Правила подготовки и проведения совещаний

В процессе взаимоотношений  могут складываться различные ситуации, имеющие специфику приветствия, представления друг другу или  рукопожатия. Эта специфика выражается главным образом в том, кто  обладает правом или обязан быть первым в указанных действиях. Для наглядности  отображения права или обязанности  «первого шага» кого-либо из сотрудников  в некоторых наиболее характерных  ситуациях приведена табл. 10.1. Данная таблица отражает несколько основных, наиболее часто встречающихся ситуаций. Эти ситуации можно условно назвать вариантами встречи сотрудников одной или различных организаций, причем эти сотрудники находятся в различном положении, исходя из их возраста, пола, должностного уровня и т. п.

Кроме этикета процедуры  знакомства и приветствия, существуют еще и правила вербального  этикета, связанного со стилем речи, принятым в общении деловых людей. Существуют как исторически наработанные, так  и заимствованные стандартные речевые  обороты, используемые для знакомства и приветствия. Так, например, вместо обращения по половому признаку или слова «товарищ», все большее распространение получает обращение «дамы», «господа», «судари», «сударыни». Это исконно русские слова, и они отражают ту необходимую степень уважения и вежливости, которая соответствует современному деловому этикету.

При приветствии  и прощании, кроме слов «Здравствуйте», «Добрый день» и «До свидания», желательно присоединение имени  и отчества собеседника, особенно, если он занимает по отношению к вам  подчиненное положение.

сли позволяют условия и время беседы, возможен обмен нейтральными фразами: «Как дела?» — «Спасибо, нормально. Надеюсь, что и у Вас все обстоит хорошо» — «Спасибо, да».

Таблицы 10.1

ПРАВИЛА ПРИВЕТСТВИЯ В  РАЗЛИЧНЫХ СИТУАЦИЯХ 

Вербальный этикет допускает  так же применение различных психологических  приемов, таких как, например, форм напутствия и краткой оценки общения. Это  словесные обороты типа: «Удачи Вам», «Желаю успеха», «Приятно было встретиться».

В речевом этикете  деловых людей также большое  значение имеют комплименты —  приятные слова, выражающие одобрение, положительную оценку деятельности, ума делового партнеpa. С этой точки зрения комплимент — не механизм лести, в необходимая часть речевого этикета, особенно, если деловой партнер — женщина.

Следует сделать  некоторые замечания относительно рукопожатия.

Все чаще используется рукопожатие в качестве приветствия  или прощания с женщиной, но здесь  возможны модификации по сравнению  с мужским вариантом. Как правило, инициатором рукопожатия должна быть женщина. Исключение из правил составляет ситуация, когда мужчина намного  старше женщины по возрасту или по служебному положению. В этом случае он может подать руку первым.

Хотя рукопожатие  и стало привычным и стандартным  ритуалом, оно может передать отношение  людей друг к другу.

Первый вариант  — вы чувствуете, что человек  как бы доминирует над вами, т. е. пытается вами управлять и надо быть с ним поосторожнее. Это происходит потому, что его рука направлена вниз по отношению к вашей руке и вы чувствуете довольно сильное давление. Как правило, такой человек первым протягивает руку для рукопожатия.

Второй вариант  — человек протягивает руку так, что его ладонь смотрит вверх  и таким образом он дает вам  понять, что готов подчиняться  и признает ваше лидерство.

Третий вариант  — руки движутся параллельно друг к другу и вертикально по отношению  к плоскости пола. Давление ладоней  также примерно одинаковое. Это отношения  равенства, партнерства.

Поведение в общественных местах

Деловому человеку приходится контактировать с другими людьми в так называемых общественных местах: на улице, в транспорте, в государственных и негосударственных  административных учреждениях, театре и т. д. Общение в этих местах часто кратковременно и обезличено, т. е. во взаимодействие вступают незнакомые люди. Тем не менее такое взаимодействие также регулируется правилами этикета.

На улице. К внешнему виду на улице предъявляются такие же требования, как и в других общественных местах. Одежда и обувь должны быть чистыми, опрятными, волосы причесанными, головной убор должен хорошо сидеть на голове. Переходить улицу следует в положенных местах, нельзя ходить по проезжей части и газонам, на тротуаре необходимо соблюдать правую сторону, не мешать прохожим. Если случится в тесноте или нечаянно толкнуть прохожего, следует извиниться. Вопросы типа «Как пройти ...?» задают вежливо. За ответы благодарят. Если вас спрашивают, то отвечайте четко и ясно. Если сомневаетесь, лучше извинитесь, откажитесь от ответа. На ходу не следует горбиться, размахивать сильно руками или держать их в карманах. Только в очень холодное время их можно засунуть в карманы пальто или куртки. Не следует ходить с сигаретой в зубах, есть на ходу. Если очень хочется покурить или поесть, для этого нужно отойти в сторону. На прохожую часть нельзя бросать окурки и другой мусор.

