Основные правила подготовки деловой беседы

Министерство сельского  хозяйства Российской Федерации

Новосибирский государственный  аграрный университет

Факультет государственного и муниципального управления

Специальность управление персоналом

 

 

 

 

Кафедра СЭРО

Реферат по дисциплине: Этика деловых отношений

ТЕМА: «Основные правила подготовки деловой беседы»

 

 

 

 

 

 

Выполнила: студентка 4 курса

Гр.8406, Пивцайкина М.И. 

                                                                         Проверила: Безрядина М.С.

 

 

 

Новосибирск 2012 

 

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………..….3

1. Понятие деловой беседы…………………………………………….…….4
1. Функции……………………………………………………….……..4
2. Основные  этапы деловой беседы……………………………….…5
2. Деловая беседа как вид делового общения. Деловой этикет………...….6
3. Подготовка и проведение деловой беседы………………………….……9

Заключение……………………………………………………………………….16

Список литературы………………………………………………………………17

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Деловое общение - это сложный многоплановый процесс развития контактов между людьми в служебной сфере. Его участники выступают в официальных статусах и ориентированы на достижение цели, конкретных задач.

Деловое общение сегодня  проникает во все сферы общественной жизни. В коммерческие, деловые отношения  вступают предприятия всех форм собственности, частные лица. Компетентность в сфере  делового общения непосредственно  связана с успехом или неуспехом  в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле.

Учитывая развитие предпринимательства  и экономических связей между  предприятиями и странами, изучение делового общения становится всё  более актуальным. Человек, отлично  владеющий навыками делового общения, преуспевает в своем деле, так  как умение убеждать и слушать  собеседника, соблюдение делового этикета  способствуют успешному ведению  дел предприятия или компании, позволяют осуществлять взаимовыгодное сотрудничество. Предприимчивые американцы говорят: "Бизнес – это умение разговаривать с людьми", - и  это действительно так.

Цель данной работы рассмотреть один из важнейших и наиболее часто встречающихся видов делового общения – деловую беседу, отметть ее особенности и отличительные черты среди других типов делового общения, а также изучить аспекты подготовки и проведения деловой беседы в соответствии с правилами официального этикета.

Для достижения цели работы мною поставленны следующие задачи: 

- раскрыть понятие деловой  беседы, - рассмотреть беседу как  вид делового общения, - изучить  этапы подготовки и проведения  деловой беседы.

 

 

1.Понятие деловой  беседы

 

Деловая беседа является основной и наиболее распространенной формой делового общения.

       Понятие «деловая беседа» весьма широко и достаточно неопределенно: это и просто деловой разговор заинтересованных лиц, и устный контакт между партнерами, связанными деловыми отношениями.

       Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

         Деловая беседа является наиболее благоприятной, зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы – убедить партнера принять конкретные предложения[3].

    1.1 Деловая беседа выполняет ряд важнейших функций:

1. Поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;

2. Обмен информацией;

3. Контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

4. Взаимное общение работников из одной деловой среды;

5. Поиски и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

6. Поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран[6].

 

1.2.Основными этапами деловой беседы являются:

- подготовка к деловой беседе;

- установление места и времени встречи;

- начало беседы: вступление в контакт;

- постановка проблемы и передача информации;

- аргументирование;

- опровержение доводов собеседника;

- анализ альтернатив, поиск оптимального или компромиссного варианта либо конфронтация участников;

- принятие решения;

- фиксация договоренности;

- выход из контакта[6];

 

2. Деловая беседа как вид делового общения. Деловой этикет

 

Деловое общение  может быть как письменным, так  и устным:

         Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и другие.

      Устные виды делового общения некоторые исследователи подразделяют на "монологические" и "диалогические" и к монологическим относят: приветственную речь, рекламу, информационную речь, доклад (на заседании, собрании). Жанры, основанные на диалоге, - это разговор, беседы, интервью, дискуссия, переговоры, совещание, пресс-конференция и т. д. [1].

      Деловая беседа, таким образом, относится к устному диалогическому виду общению. Следует отметить, что диалогический вид общения гораздо более сложен и вариативен, так как не всегда заранее возможно предугадать, какой ход могут принять беседа или переговоры. Именно поэтому нередко используют такое выражение: "искусство делового общения", и это действительно искусство, так как мастерское владение всеми навыками делового общения требует не только теоретической подготовки, но и практического опыта, который накапливается профессионалами постепенно, на протяжении многих лет.

     Что представляет собой деловая беседа как разновидность делового общения?

