Общие правила регистрации документов

 

 

Именно этим определяются и те ограничения, которым подвергается персонал государственной  службы. Запрещается: 

 

• ·        использовать конфиденциальные служебные сведения в публикациях, в открытых докладах и переписке, в информационно-рекламных изданиях;
• ·        передавать кому-либо конфиденциальную информацию, если это соответствующим образом не санкционировано вышестоящим руководством;
• ·        вести переговоры с использованием секретной информации по незащищенным каналам связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц;
• ·        снимать копии с конфиденциальных документов и делать выписки из них без письменного разрешения непосредственного руководителя;
• ·        знакомиться с документами, делами и базами данных других сотрудников, работать на их компьютерах;
• ·        делать записи секретной информации в записных книжках, дневниках, календарях, неучтенных листах бумаги и т.д.;
• ·        вносить в помещение личные технические средства - компьютеры, плееры, видеотехнику, магнитофоны для использования в служебных целях;
• ·        выносить конфиденциальные документы из помещения, работать с ними в неприспособленных помещениях;
• ·        оставлять документы на столах без контроля, оставлять компьютер с загруженной официальной информацией;
• ·        разглашать сведения о характере автоматизированной системы обработки конфиденциальной информации и ее защиты.

 

 

Для ведения секретного делопроизводства создаются специальные органы и  структуры. Называются они по-разному: секретными частями, отделами секретного делопроизводства. Их состав определяется соответствующими штатами в зависимости  от количества сотрудников управленческого аппарата, объема и важности решаемых задач. Указанные структуры подчиняются непосредственно руководителю или его первому заместителю. Не разрешается включать секретные органы в состав других отделов и служб или подчинять другим должностным лицам, а также возлагать на них задачи, не связанные с выполнением секретных работ. 

 

Органы секретного делопроизводства комплектуются из числа наиболее квалифицированных, проверенных и  положительно зарекомендовавших себя с точки зрения личностных качеств  сотрудников. Причем и они должны допускаться к секретным работам  и документам только после получения допуска органов ФСБ, тщательного изучения ими требований нормативных документов по секретной работе и сдачи зачетов. 

 

В организациях (учреждениях), не имеющих  штатных органов секретного делопроизводства, разработка и хранение секретных  документов запрещаются. Для работы с секретными документами такие организации по письменному указанию вышестоящих организаций прикрепляются к ближайшим организациям, имеющим штатные секретные органы. И это оправдано, ведь опасность разглашения конфиденциальной информации усиливается именно в момент передачи документов на рассмотрение или исполнение, при пересылке. И происходит это не только из-за небрежности или элементарного непрофессионализма служащего, но и по злому умыслу. Причем количество фактов "по злому умыслу" увеличивается. Не случайно все чаше в открытой печати появляются сведения, не подлежащие разглашению, поступающие в редакции, как говорят, из конфиденциальных источников. 

 

Каналы преднамеренной утечки конфиденциальной информации самые разнообразные:  

 

• ·        установление злоумышленником дружеских контактов с сотрудниками аппарата;
• ·        профессиональный анализ информации, имеющейся в открытой печати;
• ·        поступление на работу в аппарат с целью получения открытого доступа к интересующей злоумышленников служебной информации;
• ·        работа с информационными сетями;
• ·        криминальный доступ к информации: кража документов, шантаж должностных лиц, подкуп.

 

 

Выше уже говорилось, что утечка информации может носить и непреднамеренный характер, скажем, в случае неумышленного уничтожения документа; незнания сотрудником порядка работы с секретными документами; излишней болтливости сотрудников, ведения ненужных кулуарных разговоров по служебным проблемам; работы с конфиденциальными документами в присутствии посторонних; неосторожного использования секретной информации в неслужебной переписке; самовольного копирования документов для большей комфортности в работе. 

