Анализ процессов и результатов деятельности структурного подразделения

9. Заместитель  главного бухгалтера – Шарипова  Марсила Ганиевна

Организационная структура аппарата управления – форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность создаются для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения их должностные лица наделяются определенными правами на распоряжения ресурсами и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций.

Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.

Различают связи: 

– линейные (административное подчинение);

– функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчинения);

– межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня).

В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления:

– линейная;

– функциональная;

– линейно-функциональная;

– матричная;

– дивизиональная;

– множественная.

В линейной структуре управления каждый руководитель обеспечивает руководство нижестоящими подразделениями по всем видам деятельности. Достоинство – простота, экономичность, предельное единоначалие. Основной недостаток – высокие требования к квалификации руководителей. Сейчас практически не используется.

Функциональная организационная структура реализует тесную связь административного управления с осуществлением функционального управления.

В этой структуре нарушен принцип единоначалия и затруднена кооперация. Практически она не используется.

Линейно-функциональная структура – ступенчатая иерархическая. При ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно не подчинены функциональным руководителям высших ступеней управления. Она применялась наиболее широко.

Иногда такую систему называют штабной, так как функциональные руководители соответствующего уровня составляют штаб линейного.

Дивизионы (филиалы) выделяются или по области деятельности, или географически.

Матричная структура характерна тем, что исполнитель может иметь двух и более руководителей (один – линейный, другой – руководитель программы или направления). Такая схема давно применялась в управлении НИОКР, а сейчас широко применяется в фирмах, ведущих работу по многим направлениям. Она все более вытесняет из применения линейно-функциональную.

Множественная структура объединяет различные структуры на разных ступенях управления. Например, филиальная структура управления может применяться для всей фирмы, а в филиалах – линейно-функциональная или матричная.

Эффективность управления фирмой во многом зависит от четкого разграничения компетентности отдельных служб (подразделений) управления, их ответственности и обеспечения в них нормальных рабочих взаимоотношений.

Поэтому скелет управления – его организационная структура – должен обрастать «мускулатурой управления». Этому способствуют следующие нормативные документы:

– положения об отделах и службах;

– должностные инструкции.

Первичным элементом структуры управления является служебная должность. Должностные инструкции обеспечивают четкое разграничение обязанностей и прав между сотрудниками фирмы. Они содержат:

– общую часть;

– основные задачи и обязанности;

– права;

– ответственность работника.

Обычно должностная инструкция является основой аттестации сотрудника по результатам его деятельности.

Считается, что важны все четыре составляющие успеха бизнеса:

– хороший состав управленцев;

– хороший план дела;

– хорошие вкладчики;

– хороший совет директоров.

Аппарат управления акционерной компанией включает линейную администрацию и весь персонал инженерно-технических работников, занятых в производственных подразделениях и службах. К линейному руководству предприятия относятся: директор, управляющий производством, начальники и мастера цехов. Директор в системе управления крупной фирмы относится к среднему звену управляющих и отвечает перед фирмой за успех производства.

2.1 Понятие управленческих решений с применением экономико-математической модели производственного процесса и их реализация .

 