     Деловая беседа - это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.

   В современном понимании деловые беседы означают "устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем"[7].

    Деловая беседа отличается от иных видов официального общения присущими ей соответствующими функциями, а именно:

   • начало перспективных мероприятий и процессов;

   • контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов;

   • обмен информацией;

   • взаимное официальное общение работников из одной сферы деятельности;

   • поддержание деловых контактов;

   • поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и планов;

   • стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.

     Деловые беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, письма, телефонные разговоры. Деловые беседы, во-первых, проводятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание на одном собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, предполагают непосредственное общение. В-третьих, создают условия для установления личных взаимоотношений, которые могут стать впоследствии основой неформальных контактов, то есть позволяют собеседникам лучше узнать друг друга, что облегчает их общение в дальнейшем.

       Деловая беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции, с тем чтобы он с ней согласился и поддержал ее. Как правило, одна из главных задач беседы - убедить собеседника принять конкретное предложение.

      Важным свойством деловой беседы является и то, что во время беседы, кроме выполнения запланированных функций, можно получить оперативную деловую информацию. Беседа способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума ее участников при принятии важных управленческих решений.

    Специфической особенностью делового общения (в том числе, и деловой беседы) является его регламентированность, то есть подчиненность установленным правилам и ограничениям. Эти правила определяются типом делового общения, его формой, степенью официальности и теми конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися, а также национальными культурными традициями и общественными нормами поведения. Все эти правила и составляют деловой этикет, соблюдение которого является обязательным в деловом общении[4].

    Деловой этикет предполагает:

• высокую коммуникативную культуру (то есть, искусство говорить и слушать);

• умение объективно воспринимать и правильно понимать партнера;

• честность и порядочность намерений собеседников, тактичность и справедливость;

• соблюдение общественных норм поведения.

 

3. Подготовка и проведение деловой беседы

 

Организация деловой беседы или участие в  ней предполагает наличие у человека определенных навыков и соблюдения некоторых правил.

Прежде всего, необходимо уяснить цель беседы, то есть её функциональную направленность. Бесспорно, что подготовка беседы, проводящейся в связи с внедрением нового проекта и беседы, проводящейся для поддержания деловых отношений, будет отличаться. Есть деловые беседы, не требующие тщательной подготовки - это, например, беседа в ходе регулярных встреч с давними деловыми партнерами, обсуждение текущих рабочих вопросов. Гораздо более сложна для подготовки беседа, направленная на установление деловых контактов или заключение выгодной сделки.

Для того чтобы изложить важнейшие моменты подготовки деловой  беседы, возьмем за основу определение  деловой беседы, уже приведенное  нами выше – это устный контакт  между партнерами (собеседниками), которые  имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для  проведения беседы и разрешения конкретных проблем[3].

Можно выделить три  этапа подготовки и проведения деловой  беседы:

        1) докоммуникативный,

        2) коммуникативный (собственно, беседа)

        3) посткоммуникативный.

Докоммуникативный этап включает в себя:

- планирование, оценку собеседников и обстановки;

- сбор материала;

- анализ и редактирование материала, подготовку тезисов.

Подготовка к  проведению беседы начинается с предварительных  мероприятий.

Место беседы выбирается с учетом его влияния на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет принимающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки. Во многом ее определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки.

С сотрудниками можно встречаться  и на их рабочем месте. Допустимо  проведение деловых бесед и вне  службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог  полностью переключиться на деловой  разговор.

Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае инициатива будет в ваших руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.

Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Сначала следует определить стоящие перед вами цели и тему обсуждения, оценить будущих участников общения и обстановку, а затем разработать стратегию достижения целей и тактику ведения беседы.

Важнейшей стадией работы по подготовке будущего контакта является сбор материала. Собранные материалы целесообразно дополнить собственными примечаниями, затем систематизировать информацию и написать (либо обдумать) тезисы.

Перед беседой полезно  попытаться составить портрет собеседника, определить его сильные и слабые стороны, то есть установить его психологический тип, политические убеждения, общественные позиции, социальное положение, религиозные убеждения, хобби и т. п.

Все это поможет определить, с кем - сторонником или противником - придется иметь дело, выработать наиболее приемлемую тактику, которой следует придерживаться в процессе беседы. Уже непосредственно перед самой встречей желательно узнать, в каком настроении находится партнер, какие у него есть проблемы, как в данной ситуации помочь решению его личных проблем, что, безусловно, придает любой беседе более благоприятное направление.