Потоки информации

Содержание

Введение

Общие понятия информации и информационного обмена

Потоки информации

Технология управления как информационный процесс

Исследование информационных потоков в аппарате управления

Анализ информационных потоков на предприятии

Характеристика службы информационного обеспечения управления

Заключение

Список литературы

Введение

Процесс управления невозможно осуществлять без обладания широкой информацией об организации в целом, внешнем окружении, помехах на пути ее функционирования и развития и т.п., то есть о наиболее существенных моментах, влияющих на принятие решения.

Сначала такая информация существует как массив несистематизированных сведений, которые могут быть документальными (анкеты, опросные листы, отчеты, справки) или устными (выступления, интервью, беседы, ответы на вопросы и пр). Лишь в результате обработки, группировки, анализа эти сведения превращаются в информацию, которую уже можно использовать в процессе управления.

У информации могут быть как внутренние, так и внешние источники. К внутренним относится бухгалтерская и статистическая отчетность, текущие наблюдения, специальные обследования, как плановые, так и проводимые по особому решению руководства.

Внешние источники более многочисленны и разнообразны. Прежде всего, здесь нужно выделить представителей организации (руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного ряда деловых встреч и переговоров).

Сегодня ситуация в деловой сфере, и прежде всего на рынке, меняется столь стремительно, что общих наблюдений и просто накопление сведений может быть и недостаточно для каких-то определенных выводов. В связи с этим возникает необходимость в целенаправленном систематическом сборе информации о научно-техническом, производственном, экономическом и ином потенциале конкурентов, а так же о личных особенностях.

Общие понятия информации и информационного обмена

Управление можно рассматривать как информационный процесс. Любого типа упорядоченность возникает в результате какого-то воздействия окружающей среды на систему. Последняя, приспосабливаясь к изменяющимся условиям, накапливает полезную для себя информацию, повышает уровень организации. По существу, вся содержащаяся в системе структурная информация водится внешней средой, и изменение системы обусловлено в основном длительным влиянием ее факторов.

Под информацией понимаются сведения  об окружающем мире, которые имеют форму символов, как доступных, понятных человеку, так и требующих анализа, осмысления, расшифровки. Информация – это отражение в сознании человека окружающего мира, зафиксированное каким-либо способом и поэтому обладающее свойством воспроизводимости, использующееся как средство коммуникации людей, познания и осознания мира, накопления и сохранения знаний.

В управленческой деятельности информация представляет собой  совокупность сведений  о состоянии управляющей и управляемой подсистем, а также окружающей среды. Однако в практике управления организацией информация понимается упрощенно, как:

            Совокупность сведений о состоянии управляющей, управляемой систем и внешнего окружения их функционирования;

            Новые сведения о состоянии этих объектов управления;

            Сведения, снижающие уровень неопределенности и риска в отношении будущего и т.п.

В современных условиях хозяйствования  и управления организацией важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. В деятельности крупных фирм передача информации является непременным первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом приобретает особое значение обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная информационная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер.

Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления – получения, переработки сведений о состоянии управляемого объекта и передачи ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связь между субъектом и объектом  и между управляющей и управляемой  частями общей системы управления.

Потоки информации

Функционирование организации возможно исключительно при наличии  информации, необходимой для выработки и реализации управленческих решений. Информация в организации образует информационные потоки, принципиальная схема которых представлена  на рис. 1.1.

                       Входные данные                                  Выходные данные

Обратная связь

                       Рис. 1.1.  Информация в управлении

Как видно из схемы, вся информация системы управления образуется входными и выходными данными.

Входная информация делится на внешнюю и внутреннюю.

Внешними по отношения к организации являются сведения со стороны окружающей среды, которые включают характеристику потребителей, поставщиков, конкурентов, раскрывают финансово-кредитную политику, доступность и производительность факторов производства.

Внутренняя информация характеризует производственный потенциал организации и включает сведения о состоянии основных производственных факторов (финансы, рабочая сила, материалы, оборудование, здания и сооружения ).

Выходные данные могут быть выражены в форме различных управленческих решений, направленных на управляемую систему (производство). Наиболее распространенным инструментом для этих целей является план (бизнес-план).

Обратная связь пополняет внутреннюю информацию в результате производства и обеспечивает корректировку отклонений от плана в процессе функционирования организации.