          В классификации решений по времени действия выражается принцип их цикличности, определенная хронологическая последовательность, временные рамки которой неизбежно должны учитываться в  процессе  управления.  
Первоначально складываясь применительно к потребностям военной организации, затем она охватывает сферу деловых отношений  и  государственного управления.  
Можно выделить такие этапы  процесса  принятия и  реализации   решения   
I.Возникновение проблемы.  
II. Осмысливание проблемы.  
III. Поиск решения.  
IV. Принятие решения.  
V. Реализация решения.  
VI. Оценка результата.  
Приведенная последовательность этапов процесса принятия и реализации решения не означает, что руководитель обязан выполнить все эти этапы и подэтапы, чтобы прийти к хорошему решению.  
Ряд из подэтапов может быть опущен. Так, цель и задача могут быть очевидны или заданы (например, в приказе "разработать к данному числу проект мероприятий" цель и задача даны). Альтернативных вариантов в силу ряда причин (например, отсутствия необходимой информации) может не быть. Задача может быть столь стандартна, что нет нужды придумывать что-то новое, и руководитель просто использует уже встречавшийся ему способ деятельности, что снимает необходимость в проведении этапа "выбора окончательного решения".  
Тем не менее, выделение этапов и подэтапов процесса принятия и реализации решения позволяет:  
• легче отбирать, анализировать и оценивать как сами возможные варианты решений, так и мотивы, побудившие их выбрать;  
• легко находить причину затруднений в выработке решений;  
• легко определить причины отклонений в ходе реализации решения;  
• проанализировать склонности руководителя к использованию тех или иных способов и средств решения проблем с целью обучения.  
Не следует рассматривать приведенную последовательность как заданную раз и навсегда. Эти этапы в ряде случаев проходят перпендикулярно, а не параллельно или сплетаются еще более сложными способами.  
Проблема возникает обычно под воздействием внешней среды из- за несовершенства протекания самих материально-вещественных процессов, когда их результаты отклоняются от запланированных параметров, т.е. когда имеет место разрыв между желаемым состоянием системы (целью) и ее фактическим состоянием. Процесс управления в этом случае рассматривается как последовательное принятие  решений  по возникающим проблемам.  
Проблемы могут быть разделены на четыре типа: стандартные, хорошо структурированные, слабо структурированные, неструктурированные.  
 Решение  стандартных проблем отличается ясностью и однозначностью целей, альтернатив и требуемых затрат. Для разработки их применяются заранее выработанные процедуры и правила, например, известные методики составления бизнес-плана, расчет потребности в оборудовании, в материалах, в рабочей силе, исходя из заданной производственной программы.  
При  решении  неструктуризованных проблем суждения, опыт, интуиция руководителей и квалифицированных специалистов приобретает решающее значение. Правильная организация экспертных спросов, квалифицированная обработка данных, четкая формулировка руководящих и основополагающих правил для  решения  проблем во многом обеспечивают выработку рациональных  решений .  
Стандартные  и  хорошо структуризованные проблемы относятся к числу программируемых, а слабо структуризованные  и  неструктуризованные проблемы являются непрограммируемыми. Такое деление является достаточно условным, так как в процессе все более глубокого изучения, осмысливания  и  анализа проблемы она из неструктуризованной может превратиться в слабоструктуризованную, а в некоторых случаях  и  в стандартную.  
Вместе с тем даже в принятии программируемых  решений  роль субъектного фактора, искусства руководителей  и  специалистов достаточно велика.  
Целесообразно различать два аспекта работы по подготовке  решений . Один из  них  касается "конструирования" самого проекта, его моделирования, другой - соответствующих процедурных правил  и  организационных мероприятий.  
Выбор методов подготовки  и  обоснования  решения  зависит от характера решаемых проблем. Сообразно вышеприведенной классификации могут быть использованы  и  четыре типа методов решения  проблем: стандартные процедуры  и  правила определения  решений ,  экономико-математические  методы поиска оптимальных  решений , системный анализ для построения рациональных альтернатив, экспертно-интуитивные методы принятия  решений .  
Поскольку  решения  направлены прежде всего на поиск  и  разрешение задач в той или иной обстановке, внимание во многом концентрируется на новых методах  их  разработки. Отсюда попытки некоторой формализации встречающихся ситуаций, которая позволяет типизировать  их   и  определять наиболее характерные признаки. В результате осмысливания проблемы порождается цель (иногда цели) будущего  решения   и  его содержание.  
Методы выбора  и  обоснование рациональных  решений  являются важнейшим компонентом  процесса  принятия  решения  в управлении. Усложнение  управленческих  ситуаций, резкое возрастание объемов информации, на основании которой принимается  решение , требуют использования  экономико-математических  методов  и  компьютеризации  процесса  анализа и выбора  решения .  
Методы выбора решения сами по себе еще не гарантируют правильности решения. Ответ, являясь единственно верным для данной задачи, может быть неверным  решением   управленческой проблемы в том случае, если при формулировании задачи были допущены ошибки. Поэтому следует уделить должное внимание как методам, используемым на стадии подготовки решения, так  и методам, связанным с разработкой критерия оценки решения.  
Так, на этапе анализа проблемы  и  ситуации, в которой приходится принимать  решение , чаще применяются методы  математической  статистики, позволяющие на основе соответствующей обработки статистических данных выявить общие тенденции, установить реально значимые связи, проверить некоторые предположения относительно вида реальной зависимости между факторами  и  т.п.  
На этапе формулировки  управленческой  задачи используются  математические   модели  в зависимости от содержания  управленческих  проблем. Учитывая, что модели во многих случаях отражают реальную действительность лишь в первом приближении, на данном этапе большое место занимают методы теории вероятностей, статистические модели.  
На этапе выбора методов решения задачи, нахождения вариантов решения, разработки конкретного проекта могут использоваться методы  математического  программирования  и  теории игр. Выбор наилучшего варианта из нескольких альтернатив не всегда обязателен, решение может однозначно зависеть от того, какое значение имеют входные параметры (модель типа "затраты - выпуск"). В этом случае для решения применяются методы матричной алгебры и математического анализа.  
Различают две группы методов выбора  решений : методы нахождения  решении  путем формализации задачи и дальнейшего ее  решения  средствами математики и методы выбора  решения , имеющие эвристическую оценку, т.е. такие методы выбора  решения , которые базируются на интуитивно-логических заключениях. Надо отметить, что по мере совершенствования формальных методов управления роль человека в принятии  решений  не только не уменьшается, но  и  возрастает, поскольку он высвобождается от выполнения работы формализуемых процедур.  
При принятии  решения  очень важно обеспечить правильное сочетание формальных  и  неформальных методов, максимально использовать те возможности, которые несет с собой автоматизация  процессов  принятия  решений , но  и  не следует переоценивать эти возможности.  
Моделирование заключается в том, что создается модель, т.е. нечто похожее на реальную систему  и  сохраняющие существенные свойства ее как оригинала.  Модели  могут быть физическими, аналоговыми  и   математическими .  
Физическая модель представляет то, что исследуется с помощью увеличенного или уменьшенного описания объекта или системы.  
Аналоговая модель представляет собой исследуемый объект аналогом, который ведет себя как реальный объект, но не выглядит как таковой.  
 Математические   модели  характеризуют реальную систему символическими уравнениями или неравенствами. Универсальность  математического  языка делает  математические   модели наиболее удобным инструментом изучения объекта, его основных свойств.  
 Применение   математических  методов для подготовки  решений  имеет несколько этапов. Сначала определяется круг проблем, подлежащих  решению , причем должна быть четко сформулирована цель  решения . Затем разбивается на составные части - постоянные  и  переменные величины. Далее требуется формализовать задачу  и  построить модель, которая выражает качественное содержание явлений через количественные характеристики. Построение целевой функции (критерий оптимальности)  и  ограничения представляют две составные части так называемых оптимальных моделей.  
Целевая функция строится таким образом, чтобы наилучшей с точки зрения выбранного критерия ситуации соответствовала наибольшее ( в задачах максимизации) либо наименьшее ( в задачах минимизации) значение этой функции. Построение критерия оптимальности является весьма трудной задачей, оно должно охватывать те факторы, которые в наибольшей степени способствуют эффективности  решений . Современное машиностроительное предприятие представляет собой сложный производственно-хозяйственный комплекс, в распоряжении которого находятся здания и сооружения, машины и оборудование, сырье и материалы, полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо и другие средства производства, а также людские ресурсы, необходимые для выполнения производственных процессов, т. е. процессов превращения предметов труда в продукты труда.

