Моделирование бизнес процесса на примере ООО «СемьСот»

 

Рисунок 8 – Служба персонала

 

Любой работник, а также собственники и руководство  компании являются пользователями бухгалтерии. Основной управленческой задачей бухгалтерского учёта (иначе говоря, задачей, возлагаемой  на бухгалтерию) является сбор и обработка  полной и достоверной информации о деятельности компании (рисунок 9). Бухгалтерия регулярно подготавливает различного рода отчеты, которыми пользуются практически все подразделения  компании.

 

Рисунок 9 – Структура бухгалтерии

Также компания обязана производить гарантийное  обслуживание товара, который был  приобретён клиентом в сети магазинов  ООО «СемьСот». Директор сервисного центра руководит и осуществляет контроль работы сотрудников непосредственно самого сервисного центра и его администрации. Схема отображена на рисунке 10.

 

Рисунок 10 – Подчиненные директора  сервисного центра

 

Выше были рассмотрены все существующие подразделения компании ООО «СемьСот» и приведены их краткие характеристики и структуры. Теперь, имея полное представление об организационной структуре компании, можно провести анализ этой структуры и выявить ее недостатки.

 

3. Анализ организационной структуры

 

Организационная структура управления в ООО «Семьсот» является линейно-функциональной и представляет собой иерархичность  управления, четкое разделение труда, использование на каждой должности  квалифицированных специалистов. Она  основывается на принципе единства распределения поручений, согласно которому право отдавать распоряжения имеет только вышестоящая инстанция. Соблюдение этого принципа должно обеспечивать единство управления.

Такая организационная структура  образовалась в результате построения аппарата управления из взаимоподчиненных  органов в виде иерархической  лестницы, то есть каждый подчиненный  имеет одного руководителя, а руководитель имеет несколько подчиненных. Элементы структуры являются носителями определенных управленческих полномочий. Полномочия – это совокупность официально предоставленных  прав и обязанностей самостоятельного принятия решений [14].

В данной структуре отсутствуют  подразделения по тактическому и  стратегическому планированию. Кроме  того, высший менеджмент перегружен решениями  проблем текущего плана. Также с  использованием данной структуры ООО «СемьСот» не может оперативно реагировать на изменение со стороны внешней среды.

Организационная структура анализируемого предприятия как уже говорилось, является линейно-функциональной, и  поэтому положительными чертами  этого типа структуры являются:

- единство распорядительства и  ответственности, то есть исполнители,  подчиняются только одному непосредственному  начальнику, а тот, в свою очередь,  несет ответственность за работу  своих подчиненных;

- четко линейное соподчиненность  всех должностей и звеньев  управления, что обеспечивает согласованность  действий;

- простота управления, так как  существует только один канал  связи;

- личная ответственность руководителя  за конечный результат деятельности  своего подразделения [15].

Недостатки организационной структуры  управления в ООО «СемьСот» определяются общими недостатками присущими всем структурам с линейно-функциональным построением:

- слабая восприимчивость к изменениям  внешней среды, особенно под  воздействием научно-технического и технологического прогресса;

- закостенелость системы отношений  между звеньями и работниками  аппарата управления, обязанными  строго следовать правилам и  процедурам;

- медленная передача и переработка  информации из-за множества согласований (как по вертикали, так и  по горизонтали);

- замедление процесса принятия  управленческих решений.

Также недостатками организационной  структуры управления является и  то, что на предприятии не проводятся исследования и прогнозы развития рынка, адаптации внутренних возможностей предприятия к изменяющимся условиям внешней среды [16]. На предприятии  также не проводится анализ внутренней среды предприятия – изучение организационной структуры предприятия  с точки зрения ее жизнеспособности и конкурентоспособности, анализ кадровых и других ресурсов предприятия, то есть оценка самого предприятия сегодня  и в будущем, выявление резервов.

На современном этапе развития экономических отношений ООО  «СемьСот» столкнулось с проблемой стимулирования сбыта в условиях жесткой конкуренции. В связи с этим требуется обязательное введение отдела маркетинга на предприятие, осознание необходимости стимулирования продвижения товара.

Маркетинговая политика предприятия  ООО «СемьСот» состоит в управлении четырьмя основными элементами: товаром, ценой, каналами сбыта и методами стимулирования, но должного внимания этим элементам со стороны сотрудников не уделяется.

Из-за отсутствия отдела маркетинга, как такового, затраты связанные  с продажами должным образом  не контролируются. По этой же причине  не разрабатываются программы продвижения  продукции, не считается эффективность  затрат на мотивацию партнеров для  улучшения распространения продукции. Отсутствие рекламы и неустойчивый имидж компании негативно влияет на объемы продаж и долю рынка продукции.

Структурные подразделения компании работают разрозненно и иногда абсолютно без учета спроса на продукцию. Плохо налажена обратная связь с целевой аудиторией компании.

Также на предприятии не уделяется  должного внимания со стороны кадровой службы при подборе нового персонала, а также нет должной мотивации, в том числе материальной. В  связи с этим на торговых точках наблюдается отток кадров, что  не может не сказываться на торговле в целом. Основные причины ухода  персонала следующие:

- неудовлетворенность заработной  платой;

- неудовлетворенность условиями  и организацией труда;

- невозможность сделать карьеру.

Далее рассмотрим основные бизнес-процессы ООО «СемьСот», сделав их описание и визуальное моделирование при помощи Case-средства Rational Rose.

