Информационные технологии в принятии управленческих решений

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3

1. СУЩНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ………………..……5

1.1 Предпосылки внедрения  информационных систем в отрасль  управления персоналом…………………………………………………………………...……6

1.2 Виды информационных систем в управлении персоналом

1.2.1 Информационно-справочные  системы………………………………….…7

1.2.2 Отдельные программы  автоматизации…………………………………….7

1.2.3 Специализированные  комплексные программы……………………….....8

1.2.4 Модули как  составная часть комплексного продукта……………...…….9

2. МОДЕЛЬ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ…...11

2.1 Классификация  управленческой деятельности…………………………....12

2.2 Системы автоматизации  деловых процессов workflow - понятия и определения………………………………………………………………………15

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….…16

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………...18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В конце XX века, когда  человечество готовилось встретить  новое тысячелетие, произошло не менее грандиозное событие - смена  технологического базиса нашего общества. На смену эпохе машин пришла эпоха информационных технологий. В XIX-XX веках человек овладел тайнами превращения вещества и энергии, а созданные на их основе машины существенно изменили его жизнь. Но наряду с материальной составляющей на человека огромное влияние оказывает информация - самые разнообразные сведения и знания, которые он получает в процессе своей жизни. С каждым веком десятилетием и годом увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством, растет и ее роль в жизни человека. Вместе с этим развивались информационные технологии (ИТ) - процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Актуальность темы связана с тем, что повышение  эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений  совершенствования деятельности предприятия  в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его  автоматизация. Но то, что действительно, скажем, для строго формализованного производственного процесса, отнюдь не столь очевидно для такой изящной  сферы, как управление. Трудности, возникающие  при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный.

 

Целью работы является исследование сложностей, проблем, стратегий  внедрения и использования ИТ в управлении персоналом и предприятием в целом.

Поставленная цель предполагает решение следующих  задач:

- исследование внутрифирменных проблем при использовании ИТ;

- исследование концепций управления предприятием с использованием ИТ-технологии автоматизации деловых процессов (workflow);

- рассмотрение стратегии внедрения ИТ на российских предприятиях.

Объектом исследования в данной работе являются работники  организации и их кадровая организация.

Предмет исследования - методика воздействия на работников для формирования устойчивого социальный потенциала, т.е. различные решения  менеджмента по управлению персоналом, в частности посредством информационных технологий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. СУЩНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ

 

Потребность человека общаться с окружающими его людьми, т.е. выразить и передать информацию, привела к появлению языка  древнейшей информационной технологии. Дальше последовало изобретение письменности, библиотек, книгопечатания, почты, телеграфа, телефона, радио, телевидения и, наконец, компьютеров и Интернета. Особенно значение информационных технологий возросло с изобретением компьютера машины для приема, переработки, хранения и выдачи информации. Широкое распространение компьютеров предоставило человеку новые возможности для поиска, получения, накопления, передачи и, главное, обработки информации.

Первоначально компьютер  был создан как средство для автоматизации  вычислений. Однако постепенно к его  вычислительным возможностям добавились функции почти всех предшествовавших средств коммуникации, превратив  его в главное орудие построения современного информационного общества. Сегодня уже трудно перечислить  все сферы применения компьютера. Следующей вехой в развитии информационных технологий стала возможность создания компьютерных сетей. И как высшего  их проявления - Интернета, глобальной компьютерной сети, дающей возможность  каждому пользователю располагать  информационными возможностями  всей сети и передавать одновременно свою информацию всем ее пользователям. Это дало возможность любому владельцу  персонального компьютера приобщиться  к информационным ресурсам всего  человечества и даже внести в них  свой вклад, создать один общий банк информации для всех пользователей  этой сети.

