Управление закупочной деятельностью предприятий

- затраты по контролю  за соблюдением условий договора  поставки;

- затраты на приемку  и проверку материальных ресурсов;

- затраты на поиск информации  о потенциальных поставщиках.

7. Координация и системная  взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Это  специфическая задача закупочной  логистики, решаемая, как было отмечено  выше, посредством организации системной  взаимосвязи закупок с производством  и сбытом, а также тесных связей  с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии.

Снабжение - это деятельность, включающая в себя процедуры закупки, доставки, приемки, хранения и предпродажной подготовки продукции.

Управление снабжением - это деятельность по координации взаимодействия участников цепи поставок с целью обеспечения добавленной ценности для потребителей.

Политика снабжения представляет собой общие рекомендации, на основе которых определяются назначение, цель и аспекты деятельности подразделения снабжения предприятия.

Содержание политики снабжения:

• описание организационной структуры подразделения снабжения;
• положение о ценных закупках;
• положение об этике снабженческой деятельности, функции снабжения;
• выявление и изучение источников ресурсов и поставщиков продукции;
• определение потребности и расчет количества заказываемой продукции;
• решение о заказе;
• установление числа и сроков поставок и наблюдение за ними;
• управление запасами;
• учет и контроль хода выполнения договорных обязательств.

Рассмотрим основные принципы, которым подчиняется определение основных направлений управление снабжением на предприятии:

1. планомерность - завоз продукции на основе плановых графиков завоза;
2. ритмичность - завоз продукции через относительно одинаковые промежутки времени, что создает оптимальные условия для работы оптовых и розничных торговых предприятий, складов, транспорта и других звеньев цепи поставок;
3. оперативность - осуществление процесса снабжения продукцией в зависимости от изменения спроса на нее;
4. экономичность - минимальные затраты рабочего времени, материальных и денежных ресурсов на доставку продукции. Достигается путем эффективного использования транспортных средств, механизации погрузочно-разгрузочных работ, установления оптимальной звенности цепи поставок;
5. централизация - снабжение потребителей продукцией силами и средствами поставщиков;
6. технологичность - использование современных технологий закупок и поставок.

Разработка программы снабжения - это определение вида и количества продукции, закупаемой на различных рынках, а также времени закупки того или иного вида продукции.

Задачей системы снабжения является обеспечение запланированного уровня обслуживания потребителей с минимальными общими затратами.

К системе снабжения, как правило, предъявляют следующие требования:

1. обеспечение непрерывного потока продукции: потока сырья, комплектующих и предоставления услуг, необходимых для жизнедеятельности предприятия;
2. управление запасами – сведение уровня инвестиций, связанных с запасами продукции, и затрат на их поддержание к минимуму;
3. поддержание уровня качества обслуживания потребителей;
4. работа с поставщиками – поиск компетентных поставщиков;
5. стандартизация – покупка стандартной продукции там, где это возможно;
6. достижение минимальной общей стоимости обслуживания; процесс закупки требует наличия продукции и обслуживания по наименьшей стоимости;
7. обеспечение конкурентного преимущества предприятия;
8. развитие отношений и достижение гармоничных, продуктивных и рабочих отношений с сотрудниками других функциональных подразделений предприятия;
9. обеспечение снабжения при снижении уровня накладных расходов. Надежность снабжения – гарантированность обеспечения потребителя необходимой ему продукцией в течение запланированного промежутка времени.

Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (служба снабжения): сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

• элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей макрологистической системы, в которую входит предприятие;
• элементом микрологистической системы, т. е. одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия;
• самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

Выявление задач, целей и функций закупочной деятельности позволяет более точно и правильно организовать и спланировать снабжение на предприятии.

Закупочная деятельность базируется на следующих основных принципах:

• целевое и экономически эффективное расходование денежных средств при проведении закупок товаров, работ, услуг;
• информационная открытость, выбор поставщика (исполнителя, подрядчика) на основе преимущественного применения открытых закупочных процедур;
• равноправие, справедливость, отсутствие дискриминации и необоснованных ограничений конкуренции по отношению к участникам;
• выбор поставщика (исполнителя, подрядчика) на основе наилучшего соотношения цены и качества предлагаемой продукции, условий ее поставки и оплаты, а также надежности поставщика;
• выбор поставщика (исполнителя, подрядчика) на основе применения объективных критериев допуска к участию в закупочной процедуре и критериев оценки заявок участников;
• применение современных информационно-телекоммуникационных технологий, средств электронной коммерции, электронного документооборота, автоматизация основных этапов проведения закупочных процедур.

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Организация и управление закупочной деятельности

2.1.  Организация процесса закупок

Организовать процесс закупок не так и легко. Это происходит в несколько этапов.

1 - Определение потребности  в материальных ресурсах.

2 - Определение нужных  характеристик и количества товаров  и услуг.

3 - Анализ и определение  возможных источников снабжения.

4 - Определение цены и  условий закупок.

5 - Подготовка и размещение  заказа на закупку.

6 - Контроль выполнения  заказа и/или экспедирование.

7 - Получение и проверка  товаров.

8 - Обработка счета и  оплата.

9 - Учет поступлений материальных  ресурсов.

Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.

Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется, список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.

Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство компаний применяют простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров.

Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара или поставка товара на основании общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий; оплаты и условий

После того, как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорят выполнение заказа. Эти функции возложены на отдел контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов. Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:

1.Журнал заказов на  закупку, в котором ведется учет  всех заказов по номерам и  отображается статус каждого  заказа - выполнен/не выполнен.

2.Реестр заказов на  закупку, содержащий копии всех  заказов на закупку.

3.Товарный реестр, показывающий  все закупки каждого основного  вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер  заказа на закупку).

4. Реестр с историей  поставщика, отображающий все закупки.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.

Основные требования к процессу закупок:

1. Выполнять четкие сроки закупок.

2. Четко выполнять количественный объем закупок.

3. Соблюдать требования к качеству приобретаемых товаров.

4. Достижение экономической эффективности процесса.

 

2. Управление закупочной деятельности

Неотъемлемой частью любого процесса, организованного по правилам, является контроль их соблюдения. Инструментами для проведения контроля могут стать как совет директоров в лице представителей в органе, осуществляющем закупки, так и ревизионная комиссия общества или специально привлечённые для данной цели специалисты.

Для управления процессом закупок создается специальная закупочная комиссия.

 Закупочная комиссия  руководствуется в своей деятельности Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом от 18 июля 2011г. №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», Федеральным законом от 26 июля 2006г. №135-ФЗ «О защите конкуренции», и иными законодательными и нормативными правовыми актами РФ, регламентирующими закупочную деятельность.

Закупочная комиссия создается приказом генерального директора предприятия из числа работников различных подразделений аппарата управления, численностью не менее пяти человек.

 Деятельность закупочной комиссии основывается на принципах коллегиальности, объективности, независимости и ответственности.

 Решения, принимаемые  закупочной комиссией в пределах ее компетенции, являются обязательными для подразделения организации закупок, организатора закупок, заинтересованных подразделений и участников закупки.