Требования к содержанию и составлению бухгалтерских документов

Содержание

 

Введение

1. Требования к содержанию  и составлению бухгалтерских  документов

2. Классификация бухгалтерских  документов

3. Бухгалтерские документы  и документооборот

4. Хранение бухгалтерских  документов

Заключение

Библиография

 

 

 

Введение

 

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ – это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов. Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля над сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками организаций при  подписании документа, на основании  которого совершается определенная хозяйственная операция (прием и  выдача материалов, выплата денег  из кассы и т.д.). Подписывая документ, работник берет на себя ответственность за законность и целесообразность данной хозяйственной операции. Это возлагает на каждого работника, подписавшего документ, личную ответственность за данное разрешение. Последующий контроль производится, главным образом, в форме документальных ревизий, путем проверки в бухгалтерии всех поступающих документов, а также при аудиторской проверке.

Документация  как способ оформления хозяйственных  операций документами и обоснования  бухгалтерских записей является одним из элементов метода бухгалтерского учета. С документацией тесно связаны другие элементы метода бухгалтерского учета, в частности, счета и инвентаризация.

Документы являются основанием для последующих записей  операций в системе счетов. Они  широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех или иных действий оперативных работников. Основанием для отражения хозяйственных операций в системе бухгалтерского учета могут быть только правильно оформленные документы. На основании документов ведется повседневное наблюдение за движением товарно-материальных ценностей, готовой продукции, денежных средств, устанавливаются законность и целесообразность операций. Важное значение имеют документы при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при аудиторской проверке, при рассмотрении уголовных и гражданских дел в процессе дознания, следствия и суда, приобретая юридическую силу доказательства. В организациях в процессе выполнения финансово-хозяйственной деятельности совершаются разнообразные операции. Поэтому различны и документы, которыми они оформляются. Разнообразие документов объясняется также особенностями их в учетной работе.

Для выбора наиболее рациональных форм, видов при оформлении тех или иных операций все документы классифицируют (группируют) по нескольким признакам:

• по назначению,
• по порядку отражения операций,
• по способу охвата операций,
• по количеству учетных записей,
• по месту составления.

Ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 г. №129-ФЗ гласит: «Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты».

В повседневной работе организаций создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др.

Бухгалтерские документы группируются по следующим разделам учета:

• сельскохозяйственная продукция;
• труд и его оплата;
• основные средства и нематериальные активы;
• материалы;
• работы в капитальном строительстве;
• работы строительных машин и механизмов;
• работы в автомобильном транспорте;
• результаты инвентаризации;
• кассовые операции;
• торговые операции.

Документирование  управленческой деятельности заключается  в фиксации различными способами (по установленным формам) соответствующей  информации, т.е. создании документов.

 

 

 

1. Требования к  содержанию и составлению бухгалтерских документов

Документы состоят из отдельных  элементов (показателей), которые называют реквизитами (от лат. reguisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов. Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

В соответствии с требованиями Положения по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98 г. №34H (в редакции Приказа Министерства финансов РФ от 24.0З.2000 г. №31H), первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

По мере необходимости  в содержание документа могут  быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации.

Совокупность  расположенных в установленной  последовательности реквизитов документа  называется его формуляром. Формуляр для определенного вида документов называется типовым (например, для приказов, протоколов и т.д.). Такой формуляр характеризуется установленным набором реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Состав и размещение реквизитов закреплены в ГОСТе на Формуляр-образец. Все первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, если это невозможно по каким-либо причинам – непосредственно по окончании операции.

Документирование  активов, обязательств и хозяйственных  операций ведется в валюте Российской Федерации – в рублях и на русском языке. Если документы составлены на иных языках, то они должны иметь построчный перевод на русском языке.

Записи в  первичных документах могут производиться  чернилами, пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи средств оргтехники и автоматизации. Свободные строки, графы и колонки подлежат обязательному прочерчиванию.

Первичные и  сводные учетные документы могут  составляться на бумажных и машинных носителях. В последнем случае организация  обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры (ст. 9 п. 7 ФЗ №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности должны утверждаться приказом руководителя организации вместе с учетной политикой. Документы по финансовым, кредитным и денежным операциям должны иметь подписи руководителя организации и главного бухгалтера или уполномоченными ими лицами.

Список лиц, имеющих право первой и второй подписи, оформляется приказом по организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные документы должны составляться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции. За достоверность содержащихся в документе данных, доброкачественность его составления ответственность несут должностные лица, подписавшие документ. На документах не должно быть не оговоренных исправлений, а на банковских и кассовых документах исправления вообще не допускаются, даже оговоренные. Ошибки в документах исправляются зачеркиванием неправильной записи (одной чертой, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и оговорены подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.

Комплекс документов определяется:

• кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;
• порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
• объемом и характером внешних связей.

Любой управленческий документ должен отвечать следующим  требованиям:

• быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;
• издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;
• издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Тексты документов рекомендуется подразделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется указать основание или причину создания документа, а во второй – просьбу, решение, распоряжение. В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть, например, письмо, просьбу без пояснения.

Текст документа  должен быть ясным и точным. Составитель должен всегда помнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно это важно учитывать при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты.

Документы могут  иллюстрироваться таблицами. Во всех случаях  таблицы выносятся в приложение. Это можно сделать ссылкой  в конце документа или в  конце соответствующего раздела, подраздела, пункта, абзаца.

Каждому тексту предшествует заголовок – краткое обозначение его содержания. Значение заголовка в документе крайне велико, так как в заголовке всегда можно кратко и точно выразить основную мысль документа. Заголовок – это основной поисковый элемент документа. Заголовок располагается в левом верхнем углу документа под обозначением его номера и даты. Для документов, имеющих большой объем или отражающих несколько вопросов, составляются подзаголовки. Правильно составленный заголовок сокращает время рассмотрения документа.

 

 

2. Классификация бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы как носители информации подлежат Единой системе классификации  и кодирования (ЕСКК). Код заменяет название объекта и служит средством  его идентификации. Он указывается в целях упрощения обработки  учетной информации в первичных учетных документах.

Так, например, имеются следующие коды:

• 50 01 – выдача денежных средств из кассы на заработную плату;
• 50 02 – выдача, денежных средств из кассы под отчет;
• 50 03 – выдача денежных средств из кассы в возмещение перерасхода по авансовому отчету;

В нашем примере  при кодировании хозяйственных  операций использован принцип, когда  две первые цифры кода обозначают счет бухгалтерского учета, на котором  были учтены передаваемые активы, а две другие цифры – непосредственно код операции по данному балансовому счету. Такая кодификация удобна при автоматизированной обработке информации.

Классификации имеют силу стандарта, поэтому обязательны  для всех хозяйственных субъектов. Важная роль в унификации, стандартизации и упорядочения документов принадлежит действующим ГОСТам, ЕГСД, межотраслевым типовым проектным решениям (ТПР), пакетам прикладных программ (ППП), комплексной автоматизации обработки данных бухгалтерского учета с применением ЭВМ. Единый государственный регистр предприятий и организаций (ЕГРПО) предполагает группировку организаций по отраслям и видам деятельности, формам собственности и организационно-правовым формам, по территории и т.д.

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой происходит по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи их на хранение в архив или отправки заинтересованным юридическим или физическим лицам. Это движение принято называть документооборотом. Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР от 29 июля 1983 г. №105, под документооборотом в бухгалтерском учете понимается «движение первичных документов (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив)».