Порядок проведения инвентаризации

Анна Крупнова,

Порядок проведения инвентаризации

 

Порядок проведения инвентаризации на предстоящий финансовый год или  ряд лет утверждается руководителем  организации одновременно с принятием  учетной политики как самостоятельный  документ либо отражается в приказе по учетной политике как одно из ее направлений исходя из особенностей деятельности организации.

Помимо обязательных инвентаризаций, в данном порядке (и в учетной  политике организации) должно быть отражено: сколько раз в отчетном году и  когда проводятся инвентаризации, перечень инвентаризируемых при каждой из них видов имущества и обязательств.

Порядок проведения инвентаризаций в  организации предполагает создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии в составе руководителя предприятия или его заместителя (председателя комиссии), главного бухгалтера, начальников структурных подразделений (служб), представителей общественности. В состав комиссий также могут быть включены специалисты внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.

При большом объеме работ для  одновременного проведения инвентаризации имущества создаются рабочие  инвентаризационные комиссии в составе  представителя руководителя организации, назначившего инвентаризацию (председатель комиссии), специалистов (экономистов, бухгалтеров, инженеров, технологов, товароведов, специалистов ОТК, независимых аудиторов и т.п.). В состав комиссии должны включаться опытные работники, хорошо знающие инвентаризируемое имущество, порядок формирования цен, первичный учет.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии допускается возлагать проведение инвентаризации на нее.

Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность отражения  данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, внесенных в инвентаризационные описи и акты, и своевременность оформления результатов инвентаризации.

Отсутствие хотя бы одного члена  комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Персональный состав постоянно  действующих и рабочих инвентаризационных комиссий и порядок проведения инвентаризации устанавливаются приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации, который является письменным заданием на ее проведение.

В приказе (постановлении, распоряжении) указываются:

– причины инвентаризации;

– состав центральной и рабочих  инвентаризационных комиссий;

– перечень инвентаризируемого имущества  и обязательств;

– место проведения инвентаризации;

– сроки проведения инвентаризации (дата начала и окончания);

– срок сдачи материалов в бухгалтерию.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

– осуществляют инвентаризацию ценностей  и денежных средств в местах хранения и производства;

– совместно с бухгалтерией организации участвуют в определении результатов инвентаризации и разрабатывают предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;

– вносят предложения по вопросам упорядочения приема, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учета и контроля за их сохранностью, а также реализации сверхнормативных и неиспользуемых ценностей.

Указанные комиссии несут ответственность:

– за своевременность и соблюдение порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя;

– полноту и точность внесения в описи данных о фактических  остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и средств в расчетах;

– правильность указания в описи отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, а также цены и т.п.);

– правильность и своевременность  оформления материалов инвентаризации в установленном порядке.

 

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью сокрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

В межинвентаризационный период в организациях систематически должны проводиться проверки и выборочные инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Эти проверки и инвентаризации осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящими в штате предприятия, или специальными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, бухгалтерский учет и отчетность, а также представители общественности.

 

Перед началом инвентаризации

Перед началом  работ руководитель и главный  бухгалтер проводят вводный инструктаж о правилах проведения инвентаризации.

Проверка  фактического наличия имущества  производится при обязательном участии  материально-ответственных лиц и  полным составом комиссии.

До начала инвентаризации, то есть до начала проверки фактического наличия имущества, в  инвентаризационную комиссию передаются последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы  или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Перед тем  как комиссия приступит к проверке фактического наличия имущества, материально-ответственное  лицо на титульном листе инвентаризационной описи своей подписью подтверждает, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или предъявлены инвентаризационной комиссии, все поступившие на его ответственность ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Поскольку инвентаризационная комиссия фиксирует  наличие ценностей на дату начала своей работы (например, 16 декабря), а данные бухгалтерского учета формируются по состоянию на 1 число каждого месяца (например, на 1 декабря), то для того чтобы бухгалтерия имела возможность определить остатки ценностей по данным учета к началу работы комиссии, на всех приходных и расходных документах за период с 1 по 16 декабря председатель комиссии делает надпись о том, что движение ценностей по этим документам произошло до начала работы комиссии.

Председатель  комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием: «До инвентаризации на (дата)», что должно служить основанием для определения остатков имущества на начало инвентаризации по учетным данным.

С материально-ответственных  лиц берутся расписки о том, что  на начало инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Прежде  чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная группа обязана также опломбировать  подсобные помещения, подвалы и  другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения.

При внезапных  инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях – заблаговременно.

 

Проведение инвентаризации

В ходе инвентаризации сведения о фактическом наличии  имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи и акты, оформленные на бланках унифицированных форм первичной учетной документации. Члены комиссии описывают ценности, пересчитывают (взвешивают или обмеривают) их в зависимости от того, в каких единицах измерений они учитываются. Проверка производится сплошным пересчетом всего имущества.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной выборочной проверке в натуре части  этих ценностей.

Руководитель  организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества  в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания  грузов, технически исправным весовым  хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

 

Определение веса или объема навалочных материалов допускается производить на основании  обмеров и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров  ведомости отвесов ведут раздельно  один из членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличаются и выверенный итог вносится в опись.

Акты обмеров, технические расчеты и ведомости  отвесов прилагаются к описи.

Проверка  фактического наличия имущества  производится при обязательном участии  материально-ответственных лиц.

Наименование инвентаризируемых  объектов, а также их количество указывается в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

На каждой странице описи указывается  прописью число порядковых номеров  материальных ценностей и общий  итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне  зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Описи могут заполняться вручную  или с использованием средств  вычислительной или другой организационной  техники.

Описи заполняются чернилами или  шариковой ручкой четко и ясно. Не допускается оставлять в них  незаполненные строки – на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Не допускаются также помарки и подчистки.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных. Исправления  должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

Описи подписывают все члены  инвентаризационной комиссии и материально-ответственные  лица.

На последней странице описи  должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

В конце описи материально-ответственные  лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

Имущество, которое в момент инвентаризации находится вне места расположения организации, инвентаризируется до момента временного выбытия.

На имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся  в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей  на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описи по товарно-материальным ценностям, переданным в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, переименование ТМЦ, их количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.п. одинаковой стоимости, одновременно поступившие  в одно структурное подразделение организации, по которым осуществляется групповой учет, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится, как правило, в порядке расположения ценностей в данном помещении. При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения.

Если инвентаризация имущества  проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденное, ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в шкафу (сейфе) в закрытом помещении, в котором проводится инвентаризация.

Сведения о фактическом наличии  имущества и реально учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или  акты инвентаризации не менее чем  в двух экземплярах.

В случае обнаружения материально-ответственными лицами ошибки в описях они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения вносит соответствующие исправления во все экземпляры описей в установленном порядке.

 

В организациях с большой номенклатурой  ценностей по распоряжению их руководителей  может проводиться выборочная инвентаризация.

Ценности, фактически поступившие после начала работы инвентаризационной комиссии, складируются отдельно, приходуются после инвентаризации и в инвентаризационные описи не включаются.