Организация работы аптеки, обслуживающей население

Формулярная система — это информационно-методологическая доктрина медицины, предназначенная для развития здравоохранения в условиях рыночной экономики, строго регламентирующая применение лекарственных средств по средствам формуляров.

Формуляр—это список лекарственных средств, носящий ограничительный характер для использования и закупок.

Лекарственные средства, отпускаемые бесплатно и на льготных условиях выписываются на рецептурных бланках формы № 148-1/у-88 с указанием порядка оплаты (бесплатно или за 50 % стоимости) путем подчеркивания или обведения в кружок, при этом все ненужное зачеркивается. Такие рецепты выписываются в 2-х экземплярах и дополнительно заверяются печатью «Для рецептов».

Бесплатный и льготный отпуск лекарственных средств осуществляется из аптек при наличии договора с территориальными или местными органами управления здравоохранением о возмещении расходов за бесплатное и льготное лекарственное обеспечение населения. В аптеке ведется журнал учета населения, получающего ЛС по льготным рецептам. Стоимость бесплатно отпускаемых лекарственных средств и разница в стоимости при бесплатном отпуске (50%) оплачивается местными органами здравоохранения, либо территориальным фондом ОМС, на основании и в сроки, предусмотренные договором между данной стороной и аптечной организацией. В конце смены рецептор вносит поступившие рецепты, по которым лекарственные средства были отпущены бесплатно и на льготных условиях в компьютер. Инвалиды войны и др. группы населения в соответствии с Федеральным законом «О ветеранах» прикреплены к аптеке по месту жительства для постоянного обеспечения необходимыми ЛС и ИМН.

Рецепты хранятся в отдельном шкафу в специально выделенной комнате в подшитом и сгруппированном по датам, месяцам и годам виде. Здесь же хранятся сводные ведомости льготных рецептов, по которым были отпущены ЛС, по группам населения и категориям заболевания

Учет амбулаторной рецептуры и объема реализации ЛС по амбулаторным рецептам.

Все поступающие в аптеку, рецепты регистрируются провизором технологом рецептором в рецептурном журнале (форма А-2.1) или квитанционной книжке (форма А-2.2).

За 1 рецепт и соответственно за одно лекарственное средство принимается одна рецептурная пропись, независимо от сложности и количества выписанных доз.

В конце каждой смены рецептар подсчитывает итоги по количеству принятых рецептов и их стоимости как в целом, так и отдельно по индексам и готовым лекарственным формам. Выделяют при этом количество и стоимость лекарств, отпущенных бесплатно и на льготных условиях. Если в аптеки используется бесквитанционный метод регистрации рецептов, то подсчёт количества индивидуальных лекарственных средств (ИЛС) и их стоимости ведётся по контрольным талонам произвольной формы, которые заполняются и накладываются на наколку рецептара перед выдачей больному жетона или чека кассового аппарата, выполняющего в этом случае роль жетона. Количество и стоимость ГЛС при такой форме регистрации рецепта определяется одним из 3-х способов:

1)  При приёме рецепта на ГЛС на него также заполняется контрольный талон, в котором также указывается количество препаратов и их стоимость. Талоны на ГЛС накалываются на отдельную наколку. В конце смены по этим талонам подсчитывается количество ГЛС и их стоимость.

2)  Стоимость ГЛС, отпущенных за смену определяется, как разность между общей суммой реализации лекарств по рецепту и суммой реализации по ИЛС. Количество ГЛС в этом случае определяется расчётным методом. Он основан на выборочном наблюдении за отпуском ГЛС в количественном и денежном выражении и заключается в следующем:

В течение 5 дней начала и 5 дней конца квартала регистрируют количество всех отпущенных по рецепту ГЛС и их стоимость на контрольных талонах. Разделив общую сумму реализации ГЛС за эти 10 дней на общее количество ГЛС, отпущенное за этот период. Находят среднюю стоимость 1 ГЛС.

1 ГЛС =

Далее рассчитывается количество готовых ЛС, отпущенных за месяц, разделив общую сумму реализации за месяц на среднюю стоимость 1 ГЛС.

Количество ГЛС за месяц =

Расчёт оформляют справкой, которую подписывает директор аптеки и провизор-технолог, производивший расчёт.

Этот метод используется также в том случае, когда в рецептурном журнале регистрируются рецепты только на ИЛС (крупные аптеки).