В процессе производства на предприятиях машиностроения потребляется большое количество разнообразных материалов и комплектующих изделий. В этом случае необходима рациональная организация обеспечения производства всеми видами материальных ценностей, хранения, учета и выдачи их в цехи и на рабочие места. При производстве изделий машиностроения, как правило, используется множество различных видов режущих, абразивных и мерительных инструментов и приспособлений. Для того чтобы процесс производства основной продукции предприятия протекал непрерывно, необходима организация своевременного и качественного изготовления оснащения. На предприятиях машиностроения, как правило, установлено много самого разного оборудования.  Серийное производство - тип производства, характеризующийся ограниченной номенклатурой изделий, изготавливаемых или ремонтируемых периодически повторяющимися партиями, и сравнительно большим объемом выпуска.

Смоделируем ситуацию, в которой необходимо будет обеспечить участки цеха по производству литья сталью, закупить материал и рассчитать затраты методом минимальной стоймости.

Составить план перевозок груза из трех пунктов отправления с запасами 15, 19, 22 тонн материала в три пункта назначения с потребностями в 6, 25 и 15 тонн. Тарифы указаны в таблице 3 – условия транспортной задачи

Таблица 3 – условие задачи

Пункт отправления		Пункты назначения
	Потребности   Запасы	Участок 1	Участок 2	Участок 3
		6	25	15
ОАО «СТАЛЬкомплект»	15	30	50	25
ОАО «СальСервис»	19	27	17	12
ОАО «СтальТорг»	22	45	10	15

 

Минимальная стоймость:

С₃₂ = 10 => x₃₂ = {22; 25} = 22; потребности участка 2 не удовлетворены, запасы ОАО «СтальТорг» исчерпаны; x₃₁ = 0, x₃₃ = 0.

Минимальная стоймость:

С₂₃ = 12 => x₂₃ = {19; 15} = 15; потребности участка 3 удовлетворены, запасы ОАО «СтальСервис» не исчерпаны; x₁₃ = 0.