 

 

 

 

1.1 Предпосылки внедрения  информационных систем в отрасль  управления персоналом

 

В последние годы информационные технологии проникли практически  во все сферы жизни человека и  общества: государственное и муниципальное  управление, экономику, хозяйственную  деятельность, научные исследования, образование, медицину и частную  жизнь человека. Не является исключением  и управление персоналом, деятельность кадровых служб предприятий и  организаций. Для автоматизации  службы управления персоналом в рамках предприятия создается информационная система (ИС). Обычно такие системы  обозначаются аббревиатурой HRMS (системы  управления трудовыми ресурсами). [ Шаленко, В.Н. Информационные структуры в трудовых коллективах/ В.Н. Шаленко - М.: изд-во МГУ, 2004. - С. 89 ] В самом полном - комплексном варианте эти системы охватывают все уровни управления предприятием - операционный, тактический и стратегический; а в функциональном плане - кадровый учет, расчеты с персоналом и систему управления трудовыми ресурсами, включающую в себя модули найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Поскольку история автоматизации кадровых служб началась практически одновременно с внедрением информационных технологий в управлении, нужно разобрать, какие программные средства есть в арсенале современного кадровика. Все эти программные продукты можно разбить на четыре группы: информационно справочные системы, программы автоматизирующие отдельные участки в работе кадровой службы, модули в составе комплексного продукта для автоматизации предприятия, специализированные комплексные системы.

 

 

 

 

1.2 Виды информационных  систем в управлении персоналом

 

1.2.1 Информационно-справочные  системы

 

Информационно-справочные системы нельзя назвать специализированными  системами по управлению персоналом, но они активно используются в  работе кадрового работника. В первую очередь это правовые справочные системы. Сегодня в нашей стране существует целый ряд правовых справочных систем: «Кодекс», «Референт», «Юридический мир», «Ваше право», «Юристконсульт», «Законодательство России». Однако самыми крупными являются «Гарант» и «КонсультантПлюс». Эти две фирмы создали наиболее разветвленную сеть своих информационных центров в различных регионах России. Помимо информации по законодательству в обеих системах созданы обширные консультационные базы.

 

1.2.2 Отдельные программы  автоматизации

 

Это программные  продукты, автоматизирующие отдельные  функциональные задачи. Как правило, это программы кадрового учета, расчета заработной платы, найма персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным пакетом, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. [ Краткий курс МВА «Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления» / Барри Пирсон, Нил Томас; Пер с англ. - 3-е изд. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. - С. 287] Уровень разработки этих программ может быть разный - от примитивного до самого продвинутого. Но их объединяет принцип их создания - разработчики этих программ и не ставили перед собой цели разработать комплексный продукт. Это не комплексные системы в процессе разработки, а полностью завершенный продукт. Как правило, системные решения, лежащие в основе этих разработок, не позволяют им развиваться как комплексным HRM-системам. Понятно, что такие программы имеют локальное применение и могут быть рекомендованы только небольшим организациям для решения учетно-отчетных задач в конфигурации «Зарплата - Кадры».

 

1.2.3 Специализированные  комплексные программы

 

Эти системы удовлетворяют  самым высоким требованиям по функциональности. Существуют разные точки зрения на вопрос о составе  полнофункциональной системы. Одним  из распространенных вариантов можно  считать перечень функций, используемый центром. В его состав входят:

- организационный менеджмент;

- кадровый учет;

- кадровый документооборот;

- табельный учет;

- расчет зарплаты;

- регламентированная отчетность;

- компенсационный пакет;

- планирование человеческих ресурсов;

- планирование фонда оплаты труда;

- управление компетенциями;

- оценка персонала;

- управление мотивацией;

- управление обучением;

- электронное обучение;

- подбор персонала;

- управление кадровым резервом - портал;

- информационное самообслуживание;

- аналитика по персоналу. [ Информационные технологии: Теория и практика управления персоналом в России./ И.А. Крылов - М.: Центр, 2006. - С. 28 ]

Таким образом, современные HRM-системы охватывают все возможные  области деятельности службы персонала. Основной отличительной чертой этих программ является наличие единого  информационного пространства, которое  позволяет использовать в работе каждого модуля все многообразие накопленной в системе информации, построить эффективные аналитические  системы и системы поддержки  принятия решений. Не все имеющиеся  на рынке продукты имеют вышеперечисленную  функциональность, в некоторых системах заявленная функциональность находится  в зачаточном состоянии, но все разработчики HRM-систем декларируют планы по созданию полнофункционального продукта. Это  позволяет пользователям программ надеяться, что по мере возникновения  у них потребности в новых  функциональных модулях, такие будут  предложены разработчиками. Поэтому  Специализированные комплексные HRM системы  можно назвать стратегическим инструментом развития кадровых служб, рассчитанным на долгие годы эксплуатации.