 

Закрытие каналов утечки конфиденциальной информации - сложная, дорогостоящая  и трудоемкая задача. Она предусматривает меры организационного, технического, материального и морально-воспитательного характера, вплоть до усиления персональной ответственности сотрудников, их материальной и уголовной ответственности или, наоборот, серьезного материального и морального поощрения. При этом надо иметь в виду, что сами разработчики системы защиты информации никогда не должны быть пользователями этой системы. 

 

Для подготовки работников секретных  органов и совершенствования  знаний сотрудников по секретной работе применяются различные формы обучения (занятий). Подготовка работников секретных органов может осуществляться в учебных центрах или непосредственно в самих учреждениях и организациях по специальной системе под руководством наиболее квалифицированных сотрудников и руководителей организаций (учреждений). 

 

Одной из основных функций секретных  органов организаций (учреждений) является обеспечение надежной сохранности секретных документов. В связи с этим к выбору помещений для размещения секретных органов предъявляются особые требования. Руководители учреждений (организаций), а также начальники секретных органов при выделении помещений для секретных органов должны учитывать необходимость создания таких условий, которые бы обеспечивали конспирацию их работы и исключали всякую возможность проникновения в эти помещения посторонних лиц. 

 

В повседневных условиях секретные  органы должны размещаться в служебных  зданиях в отдельных изолированных  комнатах, как правило, на средних  этажах и в таких местах, где  меньше всего бывает посетителей, чтобы через окна нельзя было просматривать работу с секретными документами и порядок их хранения. Если по условиям расположения служебных зданий выбрать такие помещения для секретного органа не представляется возможным, то в этом случае их окна закрашиваются с внутренней стороны, тонируются или занавешиваются шторами, занавесями. 

 

В зависимости от особенностей работы, а также от количества работников, для размещения секретных органов  выделяются помещения, в которых  было бы возможно иметь необходимое количество сейфов (металлических шкафов) для хранения секретных документов и создать нормальные условия для работы сотрудников этих органов с соблюдением строгой персональной ответственности за сохранность секретных документов. Служебная площадь для секретных органов управлений и учреждений выделяется по отдельному расчету, исходя из условий их размещения, специфики работы, объема документооборота и штатной численности.  

 

Двери помещений секретных органов  должны быть прочными, оборудованы надежными внутренними и автоматическими замками с индивидуальными ключами, которые не должны подходить к другим помещениям служебного здания учреждения. Входная дверь может быть и металлической, и деревянной. В зависимости от условий размещения и организации охраны деревянные двери в необходимых случаях с внешней стороны обиваются металлом. 

 

На окнах помещений секретных  органов на первом и последнем  этажах зданий, а также на других этажах, расположенных около пожарных лестниц, балконов и иных мест, откуда возможно проникновение в помещения секретных органов посторонних лиц, должны быть металлические решетки или прочные внутренние ставни. Ставни могут быть как металлическими, так и деревянными; по окончании работы они должны закрываться на запор и опечатываться.  

 

Вход в помещение секретного органа разрешается только работникам этих органов и должностным лицам, которым они непосредственно  подчинены по работе. 

 

Для приема и выдачи документов в  тамбуре или двери кабинета секретного органа оборудуется специальное окно, выходящее в закрытое помещение. Двери комнат секретного отдела должны быть постоянно на запоре. 

 

Секретные органы должны надежно охраняться. Порядок охраны секретного органа устанавливается  руководителем организации (учреждения).  

 

Все помещения секретных органов, спецхранилищ и других мест хранения секретных документов должны быть оборудованы в противопожарном отношении. Для быстрой эвакуации секретных документов в каждом секретном органе должны быть мешки или хранилища облегченного типа, приспособленные для опечатывания. 

 

На случай пожара и других стихийных  бедствий разрабатывается специальная  инструкция, в которой устанавливается  порядок вызова должностных лиц  и вскрытия помещений секретного органа, очередность спасения секретных  документов и организация их охраны. Инструкция подписывается начальником секретного органа и утверждается руководителем организации (учреждения). 