3)  Учёта количества отпущенных ГЛС с использованием технологий штрих кодирования. Штрих код с упаковки ГЛС считывается специальным устройством и автоматически заносится в память контрольно-кассовой машины, совмещённой с компьютером (POST-терминал), что позволяет в любой момент получать точную оперативную информацию о том какие препараты, какой серии и в каком количестве было отпущено в аптеку. Стоимость готовых реализуемых средств пробивается по отдельному счётчику ККМ и его итоговые данные за смену или за день свидетельствуют о реализации ГЛС за этот период. Возможен также другой вариант, в котором стоимость ГЛС, отпущенных за смену, определяется как разность между общей суммой реализации лекарств по рецепту и суммой реализации ИЛС.

Итоги по количеству и стоимости ЛС, отпущенного по амбулаторному рецепту за смену и за день в целом отражается провизором-технологом или зам. директора аптекой, отвечающему за производственную деятельность одной строкой в журнале учёта рецептуры (форма А-2.6). Записи сделанные в этом журнале в течение месяца подсчитывают итоги за месяц, скрепляются подписями директора аптеки и главного бухгалтера.

Данные по стоимости ИЛС и ГЛС, отпущенных по рецепту ежедневно, отражающиеся в документе, называются «Регистрация розничных оборотов». В нём на каждый день месяца отводится 1 строка, о которой заносится сумма наличных денег, поступившие в кассу аптеки за препараты, отпущенные по рецепту.

По итогам за месяц подсчитывается общая сумма наличной выручки по рецепторному отпуску и отдельно выделяется сумма, уплаченная больными при получении лекарств на льготных условиях.

На основании данных журнала учёта рецептуры в регистрации розничных оборотов указывается средняя стоимость 1 амбулаторного рецепта, отдельно на индивидуальное и готовое ЛС. А среднюю стоимость 1 амбулаторного рецепта, определяют путём деления суммы отпуска лекарств на их количество.

Предметно-количественный учет в аптеке

ПКУ в аптеке ведется в книге учета наркотических и других ЛС, подлежащих ПКУ (форма А-2.3.). Книга должна быть постранично пронумерована, прошнурована, опломбирована, скреплена печатью органа управления фармацевтической службы РФ и заверена подписью его руководителя. Если в аптеке выделяются структурные подразделения, то книга ведется отдельно в отделе запаса, РПО и ОГЛС. Книга заводится на один год, по истечении которого хранится в аптеке 10 лет.

На первой странице указываются лекарственные препараты, подлежащие ПКУ. Для каждой лекарственной формы, фасовки, дозировки отводится отдельный лист. Он имеет 12 строчек. На начало года записывается остаток ЛС, а затем в течение месяца на основании каждого приходного документа в отдельности заносится количество поступившего препарата. Количество ЛС израсходованных за день записывается в книгу на основании ежедневных выборочных листов по амбулаторно-поликлиническим рецептам и требованиям ЛПУ. В выборочном листе указывается расход препарата по каждому рецепту и требованию, а также расход за день. Дневной итог по расходу препарата из выборочного листа проставляется в книгу ПКУ (раздельно отпуск по амбулаторной рецептуре, отпуск ЛПУ, аптечным пунктам и подразделениям аптеки). В конце месяца выводят книжный остаток (ОК = ОН + Приход - Расход), который сверяют с фактическим остатком (по каждому наименованию).

Если при сверке книжного остатка и фактического остатка весовых ЛС и спирта обнаруживаются расхождения, то применяются нормы естественной убыли.

Естественная убыль – потеря ЛС при хранении, приготовлении, внутриаптечной заготовке и фасовке

Нормы естественной убыли установлены приказом МЗ РФ № 284 от 2001г.

При расхождении книжного и фактического остатка у ГЛС (для них нормы естественной убыли не применяются) или при превышении фактической недостачи над нормами естественной убыли у весовых ЛС и этилового спирта, директор аптеки обязан немедленно в письменной форме поставить в известность органы управления фармацевтической службы территории, которые в течение трех – пяти дней должны провести служебное расследование. При выявлении хищения в известность ставятся правоохранительные органы.

Отпуск лекарств по требованиям ЛПУ. Учет стационарной рецептуры

Обслуживание оптовых покупателей осуществляется на основе договоров, заключённых между ними и аптекой. При наличии в аптеке структурных подразделений, этим занимается отдел запасов.

Товары ЛПУ и другим учреждениям отпускаются по розничным ценам за безналичный расчёт на основании требования накладной (А-2.20).

Требования выписываются в 3-х, а на лекарственные средства, подлежащие ПКУ,- в 4-х экземплярах. Порядок выписывания требований регламентирован приказом МЗ РФ № 328 от 1999г.

