Организация и совершенствование приемки товаров по количеству и качеству на предприятиях торговли

Согласно статье 161 Гражданского кодекса Российской Федерации сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме. Но при этом в обязательном порядке не требуется совершение договора поставки на бланке определенной формы, а также скрепление его печатью. На основании статьи 23 Гражданского кодекса Российской Федерации это правило распространяется и на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Покупатель может не согласиться с отдельными пунктами договора или с предложениями по ассортименту. Тогда в 10-дневный срок он подписывает договор и спецификацию и составляет протокол разногласий, о чем делает отметку в обоих экземплярах договора и спецификации перед подписью («Подписан с протоколом разногласий»). Поставщику направляется по одному экземпляру договора и спецификации и по два протокола разногласий.

Срок подписания и отсылки договора имеет большое значение, поэтому необходимо регистрировать дату поступления договора и спецификации, сохранять конверты, в которых они поступили, квитанцию на отсылку их поставщику заказным письмом или расписку о вручении. Эти документы должны храниться в деле договора. [17]

 

 

1.3 Методы оценки эффективности приемки товаров по количеству и качеству

 

 

Для организации эффективной разгрузки и приемки товаров по количеству применяются три основных метода:

1) планирование закупок и продаж по первым закупаемым товарам;

Цель закупки нового товара – не получение прибыли, а накопление статистики по данному товару для дальнейшего управления закупками данного товара. Определение пробной партии закупки имеющейся товарной группы производится путем произведения среднедневного объема продаж по товарной группе по одной позиции схожих товаров (по качеству) на период, определяемый экспертным методом, за который можно охарактеризовать поведение товара на рынке.

2) планирование даты закупки товаров;

Для того, чтобы склад снабжался запасами бесперебойно, необходимо, чтобы товарные запасы поступали в строго указанный срок, для чего требуется планировать дату закупки товаров.

Дата закупки товаров определяется как сумма даты текущей и периода расходования товарных запасов до минимально возможного остатка, ниже которого запас не должен опускаться, за разницей периода срока доставки товара.

Период расходования товарных запасов до минимально возможного остатка рассчитывается как разница между суммой текущего товарного запаса и минимально возможного остатка, ниже которого запас не должен опускаться, деленной на сумму среднего товарного запаса за прошлый период, и последующим умножением полученного результата на оборачиваемость товара в днях.

Срок хранения вычисляется как произведение сумы текущего товарного запаса на количество дней в месяце – 30 дней, деленное на объем реализации по ценам товара на складе в месяц. [37]

3) анализ динамики приемки товаров на сладе за квартал.

С помощью данного анализа по истечении квартала можно увидеть прирост или снижение объема приемки по товарным группам. Необходимо оценивать ситуацию на рынке, снижение объемов товарооборота говорит о допущении каких-либо ошибок. Это может быть невыполнение договорных обязательств поставщиков, перебои в доставке, проблемы с транспортом, несвоевременные заявки на продукцию, неправильный выбор ассортимента товаров, несвоевременная оплата счетов за полученный товар, покупательская способность. В данном методе приводится динамика приемки товаров склада организации по товарным группам по кварталам, анализируется прирост или снижение объемов продаж за квартал. 

Для эффективной работы склада организации необходимо проводить АВС и XYZ – анализ ассортимента товаров.

Формирование ассортимента представляет собой процесс подбора для реализации различных групп товаров, их видов и разновидностей, дифференцированных по всем отличительным признакам. Процесс формирования товарного ассортимента в организации должен исходить из формы ее товарной специализации и размера торговой площади, и быть направлен на удовлетворение спроса обслуживаемых контингентов покупателей и обеспечение высокой прибыльности их деятельности.

Увеличение массы продаваемых товаров невозможно без выполнения некоторых мероприятий, в числе которых изучение потребительского рынка и оценка спроса населения в той местности, в которой функционирует торговое предприятие. Для потребительской кооперации это очень существенный вопрос, так как обслуживаемое сельское население имеет меньшую степень градации по уровню предъявляемого спроса, и просчеты в этой области могут привести к сокращению количества продаваемых товаров по причине невостребованности некоторых из них. Выбор верного пути в формировании товарного предложения требует определения контингента покупателей и особенностей их запросов, а также знания природно-климатических особенностей территории обслуживаемого рынка.

Чем более качественно подобран ассортимент товаров торгового предприятия, тем большая прибыль будет получена.

Ассортиментная политика, проводимая розничной торговой организацией, не должна иметь застойных тенденций. Расширение и упорядочение ассортимента товаров необходимо перевести под пристальное внимание коммерческих работников. Расширение ассортимента подразумевает внедрение в продажу новых товарных групп, видов, моделей, которое сопровождается предварительным просчетом необходимости и эффективности этого внедрения.

В условиях рыночной экономики нет четкого мнения, каков должен быть ассортимент товаров, чтобы наилучшим образом удовлетворить спрос покупателей, обеспечить получение необходимых прибылей и решить другие коммерческие задачи. Каждое торговое предприятие ищет свою нишу на рынке, исходя из сложившихся конъюнктурных условий. Поэтому коммерческие работники потребительской кооперации должны четко представлять, на каких покупателей они рассчитывают, в какой конкурентной обстановке предстоит вести работу. Для этого считается возможным использовать широко применяемый в рыночной экономике метод АВС – анализа.

Данный метод позволяет определить оптимальное соотношение групп и видов товаров в розничном торговом предприятии с учетом основных требований для достижения поставленной цели. Метод предусматривает многоступенчатое деление всего торгового ассортимента по нескольким критериям на три категории по каждому критерию. К категории "А" относятся товары, составляющие около 70% значения критерия. К категории "В" относятся товары, составляющие около 25% значения критерия, а к категории "С" – около 5%. Причем, в первую категорию рекомендуется включать примерно 15% наименований товаров от общего количества, во вторую группу 35%, а в третью 50%.