Типичные недостатки в работе по обеспечению защиты государственных  секретов и высокой эффективности

секретного делопроизводства

 

  

1. Уровень организаторской  и практической работы по обеспечению  защиты государственных секретов не в полной мере отвечает требованиям  законодательных актов и принятых нормативных документов, в частности, требованию Закона РФ «О государственной тайне» по организации допуска сотрудников к государственной тайне.
2. Контроль за исполнением директив и распоряжений вышестоящих инстанций малоэффективен.
3. Планы работы по защите секретов в основном намечают решение задач общего характера и не учитывают специфики деятельности конкретных организаций.
4. Функциональные обязанности должностных лиц организаций (учреждений) по защите государственных секретов не пересматриваются и не уточняются.
5. Допускаются обработка секретной информации на ПЭВМ, не прошедших аттестацию специальных органов, ведение записей и хранение секретной информации на несчетных дискетах, СD-дисках и магнитных носителях.
6. Охрана помещений, в которых в нерабочее время хранятся секретные документы и установлены ПЭВМ, предназначенные для обработки секретной информации, осуществляется формально.
7. В процессе обработки поступающей секретной корреспонденции с точки зрения защиты информации не всегда строго решаются следующие, казалось бы, несложные задачи: убедиться, что конверты и пакеты с секретной документацией не вскрывались в пути следования от отправителя к адресату; не допустить утери документа после вскрытия пакета; исключить возможность ознакомления с документом, имеющим пометку «Лично»; не допустить утери документа или его частей из-за неполного изъятия из конверта; убедиться в комплектности документа, наличии всех листов, экземпляров, отсутствии факта подмены документа.

 

 

В процессе многолетней практики ведения  секретного делопроизводства в органах  государственной власти сложилась  достаточно стройная система защиты информации и обеспечения необходимой конфиденциальности деловых отношений. Это особая система мер, четко и однозначно устанавливающая, кто и в каком порядке, когда, на какой срок и к каким сведениям допускается. Она предусматривает: 

 

• ·        обеспечение всех структурных подразделений аппарата органов государственной власти соответствующей нормативно-методической документацией, инструкциями по ведению секретного делопроизводства;
• ·        регулярное обновление перечня документов и сведений конфиденциального характера;
• ·        ограничение доступа к конфиденциальной информации кругом только тех лиц, которые в ней нуждаются в служебных целях;
• ·        совершенствование технологий приема, обработки и хранения документации.

 

 

Сроки движения и исполнения документов должны быть строго ограничены и не должны увеличиваться. Мало того, сохранность информации обеспечивается также через предотвращение утери черновиков, копирок, дискет и магнитных лент; через подтверждение передачи документов на отправку или исполнение соответствующими отметками в карточках или журналах учета секретных документов; через своевременную сдачу в секретную часть всех подписанных руководителем секретных документов и всех приложений к ним; 

 

• ·        целевое использование сотрудниками фирмы копировальной техники должно строго контролироваться. Копировальные аппараты должны размещаться в специальных помещениях и при необходимости в кабинете руководителя. По окончании рабочего дня эти помещения запираются, опечатываются и сдаются под охрану;
• ·        организацию архивного хранения конфиденциальной информации;
• ·        специальный отбор персонала для работы с секретной документацией, постоянное обучение и инструктирование сотрудников по вопросам секретного делопроизводства;
• ·        регламентацию информационно-аналитической работы с точки зрения защиты конфиденциальной информации;
• ·        оборудование и проверку помещений и рабочих мест. Для надежной работы с секретной документацией служащий должен быть обеспечен: постоянным рабочим местом; личным сейфом (металлическим ящиком или шкафом), специальной папкой или кейсом для хранения документов; номерной личной металлической печатью. Ключи от сейфа и кейса, металлическая печать постоянно хранятся у работника, дубликаты ключей - в секретной части в опечатанном виде;
• ·        регламентацию пропускного режима на территории и в здания органов власти;
• ·        регламентацию действий службы безопасности.