Максимальное число  идущих в ряд — три человека, на многолюдном тротуаре — два. В  паре с мужчиной женщина занимает место с правой стороны, за исключением  военнослужащих, которым необходимо отдавать честь. В компании двух мужчин женщина идет посередине, если две  женщины и мужчина, то справа от него находится старшая, а рядом с  ней — младшая. Когда женщины  равны по возрасту, мужчина занимает место между ними. Сумку надо нести  так, чтобы не задевать прохожих. Зонтик держат в вертикальном положении.

Когда идешь по тротуару, нужно быть внимательным, одновременно смотреть под ноги и  по сторонам, не пропуская без приветствия  знакомых. При желании поговорить со встретившимся знакомым необходимо отойти для этого в сторону, чтобы  не мешать прохожим, как и в случае, если захочется поближе познакомиться  с памятником архитектуры.

На улице не следует  громко кричать, свистеть, показывать пальцем, пристально рассматривать  прохожих, оглядываться вслед им. Хорошо воспитанный человек не только соблюдает  писаные и неписаные правила  поведения на улице, но и оказывает  помощь тем, кто в ней нуждается: помогает перейти улицу, спуститься по крутой или скользкой лестнице пожилому человеку, инвалиду, своей  спутнице.

В транспорте.Прежде чем войти в автобус, троллейбус, трамвай, следует дать возможность выйти пассажирам, ехавшим в нем. Входят не толкаясь, помогают войти тем, кто нуждается в помощи (пожилым людям, инвалидам и т. д.). Если мужчина едет с женщиной, он должен пропустить ее вперед. Войдя в транспорт, не нужно останавливаться у входа, а пройти в салон, чтобы дать возможность уехать и другим пассажирам. Те, кто едет до первой или второй остановки, входят последними.

Молодым людям при  наличии в транспорте пожилых  людей, пассажиров с детьми, инвалидов  не следует садиться на передние сиденья, предназначенные для этой категории  пассажиров. Такие места, как правило, обозначены специальными знаками. Воспитанные  молодые люди уступают место пожилым. Те, кому предложили сесть, обязательно  должны поблагодарить за любезность и воспользоваться ею. Если же по-прежнему хотят стоять, то вместе с благодарностью стремятся объяснить причину, например, словами: «Спасибо! Я скоро выхожу».

В переполненном  транспорте следует располагаться  так, чтобы как можно меньше доставлять беспокойства соседям. Особенно надо быть осторожными с сумками, рюкзаками. Их обязательно снимают с плеч и держат в руках. На сиденье сумки  ставить не следует. Стоящих или  сидящих рядом людей не рассматривают. В развернутые для чтения книги, газеты, журналы не заглядывают. В  свою очередь читающие должны держать  газету или журнал сложенными.

В транспорте нельзя громко разговаривать, и тем более  навязывать свои разговоры и расспросы  попутчикам. При кашле надо закрывать  рот платком, при желании чихнуть  — массировать переносицу. Если вы простужены, следует избегать общественных мест. Есть в общественном транспорте, за исключением поездок на дальние  расстояния, следует избегать.

С просьбой прокомпостировать  билет или передать деньги для  его покупки обращаются со словами: «Пожалуйста...», «Будьте добры...», «Будьте  любезны...» За проявленную любезность обязательно благодарят.

Пассажирам с  детьми надо следить, чтобы последние  вели себя подобающим образом, не шалили, не шумели, не становились в обуви  на сиденье, не трогали руками и ногами соседей. Детей школьного возраста родители должны учить уступать место старшим. Но громко отчитывать, тем более шлепать детей по поводу плохого поведения не стоит. Просто надо негромко сделать замечание, а наедине с этической точки зрения оценить проступок ребенка.

Нельзя мешать контролеру выполнять свои служебные обязанности. Без всяких комментариев следует предъявлять проездной билет и без возмущения, тем более без оскорблений, платить штраф за проезд «зайцем».

Пробираясь к  выходу, спрашивают, не выходят ли впереди  стоящие. Мужчина, который едет с женщиной, выходит первым и при выходе предлагает ей руку. Это же делают молодые люди при выходе со своими спутниками — пожилыми людьми. Так же помогают выйти старым людям, инвалидам, с которыми незнакомы.