В качестве критериев оценки могут быть выбраны запасы, прибыль, розничный товарооборот, издержки обращения.

Деление торгового ассортимента основывается на ранжировании товарных групп по выбранному критерию и определении категорий "А", "В", "С" в соответствии с условиями АВС – анализа.

Анализ результатов можно произвести в следующей последовательности. Для каждой категории подсчитывают общее количество входящих в нее ассортиментных позиций и определяют их долю в номенклатуре торгового ассортимента. В соответствии с этим можно сделать вывод о достаточности количества ассортиментных позиций в каждой категории.

В то же время следует предусмотреть, что торговый ассортимент должен содержать не только высокодоходные товары, приносящие максимум прибыли, но и товары с меньшими показателями прибыльности, для того, чтобы достичь максимального результата по привлечению покупателей и наиболее полному удовлетворению их спроса. Это требование обусловлено также тем, что потребительская кооперация является социально ориентированной системой и поэтому должна торговать товарами первой необходимости и социально значимыми товарами везде.

АВС – анализ проводится на основе статистических данных по торговому предприятию за год, полугодие, квартал.

Организация необходимых расчетов требует от коммерческих работников наличия производительных вычислительных ресурсов с возможностью как табличного, так и графического представления результатов. Следует отметить, что АВС – анализ является инструментом совершенствования ассортимента товаров, а не формирования его изначально.

Идея метода ABC состоит в том, чтобы из всего множества однотипных объектов выделить наиболее значимые с точки зрения обозначенной цели. Порядок проведения анализа ABC:

1) формулирование цели анализа;

2) идентификация объектов управления, анализируемых методом ABC;

3) выделение признака, на основе которого будет осуществлена классификация объектов управления.

Оценка объектов управления по выделенному классификационному признаку;

4) группировка объектов управления в порядке убывания значения признака;

5) построения кривой ABC;

6) разделение совокупности объектов управления на три группы: группа А, группа В и группа С.

Принцип дифференциации ассортимента в процессе анализа XYZ состоит в том, что весь ассортимент делят на три группы в зависимости от степени равномерности спроса, а от этого зависит точность планирования и прогнозирования на будущее действий всех участников логистической цепи.

При стабильном (постоянном) спросе можно достаточно точно спланировать объем производства, следовательно, заранее рассчитать потребность в необходимом материалах, полуфабрикатах, товарах, выбрать оптимального поставщика и заключить с ним договор поставок на самых выгодных условиях.

При нестабильном спросе процесс планирования не может быть точным. Поэтому предприятие вынуждено компенсировать колебания спроса созданием дополнительных запасов во всех звеньям логистической цепи (готовая продукция, запасы сырья) или работать под заказ, а снабжение осуществлять по мере необходимости, что не всегда удобно потребителю и поставщику. И в том и другом случаях возникают дополнительные логистические затраты, что ведет к снижению эффективности производства. 

Поэтому необходимо заранее разделить весь ассортимент в зависимости от стабильности спроса для того, чтобы можно было принять правильные управленческие решения.

Признаком, на основе которого конкретную позицию ассортимента относят к группе X, Y или Z, является коэффициент вариации спроса (v) по этой позиции. Среди относительных показателей вариации коэффициент вариации является наиболее часто применяемым показателем относительной колеблемости.

Порядок проведения анализа XYZ:

1) определение коэффициентов вариации по отдельным позициям ассортимента;

2) группировка объектов управления в порядке возрастания коэффициента вариации;

3) построение кривой XYZ;

4) разделение совокупности объектов управления на группы: группа X, группа Y и группа Z. [38]

Еще одним методом эффективности работы склада является организация эффективного использования складских площадей и объемов.

При разработке проекта склада уделяется большое значение организации технологического процесса. Идеальной можно считать ситуацию, когда разработка комплексного проекта склада производится одновременно или раньше проектирования складского здания, поскольку выбор технологии работы склада в значительной степени определяется параметрами и планировкой здания.

При разработке технологических операций учитываются прежде всего данные по интенсивности грузопотока, внутрискладскому перемещению. На этом этапе разрабатываются и документируются: концепция функционирования склада; основные и вспомогательные бизнес-процессы; технологические карты, процедуры; информационные потоки; производится расчет необходимого складского оборудования.

Логистические функции складов реализуются в процессе осуществления отдельных логистических операций. Функции разных складов могут существенно отличаться друг от друга. Соответственно будут различны и комплексы выполняемых складских операций. В широких пределах варьируются и способы выполнения однородных операций. Совокупность складских технологических операций составляет внутрискладской технологический процесс.

Современный склад выполняет огромный объем логистических операций, предоставляя клиенту возможность выбора широкого спектра логистических услуг по складированию, грузопереработке, упаковке, транспортировке, информационным услугам.

Систематизация всех видов работ и операций на основе принципа последовательности их выполнения производится в технологических картах. Технологические карты разрабатываются с учетом конкретных условий и могут иметь вид таблиц, графических схем или текстовых документов.

На продолжительность и характер складских операций оказывают влияние следующие факторы:

1) объем поступления и отпуска;

2) размеры товарных запасов;

3) условия транспортировки (контейнер, автомобиль);

4) ассортиментная структура товарооборота и способ упаковки товаров;

5) габариты, вес товаров, тарных мест;

6) условия и порядок хранения;

7) площадь склада, состав помещений, их планировка, размеры конструктивных элементов, ширина проходов;

8) габариты складских помещений;

9) наличие технологического оборудования.

Рациональная организация внутрискладского процесса основывается на соблюдении следующих основных принципов: