Состав кадровой документации

Содержание

Введение………………………………………………………………………..3

Глава 1.Организация работы отдела кадров

1. Положение об отделе кадров…………………………………...5
2. Нормативы времени на отдельные операции в кадровом делопроизводстве…………………………………………….…..9
3. Нормативно-правовая база кадрового делопроизводства…....14

Глава 2. Состав кадровой документации

2.1. Краткая характеристика  учреждения…………………………….19

2.2. Анализ системы документирования……………………………...21

2.3 Организация работы  с документами……………………………...24.

Заключение…………………………………………………………………....32

Список использованных источников………………………………………..34

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

Распорядительная деятельность органов управления включает, помимо прочих полномочий, решение вопросов подбора и расстановки кадров, приёма граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приёма, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов1. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, но может использоваться как образец правильного оформления документов и в других организациях2.

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»3. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.

 

 

 

 

 

Глава 1. Организация работы отдела кадров

1.1 Положение об  отделе кадров

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

- общие положения;

- задачи;

- структура;

- функции;

- взаимоотношения с другими  подразделениями предприятия;

- права;

- ответственность.

В разделе "Общие положения" закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел "Задачи" содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе "Структура" указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе "Функции" рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

- разработка планов комплектования  кадров в соответствии с программой  развития предприятия;

- оформление приема, перевода  и увольнения работников в  соответствии с трудовым законодательством;

- учет личного состава  предприятия;

- хранение и заполнение  трудовых книжек, ведение документации  по делопроизводству;

- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка  мероприятий по ее устранению;

- анализ состава, деловых  качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

- создание условий для  повышения образовательного и  квалификационного уровня специалистов;

- работа по созданию  резерва на выдвижение;

- подготовка предложений  по улучшению расстановки и  использованию рабочих;

- подготовка и систематизация  материалов для аттестационной  комиссии;

- подготовка материалов  для предоставления рабочих, специалистов  и служащих к поощрению и  награждению;

- принятие мер по трудоустройству  высвобождаемых работников;

- осуществления контроля  и инструктажа работников отдела  кадров;

- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

- ведение всей отчетности  по кадровым вопросам.

Раздел "Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия" содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу.

В разделе "Права" указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

- право требовать от  всех подразделений предприятия  необходимых для полноценной  работы отдела кадров материалов;

- право принимать работников  предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

- право осуществлять связь  с другими организациями по  вопросам подбора кадров;

- право требовать от  других подразделений обязательного  выполнения тех указаний, которые  предусмотрены положением об  отделе кадров.

В разделе "Ответственность" установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. (Приложение1)

Любая должностная инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

- руководство работой  отдела;

- обеспечение выполнения  работ;

- разработка необходимой  документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

- обеспечение рационального  использования материальных, финансовых  и технических средств;

- проведение работ по  защите информации, составляющей  коммерческую тайну;

- обеспечение рационального  распределения нагрузки между  работниками отдела;

- создание условий для  роста и повышения квалификации  персонала;

- контроль соблюдения  работниками правил внутреннего  трудового распорядка, правил и  норм охраны труда и противопожарной  безопасности, производственной и  трудовой дисциплины;

- внесение предложений  о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей  производственной и трудовой  дисциплины;

- обеспечение составления  уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и  нормативные документы вышестоящих  и других органов, касающиеся  деятельности отдела;

- нормативные акты и  методические рекомендации, определяющие  порядок проведения работ в  отделе;

- основы экономики, организации  труда и управления;

- правила внутреннего  трудового распорядка;

- правила и нормы охраны  труда, техники безопасности, производственной  санитарии и противопожарной  защиты.

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.4

 

1.2 Нормативы времени  на отдельные операции в кадровом  делопроизводстве

Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих.

Работа состоит из следующих операций:

- ознакомление с соответствующими  документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством  об образовании) и на их основании  заполнения приказа о приеме  на работу (форма № Т-1);

- заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих  документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об  образовании, личного листка, военного  билета, приказа о приеме на  работу);

- составление приказа  о зачислении на работу, в котором  указываются фамилия, имя, отчество  работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или  оклад, цех, дата зачисления и  при необходимости – период  испытательного срока;

- на основании приказа  в трудовой книжке запись даты  зачисления на работу, профессии  или должности, цеха, дата и номер  приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу  в журнале о приеме;

- оформление личного дела  на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф; составление отчета о приеме на работу; ознакомление работника с правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка по технике безопасности.

Таблица 1

Норма времени на оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих

Наименование операции	Единица Измерения	Норма времени, ч	Номер нормы
Оформление приема на работу: Рабочих Служащих	Один работник, принимаемый на работу	0,5 0,8	1 2

2. Оформление документов  при увольнении рабочих и служащих.

Работа состоит из следующих операций:

- на основании заявления  об увольнении и личной карточки  работника заполнения бланка  приказа о прекращении трудового  договора соответствии с резолюцией  директора птицефабрики составление  проекта приказа об увольнении, в котором указываются фамилию, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения  работника;

- на основании оформленного  приказа запись в личной карточке  работника даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении;

- на основании приказа  о прекращении трудового договора  запись в трудовой книжке даты  и причины увольнения и номера  приказа об увольнении; выдача  трудовой книжки под расписку  увольняемому; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек;

- изъятие личного дела  из картотеки, запись в личном  деле об увольнении и в журнале  уволенных;

- комплектование документов  для передачи в архив; перемещение  личной карточки в картотеку  уволенных;

- составление отчета об  увольнении с работы.

Таблица 2

Норма времени на оформление документов

при увольнении рабочих и служащих