Документооборот

ГОУ ВПО

«СУРГУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Ханты-Мансийского автономного  округа – Югры»

КАФЕДРА «БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ, АНАЛИЗ И АУДИТ»

 

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу  «Основы профессиональной этики делового общения»

на тему Документооборот.

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                    Выполнил(а) студент(ка)

___________________группы

__________________________

(ф.и.о.)

Проверил_________________

(ф.и.о.)

 

 

 

 

 

 

Сургут

2013 г.

Содержание:

 

Введение………………………………………………………………………………………..3

Этапы документооборота в  бухгалтерии…………………………………………………….4

Составление и оформление первичных документов………………………………………..5

Требования, предъявляемые  к оформлению учетных документов………………………...5

Проверка первичных документов ………………………………………………...…………..7

Правила проверки первичных  документов…………………………………………......7

Исправление ошибок в первичных документов…………..……………………...….7

Порядок изъятия первичных  документов у предприятия…..….…………………....8

Пропажа или гибель первичных  документов…………………..………………...…..9

Обработка документов…………………………………………..……………………..……..9

Регистры бухгалтерского учета……………………………….……………………...…9

Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета…………………………………………………………………………………………….10

Хранение бухгалтерских  документов………………….……………………...…..…………10

Порядок хранения бухгалтерских  документов………………..…………………………….10

Учетная политика предприятия  в области документооборота……………………………..13

Унифицированные формы документации…………………………...………………..……..13

Применение унифицированных  форм документации………………………………...…….13

Внесение изменений в  унифицированные формы первичной  учетной документации………………………………………………………………………………….14

Заключение………………………………………………………………………………...…..16

Список использованной литературы.……………….……………………………………….17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение:

 

Тема организации работы с документами в современных  условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для  повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

При проверках предприятий  налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутывает бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногласий практически всегда легко предсказать финансовые санкции по отноше­нию к предприятию.

Создание носителей первичной  учетной информации является ответственным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообложения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ и т.д.) и др.

В нашей стране установлена  система стандартов ,в которых определе­ны назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с принятыми едиными формами документов надо подробно рас­сматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юридической силы документов.

Цель данной работы состоит  в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота в бухгалтерии. Для постановки цели определим следующие задачи рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы; исследовать проверку первичных документов; проанализировать обработку документов; рассмотреть передачу документов в архив; выявить, что утверждает учетная политика предприятия в области документооборота; исследовать применение унифицированных форм документации и внесение изменений в них.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Этапы документооборота в бухгалтерии

 

Все хозяйственные операции, проводимые организацией,должны оформляться оправдательными документами.Эти документы служат первич­ными учетными документами,на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составля­ются сводные учетные документы.

Создание носителей первичной  учетной информации(документов)—  это трудоемкий процесс, на который  затрачивается более половины рабочего времени.Поток документов,обрабатываемый бухгалтерами,настолько ве­лик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную.Поэтому сокращение трудоемкости учетных ра­бот путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Документооборот- это движение документов на предприятии от их созда­ния или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Этапы документооборота:

1. Составление документа  на предприятии или получение  со стороны;

2. Проверка документа:  по форме, арифметически;по существу;

3. Обработка документа:запись проводок,включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных доку­ментов, передачу их в установленные сроки  для отражения в бухгалтерском  учете, а также достоверность  содержащихся в них данных обеспечивают ли­ца, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных  документов,порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с ут­вержденным в организации графиком документооборота.

Работу по составлению  графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот,организованный по графику,позволяет ускорить про­хождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и провер­ки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени,повышает производительность труда счетных работников,способствует усилению контрольных функций бухгалтерского уче­та, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы  или пе­речня работ по созданию,проверке и обработке документов,выполняемых каждым подразделением предприятия,учреждения,а также всеми исполни­телями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия,учреждения(начальники цехов, мастера,табель­щики, работники планово-экономического,финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения,кладовщики,подотчетные лица, работники бух­галтерии и другие) создают и представляют документы,относящиеся к сфере их деятельности,по графику документооборота.Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы,относя­щиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделе­ния предприятия,учреждения,в которые представляются указанные документы.

Контроль за соблюдением  исполнителями графика документооборота по предприятию,учреждению осуществляет главный бухгалтер.

 

Составление и  оформление первичных документов

Требования, предъявляемые  к оформлению учетных документов

 

Для правильной организации  бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать  требования по составлению документов.

Основные требования,предъявляемые к учетным документам,приве­дены в ст.9 Федерального Закона от 21.11.96 №129-ФЗ (ред. от 23.07.98) "О бухгалтерском учете".

• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент со­вершения  операции, а если это не представляется возможным -непо­средственно после ее окончания.

• Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они  со­ставлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает создание соб­ственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбо­мах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обяза­тельные реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации,от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной  операции;

• измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном вы­ражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяй­ственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных  лиц и их расшифровки(включая случаи создания документов с применением средств вычислительной тех­ники).

В зависимости от характера  операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки  учетной информации в первичные  документы могут быть включены допол­нительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утвер­ждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

• Записи в первичных  документах должны производиться чернилами,химическим карандашом,пастой шариковых ручек, при помощи пи­шущих машин,средств механизации и другими средствами,обеспе­чивающими сохранность этих записей в течение времени,установ­ленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для  записей простой карандаш.Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

• Бланки форм первичных  документов,отнесенные к бланкам строгой отчетности,должны быть пронумерованы в порядке,установленном министерствами и ведомствами(нумератором,типографским спосо­бом).

Ответственность за своевременное  и доброкачественное создание до­кументов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтер­ском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных  докумен­тов,утверждает руководитель организации по согласованию с главным бух­галтером.Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей,должно быть ограничено.

Документы,которыми оформляются хозяйственные операции с денеж­ными средствами,подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы,финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы,оформляющие финансовые вложения организации,договоры займа,кре­дитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий между  руководителем организации и  главным бухгалтером по осуществлению  отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы  по ним могут быть приняты к  исполнению с письменного распоряжения руководителя организации,который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчет­ность.