Управление кадровой безопастностью

 

2.1.2. Управленческая деятельность

 

Защита коммерческой тайны  при ведении бухгалтерского учета 

 Защита сведений, содержащихся  в бухгалтерских документах и  составляющих коммерческую тайну,  обеспечивается Федеральным законом  от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете» (с изменениями от 23.07.98, 28.03.2002, 31.12.2002, 10.01.2003, 28.05.2003, 30.06.2003). Так п. 4 статьи 10 «Регистры бухгалтерского учета»  установлено:

 «4. Содержание регистров  бухгалтерского учета и внутренней  бухгалтерской отчетности является  коммерческой тайной .

 Лица, получившие доступ  к информации, содержащейся в  регистрах бухгалтерского учета  и во внутренней бухгалтерской  отчетности, обязаны хранить   коммерческую тайну . За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации».

 Аналогичные требования  содержатся в «Положении по  ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации», утвержденном  приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н (с изменениями от 30.12.99, 24.03.2000).

 Так, в п. 22 этого  Положения указано:

 «22. Содержание регистров  бухгалтерского учета и внутренней  бухгалтерской отчетности является  коммерческой тайной, а в случаях,  предусмотренных законодательством  Российской Федерации, - государственной  тайной.

Лица, получившие доступ к  информации, содержащейся в регистрах  бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны  хранить коммерческую и государственную  тайну. За ее разглашение они несут  ответственность, установленную законодательством  Российской Федерации».

 Защита коммерческой  тайны при оформлении и хранении  документов

 Документы, содержащие  сведения, составляющие коммерческую  тайну, должны быть надлежащим  образом оформлены и обеспечено  выполнение требований к их  хранению. Указанные требования  вытекают из следующих нормативных  актов:

1) Постановления Правительства  Российской Федерации от 24.03.2000 №  257 «Об утверждении Положения  о рассмотрении федеральными  органами исполнительной власти  по регулированию естественных  монополий дел о нарушениях  Федерального закона «О естественных  монополиях» (с изменениями от 14.08.2002):

 Документы и заявления,  содержащие  коммерческую тайну,  должны иметь соответствующую  отметку.

При наличии сведений, составляющих коммерческую тайну, орган регулирования  естественной монополии обязан принять  меры по их защите.

2) Постановления Федеральной  комиссии по рынку ценных бумаг  от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»:

 «III. Порядок хранения  документов акционерных обществ

3.2. Документы с грифом "коммерческая тайна" должны  находиться на хранении в сейфах.

3.3. Передача документов  из одного структурного подразделения  в другое фиксируется в соответствующем  учетном журнале».

 

2.2. Установление режима  коммерческой тайны

 

 Согласно статье 4 Федерального  закона «О коммерческой тайне»  право на отнесение информации  к информации, составляющей коммерческую  тайну, принадлежит обладателю  такой информации.

 При этом закон предоставляет  обладателю этой информации право  устанавливать режим коммерческой  тайны, разрешать или запрещать  доступ к ней, защищать в  установленном законом порядке  свои права и требовать возмещения  убытков, причиненных в связи  с нарушением его прав (статья 7 Федерального закона «О коммерческой  тайне»).

 Для введения режима  коммерческой тайны в проектной  организации необходимо проведение  ряда мероприятий. К ним относятся:

- определение перечня  информации, составляющей коммерческую  тайну, и сроков ее действия;

- разработка порядка  доступа работников проектной  организации, командированных и  других лиц к коммерческой  тайне, с определением обязанностей, а также ответственности этих  лиц за разглашение тайны, утрату  документов;

- разработка порядка  работы с документами с грифом  «Коммерческая тайна»;

- обеспечение сохранности  этих документов;

- проведение контроля за установленным режимом коммерческой тайны, за порядком при работе с информацией, составляющей коммерческую тайну.

 Целесообразность установления  режима коммерческой тайны, разумеется, зависит от стоимости затрат  на проведение мероприятий, связанных  с введением в проектной организации  этого режима. Во всех случаях  эта стоимость не должна превышать  возможного ущерба проектной  организации в результате неправомерного  использования или разглашения  коммерческой информации.

 Таким образом, установив  целесообразность введения в  проектной организации режима  коммерческой тайны, необходимо прежде всего определить круг лиц, непосредственно осуществляющих мероприятия по охране конфиденциальности информации в проектной организации. Можно создать специальную службу, отдел в проектной организации, на который возложить выполнение этой работы. Но целесообразно это делать лишь при наличии достаточно больших объемов указанных выше работ.

 При этом следует  иметь в виду, что состав и  содержание работ по охране  конфиденциальности информации  и в крупной проектной организации  и в проектной организации,  выполняющей относительно небольшой  объем проектных работ, практически  одинаков.

 Только реальная практика  выполнения этих работ может  показать, что необходимо создание  специального подразделения для  выполнения этих работ в проектной  организации.

 Однако, без потери качества проводимых работ, а также учитывая необходимость минимизации затрат в проектной организации, рекомендуется ограничить, по крайней мере на первый период выполнения этих работ, состав лиц, организующих выполнение работ по охране коммерческой тайны в проектной организации, заместителем директора - руководителем этих работ и ответственным исполнителем, непосредственно организующим и осуществляющим указанные выше работы.

