Социологические методы исследования систем управления

     Первые  системы обработки данных начали создаваться в США в 50-х гг. 20 в., когда выяснилась нецелесообразность использования ЭВМ для решения отдельных задач, например расчёта заработной платы, учёта товарно-материальных ценностей и т. п., и необходимость комплексной обработки данных, вводимых в ЭВМ [6, с. 118].

       В СССР функционирует ряд крупных  систем обработки данных, чаще всего входящих в АСУ как основная часть. Таковы системы, созданные на крупных промышленных предприятиях: «Фрезер», «Калибр», ЗИЛ, Львовский телевизионный завод, Донецкий завод им. XV-летия ЛКСМУ и др. Системы обработки данных получают распространение не только на промышленных предприятиях, но и в плановых и статистических органах, в министерствах и банковских учреждениях, в материально-техническом снабжении и торговле. Их внедрение создаёт предпосылки для развития АСУ.

       Опыт  создания и эксплуатации системы обработки данных позволил определить основные принципы их построения и методы разработки. Важнейшим из них является принцип интеграции. Он состоит в том, что обрабатываемые первичные данные вводятся в системы обработки данных один раз; решаемые в системе обработки данных задачи взаимно увязываются т. о., чтобы первичные данные и данные, являющиеся результатом решения одних задач, использовались как исходные для возможно большего числа др. задач. Тем самым устраняется дублирование операций сбора, подготовки и контроля данных и обеспечивается их комплексное использование, что приводит к снижению удельных затрат на получение необходимой информации и повышению эффективности системы обработки данных.

     С принципом интеграции тесно связан принцип централизации обработки данных. При создании системы обработки данных большая часть информационных работ изымается из ведения соответствующих подразделений и концентрируется в едином информационно-вычислительном центре (ИВЦ) или небольшом числе таких центров. При этом на ИВЦ создаются крупные массивы данных, которые могут быть предметом комплексной (интегрированной) обработки. Для ведения и оптимального использования этих массивов в составе системы обработки данных создаются специальные информационно-поисковые системы — автоматизированные банки данных (АБД). В АБД поступают данные многократного применения, и здесь в соответствии с графиком работы системы обработки данных из них комплектуются рабочие массивы под решаемые задачи, а также выдаются справки по запросам. Централизация обработки данных при создании системы обработки данных предполагает обычно перестройку организационной структуры управления.

     Принцип системной организации технологического процесса состоит в том, что при  создании системы обработки данных необходима комплексная механизация и автоматизация операций на всех этапах сбора и обработки данных, сопряжения применяемых технических средств по пропускной способности и другим техническим параметрам. В противном случае единый технологический процесс разрывается и эффективность системы обработки данных резко снижается.

     Разработке  системы обработки данных предшествуют возможно более детальное обследование и анализ управляемого объекта, задач и структуры управления, содержания и потоков информации. На основе анализа материалов обследования разрабатывается информационная модель системы обработки данных, фиксирующая связь между задачами обработки данных и новые потоки информации. По определяемым на основе информационной модели системы обработки данных объёмам перерабатываемых, хранимых и передаваемых данных производится выбор технических средств и разрабатывается технология системы обработки данных. Обязательным условием успеха в создании системы обработки данных является участие наряду со специалистами руководящих и др. работников, непосредственно занятых решением задач управления на всех этапах разработки и внедрения системы обработки данных [4, с. 59].

     Быстрый рост объемов информационных ресурсов требует принципиально новых подходов к хранению и обработке данных. Информация - ценная сущность, стоимость ее восстановления равна стоимости приобретения. Проблема сохранности деловой информации имеет огромное значение в современном бизнесе, определяя потребности предприятий и организаций в проведении соответствующих мероприятий и создании дополнительных ИТ-служб.

