Организация работы с входящими документами

 

Бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального образования  Удмуртской Республики

«Глазовский политехнический колледж»

 

Отделение среднего профессионального  образования

 

МДК 01.01 Документационное обеспечение  управления

 

 

 

 

Организация работы с входящими  документами

 

Курсовая работа

 

 

 

Специальность 

 

 

032002 «Документационное 

обеспечение управления

и архивоведение»

 

Автор курсовой работы    Ю.С. Сунцова

группа С-31

 

 

Руководитель работы   преподаватель

специальных дисциплин

В.В. Ушакова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глазов 2012 

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение

1. Организация документооборота………………………………………..

2. Технология работ с входящей  документацией……………………………..

2.1. Прием и первичная обработка документов…………………………………

2.2. Предварительное рассмотрение и распределение документов……………

2.3. Регистрация документов…………………………………………………

2.4. Рассмотрение документов руководством………………………………

2.5. Передача документов на исполнение………………………………….

3. Электронный документооборот………………………………………….

3.1. Понятие электронного  документооборота……………………….

3.2. Преимущества и недостатки  электронного документооборота……..

4. Прохождение документа в организацию  на примере входящего письма…………………………………………………..

Заключение

Список  использованных источников и литературы

Приложение 1……………………………………………………….

Приложение 2…………………………………………………………

Приложение 3………………………………………………………..

 

ВВЕДЕНИЕ

Организация работы с входящими  документами в современных условиях стремительного прогрессирования общества, своевременное и правильное решение  стратегических и тактических задач  определяет жизнеспособность любой  организации. Одной из таких задач  и является правильная организация  работы с документами, иначе –  документооборот. 
 Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. 
 Вообще, термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" (ДОУ) синонимичны, однако, первый из них –"делопроизводство"– возник в России, по данным словарей русского языка, во второй половине XVIII в. и образован от сочетания слов "производство дела", а "делом" в то время обозначали судебный или административный вопрос, решаемый органом управления. Однако определения терминов претерпевали изменения: позже "дело" стало употребляться и в значении "собрание документов", относящихся к какому-либо вопросу, а в настоящее время значения обоих этих терминов – "делопроизводство" и "дело" – закреплены ГОСТом Р 51141-98. Термин"документационное обеспечение управления"вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. 
 Но вернёмся к современному закреплению понятия: в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, т. е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Носителем при этом может  выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и  хранения на нем речевой, звуковой или  изобразительной информации, в том  числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую  силу документа.  
 Помимо того, говоря о теоретической разработанности, достижениях науки в области изучения делопроизводства, необходимо отметить, что в современном мире в отношении этого вопроса нет недостатка в информации, касаемо как теории, так, собственно говоря, и практики - сейчас делопроизводство в своём превалирующем большинстве случаев находится в состоянии чётко работающей системы. В любой организации, все процессы самого «движения документов» обязательно исполняются под строгим контролем уполномоченных на то лиц. 
 Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. Именно входящие документы, как первичные носители информации, представляют собой наибольший интерес, поэтому на них в своей работе буду делать максимальный акцент. Хотя, разумеется, все остальные составляющие движения (к примеру, исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы) не только не менее важны, но и без них не может обойтись ни один полноценный процесс делопроизводства. Поэтому рассмотрение документооборота входящих документов необходимо производить в тесной взаимосвязи, как с исходящими, так и внутренними документами. 
 Кроме того, помимо основных задач, которые ставятся мной в данной работе (изучение приёма и регистрации входящих документов, исполнение и контроль и др.), следует выделить в изучении процесса документооборота такую проблему как выявление регламента системы документооборота, использование которой решает заранее поставленную цель и приводит к заранее предсказуемым последствиям. 
 В связи с тем, что документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами - изучение документов является актуальной задачей и темой для исследования, особенно в наше время.

По причине острой нуждаемости  каждого человека в умении правильно  пользоваться документами, а соответственно и самому принимать участие в  документообороте, необходимо абсолютно  точно знать те правила, установленные  правовыми нормативными актами или  выработанные традицией по которым  и осуществляется «движение документов». 
 Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

• документирование деятельности;
• организация работы с официальными документами.

Эти составные части  взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они  обе, причем действующие в тандеме.

Таким образом, подходя  к непосредственному изложению  изученного мною материала о функционировании систем документооборота, считаю необходимым  подчеркнуть тот факт, что исследование происходило с учётом разрешения поставленных вопросов и задач, а  также достижения целей, преследуемые в данной работе

Целью курсовой работы является изучение технологии обработки входящих документов.

Задачи:

1. Рассмотреть понятие документооборота и его основные этапы.
2. Изучить, кем и как осуществляется технологический процесс приема и первичной обработки входящих документов, регистрация, порядок исполнения.
3. Рассмотреть электронный документооборот
4. Рассмотреть регистрацию, технологический процесс и порядок исполнения на примере входящего письма.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация документооборота.

 

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. [ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 60.]

Следует отметить, что в  этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть. [Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. 125 с.]

Необходимость фиксировать  информацию появилась у людей  в глубокой древности. До нашего времени  дошли документы различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. В настоящее  время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко - и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.) [ Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006 – 26 с].

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX века с изобретением пишущей  машинки стали применяться средства механизации труда. В 1980 - е годы в  управленческую деятельность внедрились персональные компьютеры и стали  широко использоваться для создания документов. В настоящее время  почти все компьютеры имеют программное  обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами [Андреева В.В. Делопроизводство. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005. – 200 с.].

В процессе деятельности учреждения создается и функционирует большое  количество документов. Документ - зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем, при этом, может выступать  любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной  информации, в том числе в преобразованном  виде. Данный процесс записи информации является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую  силу документа. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждения [Басаков  М. И. Делопроизводство. - М.: «Тандем», 2006 – 99 с ].

С помощью документации осуществляется: 
 1)планирование; 
 2)финансирование; 
 3)управление; 
 4)бухгалтерский учет; 
 5)отчетность.

Отобразив информацию, документ обеспечивает:

1)ее сохранность; 
 2)сбор (накопление); 
 3)многократное использование; 
 4)возможность передачи; 
 5)возможность обработки информации; 
 6)использование информации в дальнейшем [Ватолина М.В. Организация работы с документами. Ростов Н/Д: Феникс,2004. 45 с ].

В технологической цепочке  обработки и движения документов выделяются этапы:

• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов;
• контроль за исполнением;
• информационно-справочная работа;
• исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных  этапов может быть выполнен как в  традиционной, так и автоматизированной технологии. [Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 126 с.]

Вследствие того, что  документооборот отражает систему  управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен  для совершенствования работы управленческого  аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный  документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов [В ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"] :

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.