Общие правила регистрации документов

 

Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая – информирование, вторая – информирование и убеждение. Когда назначение документа – информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть: 

 

• ·        хронологическая последовательность событий;
• ·        географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);
• ·        степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными, или наоборот).

 

 

Если наша цель – убеждение, важно выбрать такой порядок, который, естественно, приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждения. Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы направить мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации – его собственные, но техника таких приемов в нашем курсе не рассматривается. Главные же приемы – логика и рассуждение, и многие из работников управления, которым приходиться писать различные документы, строят их так, чтобы это способствовало возникновению логичных выводов. 

 

Можно принять следующие  логические построения: постановка проблемы – анализ проблемы – возможные решения – рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то, то…) – очевидность (то, что доказывает предположение) – вывод – рекомендуемые действия или план действий – необходимость действий – возможность действий – возможность проблемы – ожидаемые выгоды – выводы – рекомендации. 

 

Эти логические цепочки  могут показаться простыми, и потому-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько  простых конструкций соответствующих  различным целям: 

 

для доклада – описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);  

 

для текущего отчета –  констатация достижений к определенному  времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения заседания; определение путей решения проблем; рекомендации. 

 

Если в докладе намереваются не просто привести аргументы, но сделать  это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значить, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность, естественно, приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно. Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.  

 

Составление доклада  и отчета – это мастерство, требующее  большого практического навыка и  способности критически анализировать  очередной проект. При написании сложного документа часто требуется много черновиков.  

 

Структура и образец. Итак, наибольшее влияние на структуру  документа оказывает то, для какой  цели он предназначен. Вторым определяющим фактором является, как уже говорилось, правила оформления. В докладе необходимы следующие элементы: 

 

• ·        вступление – указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;
• ·        определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его значение;
• ·        основная часть – изложение основных фактов;
• ·        выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа – не только информирование, но и убеждение;
• ·        рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий;
• ·        резюме – краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце).

 

 

Рассмотрим последовательно  все элементы. 

 

Вступление и определение  цели. Назначение вступления – представить  документ наиболее понятно и доступно. 

 

Основная часть. Эта  часть менее всего подчиняется  образцу. В ней автору предоставляется  полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей. Некоторые  указания, касающиеся того, как лучше  сгруппировать материал, даны выше. 

 

Выводы. Назначение этого  элемента – свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа. Новые факты  или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений. 

 

Рекомендации. Рекомендации – это предложения относительно действий, которые, возможно, потребуется в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов. 

 

Резюме. Этот элемент, как  правило, применяется при написании  сложных докладов и сводит воедино основные положения документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно явное представление об основном содержании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помещать не в конце, а в начале. 

 

Правила написания служебных документов. Написание доклада или какого-то иного сложного документа – работа благодарная. Систематизация информации в сжатой, логичной форме и в соответствии с вашими целями оттачивает ум. Три основные характеристики доклада, как и любого функционального документа, - это ясность, краткость, точность. 

 

Ясности можно достичь  различными путями. Необходимая основа для этого – четкая структура, даже в таком простом документе, как письмо. В более сложных  документах хорошую помощь окажут четкие заголовки, система нумерации разделов и абзацев, перемещение деталей из основной части в приложение. 

 

Заголовки. Заголовок  – неотъемлемая часть документа. Многие заголовки – стандартные, отражающие построенную по типовым  образцам конструкцию документа. Часто  в документах используют следующие заголовки: «Введение», «Резюме» (или «Краткое содержание), «Выводы», «Рекомендации». 

 

Основная часть документа (между Введением и Выводами) не имеет стандартных заголовков, хотя как раз именно в этой части  нужна рубрикация. Поэтому следует самим составлять заголовки, так чтобы они правильно отражали структуру и содержание раздела. В соответствии с требованиями образца текст заголовка должен передавать законченную мысль. Например, в заголовке неправильно писать: «Эта тема важна, так как…». 

 

Существуют оптимальные  заголовки, которые используются в  очень сложных и очень формализованных  документах. Например, если есть ссылки на какие-то другие документы, может  понадобиться заголовок «Ссылки». «Благодарность» («Выражение признательности») потребуется, если вы захотите выразить благодарность тем, кто помогал вам в подготовке материалов. 

 

Если документ длинный, может понадобиться заголовок «Содержание», под которым аккуратно перечисляются  подзаголовки и номера страниц. Иногда для Содержания требуется отдельная страница.  

 

Нумерация разделов. Как  автору, так и читающему может  понадобиться быстро отыскать какой-то раздел документа. Для этих целей  предназначена система нумерации. Она поможет также подчеркнуть  структуру документа, а значит, сделать его более ясным. Как минимум должны быть пронумерованы заголовки и подзаголовки. Чтобы упростить обращение к абзацам, могут быть пронумерованы и они. 

 

Подбор слов. Используйте  самые простые слова. Избегайте  незнакомых слов, жаргона, а также  сомнительных и двусмысленных фраз. В служебном документе (отчете) не должно быть латинских выражений или малоизвестных терминов. Все аббревиатуры должны быть объяснены или в Списке сокращений, помещаемом в начале документа, или в расшифровке при первом их употреблении. Некоторые сокращения и жаргонные выражения, конечно, могут быть понятны всем в пределах вашей организации, и вам судить, что из них приемлемо. Но при отправлении документа во внешнюю организацию требуется повышенное внимание. Правило гласит: если есть сомнение в слове – не применяйте его, но если очень нужно – хотя бы объясните. 

