Отчет по практике в ООО "Юргинская мебельная компания"

Электронное документирование.  С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются  специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Электронное документирование является одной из главных составляющих в работе службы документационного обеспечения управления. Деятельность сотрудников осуществляется в системе электронного документооборота. В данной системе происходит создание, копирование, рассылка документов, подписание (с использованием электронной подписи), поступление документов, распределение на утилизируемые и направляемые в архив. Используются различные программы, такие как 1С, Консультант, в которых и создаются электронные документы. ООО «Юргинская мебельная компания» имеет собственный сайт и электронную почту для клиентов.

По типу содержания выделяют: фотодокументирование, кинодокументирование, видеодокументирование, фонодокументирование, изобразительное документирование (техническое документирование).

Фотодокументирование. Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Фотодокументирование  широко используется в службе документационного обеспечения управления для составления каталогов продукции. Каталог продукции – основное средство привлечения клиентов, поэтому данный вид документирования имеет особую роль. Фотограф привлекается из специализированного агентства, фотографии создаются высокого качества, затем следует их обработка и создание каталогов в электронном и печатном виде. Права на все фотографии остаются в ООО «Юргинской мебельной компании», копия каталогов передается в архив.

Кино- и видеодокументирование. Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы.

Видеодокументирование – важный способ рекламы продукции ООО «Юргинской мебельной компании». Видеодокументы, а  в последствии и реклама создаются видеооператором, который нанимается компанией. Договор с оператором, а так же права на рекламу и другие документы составляются в службе документационного обеспечения управления. Копия видеодокумента также направляется в архив.

Еще одним проявленияем видеодокументирования является видеосъемка  рабочего дня, посредством установки  камер в помещениях компании и на КПП.

Фонодокументирование. Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

Помимо видеорекламы, которая транслируется на телевидении, ООО «Юргинская мебельная компания» имеет и аудиорекламу, которая транслируется по радио. Договор на использование услуг радио и условия предоставления эфирного времени разрабатываются службой документационного обеспечения управления и подписываются директором.

Техническое документирование. Техническое документирование является способом запечатления технической  мысли. Технические документы –  обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства.

Непосредственно в службе документационного обеспечения управления не создаются технические документы, они поступают из других подразделений. Это чертежи новых мебельных изделий, расчеты, графики, технические описания, которые идут на подпись директору, в архив, на отправку в другую организацию и т.д.

Все виды документирования используются в службе документационного  обеспечения управления ООО «Юргинской мебельной компании». Каждое из них играет заданную роль, все виды являются одинаково значимыми, однако, наиболее используемым является электронный вид документирования. Особую роль играют фото-, видео-, фонодокументирование, так как благодаря им осуществляется реклама ООО «Юргинской мебельной компании» и привлечение клиентов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Этапы документооборота

Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных  процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях  рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

По отношению  к аппарату управления внутри ООО «Юргинская мебельная компания» выделяют входящий документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей их организации).  Такое разделение является особенностью данной организации и в соответствии с ним осуществляются все этапы документооборота. Этим негласным разделением пользуются все сотрудники службы ДОУ для осуществления своих обязанностей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3.1. Входящий документопоток

Входящий документопоток в ООО «Юргинская мебельная компания» включает следующие этапы.

Таблица 1 –  Этапы документооборота входящего  документопотока и соответствующие  исполнители

Этап документооборота входящего документопотока	Исполнитель
Доставка документов	Курьеры
Поступление и  первичная обработка	Отдел экспедиции
Предварительное рассмотрение	Секретарь
Передача документов на подпись	Секретарь
Передача исполнителю	Секретарь
Контроль исполнения	Начальники  подразделений, секретарь, бухгалтер
Передача на хранение	Секретарь и  архивариус

 

Доставку документов осуществляют курьеры ООО «Юргинской мебельной компании» или курьеры  других организаций. Также документы  поступают по почте, в том числе  электронной.

В ООО «Юргинская мебельная компания» существует отдел экспедиции, который осуществляет прием и первичную обработку документов.

При приеме корреспонденции в экспедиции проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки — наличие всех указанных в документе вложений. На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер. Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Секретарю передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам, а также нерегистрируемые передают по назначению. Предварительно документы рассматриваются секретарем для определения, какие документы должны быть переданы руководству на подпись, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом, руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют.

Эту работу поручают секретарю, так как он хорошо знает распределение обязанностей между должностными лицами организации и обладает доверием со стороны руководства организации.

После рассмотрения директором документы в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.

Контроль над исполнением осуществляют начальники структурных подразделений, секретарь и бухгалтер в зависимости от вида документа.

После исполнения документа на нем ставят отметку  об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение.

 

 

 

 

 

 

1.3.2..Исходящий документопоток

Работа с  исходящими документами в ООО «Юргинская мебельная компания», как инициативными, так и ответными, включает следующие этапы.

Таблица 2 - Этапы документооборота исходящего документопотока и соответствующие исполнители

Этапы документооборота исходящего документопотока	Исполнитель
Подготовка  проекта документа	Любой сотрудник  организации в зависимости от вида документа и полномочий
Создание документа	Любой сотрудник  организации в зависимости от вида документа и полномочий
Согласование  документа	Начальники  структурных подразделений, секретарь, внешние организации
Подписание  документа	Директор или  начальники структурных подразделений
Регистрация и  контроль документа	Секретарь, бухгалтер
Отправка из организации	Отдел экспедиции, курьеры
Передача копии на хранение	Секретарь, архивариус

 

Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.

После создания проект документа согласуется с начальниками структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций. Например согласование договора на поставку фурнитуры с «Hettich»).

При параллельном согласовании размноженный проект документа  может быть одновременно роздан участвующим в подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений организации).

Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают директору организации на подпись. Для сокращения маршрутов движения  право подписи некоторых документов передается нижестоящим руководителям( руководителям структурных подразделений). Например, все документы на поставку деталей для мебели подписывает начальник производства.

После подписания исходящий документ передают в службу документационного обеспечения управления для регистрации и контроля, затем - на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении.

Перед отправкой в экспедиции проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.

На отправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документы обрабатывают и  отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующею  рабочего дна после подписания.

Копия исходящего документа идет на хранение  у секретаря и далее у архивариуса.

 

 

 

 

 

1.3.3.Внутренний  документопоток

Таблица 3 –  Этапы документооборота внутреннего  документопотока и соответствующие исполнители

Этапы документооборота внутреннего документопотока	Исполнитель
Подготовка  проекта документа	Любой сотрудник  организации в зависимости от вида документа и полномочий
Создание документа	Любой сотрудник  организации в зависимости от вида документа и полномочий
Согласование  документа	Начальники  структурных подразделений, секретарь, внешние организации
Подписание  документа	Директор или  начальники структурных подразделений
Передача исполнителю	Секретарь
Контроль исполнения	Начальники  подразделений, секретарь, бухгалтер
Передача на хранение	Секретарь и  архивариус