 

4. Описание и моделирование бизнес-процессов ООО «СемьСот»

 

Моделью бизнес-процесса называется его формализованное (графическое, табличное, текстовое, символьное) описание, отражающее реально существующую или  предполагаемую деятельность предприятия. В теории и на практике существуют различные подходы к построению и отображению моделей бизнес-процессов, основными из которых являются функциональный и объектно-ориентированный. В функциональном подходе главным структурообразующим  элементом является функция (бизнес-функция, действие, операция), и система представляется в виде иерархии взаимосвязанных  функций. При объектно-ориентированном  подходе система разбивается  на набор объектов, соответствующих  объектам реального мира и взаимодействующих  между собой посредством посылки  сообщений.

В данной работе используется для  моделирования язык UML при помощи CASE-средства Rational Rose, а, следовательно, объектно-ориентированный подход.

Прежде чем начать моделирование  бизнес-процессов, необходимо дать определение  понятию «Диаграмма деятельности (активности)», которая будет приводиться к  каждому описанию бизнес-процесса, то есть и будет являться визуальной моделью «как есть».

Диаграммы активности являются представлением алгоритмов неких действий (активностей), выполняющихся в системе. Данные диаграммы позволяют моделировать сложный жизненный цикл объекта, с переходами из одного состояния (деятельности) в другое. За определенные деятельности отвечает определенный объект (подразделение), для этого используется специальная  конструкция, получившее название дорожки

Дорожка (swimlanes) – часть области диаграммы деятельности, на которой отображаются только те деятельности, за которые отвечает конкретный объект. Имеется в виду визуальная аналогия с плавательными дорожками в бассейне, если смотреть на соответствующую диаграмму [17].

Все состояния действия на диаграмме  деятельности делятся на отдельные  группы, которые отделяются друг от друга вертикальными линиями. Две  соседние линии образуют дорожку, а  группа состояний между этими  линиями выполняется отдельным  подразделением (отделом, группой, отделением, филиалом) организации. Например, могут  быть использованы названия: склад, бухгалтерия, отдел охраны или генеральный  директор, специалист отдела труда  и так далее. Пример диаграммы  деятельности отображен на рисунке 11.

 

Рисунок 11 – Пример диаграммы деятельности с дорожками

бизнес процесс моделирование

Названия подразделений явно указываются  в верхней части дорожки. Пересекать линию дорожки могут только переходы, которые, в этом случае, обозначают выход или вход потока управления в соответствующее подразделение. Порядок следования дорожек не несет  какой-либо семантической информации и определяется соображениями удобства [18].

Теперь, имея основную информацию по используемым диаграммам, которые будут  использоваться для моделирования  бизнес-процессов, мы можем приступить к их описанию и визуализации последовательности процессов

Коммерческая деятельность в торговле основана на закупочной работе: предприниматели  на собственные денежные средства закупают товар, который затем преобразуют  в денежные средства с некоторым  приращением (прибылью).

Коммерческая работа в торговле начинается с закупки товаров  в целях последующей их продажи.

Основная задача закупочной работы – выгодное приобретение товара в  целях удовлетворения потребительского спроса. Закупочная работа является одной  из наиболее ответственных функций  торговых предприятий. Правильно организованные оптовые закупки позволяют уменьшить  вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта  товаров.

Опишем более подробно бизнес-процесс  закупки товара.

 

1. Бизнес-процесс «Заказ и закупка товара»

Данный  бизнес-процесс является основным для  компании. Планирование закупок осуществляется отделом логистики.

Основанием  для планирования закупок являются следующие документы:

- отчет по складским остаткам  на начало планируемого периода;

- нормы продаж;

- нормы страховых запасов;

- заявки торговых точек.

Закупка товаров находится в ведении  отдела логистики. Закупка товаров  – это составная часть коммерческой деятельности предприятия, включающая в себя:

- изучение и прогнозирование  покупательского спроса;

- выявление и изучение источников  поступления товаров;

- организацию хозяйственных связей  с поставщиками товаров, включая  разработку и заключение договоров  поставки;

- организацию учета и контроля  над ходом выполнения договорных  обязательств.

Первым  этапом закупки товара является мониторинг соответствующих складских остатков, который осуществляет специалист отдела логистики.

В результате анализа выявляется потребность  в приобретении того либо иного наименования товара.

При выявлении  потребности в пополнении складских  запасов, логист рассчитывает размер заказа и устанавливает желаемые сроки  поступления товара на склад. На основании  принятого решения составляется заказ.

Логист  направляет в адрес поставщика заказ  с целью выявления текущей  возможности поставщика удовлетворить  потребность предприятия в соответствующих  товарах.

Поставщик направляет в адрес ООО «СемьСот» письмо, в котором подтверждает заказ или сообщает о том, что в не состоянии удовлетворить запрос предприятия.

Если  поставщик подтверждает заказ, специалист по закупкам переходит к следующему этапу бизнес-процесса. Заказ также  считается подтвержденным, в случае если поставщик известил о том, что  не может в полной мере удовлетворить  текущую потребность Общества в  запрашиваемых товарах или не готов поставить ее в заявленных срок и сложившаяся ситуация не приведет к существенному увеличению риска  остановки продаж.

После подтверждения  заказа руководитель по закупкам заключает  с поставщиком договор на поставку.

Договор с поставщиком предусматривает  частичную предоплату: бухгалтер  переводит денежные средства в размере  предоплаты на расчетный счет поставщика.

После получения  предоплаты поставщик в оговоренный  срок совершает отправку, о чем  сообщает руководителю по закупкам.

После получения  уведомления о прибытии товара, экспедитор забирает товар и сопровождает его  на склад. Специалист, отвечающего за приемку товара на складе – старший  фактуровщик, сверяет количество и наименование принимаемого товара с данными указанными в накладной.

Если  выявлено полное соответствие между  результатами пересчета и данными, указанными в товаросопроводительных документах, специалист склада, а именно кладовщик, обеспечивает размещение товара в установленном месте хранения. Старший фактуровщик передает документы специалисту по складскому учету для оприходования товара.