 

1.2.4 Модули как  составная часть комплексного  продукта

 

Программы комплексной  автоматизации (программы класса ERP или близкие к ним) наиболее развитые и сложные среди средств автоматизации  бизнеса. Требования к функционалу HR-модулей этих программных продуктов  не отличаются от требований к специализированным комплексным HRM-системам. [ Заренок, Н.Н. Культура управления/ Учебн. пособие под ред. Н.Н. Заренок - Минск: Высшая школа, 2003. - С. 284] Однако интегрированность этих модулей имеет как преимущества, так и определенные недостатки. Бесспорным преимуществом такого решения является полное информационное обеспечение со стороны других подсистем: финансовой, коммерческой и производственной. Но достаточно высокая автономность кадровой информации и кадровых процессов существенно снижает ценность этого преимущества. При этом остаются присущие этим системам недостатки: долгий срок внедрения системы, который может длиться несколько лет, а использовать программу нужно уже сегодня; высокая стоимость владения системой (стоимость закупки ПО, внедрения, эксплуатации и технической поддержки), зависимость кадровой службы от внедрения системы в других подразделениях. Поэтому встречаются варианты построения комплексной системы автоматизации предприятия, когда вместо HRM-модуля Oracle или SAP внедряется система отечественной разработки, например решение от «Компаса».

Основная задача автоматизации кадровой службы может  быть решена с помощью программ разного  класса и разных производителей, но какую бы информационную систему ни выбрала конкретная организация важно, чтобы эта система отвечала современным требованиям к такого рода системам: в основе системы лежит методология управления персоналом, знакомая HR-менеджерам предприятия, используемая или предполагаемая к использованию в компании и направленная на достижении стратегических целей высшего менеджмента предприятия, возможность доступа к данным для множества пользователей, объединенных в локальную сеть предприятия, а зачастую - и для пользователей, удаленных от центрального офиса, развитый, дружественный графический интерфейс конечного пользователя, режимы обработки оперативной информации, близкие к режиму реального времени, средства аутентификации и разграничения прав доступа, позволяющие предоставлять информацию в соответствии с должностными обязанностями пользователя; высокий уровень защищенности от несанкционированного доступа, основу информационной системы составляет промышленная база данных, поддерживающая доступ на основе стандарта SQL, как правило, Oracle или MS SQL Server

 

 

 

 

2. МОДЕЛЬ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ПРОЦЕССОВ

 

Трудности, возникающие  при решении задачи автоматизированной поддержки управленческого труда, связаны с его спецификой. Управленческий труд отличается сложностью и многообразием, наличием большого числа форм и видов, многосторонними связями с различными явлениями и процессами. Это, прежде всего, труд творческий и интеллектуальный. На первый взгляд, большая его часть  вообще не поддается какой-либо формализации. Поэтому автоматизация управленческой деятельности изначально связывалась  только с автоматизацией некоторых  вспомогательных рутинных операций. Но бурное развитие информационных компьютерных технологий, совершенствование технической  платформы и появление принципиально  новых классов программных продуктов 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1 Классификация  управленческой деятельности

 

При всем подлинном  многообразии управленческой деятельности возможна некоторая ее классификация. Определяют следующие виды управленческой деятельности в зависимости от ее содержания:

- эвристическая;

- административная;

- операторная.

Эвристическая деятельность заключается в формулировании новых  идей, концепций, решений. В управлении она воплощается в разработке новых планов, технологий, форм организации  труда. Процесс такой деятельности может быть разделен на две составляющие: аналитическую и конструктивную.