Необходимость автоматизации в управлении деятельностью казначейства

Содержание

 

Введение                                                                                                                   3

1. Необходимость автоматизации в управлении деятельностью казначейства.

1.1 Причины автоматизации в управлении деятельностью казначейства         4

1.2 Общая концепция автоматизированной системы управления                      5

2. Программные средства  автоматизации управления казначейства и их структура.

2.1 Программы для автоматизации                                                                        6

2.2  Специализированные системы автоматизации казначейства                      8

2.3  Этапы автоматизации казначейских функций                                             10

2.4 Терминальная архитектура автоматизированной информационной системы казначейства                                                                                           14

3. Перспективы внедрения автоматизации.

3.1 Ожидаемый эффект                                                                                         16

3.2 Сложности автоматизация казначейских функций                                      18

Заключение                                                                                                             19

Список используемой литературы                                                                       20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Эффективное управление предприятием в современных условиях невозможно без использования компьютерных технологий. Правильный выбор программного продукта и фирмы-разработчика –  это первый и определяющий этап автоматизации  любого учета. В настоящее время  проблема выбора информационной системы (ИС) из специфической задачи превращается в стандартную процедуру. В этом смысле российские предприятия сильно уступают зарубежным конкурентам. Иностранные  предприятия, как правило, имеют  опыт модернизации и внедрения не одного поколения ИС. В развитых западных странах происходит смена  уже четвертого поколения ИС. На российских предприятиях зачастую используют системы первого или второго  поколения.

Руководители многих российских предприятий имеют слабое представление  о современных компьютерных интегрированных  системах и предпочитают содержать  большой штат собственных программистов, которые разрабатывают индивидуальные программы для решения стандартных  управленческих задач.

Процедура принятия решения  о выборе наиболее эффективной компьютерной системы управления нова для большинства  отечественных руководителей, а  ее последствия во многом будут оказывать  значительное влияние на предприятие  в течение нескольких лет.

В данной работе рассматривается  автоматизированные информационные технологии в системах автоматизации деятельности казначейства.

 

 

 

 

 

 

1. Необходимость  автоматизации в управлении деятельностью казначейства

1.1 Причины автоматизации  в управлении деятельностью казначейства

Управление денежными  потоками, кредитными и финансовыми  рисками, обеспечение ликвидности  – важнейшие процессы, от которых  зависит эффективность деятельности любого предприятия - это функции  его ключевого подразделения, именуемого казначейство. Финансовое управление предприятием, осуществляемое казначейством, имеет целью расчет необходимого количества денежных средств и определение  временных промежутков, в которые  ожидается их дефицит или профицит. Это позволяет использовать ресурсы  компании рационально, заблаговременно  планировать доходы и расходы, предупреждать  всевозможные критические ситуации. Поэтому столь важные обязанности  на крупных предприятиях выполняет  целый отдел и выполняет, используя  определенное программное обеспечение. Как вариант автоматизации казначейской деятельности российские предприятия  используют электронные базы данных MS Access или таблицы MS Excel, связанные с программами «банк – клиент» и системами бухгалтерского учета. Ошибки в файлах, недостаточная защищенность, двойной ввод информации, сложность одновременного использования файлов, частая потеря информации, недостаточный для задач казначейства функционал и затраты времени и денег на интеграцию сопровождают эти программные продукты всегда. Другими причинами отказа от этих способов может быть увеличение казначейских операций, количество которых будет все сложнее отразить в вышеуказанных программах, а так же повышение детализации отчетности. Проще говоря, в долгосрочной перспективе у развивающегося предприятия такая система автоматизации казначейства свои задачи корректно выполнять не будет. Но также казначейство может использовать в качестве программного обеспечения специализированно разработанную для этого программу. Множество зарубежных инструментов автоматизации казначейской деятельности ( Treasury SAP R/3, CF/ Cash and Treasury Master и другие) отличаются неприспособленностью к российскому рынку, проблемами, связанными с интеграцией и само собой высокой ценой лицензии.

 

 

1.2 Общая концепция  автоматизированной системы управления

Автоматизация деятельности казначейства предприятия имеет  смысл при достаточно высоком  уровне автоматизации остальных  процессов предприятия, особенно соприкасающихся  с казначейством. Поэтому не имеет  смысла автоматизировать казначейство, не внедрив или не закончив внедрение  самой АСУП. Основными целями внедрения  АСУП являются создание единого информационного  пространства и автоматизация, оптимизация  процессов учета. АСУП условно разбивается на два блока:

• КУБД – консолидированная управленческая база данных, включающая в себя информацию по всем юридическим лицам и весь необходимый набор аналитик
• Бухгалтерские базы данных – независимые базы, предназначенные для ведения бухгалтерского и налогового учета отдельно по каждому юридическому лицу

Информация поступает  в АСУП следующим образом:

• Часть информации вносится через КУБД, что обеспечивает необходимый набор аналитических признаков.
• Часть информации вносится через бухгалтерию, а затем поступает в КУБД, где происходит дальнейшее расширение аналитики

 

  Соответственно ежедневно  осуществляется синхронизация данных между бухгалтерскими базами и КУБД (по запросу обмен может выполняться  в режиме on- line), чтобы эти 2 части системы не существовали порознь.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Программные средства  автоматизации управления казначейства и их структура.

2.1. Программы для  автоматизации 

Перечень взаимосвязанных  компонентов (модулей) современной  системы автоматизации казначейства (далее – САК) можно представить  следующим образом (см. рисунок). У большинства российских и зарубежных компаний инструментами автоматизации казначейской деятельности являются электронные таблицы (MS Excel) или табличные базы данных (MS Access), нагруженные перекрестными связями и макросами, интегрированные с системами бухгалтерского учета, а также программами «банк – клиент».

Результаты опроса, проведенного среди 406 крупных и средних европейских  компаний, свидетельствуют об аналогичном  положении дел и в зарубежных компаниях.

Электронные таблицы обладают рядом преимуществ:

• простота формирования и использования;
• возможность управления несколькими таблицами или базами;
• возможность создания системы связей между файлами, в том числе находящимися на разных серверах;
• низкая стоимость лицензии (или вообще ее отсутствие при использовании нелицензионных продуктов).

Электронные таблицы применяются  в компаниях, где казначейство не выделено как элемент организационно-функциональной структуры или недавно организовано, а также в качестве основного  инструмента казначейского управления в небольших компаниях. Кроме  того, они применяются в средних  и крупных фирмах в качестве вспомогательного, связующего или консолидирующего инструмента. Например, в «Магнезит Огнеупор Групп», где модули системы SAP R/3 установлены не во всех бизнес-единицах, консолидация оперативной информации для казначейства управляющей компании осуществляется в формате MS Excel.

Модели управления, построенные  на базе электронных таблиц, являются отличным примером технического задания, демонстрирующего связи и расчеты  казначейской модели, на базе которого в дальнейшем можно вести разработку специального программного обеспечения. Таблица 2 отражает инструменты реализации функций казначейства «Магнезит Огнеупор Групп» и перспективы их развития на 2005-2007 годы.

В то же время MS Excel, Lotus и MS Access, используемые в роли САК, имеют свои недостатки:

• возможность потери информации;
• вероятность возникновения ошибок в файлах;
• трудности передачи данных и их совместного использования;
• высокая вероятность двойного ввода информации;
• значительные объемы файлов и сложности, связанные с недостатком мощности персональных компьютеров при их обработке;
• низкий уровень информационной защиты.

Необходимость полного или  частичного перехода от электронных  таблиц и баз данных к специализированной системе возникает, когда существующая система перестает справляться  с поставленными задачами. Как  правило, это происходит из-за увеличения объема казначейских операций, роста  числа бизнес-единиц группы, количества и периодичности предоставляемой информации, повышения детализации отчетов, подаваемых руководству, кредиторам (в том числе банкам), государственным органам, инвесторам. Переходу на специализированную САК способствует также существенный уровень внешней задолженности, в особенности краткосрочной, в пассиве баланса, поскольку он мотивирует управлять оборотным капиталом компании (в том числе денежными средствами) более эффективно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2.Специализированные  системы автоматизации казначейства

Среди разработок зарубежных производителей информационных систем в настоящее время существует более 50 специализированных программных  продуктов и приложений. При выборе САК для ЗАО «МОГ» рассматривались  следующие системы:

1. CF/Cash and Treasury Master (разработчик XRT - Cerg).
2. SAP R/3, модуль Treasury (разработчик SAP AG).
3. System 10 (разработчик TietoEnator Financial Solutions).
4. Integra-T.com (разработчик Integrity Treasury Solutions plc).
5. Treasury Support Center (разработчик Nordic Financial Systems).
6. AvantGard (разработчик SunGuard Treasury Systems).
7. Quantum (разработчик SunGuard Treasury Systems).

Основным ограничением для  внедрения зарубежных программных  продуктов является относительная  дороговизна лицензии и поддержки (например, первоначальные затраты  на закупку лицензий SAP R/3, в том числе и модуля «Казначейство», на 10 человек составляют около 35 тыс. долл. США, а периодические затраты на годовое обслуживание - около 6 тыс. долл. США). Помимо этого определенные препятствия возникают обычно по причине архаичности систем «банк — клиент» многих российских банков, делающей невозможным обмен информацией с САК, а также из-за неподготовленности общей системы организации бизнеса большинства отечественных компаний (особенно в части организации закупок, логистики и организации системы продаж) для внедрения специализированной системы по управлению денежными средствами.

Таблица1. Инструменты реализации казначейских функций в ЗАО «МОГ»

Функция	Электронные таблицы и БД	Собственные системы	Системы сторонних разработчиков	Прочие способы	Описание текущей ситуации	Описание перспективы развития
Планирование ДДС	X		X		Информация формируется  и консолидируется в MS Excel	Развитие модуля «Казначейство» SAP R/3
Управление кредитным портфелем	X				Информация формируется  и консолидируется в MS Excel. Осуществляется сверка с данными бухгалтерского учета, формируемыми в SAP R/3	Развитие модуля «Казначейство» SAP R/3
Сбор информации о движениях  и остатках по счетам	X		X		Информация формируется  и консолидируется в MS Excel	Развитие модуля «Казначейство» SAP R/3
Сверка оборотов и данных на конец периода	X		X		Информация формируется  и консолидируется в MS Excel из файлов MS Excel и SAP R/3	Настройка - сопоставления  данных-модулей «Бухгалтерский учет»  и «Казначейство»
Конверсионные операции				X	Осуществляется по телефону с трейдером банка	Работа пока не ведется
Создание бухгалтерских  проводок (факт движения по 50-м счетам)			X		Вводится вручную в  модуль бухгалтерского учета SAP R/3	Настройка сопоставления  данных модулей «Бухгалтерский учет»  и «Казначейство»
Осуществление платежей			X		Платежные поручения вносятся вручную в системы «банк - клиент»	Настройка сопоставления  данных модулей «Казначейство»и систем «банк - клиент» обслуживающих банков