Планирование личной работы руководителя

 

3. Планирование личной работы руководителя

         Следует отметить, что организация личной работы руководителей и специалистов представляет собой совокупность прогрессивных организационных и технических мероприятий, обеспечивающих систематическое повышение производительности их труда. При этом в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль. Безусловно, готовность руководителя или специалиста к эффективной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажное значение играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

           Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя (специалиста) является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем (специалистом), не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя (специалиста) сознательное осуществление  своих действий. Целеполагание действует  как движущая сила, энергия которой  исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем (специалистом), должны быть:

- реалистичными и конкретными;

- ориентированными не  на осуществление деятельности, а на достижение конкретного  результата;

- измеримыми и ограниченными  по времени конкретными сроками.

          Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя (специалиста).

          Предпосылкой достижения целей руководителем и специалистом является использование его рабочего времени на реализацию мероприятий, которые ведут к этим целям. Многими руководителями (специалистами) "управляют" случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Причинами этого является недостаток хорошо организованной базы для принятия решений, а также выработанная привычка планировать время в недостаточной связи с желанием достичь поставленных целей.

          Очевидным является факт, что готовность руководителя (специалиста) к эффективной работе во многом определяется практикой его повседневной деятельности, а решающее значение для формирования стиля руководства имеет рациональное использование рабочего времени.

         Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю (специалисту) принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать свое рабочее время.⁷

Чтобы получить как можно  лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как "периоды  планирования": день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный  план для каждого периода.

          Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени. В этой связи у руководителя (специалиста) появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени. Планирование, как важнейшая составная часть организации личного труда, означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

          При разработке плана каждого периода руководитель (специалист) должен ответить на следующие вопросы: Какова основная цель данного периода? Каким количеством времени он располагает? В какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода? Какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?

          Чтобы правильно выполнять свои обязанности и достичь поставленных целей, руководитель (специалист) должен явно представлять себе, насколько ограничен его бюджет рабочего времени. Это объясняется тем, что разрабатываемый план рабочего периода представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

          При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

- правило основного соотношения  (правило 60:40). Рекомендуется составлять  план только на определенную  часть рабочего времени. Практика  показывает, что планируемая часть  не должна превышать 60% общего  планового бюджета времени руководителя (специалиста); она носит название  период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода  времени, условно, следует разделить  на два блока по 20% каждый. Первый  блок представляет собой резерв  рабочего времени, отводимый на  выполнение действий и работ,  не включенных в формируемый  план, и носит название период  непредвиденной активности. Второй  блок резервного времени отводится  на управленческую деятельность  и творческую активность - это  период спонтанной активности:

- анализ ранее выполненных  работ и структуры затрат рабочего  времени прошлых периодов;

- регулярность и системность  планирования;

- реалистичность планирования;

- письменная форма формируемого  плана;

- перенос несделанного. Невыполненные  рабочие действия и мероприятия  текущего планового периода должны  быть перенесены в рабочий  план следующего планового периода  в том случае, если они не  потеряли своей актуальности;

- установление временных  норм и планируемых сроков  исполнения работ, включенных  в план рабочего периода. В  плане следует задавать точные  временные нормы на планируемые  действия;

- установление приоритета (степени важности) для каждой  из работ, включенных в план;

- делегирование (перепоручение)  работ. В плане должны найти  отражение и те работы, которые  делегируются для исполнения  другим сотрудникам. 

          Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т.д.⁸

          Важнейшим из всех периодов планирования для руководителя является день. Планирование дня включает в себя определение конкретного действия в заданный момент времени, а не ограничивается только выявлением цели, желания или намерений, как это может быть применительно к прочим периодам планирования. Планирование на день создает предпосылки для того, чтобы жить в настоящем. План на день должен создать обзор всех дел дня и помочь руководителю наиболее эффективно использовать рабочее время. План на день определяет конечные цели работы в порядке их значимости. Формируется план преимущественно в конце предыдущего дня или в начале планируемого дня.

          Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом "Альпы"⁹, который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

• Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Данный перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.
• Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.
• Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60:40.
• Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.
• Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю (специалисту) получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

          Важнейшим звеном месячного (годового) планирования является определение ключевых направлений деятельности. На основе данных направлений руководитель (специалист) должен разработать личный план деятельности и бюджет на предстоящий месяц (год). При этом имеющееся в распоряжении руководителя (специалиста) время индивидуализируется в календарном плане работы настолько точно, на сколько это возможно на месяц (год) вперед.¹⁰

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

         К числу элементов организации труда руководителей, раскрывающих ее содержание, следует отнести:

- организацию труда в  коллективе (разделение труда, регламентация  труда по содержанию, регламентация  труда по времени), выбор систем  и методов работы;

- специфические проблемы  организации личного труда (планирование  и распределение рабочего времени,  управление потоком посетителей,  индивидуальный рабочий стиль,  рациональное ведение корреспонденции  и т.д.);

- организацию использования  средств вычислительной и оргтехники;

- мероприятия по охране  труда, обеспечивающие безопасные  условия как для самого исполнителя,  так и для окружающих его  людей;

- мероприятия по укреплению  дисциплины труда и устранению  потерь рабочего времени.

- создание материальной  и моральной заинтересованности  в улучшении как индивидуальных, так и коллективных результатов  труда;

- повышение квалификации  и культурно-технического уровня  работающих;

- регламентирование труда  и отдыха;

- производственную эстетику, устройство, оснащение рабочих мест  и правильное их обслуживание.

          Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя (специалиста) является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

Цели, намеченные руководителем (специалистом), не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. Постановка целей означает для руководителя (специалиста) сознательное осуществление своих действий. Целеполагание действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута. Цели, определяемые руководителем (специалистом), должны быть:

- реалистичными и конкретными;

- ориентированными не  на осуществление деятельности, а на достижение конкретного  результата;

- измеримыми и ограниченными  по времени конкретными сроками.

Рациональная организация  рабочего места предполагает правильную его планировку и оснащение. Планировка рабочего места - рациональное пространственное расположение самого рабочего места, а  также всех необходимых элементов  оснащения в зоне трудовых действий работника.  

          Следовательно, рациональная планировка рабочего места предполагает такое размещение всех технических средств и рабочих материалов, которое позволяет работать без лишних движений, приводящих к утомлению и дополнительным затратам времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Васильев В.И. О функциональном назначении местного самоуправления // "Журнал российского права", N 7
2. Замордуев Д. Содержание трудового договора с руководителем организации // "Кадровик. Трудовое право для кадровика", N 9, сентябрь 2006 г
3. Организация личной работы руководителей и специалистов - http://www.hr-portal.ru/article/organizatsiya-lichnoi-raboty-rukovoditelei-i-spetsialistov
4. Планирование и распределение рабочего времени руководителя - http://www.mainjob.ru/publications/?print=8491
5. Планирование и распределение рабочего времени руководителя - http://www.elitarium.ru/2007/04/13/planirovanie_i_raspredelenie_rabochego_vremeni_rukovoditelja.html
6. Скурихина Т.Г. Механизм управления качеством человеческих ресурсов // "Управление персоналом", N 19
7. Теория управления: учебник /под ред. Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной. – М.: Финансы и статистика, 2008.- С. 74.
8. Трудовой Кодекс РФ.
9. Управление персоналом - http://www.hrfaq.ru/193/individualnoe-planirovanie-rabochego-dnya-rukovoditelya-specialista-sostavlenie-planov-rabochego-dnya-s-pomoshhyu-metoda-“alpy”/
10. Уткин Э.А., Кочеткова А.И. Управление персоналом в малом и среднем бизнесе. – М.: Акалис, 2006. – С.96
11. Чашина О. Научная организация труда в системе управления персоналом // "Управление персоналом", N 12, июнь 2007 г.
12. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности: Учеб. для сред. спец. учеб. заведений. - М.: Высш. шк., 2006. – С. 118.

¹ Трудовой Кодекс РФ.