Документная систематика: понятие и значение в сфере управления

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования «РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

Поволжский институт управления им. П.А.Столыпина

Факультет Государственное и муниципальное управление

Направление подготовки 034700.62 «Документоведение и архивоведение»

Кафедра Документационного обеспечения управления   

КУРСОВАЯ  РАБОТА

на  тему:

«Документная систематика: понятие и значение в сфере управления»

Автор работы:

студент 1 курса

очной формы  обучения

Ф.И.О. Борисова Татьяна Владимировна

подпись_____________________

 

Руководитель  работы:

Должность, звание кандидат философских наук, доцент кафедры ДОУ

Ф.И.О. Дорошина Галина Владимировна

Оценка_____________________________

Подпись____________________________

«__» ____________ 2012 г.

 

 

 

Саратов 2012 г.

Содержание

С.

Введение…………………………………………………………………………..3

1.Понятие  и значение документной систематики………...…………………5

2.Классификация официальных документов по различным основаниям…………………………………………………………………….....8

Заключение...……………………………………………………………………24

Библиографический список………..…………………………………………25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Документная систематика, кроме чисто теоретического интереса, имеет важный практический выход. Только на ее базе возможны разработка методических вопросов унификации и стандартизации документов, определение реальных границ этой деятельности в плане установления относительного веса единого и индивидуального, выявления тенденций развития и, что, пожалуй, самое важное для практической деятельности по унификации систем документации, создание унифицированных форм документов¹.

    Классификация документов в наше время является важнейшим средством создания систем упорядочивания документов, без которых невозможно эффективное функционирование документационного обеспечения управления. Документ – это один из наиглавнейших элементов, который является основой управленческой деятельности. Тема данной курсовой работы довольно актуальна в настоящее время, так как мало исследована.

    Главной целью исследования является рассмотрение классификации документов как неотъемлемой части документационного обеспечения управления, без которой невозможно эффективно и оперативно осуществлять управленческую деятельность.

   Для этого нужно определить следующие задачи исследования. Первой задачей является изучение общих понятий и направлений документной систематики.  Далее следует рассмотреть классификацию официальных документов по различным основаниям.  Заключительной задачей работы будет анализ методов кодирования, используемых в классификаторах.

   Объектом исследования в данной работе являются формы документов, утверждаемые разработчиками систем документации. Предметом исследования здесь является классификация документов по различным основаниям.

   Проблема классификации официальных документов рассматривается в нормативных актах по классификации. В данной работе применяется государственный стандарт ГОСТ Р 51141-98².

  Основную разработку данная тема получила в периодических изданиях. Это, прежде всего, статья А.Н. Соковой «Понятие вида в документоведении (Документная систематика)»³.

  Далее идут статьи М.Н. Костомарова, которые можно разделить на две части. Это статья, посвященная общим вопросам классификации информации⁴, и статья, касающаяся проблем разработки и действия конкретных классификаторов⁵.

 

 

 

 

 

 

 

 

ПОНЯТИЕ И ЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТНОЙ СИСТЕМАТИКИ

Основоположником  документной систематики в России является Сокова А.Н. По ее мнению, «документная систематика - это тоже классификация для упорядочения массива документов, но в качестве критериев разбиения на множества должны быть найдены "естественные", объективно существующие критерии, основанные на объективных закономерностях их возникновения, функционирования и развития. Установленные критерии должны привести к построению непересекающихся систем документации, т. е. один и тот же вид документа не может находиться в нескольких системах»⁶.

    Документная систематика способствует дальнейшей унификации документов, т.е. приведению документов к единообразию. В результате унификации могут возникать унифицированные формы документов (УФД), унифицированные системы документации (УСД), унифицированные термины, унифицированные форматы бумаг и т.д.

В документоведческой литературе по классификации документов употребляется следующая терминология: система документации; подсистема документации; вид документа; разновидность документа; форма документа. Причем, основательных критериев отнесения к тому или иному уровню на сегодняшний день не установлено⁷.

Специфика документной системы зависит  от той общественной функции, которую она обслуживает. Генетически системы документации формировались именно таким образом, и при необходимости можно проследить обособление финансовой, статистической, военной, учетной и других систем.

Видимо, такой подход можно считать наиболее продуктивным и при рассмотрении документов сегодняшнего дня. Появление новых документных систем будет обусловлено новыми функциями общества⁸.

В качестве основной классификационной единицы в документной систематике выделяется понятие «вид документа». Очень часто понятие «вид» смешивают с понятием «разновидность», это неправильно, поскольку понятие «вид» намного шире. В первом отечественном терминологическом стандарте в области делопроизводства и архивного дела - ГОСТ 16 487-70 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" - определение вида документа отсутствует. Согласно ГОСТ Р 51141-98 вид письменного документа - это «принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения»⁹. Система документации определяется в том же стандарте как «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению»¹⁰.