 

Структура абзацев (параграфов) также заслуживает внимательного  рассмотрения, поскольку она может  способствовать ясности или препятствовать ей. Каждый абзац связан с определенным аспектом основной темы. В абзаце каждое предложение должно отражать именно эту проблему и никакую другую. Предложения должны строиться в логической последовательности, способствуя явному проведению мысли. В каждом абзаце первое предложение – решающее: в нескольких словах надо дать точное представление о том, какой аспект основной темы разрабатывается в данном абзаце. 

 

Структура предложений  подчиняется простейшим правилам. Два  или три первых слова сейчас же дают понять о чем предложение. Для  усиления воздействия следует ставить главные слова в предложении (особенно это касается длинных предложений или предложений, в которых несколько сопутствующих мыслей) в самом начале или в самом конце. 

 

Правописание имеет  существенное значение хотя бы потому, что при наличии грамматических ошибок именно они привлекают к себе внимание читающего, и отношение к документу попадает в зависимость от серьезности ошибок. По этой причине ошибок нужно избегать, по крайней мере грубых! Внимательная и, по возможности, беспристрастная проверка – надежный способ избавиться от ошибок.  

 

Для объяснения или расширения каких-то частей текста иногда применяются  сноски, но не стоит ими увлекаться. Сноски отвлекают внимание от основной мысли. Постаравшись, им часто можно  найти место в тексте. 

 

Стиль большинства, если не всех, докладов характеризуется  краткостью. Достигается она использованием простых слов, простых выражений  и простых, коротких предложений. 

 

Длинные, бессвязные распространенные предложения совершенно неприемлемы. Следует стремиться к тому, чтобы в предложении было не больше двадцати слов, но излишний педантизм здесь не нужен. Если в предложении больше тридцати слов, чаще всего оно отражает больше одной мысли. Значит, его с успехом можно разделить на два предложения. 

 

Что касается точности, то не надо представлять как факты свое мнение или свое отношение. Представляя  свое мнение, необходимо стремиться к  тому, чтобы оно со всей очевидностью вытекало из фактов, приведенных в  документе, или подтверждалось ссылкой  на внешний источник, авторитет которого вне сомнения. Это верно и для всех выводов и заключений. Не подтвержденные со всей очевидностью, заключения и выводы становятся голословными утверждениями, уязвимыми для возражений и противопоставлений.  

 

Черновик и работа над ним. Первая стадия написания доклада или отчета – это всегда подбор материала и определение основных пунктов. Однако не следует подбирать слишком много материала. Отбросьте факты, без которых можно обойтись. Напишите на черновике заголовки по своему плану и подведите каждый из определенных ранее пунктов под соответствующий заголовок. Эта деятельность должна четко регламентироваться по времени. Вторая стадия – написание первого черновика. Изложите альтернативные линии документа, оставив при этом место для изменений и добавлений. Проработав черновик, вы увидите, что нужно оставить, а что – выбросить. Если есть время, отложите этот текст на день или два. Третья стадия – написание второго черновика, проверка фактов, их уместности. Затем отложите текст доклада на несколько дней, вы сможете проглядеть его потом свежим глазом. Проверьте, вытекают ли выводы из приведенных фактов. Где только можно, упростите язык. Просмотрите, легко, плавно ли идет чтение. Предложения должны быть короткими, текст – без орфографических, грамматических, пунктуационных ошибок. Проверьте, соответствуют ли заголовки содержанию. Убедитесь, что все написанное соответствует предмету и назначению доклада. При возможности попросите кого-нибудь прочесть доклад и определить, все ли в нем ясно и понятно. Эти требования, а также те, что были приведены раньше, совершенно необходимы, ибо являют собой стандарт, по которому можно получить полное представление. Понимание их подействует как стимул к работе над документом. 

 

Однако управление –  наука прагматическая, и нельзя, чтобы «лучшее» стало врагом «хорошего». О ценности каждого листка служебной документации судят не по его элегантности и не по словесной изящности, а по результативности его воздействия на практическую деятельность.  

 

Разговор на языке цифр. Руководителю часто приходится пользоваться языком цифр. И в письменных докладах, и в устных выступлениях авторы широко используют количественные данные для подтверждения своих позиций. Однако плохо представленные цифры никакого подтверждения не обеспечат, а наоборот, затуманят ваши предложения. Бывает, что цифры пугают и ослепляют. Колонны цифр могут быть попросту устрашающими, графики не всегда понятны, поэтому нет ничего странного в том, что многие «отключаются» перед лицом количественных данных. В этом случае общение с аудиторией разрушается.  

 

Может быть, дело в том, что выступающий (или автор доклада) позволяет  цифрам говорить сами за себя, однако при  этом не всегда достигается нужный эффект. Поэтому читающим или слушающим  доклад приходится самим интерпретировать цифровые данные, сопоставлять их и т.д. Не у всех читающих или слушающих доклад есть время, склонности и, может быть, необходимое умение для того, чтобы разобраться во всем этом, и они полностью правы в том, что считают представление цифровых данных в приемлемой форме обязанностью автора.  

 

Так же, как вы шлифуете слова, когда  пишите черновик доклада, нужно шлифовать  цифровые данные. Однако речь не идет о  том, чтобы все упростить. От вас  требуется выбрать наиболее эффективный  способ представления цифр, так чтобы читающий или слушающий доклад пришел к тому заключению, которое вам требуется.  

Требования к составлению  и оформлению протоколов

 

 

Протокол – организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов». Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании». 

 

Протокол, как правило, ведется  во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную  ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.