секретности документов. Степень секретности документов нельзя устанавливать, исходя из субъективных, единоличных решений исполнителей, так как это за частую не исключает ошибок, приводящих к завышению или занижению грифа секретности, что в конечном счете может вызвать нежелательные последствия. 

 

Оптимальность объемов секретных сведений в документах. Любой документ может содержать в себе минимум секретной информации, которая действительно необходима для решения того или иного вопроса. Излишняя, так называемая информация для сведения, приводит к бесконтрольному "растеканию" секретных данных и возможному их разглашению. Наличие оптимального объема секрета в каждом документе исключает этот канал утечки секретных сведений.  

 

Периодичность пересмотра степени секретности документации, изделий и работ. Систематический, непредвзятый, лишенный бюрократической перестраховки подход к засекречиванию позволяет оптимально регламентировать порядок классификации документов (изделий, работ) по степени секретности и своевременно разгружать службы секретного делопроизводства от ненужных для работы документов. 

 

Гриф секретности документам, а также выпискам из них устанавливается  исполнителем и контролируется должностным  лицом, подписавшим эти документы. Указанное должностное лицо совместно с исполнителем несет ответственность за правильность присвоения документу грифа секретности. Если в документ включены сведения различной степени секретности, то ему присваивается гриф по высшей степени секретности сведений. Гриф секретности сопроводительных писем должен соответствовать высшему грифу секретности приложений. В том случае, когда документ разработан как несекретный, но по решению лица, подписавшего его, подлежит засекречиванию, на нем проставляется установленный гриф секретности. 

 

Однако понятно, что мало сформулировать принципы и общие требования к  обеспечению конфиденциальности информации и определения секретности в  системе делопроизводства. Нужны  и соответствующие механизмы  их обеспечения, причем в высшей степени конкретные механизмы. Сейчас такие механизмы уже сложились и действуют достаточно эффективно. На практике эти механизмы еще называют «секретная работа». Это неотъемлемая органическая составная часть режима секретности в целом. 

 

Под секретной работой понимается установление и проведение комплекса режимных мер, направленных на сохранение тайны при обращении с секретными документами (информацией, материалами, изделиями). К основным режимным мерам, определяющим содержание и объем секретной работы, относятся: 

 

1. 1)      строгое соблюдение требований по организации и ведению секретного делопроизводства, размещению и оборудованию секретных органов, их охране. Поддержание секретных органов в постоянной готовности к высокоэффективной работе;
2. 2)      установление должного порядка в организации практической деятельности всех должностных лиц, исключающего утечку секретных сведений и утрату документов, содержащих такие сведения. На рабочем столе, скажем, всегда должны находиться только те документы или материалы, с которыми в данный момент работает сотрудник. Другие документы должны находиться в сейфе или шкафу. Рабочее место должно быть так оборудовано, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе конфиденциальных документов лицами, не имеющими к ним отношения. Рабочий стол не должен также просматриваться из окна;
3. 3)      максимальное ограничение круга лиц, допускаемых к работе с секретными документами, определение персональной ответственности за сохранность связанных с их работой секретов, а также порядок ознакомления с секретной информацией должностных лиц и организаций, взаимодействующих в процессе решения служебных задач;
4. 4)      осуществление систематического контроля и оказание помощи нижестоящим организациям (учреждениям) в организации секретной работы и сохранении секретных документов;
5. 5)      тщательный подбор сотрудников, допускаемых к работе с секретными документами. Отсюда вытекает задача организации их непрерывного профессионального обучения и воспитательной работы по повышению бдительности и личной ответственности за сохранение государственной и служебной тайны, за строгое соблюдение требований системы секретного делопроизводства.