 Общее руководство  работами с информацией, составляющей  коммерческую тайну, а также  контроль за этими работами  в проектной организации рекомендуется  возложить приказом директора  этой организации на одного  из заместителей директора - руководителя  работ (далее -  Руководитель  работ ).

 Ответственность за  организацию и осуществление  работ по охране конфиденциальности  информации в проектной организации  возлагается приказом директора  на специально назначаемого ответственного  специалиста. Таким специалистом  рекомендуется назначить, например, главного специалиста Технического  отдела проектной организации.

 Назначенный указанным  приказом специалист (далее -  Ответственный исполнитель ) обеспечивает конфиденциальность информации в проектной организации путем максимального ограничения круга лиц, допущенных к сведениям, содержащим коммерческую тайну, обеспечения физической сохранности документов, содержащих такие сведения, обеспечения обработки информации с грифом «Коммерческая тайна» на защищенных ПЭВМ, внесения требований по конфиденциальности конкретной информации в договорную документацию, осуществления контроля за учетом, размножением, хранением и использованием документов, содержащих коммерческую тайну, а также за неразглашением этих сведений и проведением других мер, предусмотренных настоящим Рекомендациями, по согласованию с руководством проектной организации.

2.3. Доступ работников  к информации

 

2.3.1. Порядок доступа работников  к информации

 

Доступ работников к информации, составляющей коммерческую тайну, осуществляется директором проектной организации  по представлениям руководителей соответствующих  структурных подразделений.

 К таким сведениям  допускаются лица, обладающие необходимыми  нравственными и деловыми качествами, способные хранить коммерческую  тайну и только после оформления  соответствующего обязательства  в трудовом договоре.

 Рекомендуется следующий  порядок составления Перечня  работников проектной организации,  получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну.

 Руководители подразделений  проектной организации представляют  Ответственному исполнителю предложения  по составу лиц, которым целесообразно  предоставить доступ к коммерческой  тайне.

 На основании этих  предложений  Ответственный исполнитель  составляет проект Перечня работников  проектной организации, которым  может быть предоставлен доступ  к информации, составляющей коммерческую  тайну в проектной организации,  и согласовывает этот проект  с  Руководителем работ.

 После согласования  проекта Перечня  Ответственный  исполнитель передает руководителям  подразделений информацию о согласовании  предложенных ими кандидатур.

 На основании полученной  информации руководители подразделений  подготавливают текст обязательств для включения в трудовые договора с работниками, допускаемыми к коммерческой тайне в проектной организации.

 Текст указанных обязательств приведен в пунктах 2.4.2 и 2.4.3 настоящих Рекомендаций.

 После подписания работниками  и директором проектной организации  скорректированных трудовых договоров   Ответственный исполнитель вносит, при необходимости, изменения в проект Перечня и представляет его на утверждение директору проектной организации.

 В соответствии с  положениями статьи 11 Федерального  закона «О коммерческой тайне»  в целях охраны конфиденциальности  информации руководитель подразделения  обязан ознакомить под расписку  работника, допущенного к коммерческой  тайне, с Перечнем такой информации, с установленным в проектной  организации режимом коммерческой  тайны и создать работнику  необходимые условия для соблюдения им установленного режима.

 Руководители подразделений  ответственны за подбор лиц,  допускаемых к коммерческой тайне,  и обязаны обеспечить систематический  контроль за тем, чтобы к этим сведениям получали доступ только те лица, которым такие сведения необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.

 Командированные и  другие специалисты допускаются  к ознакомлению и работе с  информацией, составляющей коммерческую  тайну, с письменного разрешения  директора проектной организации  при наличии письменного запроса  тех организаций, в которых  они работают.

 Выписки из документов  производятся командированными  и другими специалистами в  тетрадях, имеющих соответствующий  гриф, и после окончания работы  высылаются в адрес организации,  запросившей эту информацию.

 Документы с грифом  «Коммерческая тайна» выдаются  специалистам и принимаются от  них  Ответственным исполнителем . При этом  Ответственный исполнитель делает соответствующую отметку в карточке учета этих документов.

 

2.3.2. Обязанности работников, получивших доступ к информации

 

 Работники проектной  организации, получившие доступ  к информации, составляющей коммерческую  тайну, обязаны:

- выполнять установленный  в проектной организации режим  коммерческой тайны;

- строго хранить известную  им коммерческую тайну, пресекать  действия других лиц, которые  могут привести к разглашению  тайны. О таких фактах, а также  о других причинах или условиях  возможной утечки информации  немедленно информировать непосредственного  руководителя структурного подразделения;

- не использовать известную  им коммерческую тайну в свою  личную пользу, а также не заниматься  деятельностью, которая может  нанести ущерб проектной организации,  являющейся владельцем этой тайны;

 - в силу своих служебных обязанностей знать степень важности выполняемых работ, строго соблюдать правила пользования документами, содержащими коммерческую тайну, порядок их учета и хранения;

- при составлении документов  со сведениями, оставляющими коммерческую  тайну, ограничиваться минимальными, действительно необходимыми сведениями, определять количество экземпляров  документов в строгом соответствии  с действительной служебной необходимостью  и не допускать рассылки их  адресатам, к которым они не  имеют отношения;

- получать документы  с грифом «Коммерческая тайна»  лично от  Ответственного исполнителя; 

- хранить документы с  грифом «Коммерческая тайна»  только в рабочей папке, а  при выходе в рабочее время  из помещения рабочую папку  с документами запирать в сейф;