При посадке в  такси мужчина должен открыть  дверь женщине или другому  уважаемому лицу. Ей, как и другим людям, к которым относятся с  почтением, предоставляется близкая  к тротуару сторона заднего сиденья. Мужчина усаживается рядом с  женщиной. Если пассажирами являются две женщины и мужчина, женщины  садятся на заднее сиденье, а их спутник  — рядом с водителем. При поездке  в такси одного мужчины или  одной женщины приемлемым для  них местом является сиденье рядом  с водителем. В салоне автомобиля присаживаются на край сиденья и  втягивают ноги. При выходе ноги ставят на тротуар и поднимаются  с сиденья. Подбирать по пути следования автомобиля прохожих водитель может  только с разрешения пассажиров, находящихся  в автомобиле. Курить также следует  с позволения спутников.

В поезде.Готовясь к поездке в поезде, необходимые в дороге вещи (туалетные принадлежности, еду и т. д.) укладывают в отдельную ручную кладь, но таким образом, чтобы при их выемке не перебирать все содержимое этой клади.

Войдя в купе, здороваются. Представляться спутникам, с которыми едете в одном купе, не обязательно. Если при взаимном обмене первыми  нейтральными фразами (о погоде, транспорте, станции и т. д.) обнаружится обоюдное желание продолжить общение, то в  процессе беседы можно познакомиться. Однако вопросы о личной жизни  попутчика задавать не следует.

Отъезжая на поезде, не загораживайте окна вагона без  необходимости, так как ваши спутники, возможно, также желают с кем-нибудь проститься. В купе не открывайте окно, не спросив предварительно согласия других пассажиров. При путешествии  поездом рекомендуется брать  с собой не авоськи и пакеты, а дорожные сумки или чемоданы. В купе следует вести себя корректно. Неприлично класть ноги на противоположное  сиденье, курить, слишком громко разговаривать, веселиться, петь, свистеть и т. д.

В транспорте дальнего следования нужно располагаться  на месте, указанном в билете. Культурный человек предложит пожилому спутнику или женщине свою нижнюю полку. Следует  помнить, что на этой полке имеют  право сидеть и обладатели верхних  мест. Для общего пользования предназначен размещенный в купе столик. Поэтому  его не стоит заставлять своей  едой. Она должна храниться в сумках. В дорогу пищу целесообразно брать  в виде бутербродов. Мясо птицы лучше  разрезать дома, чем на виду у  других людей. Во время еды пища находится  на захваченных с собой салфетках. Предлагать или не предлагать попутчикам разделить застолье? В данном случае можно поступать по собственному усмотрению. Отказ от совместной еды  надо воспринимать спокойно. По окончании  несъеденную еду убирают в сумку, остатки же выбрасывают в мусорный ящик, расположенный в коридоре вагона, а не в окно или под сиденье.

С попутчиками вести  себя следует вежливо и тактично, как можно меньше доставлять им беспокойства. Курить надо в тамбуре. Во время ночного  сна даже автономное освещение для  чтения включать нежелательно. Это  же касается и работы радио. Если ваши попутчики собираются лечь в постель, следует выйти из купе. Первыми  обычно готовятся ко сну пассажиры  верхних полок. Те, кто уже готов  ко сну, отворачиваются к стенке.

Прощаясь с попутчиками, желают им доброго пути. Если вы приезжаете на свою станцию во время, когда знакомые спутники спят, будить их для прощания не надо. Это можно сделать перед  сном или по их просьбе.

Если мужчина  едет с женщиной, то из поезда, как  и из иного транспортного средства, он выходит первым, поднося ее багаж  и помогая ей сойти на перрон.

В самолете.При посадке в самолет и в полете следует строго выполнять требования, предъявляемые к авиапассажирам. Необходимо правильно заполнять таможенную декларацию, безропотно проходить таможенный досмотр и т. д.

При входе в самолет  приветствуют стюардессу. Важнейшее  этическое правило, которое должны соблюдать пассажиры, — не показывать свой страх другим пассажирам, не вспоминать вслух об авиакатастрофах, не делиться своими замечаниями типа «что-то шасси  не выпускаются» и т.п. Со всеми вопросами  и просьбами обращаются к стюардессе. Чтобы скоротать время пребывания в воздухе, можно почитать или  побеседовать с соседом, если он не против. При выходе из самолета благодарят стюардессу и прощаются с ней.