Разработка эффективной системы управления проектами в организации

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

КОРПОРАТИВНЫЙ ИНСТИТУТ ОАО «ГАЗПРОМ»

 

	ДОПУСТИТЬ К  ЗАЩИТЕ:
	Директор НОУ «Корпоративный институт ОАО «Газпром», к.пед.н.,
	________________Е.П.Политов «___»___________________200_ г.

 

 

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ  ПЕРЕПОДГОТОВКА

 ПО ПРОГРАММЕ  «МЕНЕДЖМЕНТ  ОРГАНИЗАЦИИ»

 

 

ВЫПУСКНАЯ  КВАЛИФИКАЦИОННАЯ  РАБОТА

по теме

«Разработка эффективной  системы управления проектами в  организации»

 

 

 

 

Слушатель:___________________________________________________________________________________________________________________________________/                    /

 

Группа: ______________

 

 

Руководитель:                                                                                      /                /

^{(уч. степень, уч. звание, Ф.И.О.)}

 

 

 

 

Москва – 2008г.

 

Содержание

 

 

Введение

 

Сложившаяся экономическая ситуация, связанная с переходом к рыночным отношениям, диктует предприятиям новый подход к внутрифирменному планированию. Планирование необходимо любой организации, которая намеревается предпринимать какое-то действие в будущем. Организация вынуждены искать такие формы и модели планирования, которые обеспечивали бы максимальную эффективность принимаемых решений.

В современных представлениях об управлении любой комплекс мероприятий, в результате реализации которого к заданному сроку должна быть достигнута некоторая система взаимосвязанных целей при ограниченных ресурсах, рассматривают как проект.

При реализации любого проекта: строительство ли это дома, разработка программного продукта, открытие нового супермаркета или что-нибудь другое, основных критериев успеха всего три. Они представляют собой своего рода треугольник: сроки — бюджет — качество. То есть успешным можно назвать проект, который завершен в установленные сроки, затраты на его реализацию не превысили бюджет, а результат проекта отвечает оговоренному заранее качеству. По большому счету управление проектом сводится к управлению этими тремя составляющими. Важное место среди них занимает бюджет (который влияет и на остальные показатели так же, как и они на него), ведь любой инвестор оценивает проект в первую очередь именно по финансовым показателям: сколько средств затрачено на проект и сколько заработано в результате.

Развитие профессионального управления проектом превратило его в мощный инструмент как управления созданием новых продуктов и услуг, так и осуществлением целенаправленных изменений в рамках отдельных организаций, компаний, а также целых социально-экономических систем. Все это позволяет утверждать, что около 40% целенаправленной общественно полезной деятельности реализуется через различные проекты и программы. В то же время все работники сферы управления сталкиваются в своей практической работе с необходимостью осуществления различных изменений и развития организаций и систем в виде проектов или программ. Отсюда следует вывод, что для нормального развития и эффективного функционирования сегодняшнего, ставшего проектно-ориентированным общества весь корпус инженерно-экономических и управленческих специалистов должен быть знаком с основами и возможностями управления проектами как новый управленческой культурой и незаменимым инструментарием. В то же время 40% специалистов управленческого корпуса должны быть профессионалами в области управления проектами. Именно этим и определяется важная роль и значение развития профессионализма в управлении проектами.

К настоящему времени  управление проектами стало признанной во всем мире профессиональной деятельностью. Методология и средства управления проектами широко используются во всех сферах целенаправленной и проектно-ориентированной деятельности. За последние 30 лет управление проектами сформировалось как новая культура управленческой деятельности и стало своеобразным культурным мостом в цивилизованном бизнесе и деловом сотрудничестве стран разных континентов с разной историей развития, традициями, экономикой и культурой.

Комплексное применение в управления проектами в России и поддержка со стороны законодательной и исполнительной власти, деловых кругов, общественности и средств массой информации является одним из приоритетных направлений социально-экономического развития России в третьем тысячелетии.

Цель работы – разработка эффективной системы управления проектами на примере компании ЗАО «Ямалгазинвест».

Объектом данной работы вступает производственная компания ЗАО «Ямалгазинвест».

Работа состоит из введения, трех глав и заключения.

Первая глава –  теоретические аспекты управления проектом: сущность и особенности. Во второй главе – практической, проводится основная характеристика компании, проводиться анализ существующей системы управления проектами. В третьей главе, проектной, представлены основные предложения и мероприятия по совершенствованию сисчтемы управления проектами в компании ЗАО «Ямалгазинвест».

 

 

 

Глава 1. Теоретические аспекты управления проектом в организации

1. Понятие управление проектом

Управление Проектами - одна из самых быстроразвивающихся  управленческих дисциплин нашего времени. В условиях современной экономики, когда конкуренция во всех областях возросла, кажется, до предела, а сроки жизни отдельных товаров исчисляются месяцами и даже неделями, применение технологий управления проектами является необходимым не только для процветания, но и для выживания почти каждого коммерческого предприятия.

Управление проектами (англ. project management) — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются определённые цели, а также оптимизируется использование ресурсов (таких как время, деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.) в рамках некоторого проекта (определяющего конечный результат и ограничение по времени и/или другим ресурсам).

Управление проектом — применение знаний, навыков, инструментов и методов для планирования и  реализации действий, направленных на достижение поставленной цели в рамках проектных требований.

Процедуры управления проектом

1. Процедуры управления  проектом по традиционной методологии:

- Определение среды  проекта.

- Формулирование проекта.

- Планирование проекта.

- Техническое выполнение  проекта (за исключением планирования  и контроля).

- Контроль над выполнением  проекта.

2. Процедуры управления  проектом по методологии PMI:

- Определение требований  к проекту.

- Постановка чётких  и достижимых целей.

- Балансирование конкурирующих  требований по качеству, возможностям, времени и стоимости.

- Адаптация спецификаций, планов и подходов для нужд  и проблем различных стейкхолдеров.

Управление проектами как современная методология управления сформировалась в последние десятилетия в результате развития научного менеджмента и является методической основой разумной реализации мероприятий административного, промышленного, экономического, военного и т.д. характера. Она рассматривает весь жизненный цикл проекта и обычно включает следующие стадии:

-Формулирование целей  проекта 

-Маркетинг 

-Разработка финансового плана проекта и поиск инвесторов

-Проектные работы 

-Собственно производство 

-Сбыт и реализация  продукции 

-Послепродажное обслуживание.

Для управления проектами  на каждой стадии характерен целостный  подход к проекту во всех его аспектах: финансовых, административных, технических, производственных, технологических и т.д. (рис. 1).

Рис. 1. Структура управления стоимостью на протяжении Жизненного Цикла Проекта.

Управление проектами  в значительной степени ориентировано не только на сам проект, но и на ту среду, в которой он реализуется и подразумевает сбалансированное сочетание интересов всех участников проекта, сочетание их ответственности и прав.

Основные элементы управления проектами 

В управлении проектами или отдельным проектом можно условно выделить ряд принципиально важных компонентов.

Основные элементы (объекты) управлению стоимостью:

1. Смета проекта. Стоимость проекта;

2. Базовый план (бюджет);

3. Изменение плана (бюджета). Процедуры и процессы управления изменениями;

4. Ежемесячная отчетность по затратам;

5. Построение трендов;

6. Управление изменениями по затратам проекта.  

Участник проекта - лицо или организация, участвующая в  проекте, либо зависящая от его результатов.

Эффективное управление проектами — это интеграция информационных систем планирования с управленческими процедурами и организационной структурой. При этом покупка удачного программного обеспечения не равносильна успешной постановке управления проектами в организации. Именно качество внедрения системы определяет различие между «хорошим» и «плохим» пакетом.

Опыт  осуществления проектов показывает, что последовательное применение современной  методологии проектного менеджмента  позволяет сэкономить до 20% средств, выделяемых на реализацию проекта. При этом собственно затраты на управление не превышают нескольких процентов от общей стоимости проекта.

Сегодня, чтобы преуспеть в конкурентной борьбе, необходимо обеспечить оптимальное  сочетание отлаженных бизнес-процессов  в структурах управления с динамичными и нацеленными на конечный результат проектными подходами.

Оптимизация проектной деятельности в организации  возможна за счет:

• Систематизации проектной деятельности — внедрение Систем Управления Проектами

Обзор систем управления проектами

Более или менее формализованная  практика управления проектами существует сегодня в большинстве российских корпораций. Однако опыт показывает, что при отсутствии формализованной системы управления руководитель и участники проекта неизбежно сталкиваются с проблемами, связанными с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений, ресурсов и отчетности.

Проектный подход к организации  достижения целей позволяет:

• Выделять конкретные, значимые для компании, достижимые в обозримый период цели;
• Определять потребности и эффективно планировать выделение ресурсов для достижения целей;
• Организовывать взаимодействие исполнителей проекта;
• Осуществлять оперативный контроль за достижением целей, выявлять негативные тенденции и своевременно принимать управленческие решения по их устранению;
• Повысить ответственность руководителей и исполнителей за достижение конечных, а не промежуточных целей.

Для успешной реализации проектов на предприятии создается  система управления проектами.

• Использования современных инструментов и методов планирования и контроля проектов
• Применения знаний и мирового опыта управления проектами

 

 

2. Понятие бюджет и структура проекта

Как для управления организацией в целом, так и для управления стоимостью в проектах ключевым понятием является бюджет.

Рассмотрим основные понятия:

• портфель проектов
• Бюджет проектов
• Бюджет портфеля проектов

Необходимо рассмотреть  и такое понятие как бюджетная  структура, под которой понимается перечень и взаимосвязи используемых бюджетов, статей затрат и доходов. Необходимо обозначить и организационную  структуру и принципы построения основных процессов управления бюджетом.

Бюджет и бюджетирование

Смета.

Под сметой понимается перечень доходов и расходов, структурированный  по разделам, называемым статьями расходов и доходов. В отличие от сметы, бюджет представляет собой: распределение статей расходов и доходов по периодам времени (например, по дням или месяцам).

Следует отметить, что  в бюджете могут присутствовать показатели не только в денежном выражении.