Система управления обладает свойством, которое заключается в том, что все элементы подсистем реагируют на внутреннюю и внешнюю информацию, строящуюся на основе обратной связи. Это свойство определяет природу и принципы построения и функционирования систем управления и оценки степени обеспечения процессов связи и принятия решений в организации.

Информационные потоки характеризуются количеством информации, находящейся в системе и обрабатываемой в единицу времени. Данные могут обрабатываться и перемещаться :

            поточно по мере возникновения;

            с регулярной периодичностью, когда информация накапливается, после чего обрабатывается и перемещается через заранее установленные интервалы времени;

            нерегулярно, по мере возникновения отдельных информационных совокупностей.

анализ потоков информации на действующих организациях начинается обычно с обследования, которое может проводиться двумя методами :

            путем обследования потоков, существующих на данной организации, и выяснения круга задач, решаемых подразделениями аппарата управления и исполнителями;

            путем определен6ия задач подразделений аппарата управления, анализа информации, которая необходима для решения этих задач и сопоставления ее с потоками документации, сложившимися в процессе деятельности аппарата управления.

обследование потоков информации завершается расчетом объемов необходимой информации, регламентирующим ее движение, составлением схем потоков, проектированием форм применяемой документации. для рационализации построения потоков информации целесообразно использовать ряд показателей :

            прямоточность движения информации. достаточность четко характеризуется правильность ее циркулирования, выявляет неоправданное возвратное движение носителей  информации;

            ритмичность информационных потоков. четкое продвижение в соответствии с графиком позволяет выявить своевременность подготовки и передачи необходимых сведений потребителям;

            специализация потоков информации. происходит в нескольких разрезах: поток информации для учета и отчетности, для выдачи вышестоящей организации, для разработки мер воздействия; поток информации по решениям отдельных видов (функциональные) и уровней (объекты);

            плотность (интенсивность) информационных потоков. оценка количества проходящих носителей информации и их насыщенности;

            параллельность движения информационных потоков, их целеустремленность, направленность, возможности их разветвления и слияния. повышение степени параллельности означает одновременно углубление специализации информационных потоков.

Эталоном оценки движения информационных потоков является их соответствие связям в управляемом объекте и управляющей системе, возникающим в материальных процессах, в процессах разделения труда в управлении и при выборе форм взаимосвязи управляющей системы с управляющим объектом.

Технология управления как информационный процесс

То или иное состояние в которое переходит предприятие, при осуществлении своей деятельности на рынке, ставит перед менеджером соответствующие задачи и требует от него принятия адекватных решений. Последние могут касаться как изменения целей, стоящих перед организацией, так и способов их достижения. Это вызвано тем, что предприятие подвержено воздействию со стороны окружающей его среды, и вынужден адаптироваться к ней с помощью обратных связей. Поэтому всякое управленческое решение есть результат изучения и использования менеджером обратной связи.

Принятие решений осуществляются в основном уполномоченными на это менеджерами на основании анализа информации. Поэтому в основе управленческих технологий лежат процессы обработки информации (информационные технологии) и строящиеся на их основе процедуры принятия решений.

Технология – совокупность методов обработки, осуществляемых в процессе производства продукции. Задача технологии как науки – выявление закономерностей  с целью определения и использования на практике наиболее эффективных и экономичных производственных процессов.

Управление – элемент, функция организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических), обеспечивающая сохранение их определенной структуры, поддержание режима деятельности, реализацию их программ и целей.

Таким образом, технологию управления можно определить как совокупность методов, реализуемых в процессе функционирования системы, которые обеспечивают сохранение ее структуры и поддерживают режимы деятельности.

Управление предназначено для сохранения миссии предприятия и осуществляется на основе противодействия его разрушению предприятия  в результате контактов с внешней средой.

Рассматривая процесс управления предприятием как технологию, можно представить его в виде совокупности циклов, выполняемых работниками аппарата управления на основе разделения труда.

Все элементы объекта управления связаны между собой через труд в рамках определенной кооперации. Поэтому главным в процессе управления является управление системой совместного труда.

Одним из главных принципов  организации процесса управления является разделение труда на функциональной, профессиональной, квалификационной  и операционно-технологической основах.

Функциональное разделение труда базируется на иерархии функций управления предприятием и  представляет собой  сочетание определенных  групп и комплексов операций, устойчиво повторяющихся при их выполнении.