Отчет по практике в ООО "ТД "На Немиге"

Кроме этого ООО «Торговый дом «На Немиге» не может эффективно существовать без информации, идущей снизу, или восходящей коммуникации. В основном это оперативная информации о работе, ее сложностях, а также слухи. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений, объяснительных и служебных записок. Передача такой информации заметно влияет на производительность и всю атмосферу в целом.

ООО «Торговый дом «На Немиге» состоит из множества подразделений, между которыми существует координация действий, или горизонтальная коммуникация, или коммуникация между различными подразделениями.

В обмене информацией по горизонтали в ООО «Торговый дом «На Немиге» часто участвуют комитеты или специалисты, например, совещание по товарообороту нового товара или проблемам качества, в которых принимают участие не только начальники и специалисты производства, но и маркетологи, экономисты.

Неформальные коммуникации в ООО «Торговый дом «На Немиге»:

Вся организация состоит из формальных и неформальных компонентов. Каналом неформальной коммуникации в ООО «Торговый дом «На Немиге» являются слухи, один из самых быстрых способов распространения информации. Руководители зачастую используют этот канал передачи информации для изучения мнений сотрудников, их готовности к переменам и принятию нового, определения "узких" мест в руководстве организацией. Типичная информация, передаваемая по неформальным каналам в ООО «Торговый дом «На Немиге»:

• изменения в структуре организации;
• предполагаемые меры по ужесточению контроля;
• грядущие повышения или понижения;
• информация о личных пристрастиях руководителей и т. д.

Принято считать, что слухи – это менее точная информация, однако от них во многом зависит весь коммуникационный процесс.

Коммуникационный процесс – обмен информацией между двумя людьми и более. Его основная цель – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена. В коммуникационном процессе универмага выделяют четыре основных элемента:

Отправитель – лицо, передающее информацию;

Сообщение – информация, закодированное с помощью символов;

Канал – средство передачи информации;

Получатель – лицо, которому предназначается информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы в ООО «Торговый дом «На Немиге» таковы:

Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.

Кодирование и выбор канала. Для того, чтобы передать идею отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав при для этого слова, интонацию и т.д. Кодирование превращает идею в сообщение.

Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю (физическая передача).

Декодирование. Декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, то они имеют точно такое же значение для получателя.

Обратная связь. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются ролями.

Помехи (Шум). Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, различны – от использования языка и различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл информации в процессах кодирования и декодирования.

Коммуникативный поток в ООО «Торговый дом «На Немиге» может двигаться в горизонтальном и вертикальном направлениях. Вертикальные направление подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление – это когда коммуникационный поток движется от более высокого уровня управления к более низкому (постановка задачи, описание работ, приказ, распоряжение).

Восходящее направление - движение информации от более низкого уровня управления к более высшему уровню в иерархии организации. Используется в качестве обратной связи подчиненных с руководителем (информация о результатах и возникающих проблемах).

Коммуникации ООО «Торговый дом «На Немиге» имеют различные типы:

• внутриличностные,
• межличностные,
• коммуникации в малой группе
• общественные.

Внутриличностные коммуникации– это коммуникации, возникающие внутри самого индивида. Это то, когда индивид говорит сам с собой. Он являет одновременно и посылающей и принимающей стороной, его мысли и чувства создают послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств.

Межличностная коммуникация – это коммуникация с другим человеком.

Коммуникация в малой группе. Коммуникация в малой группе возникает тогда, когда небольшое количество людей (малая группа до 30 человек) собирается вместе с какой-то целью.

Общественная коммуникация. В общественной коммуникации посылающий передает послание аудитории (большой группе более 30 человек).

По характеру восприятия информации в ООО «Торговый дом «На Немиге», коммуникации делятся на прямые или целевые (цель сообщения заложена в его тексте), косвенные (информация заложена скорее «между строк») и смешанные.

В процессе организационной деятельности персонал ООО «Торговый дом «На Немиге» имеет отношение в большей степени с организационными коммуникациями.

Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Они служат необходимым инструментам в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

К числу наиболее распространенных форм организационных коммуникаций в ООО «Торговый дом «На Немиге» относятся:

• устная форма передачи информации;
• письменная форма передачи информации;
• электронная форма передачи информации.

Исходя из масштабов, организационные коммуникации ООО «Торговый дом «На Немиге» делятся на две большие группы:

• коммуникации между организацией и ее средой;
• коммуникации между уровнями управления и подразделениями.

Взаимодействие в ООО «Торговый дом «На Немиге» может быть прямым и косвенным.

В ООО «Торговый дом «На Немиге» определенную роль играют также коммуникации с неформальными группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям по неформальным каналам, дают возможность принимать более правильные решения или предупреждать конфликтные ситуации.