Наименования лекарственных средств пишутся на латинском языке. Обязательно указывается дозировка, лекарственная форма, фасовка, вид упаковки, количество и способ применения. При выписывании лекарственного средства для индивидуального больного дополнительно указывается его фамилия, инициалы и № истории болезни. Требования на наркотические средства, психотропные, ядовитые, сильно действующие вещества и другие препараты, содержащие эти группы лекарственных средств, а также апоморфина гидрохлорид, атропина сульфат, гомотропина гидробромид, дикаин, серебра нитрат, пахикарпина гидрохлорид, С2Н5ОН с указанием концентрации, выписываются на отрывных бланках для каждой группы препаратов. Отдельно также выписываются требования для новорожденных. Требования накладные на другие товары не лекарственные средства выписываются на русском языке.

В требовании указывается наименование отделения или кабинета ЛПУ и проставляется подпись руководителя соответственно стационарного подразделения. Требования подписываются руководителем ЛПУ или его заместителем по лечебной части, а также главным бухгалтером и заверяются штампом и круглой печатью ЛПУ.

Наркотические средства и психотропные вещества выписываются в объёмах 3-х дневной потребности. Ядовитые вещества и лекарственные средства списка А в объёме 5-дневной потребности, а остальные препараты в объёме 10-дневной потребности.

Частнопрактикующие врачи, имеющие лицензию на медицинскую деятельность и заключившие соответствующий договор с аптекой, также могут выписывать требования на отпуск ЛС и других аптечных товаров, заверяя их личным штампом, подписью и печатью. При этом частнопрактикующие врачи не имеют права выписывать наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры, подлежащие ПКУ в аптечных организациях.

Требования принимаются и проверяются провизором-технологом дефектаром. При проверке обращается внимание на правильность оформления требований, написания лекарственных средств, их совместимость, правильность написания лекарственных форм и фасовки.

Лекарственные средства, выписанные в требовании должны соответствовать профилю коек.

После проверки требований проводится их корректировка заместителем директора по снабжению, т. е. проставляется количество, разрешённых к отпуску. Категорически запрещается исправлять количество товаров в сторону увеличения. При изменении фасовки или дозировки общее количество отпущенного препарата не должно превышать выписанного количества.

Если препарат отсутствует, ставят «нет» или «-». После корректировки требования нумеруются с начала года и таксируются провизором технологом по розничным ценам. Формируется заказ, и если необходимо изготавливаются индивидуальные лекарственные формы.

На этикетках экстемпоральных ЛС, содержащих наркотические средства, психотропные, ядовитые вещества и лекарственные средства списка А должна стоять чёрная буква А и штамп чёрной тушью «Яд». На этикетках препаратов, содержащих сильнодействующие вещества и ЛС списка Б соответственно красная буква Б. При отпуске ЛС, находящихся на ПКУ четвертый экземпляр требования накладной остаётся у материально ответственного лица как оправдательный документ. Выписанные по требованиям накладным ЛС и другие товары могут получать только медицинский работник (старшая медсестра на имя, которой выписано требование). Отпуск производится по доверенности, подписанной главным врачом и главным бухгалтером ЛПУ. Доверенность выдается на срок до 1-го месяца для получения наркотических средств, психотропных, ядовитых веществ, препаратов списка А и этилового спирта. И на срок до трех лет для получения остальных ЛС и других аптечных товаров.

При первой выдаче товара доверенность изымается и в дальнейшем хранится в аптеке. Представитель покупателя расписывается на всех экземплярах требования накладной за полученный из аптеки товар, а провизор технолог расписывается в выдаче товара и правильности таксировки. Вместе с заказом работнику ЛПУ вручается третий экземпляра требования накладной. Все требования накладные, по которым товар отпущен ЛПУ и другим покупателям расшифровываются.

I. По видам отпуска

1)  Медикаменты, в том числе:

а) экстемпоральные (индивидуальные).

б) готовые.

2)  Прочие.

II. По группам товаров.

После расшифровки они регистрируются в журнале учёта оптового отпуска и расчёта с покупателем (А-2.19). В этом журнале на каждого покупателя открывается лицевой счёт, в котором в хронологическом порядке отражены отпуск товаров из аптеки по группам.

Порядок оплаты за отпускаемый аптечный товар указывается в договоре, заключённом с покупателем. Если расчёты носят систематический характер, то товар может отпускаться без предварительной оплаты, а полученное ЛС оплачиваются на основании авансов или по факту отпуска. Другие учреждения получают товар только после предварительной оплаты и лишь в пределах перечисленных сумм. Для оплаты товаров аптека выписывает покупателю счёт фактуру, к которой прилагается 2-й экземпляр требования накладной. 1-й экземпляр транспортной накладной в конце месяца прилагается к отчёту материально ответственного лица и передаётся в бухгалтерию аптеки.