    На сегодняшний день в документоведении до конца не сформировалось единой точки зрения относительно понятий «вид», «род», «система». Поэтому, по мнению А.Н. Соковой «все проблемы документной систематики – это нерешенные проблемы»¹¹. Документоведение должно в обязательном порядке:

• дать названия всем классификационным уровням;
• сформировать единую номенклатуру документов;
• разработать систему формальных признаков, по которой устанавливается принадлежность к определенному, например, виду¹².

  Таким образом, документы можно классифицировать в соответствии с их назначением. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КЛАССИФИКАЦИЯ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО РАЗЛИЧНЫМ ОСНОВАНИЯМ

         Разработка общих проблем теории классификации официальных документов сегодня одно из актуальных направлений документоведения, но практически не разработано. Первыми к проблеме классификации документов обратились М.Дьюи, П.Отле и А.Лафонтен (XIX-начало XX вв.). Их интересовала классификация печатных изданий. Их разработки легли в основу классификации изданий в книговедении и библиотековедении. В середине и конце XX в. в России проблемами классификации документов занялись С.Г. Кулешов, Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова–Водка, Т.В. Кузнецова, А.Н. Сокова и др.

Классификация фиксирует закономерные связи между  классами объектов с целью определения  места объекта в системе, которое  указывает на его свойства. Под  объектом понимается любой предмет, процесс, явление материального или нематериального свойства. Система классификации позволяет сгруппировать объекты и выделить определенные классы, которые будут характеризоваться рядом общих свойств. Классификация объектов – та процедура группировки на качественном уровне, направленная на выделение однородных свойств.

             В классификационных схемах могут применяться два метода классификации: иерархический и фасетный. Первый из этих методов – иерархический, является более старым и традиционным. При использовании иерархического метода происходит последовательное разделение множества объектов на подчиненные, зависимые классификационные группировки.         

         Получаемая на основе этого классификационная схема имеет иерархическую структуру. В ней первоначальный объём классифицируемых объектов детализируется на каждой следующей ступени классификации¹³.

        В общем виде иерархическую классификационную схему можно представить в следующем виде:

        Классификационные схемы, построенные на основе иерархического принципа, имеют неограниченную ёмкость, величина которой зависит от глубины классификации (числа ступеней деления) и количества объектов классификации, которое можно расположить на каждой ступени. Количество же объектов на каждой ступени классификации определяется основанием кода, то есть числом знаков в алфавите кода. Выбор необходимой глубины классификации и структуры кода зависит от характера объектов классификации и характера задач, для решения которых предназначен классификатор.

        Серьёзным недостатком иерархического метода классификации является жесткость классификационной схемы. Она обусловлена заранее установленным выбором признаков классификации и порядком их использования по ступеням классификации. Это ведёт к тому, что при изменении состава объектов классификации, их характеристик или изменении характера решаемых при помощи классификатора задач требуется коренная переработка классификационной схем. Поэтому при разработке классификаторов следует учитывать, что иерархический метод классификации более предпочтителен для объектов с относительно стабильными признаками и для решения стабильного комплекса задач.

        К классификационным схемам, построенным на основе иерархического метода классификации, предъявляются определенные требования, соблюдение которых повышает их качество и эффективность применения.

       Первым таким требованием является непересекаемость классификационных группировок, расположенных на одной ступени классификации. Это означает, что классификационные группировки, расположенные на одной и той же ступени классификации, не должны включать аналогичных понятий.

       Второе общее правило заключается в том, что для разделения любой классификационной группировки на подчиненные группировки должен использоваться только один признак. Но это требование соблюдается только при использовании последовательного метода кодирования. При использовании же параллельного метода кодирования на определенной ступени классификации при иерархическом методе классификации могут одновременно использоваться несколько признаков, выбор которых определяется характером решаемых задач.

       Третьим требованием к иерархическому методу классификации является логичность и последовательность деления группировок на нижестоящие и полнота этого деления. В соответствии с этим требованием на верхних ступенях классификации должны использоваться признаки, к которым в дальнейшем будет обращено наибольшее число запросов. Полнота деления означает, что сумма подмножества всегда должна давать делимое множество объектов, не должна оставаться какая-то часть объектов, не вошедшая в состав классификационных группировок.

Достоинства иерархического метода классификации обеспечили ему широкое использование в различных классификационных схемах.

          В современных классификационных схемах широко используется и второй метод классификации – фасетный метод. Под этим методом понимается параллельное разделение множества объектов на независимые классификационные группировки. При этом методе классификации заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности¹⁴.

       В общем виде фасетную классификационную схему можно представить в следующем виде:

 

       Такой принцип построения классификационных группировок делает классификатор на основе фасетного метода классификации очень гибким, хорошо приспособленным для использования в условиях большой динамичности характера решаемых задач. При изменении характера задач или характеристик объектов классификации разрабатываются новые фасеты или дополняются новыми признаками уже существующие фасеты без коренной перестройки структуры всего классификатора.