     Вследствие  «стихийного» развития информационных систем предприятия и применения устаревающих технологий происходит рассредоточение важных данных по вычислительным и информационным ресурсам. В такой ситуации предприятие несет необоснованные затраты на решение основных задач управления данными:

• обеспечение авторизованного доступа к данным,
• защиту данных от несанкционированного доступа,
• управление резервным копированием и архивированием данных,
• расширение дисковой емкости,
• восстановление данных после сбоев.

     Системы хранения и обработки данных обеспечивают реализацию задачи обеспечения непрерывности бизнес-процессов и сохранности данных. Решения применимы в организациях с различным уровнем автоматизации и информатизации бизнес-процессов: от компаний в начальной стадии автоматизации до компаний, использующих крупные ERP-системы.  

1.2. Предприятие как центр системы хранения и обработки информации 

     Современная экономика немыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных решений - система обработки информации предприятия. Одна из основных целей систем обработки данных заключается в повышении эффективности работы компании, учреждения или организации. Система обработки данных должна:

• обеспечивать получение общих или детализированных данных по итогам работы.
• позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей.
• обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенной задержки.
• выполнять точный и полный анализ данных.

     Подход  к обработке информации как к  производственному процессу широко принят специалистами по автоматизации  систем организационного управления. Считается, что рационализация информационного  процесса с распространением на него элементов производственной деятельности (нормирование, технология) должна повысить эффективность управленческого труда. Одним из основных показателей эффективности работы предприятия является его продуктивность: качество, количество и скорость обработки информации. Анализ учрежденческой деятельности показывает, что соотношение рутинной (поддающейся формализации) и творческой составляющей труда служащих явно не в пользу последней. В тоже время передача (обмен) информацией в учрежденческой технологии носит большей частью циклический и стабильный характер, что имеет принципиальное значение при распространении на учрежденческую деятельность всех атрибутов производительного процесса. Любая организация обрабатывает информацию для выработки двух видов «продукции»: информации (данных, документов, речевой информации) и решений (оперативных и стратегических). Организация получает начальную (входящую) информацию в различных видах: документы, доставляющие информацию в виде слов и цифр; речевая информация по телефону; данные от ЭВМ, часто в электронной форме. Конечная (исходящая) информация вырабатывается в таких же видах. Производственный цикл организации может включать перекомпоновку информации, объединение данной информации с дугой, накопление информации. Анализ деятельности предприятий позволяет классифицировать задачи, решаемые предприятием. Наиболее простые задачи образуют класс полностью формализованных (или хорошо структурированных) процедур, выполнение которых, кроме затрат времени, трудностей для исполнителей не представляет. Эти задачи легко стандартизируются и программируются. К таким задачам относятся: учет и контроль, оформление документов, их тиражирование и рассылка и т.п. Второй (промежуточный) класс задач составляют слабоструктурированные задачи, содержащие неизвестные или неизмеряемые компоненты (количественно не оцениваемые). Для этих задач характерно отсутствие методов решения на основе непосредственных преобразований данных. Постановки задач базируются на принятии решения в условиях неполной информации. Третий класс задач содержит неформализуемые процедуры, базирующиеся на неструктурированной информации, которая определяется высокой степенью неопределенности. К таким задачам относится большинство проблем прогнозирования, перспективного планирования и т.п. Основой решения этого класса задач остаются творческий потенциал человека и различные атрибуты его деятельности (информированность, квалификация, талант, интуиция и т.п.) [9, с. 88].

     Можно выделить три группы работников организаций. Первая группа - руководители, решающие, как правило, задачи третьего класса и в меньшей степени задачи второго класса. Творческий элемент  деятельности максимален, а рутинное содержание должно быть минимизировано. Эти работники обладают наибольшей ответственностью за принятие решений и являются одними из основных потребителей агрегированных (обобщенных) информационных ресурсов организации. Вторую группу составляют специалисты - работники учреждения, которые решают задачи второго класса и формируют интеллектуальный базис организации. Эффективность функционирования организации в основном определяется продуктивностью деятельности специалистов, особенно в вопросах создания новой информации. Творческий аспект в работе специалистов высокий и варьируется в достаточно широких пределах в зависимости от конкретного содержания текущих задач. Специалисты обеспечивают практически всю информационную подготовку для принятия решения руководителем. Они являются основными исполнителями документов, определяют их качество. Доля рутинной работы должна быть очень незначительной (хотя на практике обычно это не происходит). Третья группа - технические работники (обслуживающий персонал), которые выполняют всю рутинную работу (задачи первого класса). В эту группу входят младшие специалисты работа которых регламентирована, но требует понимания обрабатываемой информации. К этой группе относятся также работники, обладающие чисто производственными навыками (машинистки, стенографистки, телефонистки и т.п.), ведущие регламентованную работу, не требующие полного понимания обрабатываемой информации. Основной критерий продуктивности их работы - оперативность и своевременность информационной обработки, а также поддержание высокой пропускной способности организации с минимальным количеством сбоев и ошибок. Таким образом, у организации имеются производственные задачи и исполнители этих задач. Остается определить требуемые организации технологические процессы автоматизации. Особенности ведения учета и автоматизации бизнес-процессов на предприятии.

     Деятельность  предприятия будет эффективной  только при наличии общей информационной системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и производством. Таким образом, задача компании, специализирующейся в области информационного обеспечения бизнес-процессов, заключается в создании и внедрении комплексных систем управления, которые позволят заказчику перейти от кусочной автоматизации к интегрированным системам, обеспечат работу в едином информационном пространстве и предоставят необходимую информацию для планирования и прогнозирования, анализа и принятия управленческих решений. В этой связи при системном подходе к автоматизации предприятий на первый план выходят такие параметры системы, как надежность, масштабируемость, безопасность. Наилучшей платформой для обеспечения высокого уровня реализации указанных параметров представляется архитектура клиент/сервер, позволяющая рационально распределить работу между клиентской и серверной частями системы, предусмотреть развитие и совершенствование системы в соответствии с особенностями решаемых задач.  

     1.3.  Общие вопросы  проектирования автоматизированных информационных систем 

     С развитием экономики возрастает объем взаимосвязанных данных, необходимых  для решения коммерческих и административных задач. Взаимосвязанные данные называют информационной системой. Такая система в первую очередь призвана облегчить труд человека, но для этого она должна как можно лучше соответствовать очень сложной модели реального мира. Ядром информационной системы являются хранимые в ней данные. На любом предприятии данные различных отделов, как правило, пересекаются, то есть используются в нескольких подразделениях или вообще являются общими. Например, для целей управления часто нужна информация по всему предприятию. Заказ комплектующих невозможен без наличия информации о запасах. Хранящиеся в информационной системе данные должны быть легко доступны в том виде, в каком они нужны для конкретной производственной деятельности предприятия. При этом не имеет существенного значения способ хранения данных.

       Сегодня на предприятии мы  можем встретить систему обработки  данных традиционного типа, в которой служащий вручную помещает данные в скоросшиватель, и рядом с ней - современную систему с применением самой быстродействующей ЭВМ, сложнейшего оборудования и программного обеспечения. Несмотря на поразительную несхожесть, обе эти системы обязаны предоставлять достоверную информацию в определенное время, определенному лицу, в определенном месте и с ограниченными затратами. Построение информационных систем основывается на понятиях теории баз данных.

     Предметной  областью называется часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования. При проектировании автоматизированных информационных систем предметная область отображается моделями данных нескольких уровней. Число используемых уровней зависит от сложности системы, но в любом случае включает логический и физический уровни. Предметная область может относиться к любому типу организации (например, банк, университет, малое предприятие или завод). Необходимо различать полную предметную область (предприятие) и организационную единицу этой предметной области. Организационная единица в свою очередь может представлять свою предметную область (отделы). Информация, необходимая для описания предметной области, зависит от реальной модели и может включать сведения о персонале, заработной плате, товарах, накладных, счетах, отчетах по сбыту, то есть сведения о людях, местах, предметах, событиях и понятиях [12, с. 127].