Минимальная стоймость:

С₂₂ = 17 => x₂₂ = {4; 3} = 3; потребности участка 2 удовлетворены, запасы ОАО «СтальСервис» не исчерпаны; x₁₃ = 0.

Минимальная стоймость:

С₁₂ = 27 => x₂₂ = {1; 16} = 1; потребности участка 1 не удовлетворены, запасы ОАО «СтальСервис» исчерпаны; x₁₃ = 0.

Потребности участка 1 удовлетворены, запасы ОАО «СТАЛЬкомплект» исчерпаны.

Пункт отправления		Пункты назначения
	Потребности   Запасы	Участок 1	Участок 2	Участок 3
		16	25	15
ОАО «СТАЛЬкомплект»	15	15       3000	0 5000	0       2500
ОАО «СальСервис»	19	1        2700	3       1700	15      1200
ОАО «СтальТорг»	22	0        4500	22 1000	0       1500

 

Рассчитываются затраты на покупку стали:

Z = 15 × 3000 + 1 × 2700 + 3 × 1700 + 22 × 1000+ 15 × 1200 = (92800 руб.)

 

2.2 Мотивирование работников  на решение производственных  задач.

 

Деньги не всегда являются наиболее эффективным мотивирующим средством. Уважение, ощущение собственной значимости и чувство сопричастности показали себя могучими мотивирующими факторами. Учитывая различия во вкусах и личных мнениях рабочих, для достижения наибольшей производительности на ОАО «НЕФАЗ» используются следующие способы мотивации трудящихся.

Что такое мотивация  и какие способы мотивации  существуют?

Мотивация, или заинтересованность, - это желание что-либо сделать.

Теория, которая лежит  в основе всех способов мотивации, заключается  в том, что все рабочие среди  прочих целей в жизни имеют определенные нужды, потребности, желания или предпочтения, касающиеся их работы. Как мы уже говорили, деньги не всегда являются наиболее эффективным мотивирующим средством. Перечислим наиболее важные способы мотивации:

• Поощрение чувства сопричастности.
• Подбор работы под исполнителей.
• Экономическая мотивация.
• Мотивация отстающих работников.
• Возможность обучения.

В чем заключается "поощрение  чувства сопричастности"?

Человек - существо социальное, и одним из наиболее сильных психологических удовлетворений, которые приносит работа, является чувство принадлежности к чему-либо. Многие люди также считают, что работа позволяет им осознать себя как личность. Эти потребности могут быть удовлетворены наилучшим образом в атмосфере, созданной стилем руководства, который ориентирован на работника.

Возникающее у сотрудников  чувство вовлеченности в процессы, происходящие на производстве, - это не просто вопрос организации, это еще и эмоциональная реакция. Для тех, кто работает уже долгое время, эта связь будет являться к тому же чем-то историческим, характеризующим значительный отрезок их собственной жизни.

Для того чтобы всячески поддержать эти положительные эмоции и в то же время компенсировать возможные отрицательные, нужно  стремиться повысить ту социальную роль, которую играет работа в жизни работников. Например, поощрение создания всевозможных спортивных клубов (например, футбольной команды), организация и поддержка празднования дней рождения своих сотрудников и различных торжеств и т.д.

Один из видов деятельности, который может поддержать, - регулярный выпуск сводки новостей. Это не только придаст компании индивидуальность, но будет, кроме того, полезным средством общения с персоналом. Можно постоянно информировать своих работников о происходящих кадровых изменениях, об основных заказах, о вновь приобретенных и утраченных потребителях и вообще об основных новостях из области производства.

          Что такое "экономическая мотивация"?

На производстве премии в основном зависят от объема выпускаемой  продукции или ее качества. Однако производственный процесс на предприятии постоянно меняется в соответствии с разными новыми заказами, поэтому введение сдельной премиальной системы здесь весьма затруднительно. В этих случаях предпочтительнее вместо премий устанавливать высокий уровень заработной платы и предоставлять льготы за сверхурочную работу.

Особенности эффективного использования системы премирования:

• Премии не должны быть распространенными, поскольку их будут воспринимать просто как часть обычной зарплаты в обычных условиях.
• Премия должна быть связана с личным вкладом работника в производство.
• Должен существовать приемлемый метод расчета размера премии.
• Работники должны чувствовать, что премия зависит от дополнительных усилий.
• Доплата, составляющая менее 10%, после выплаты налога может оказаться совершенно недостаточной для того, чтобы вызвать у работников дополнительные усилия.