Коммуникации в ООО «Торговый дом «На Немиге» имеют такие важные характеристики как стиль, структура и потребности.

Коммуникационный стиль представляет собой способ построения коммуникаций, поведения, отношений с другими людьми. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностных коммуникациях.

 Коммуникационная структура - это совокупность каналов, с  помощью которых взаимодействуют  субъекты управления. Такого рода  структура может быть глобальной, когда охватывает организацию  в целом, и локальной, если относится  только к одной ее части, например, подразделению.

К коммуникационным потребностям ООО «Торговый дом «На Немиге» можно отнести как потребности в информации (новых сведениях, уменьшающих неопределенность знаний относительно какого-либо объекта), так и собственно коммуникационные потребности, т.е. потребности в общении или сплочении вокруг организации общественности, а также потребность в эффективной обратной связи.

Организация коммуникаций - главная сфера успешной деятельности ООО «Торговый дом «На Немиге». Эффективно работают те руководители, которые умеют создавать коммуникативное пространство и оптимальные коммуникационные сети в организации.

Коммуникативная сеть ООО «Торговый дом «На Немиге» представляет собой определенное соединение участников коммуникации с помощью информационных потоков. Такой подход рассматривает коммуникационные отношения между субъектами, как отношения, построенные соответственно на потоках посланий или сигналов. Причем здесь не имеет значения, удалось ли передать смысл послания, однако коммуникативная сеть увеличивает или сокращает время разрыва между посланием и полученным значением.

Структурами коммуникативных сетей ООО «Торговый дом «На Немиге» являются: цепочная, звездная, иерархическая, многосвязная, веерная, круговая.

Осуществление коммуникаций в организации или в группе приводит к выполнению следующих функций коммуникации, из которых ни одна не имеет приоритета над другой:

• информативной функции - передача истинных или ложных сведений, играющей определенную роль в процессе принятия решений, так как позволяет предоставлять необходимую информацию для принятия решений, для идентификации и оценки возможных вариантов решений;
• мотивационной функции - побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем управления их поведением, убеждения, внушения, просьб, приказов и т. д.;
• контрольной функции - отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;
• экспрессивной функции - способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и удовлетворение социальных потребностей.

Таким образом, коммуникации ООО «Торговый дом «На Немиге» отражают не только процесс передачи и получения информации, но и также ее восприятие, понимание и усвоение.

Одна из главных сфер возникновения проблем в ООО «Торговый дом «На Немиге» - неэффективные коммуникации. Если люди не могут обмениваться информацией, они не могут работать вместе и достигать общих целей. Значит, эффективные коммуникации являются условием успешной работы ООО «Торговый дом «На Немиге». Соответственно эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации.

5.2 Документооборот в ООО «Торговый дом «На Немиге»

Документооборот – важная и обязательная составляющая деятельности ООО «Торговый дом « На Немиге» правильная организация которого является гарантией верного и полного отражения всех операций в бухгалтерском и налоговом учете.

Несмотря на повсеместную компьютеризацию, торговая организация имеет в распечатанном виде документы, отражающие товарооборот, движение ТМЦ и денежных средств, а также формирование наценки, взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами.

Организация документооборота – задача руководителя предприятия. Правила документооборота прописаны в учетной политике торговой организации. Вместе с ней руководитель утверждает:

• формы неунифицированных первичных документов, используемых на предприятии;
• формы документов внутренней отчетности;
• периодичность формирования отчетов;
• технологию обработки данных учета.

Организация документооборота в ООО «Торговый дом «На Немиге» осуществляется на основании Положения о документах и документообороте.

Организация документооборота в бухгалтерском учете предполагает разработку правил формирования и пути движения для каждого документа. С этой целью руководством универмага определяются ответственные лица на каждом этапе создания документа, графики передачи документации в другие структурные подразделения, периодичность составления отчетности.

Каждый документ в организации проходит следующий путь:

• создание,
• передача документа в бухгалтерию,
• проверка и обработка документа,
• архивирование.

Основные документы, используемые в ООО «Торговый дом «На Немиге»:

1. Поступление товара в универмаг - товар поступает по товаросопроводительным документам, к которым относят:

• обычную, товарно-транспортную или железнодорожную накладную от поставщика, один экземпляр которой с подписью лица, ответственного за доставку остается в торговой организации;

• счет-фактуру от поставщика;
• акт приемки товара, с подписями передающей и принимающей сторон;
• ведомость или акт установления расхождений по количеству и качеству товара.

Пакет документов подшивается к товарному отчету или передается в бухгалтерию отдельно.

Продажа и перемещение товарно-денежных ценностей

При продаже и перемещении товара оформляются: