Управління формуванням прибутку та шляхи підвищення прибутків

Забезпечувальні й допоміжні інструментальні засоби сприяють підготовці додаткової інформації, створенню комфортних умов для роботи аналітиків. Комунікаційні засоби впливають на ефективність використання інструментальних засобів. Оскільки економічний аналіз базується на збиранні, систематизації та обробці даних, що надходять із різних інформаційних джерел, виникає необхідність у використанні мереж даних (локальних, регіональних, глобальних) для отримування й відправлення інформаційних матеріалів. Комунікаційні засоби забезпечують користувачу доступ до персональної бази даних, яка створюється і ведеться безпосередньо користувачем; баз даних інших локальних користувачів; інтегрованої бази даних підприємства; альтернативних баз даних, зовнішніх щодо даного підприємства і таких, що існують незалежно від нього.

Технологія обробки аналітичної  інформації. Важливим для роботи аналітиків є принцип побудови інформаційної системи підприємства: з «ручною», механізованою чи автоматизованою обробкою інформації.

Рівень автоматизації обробки  інформації на підприємстві може бути дуже різним: усі розрахунки виконуються «вручну»; автоматизовано окремі види робіт (автономні АРМ спеціалістів); АРМ спеціалістів відділів об’єднано в локальні обчислювальні мережі (ЛОМ); існує автоматизована система управління підприємством (АСУП), яка об’єднує всі локальні мережі АРМ спеціалістів і утворює єдиний інформаційний простір; наявна корпоративна інформаційна система, яка об’єднує в єдиний інформаційний простір інформаційну систему головного підприємства та його філій, дочірніх підприємств, розміщених у різних регіонах країни та за кордоном.

Комп’ютери в мережі можна використовувати  двома способами: або як файл-сервери, що надають для колективного користування абонентам мережі свій вінчестер, на якому розміщено базу даних, або як робочі станції, що не передбачають доступу до своїх даних інших абонентів. Робоча станція може не мати свого вінчестера чи пристрою для дискет, але може використовувати файли, розміщені на файлових серверах.

Для обробки даних у мережі використовують дві технології: клієнт-сервер і файл-сервер. Вони передбачають розміщення на сервері розподіленої бази, доступ до даних якої здійснюється з клієнтських машин.

За файл-серверної технології на сервері розміщують програмне забезпечення для підтримки роботи мережі та файли бази даних. На робочих станціях (комп’ютерах користувачів) зберігається все прикладне програмне забезпечення. Технологія клієнт-сервер передбачає розміщення прикладного програмного забезпечення на робочій станції та окремих його компонентів на сервері.

Розрізняють два типи розподілених систем, які використовують архітектуру  клієнт-сервер:

1. Багато клієнтів/один сервер, коли вся база зберігається на одному сервері, а управління доступом до даних клієнтів обмежується управлінням процесами блокування та управління буферами клієнтів. Управління БД централізоване.

2. Багато клієнтів/багато серверів, коли база даних розміщується на кількох серверах, і для виконання запитів користувачів необхідна взаємодія серверів. Кожна машина користувача має свій сервер, і на нього направляються запити користувача (як і за роботи з централізованою базою). Взаємодія серверів під час виконання запиту є прозорою для користувача.

Архітектура клієнт-сервер є найпопулярнішою, і більшість сучасних СУБД орієнтовано саме на цю технологію розподіленої обробки даних.

Найбільш ефективною організаційною формою використання ПЕОМ є створення  на їх базі автоматизованих робочих  місць (АРМ) бухгалтерів, економістів, аналітиків та інших спеціалістів. АРМ аналітика — це фахово орієнтована мала обчислювальна система, призначена для автоматизації роботи з аналізу господарської діяльності підприємства.

Автоматизоване розв’язування  аналітичних задач здійснюється на базі комплексу програмних засобів (ПЗ). Базовими ПЗ для створення АРМ аналітика є табличні процесори, текстові процесори й текстові редактори, програмні засоби для автоматизації робіт зі створення баз даних, пошуку інформації для підготовки різноманітних документів (системи управління базами даних — СУБД). Найпоширенішим програмним продуктом є програма електронних таблиць — Excel, яка функціонує в середовищі операційної системи Windows.

Формування баз даних для  аналітичних розрахунків — це дуже складний процес. Раціональне  групування та обробку первинної  інформації на великих підприємствах, як правило, покладають на професіонала-програміста. Користувач визначає, яка конкретна інформація і з якої БД має бути використана, як її згрупувати; яку результатну інформацію, в якому вигляді і за яким алгоритмом треба одержати.

Збирання, реєстрація зовнішньої інформації та формування бази даних відбуваються за такими напрямками:

• збирання даних у вигляді паперових документів і формування їх в електронній формі;
• збирання даних (текстових або структурованих) на машинних носіях, які розповсюджуються спеціальними інформаційними службами. Вони перезаписуються в базу даних підприємства і підтримуються в актуальному стані;
• використання комп’ютерних мереж, баз і банків даних спеціального призначення (СВІТ, RELCOM Ukraine, Internet) для автоматизованого формування в базі даних підприємства зовнішньої статистичної та комерційної інформації, результатів аналітичних досліджень.

Сформована на різних рівнях внутрішня  інформація може накопичуватися в центральній (інтегрованій) базі даних на файл-сервері або зберігатися в базах даних відповідних АРМ спеціалістів (розподілені БД). Дані використовуються багатьма спеціалістами для виконання функцій управління. Вони дають змогу всебічно проаналізувати виробничу, постачальницько-збутову та фінансову діяльність.

Локальні обчислювальні мережі АРМ спеціалістів можуть формувати  внутрішню інформацію на 3-х рівнях:

1-й рівень — формуються фактичні дані про хід виробництва (АРМ у цехах і дільницях), про наявність і рух товарів, матеріально-технічних ресурсів на складах (АРМ комірника);

2-й рівень — формування даних з планування та аналізу виробничих процесів (АРМ виробничого відділу); з планування асортименту товарів (АРМ у плановому відділі); формування даних про забезпечення матеріально-технічними ресурсами (АРМ у відділі матеріально-технічного постачання); про конструкторсько-технологічні параметри та характеристики товарів (АРМ відділу головного механіка, головного енергетика); а також збирання й агрегування інформації на АРМ бухгалтерів (облік продажу товарів і розрахунки за них, облік витрат на виробництво і собівартість товарів);

3-й рівень — АРМ директора та інших керівників. Формується директивна інформація, яка відображає поточні й перспективні плани розвитку підприємства.

Локальна база даних спеціалістів аналітичної служби, крім різнобічної інформації, призначеної для розв’язування аналітичних задач, може включати й іншу інформацію. Перелік і зміст файлів БД визначається варіантами організації БД, кількістю АРМ спеціалістів на підприємстві, змістом і методами розв’язування задач, особливостями виробництва.

Локальна база даних може включати: бази даних, бази моделей, СУБД і системи  управління базами моделей (СУБМ) з  використанням СППР; бази знань і  програмні засоби експертних систем; інформаційні сховища, тобто інтегровані, предметно орієнтовані бази даних, які тривалий час зберігаються (ІПС).

Нині в Україні поширено такі програмно-технологічні комплекси, як ГАЛАКТИКА, R/3, БЕСТ-Ф, що базуються на ідеології АСУ і передбачають модулі аналізу фінансової та господарської діяльності.

Ще донедавна більшість вітчизняних  підприємств процес удосконалення  управління виробництвом здійснювала  незалежно від автоматизованих  систем. Автоматизувались функції тільки окремих структурних підрозділів. Тепер основна увага приділяється створенню наскрізних комп’ютерних систем, які забезпечують комплексність та інтегрованість функцій управління, орієнтуються на оперативне формування варіантів рішень для керівництва.

Проте функціональний підхід до побудови ІС часто призводив до того, що необхідна інформація в комп’ютерних системах була, але проаналізувати її керівництво підприємства не могло, оскільки основні користувачі такої інформації — це спеціалісти підприємства та керівники середньої ланки. До вищого рівня керівництва надходила інформація у вигляді громіздких зведень, складних таблиць, непридатних для оперативного аналізу та прийняття рішень. Бухгалтерська інформація лише констатувала факти щодо роботи підприємства за минулий період (із запізненням майже на місяць) і не давала докладних оперативних даних, які необхідні для цілей поточного й стратегічного управління.

Зрозуміло, що нині головну увагу  треба спрямувати на розвиток інформаційних  систем на підприємстві і створення  в майбутньому корпоративних  інформаційних мереж (Intranet), які об’єднають усі наявні комп’ютери підприємства, різноманітне програмне забезпечення і бази даних в єдину систему. Ця система уможливить швидке знаходження необхідної інформації, де б вона в даний момент не зберігалася. В основу її функціонування покладено Web-технологію. Intranet — це своєрідна індивідуальна система Internet, яка використовує інфраструктуру і стандарти Internet World Wide Web, але є захищеною від несанкціонованого доступу із відкритої мережі Internet.

Нові технології потребують нових  організаційних структур. Потрібна гармонізація комп’ютерних технологій і технологій організації бізнесу. Корпоративні інформаційні системи (КІС) для великого підприємства є могутнім сучасним інструментом, що дає змогу розв’язувати такі складні завдання, як управління собівартістю продукції, створення інтегрованої системи наскрізного моделювання — проектування виробництва, інформаційне забезпечення всіх рівнів управління.

Функціонування КІС дає змогу  аналітичним працівникам: оперативно та в повному обсязі використовувати інформацію про хід виробничого процесу, про матеріальні, фінансові, енергетичні потоки й витрати, про запаси сировини й матеріалів; користуватися в режимі реального часу всією накопиченою інформацією в єдиному інформаційному просторі підприємства.

У світовій практиці процес створення  таких систем поділяють відповідно до двох напрямків використання інформаційних  технологій у діяльності підприємства: 1) пристосування комп’ютерних інтегрованих функціонально-інформаційно-вартісних моделей діяльності підприємства для аналізу існуючих технологій реалізації бізнес-процесів; 2) проектування інформаційної корпоративної системи з докорінною реорганізацією існуючих бізнес-процесів.

Комп’ютерне моделювання уможливлює: формування інформації для більш глибокого аналізу, чітке розуміння процесів, які відбуваються в структурних підрозділах, і відмову від інтуїтивних методів, результати яких буває важко передбачити; виявлення занадто дорогих функцій, які не виправдовують витрачених засобів; проведення оперативного аналізу діяльності структурних підрозділів; оцінку інформаційних потоків, документообігу й ефективності застосування комп’ютерної техніки; вивчення найприбутковіших функцій, які забезпечують стратегічні переваги.

На практиці застосовують два підходи до розробки єдиної інформаційної корпоративної системи великого підприємства: купівля і запровадження готової інформаційної системи, розробленої відповідною відомою фірмою; проектування та впровадження єдиної наскрізної інтегрованої системи власними силами.

Розробки зарубіжних спеціалізованих  фірм відповідають сучасним вимогам, але  їхня вартість для великих підприємств  часто становить десятки мільйонів  доларів. Крім того, вони потребують тривалого  часу впровадження (від 3 до 5 років) та жорсткої перебудови планів під вимоги системи. Власні розробки корпоративних інформаційних систем є значно дешевшими, але передбачають обов’язкову наявність висококваліфікованих фахівців.

Основне завдання КІС — мінімізація  зв’язків і дублюючих функцій, раціоналізація інформаційних потоків і доступу до необхідної інформації, зосередженої в базах даних, з будь-якого робочого місця, обладнаного персональним комп’ютером, забезпечення достовірності даних за інформаційного обміну не тільки всередині підприємства, а й за виходу на зовнішніх бізнес-партнерів; забезпечення високого рівня надійності інформації під час роботи в режимі 365?24.

У КІС використовується новий підхід до побудови обчислювальних мереж: мережі повинні легко пристосовуватися до неминучих за умов ринку змін структури управління. КІС — це не механічне об’єднання ЛОМ, а цілковито новий утвір, який виконано із застосуванням високонадійної кабельної системи та який має здатність до розвитку і забезпечує високошвидкісні канали доступу до серверів. Нагадаємо, що локальна мережа охоплює незначну кількість комп’ютерів у межах одного підрозділу. Інформаційні зв’язки між підрозділами реалізуються здебільшого простим перенесенням дискет.

У межах КІС передбачається повсюдний  перехід до уніфікованих програмних засобів, які уможливлюють спілкування окремих блоків однією мовою і мають широкі можливості для захисту інформації від руйнування, втрат та перекручень. Для забезпечення прискореного збирання інформації всі підрозділи охоплюються електронною поштою з наступним обладнанням високошвидкісними лініями зв’язку і створенням центру адміністрування мереж.

КІС передбачає комп’ютеризацію процесу  технологічної підготовки виробництва, за рахунок чого скорочуються цикли  проектування та створюється електронна колективна база даних складу виробів, подетальних матеріальних нормативів і маршрутів тощо. Конструктори мають можливість із бази даних вибирати часто вживану інформацію і легко застосовувати в тому чи іншому замовленні, що скорочує цикл підготовки документів.