Технология организации и проведение выставок и презентаций

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………………………2

 

Глава 1. Понятие «выставка» и «презентация»………………………………………………..3

 

Глава 2. Технология организации и проведение выставок и презентаций………………….9

 

2.1Нормативно-правовая база выставочной  деятельности………………………………….10

 

2.2 Основные этапы проведения  выставки…………………………………………………...11

 

2.3 Подготовка выставки………………………………………………………………………11

 

2.4.Подготовка презентации…………………………………………………………………..13

 

2.5. Взаимодействие визуального  и смыслового аспектов в организации  выставок……...17

 

Заключение……………………………………………………………………………………..18

 

Список литературы…………………………………………………………………………….19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

Прагматические отношения во всех сферах жизни общества становятся характеристикой XXI века. В условиях, когда успех предприятия, общественной или политической структуры уже невозможен без проведения презентаций, выставок, конференций и т.д., особую актуальность приобретает грамотная организация подобных мероприятий.

Однако далеко не всегда такого рода мероприятия проходят на профессиональном уровне, так как высококлассных специалистов, способных их осуществить, не так много. Тем более, что с каждым годом методика их проведения совершенствуется, появляются новые технологии, более креативная техника. Очень важно, чтобы эти мероприятия были хорошо продуманы и спланированы, поскольку участники воспринимают их как визитную карточку учреждения. В условиях рыночной экономики покупатели узнают о новых товарах из трех источников:

- От торговых представителей;

- Из рекламы;

- Побывав на выставке.

В течение пятнадцати лет в России идет становление и развитие выставочной индустрии. В настоящее время наблюдается усиление активизации выставочной деятельности, которая продолжает укреплять свои позиции как динамично развивающийся сегмент российской экономики и инструмент, эффективно содействующий становлению и развитию отношений торгово-экономического, научно-технического и инвестиционного сотрудничества отечественных производителей товаров и услуг с зарубежными фирмами и организациями. Выставки в условиях сегодняшней России представляет собой один из самых цивилизованных и перспективных методов продвижения продукции и новых технологий, формирования международных и межрегиональных связей, направленных на достижение конечной цели - обеспечение финансовой устойчивости предприятий. На сегодня можно утверждать, что в стране завершился период стихийного формирования выставочного рынка. Выставочный рынок Российской Федерации имеет свою законодательную базу и организационные единицы, которые говорят о нем как об институте рыночного хозяйства.                                                                                            Каждая выставка является своеобразным срезом вполне конкретной рыночной ситуации, она дает возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и участвовать в выходе на эти рынки с помощью наиболее эффективных способов. Каждая выставка - важная и, что ценно, емкая в информационном плане для любой организации, которая принимает в ней участие в роли экспонента или посетителя. Выставки - неотъемлемый атрибут любой компании, ставящей своей целью развитие, расширение и укрепление своих позиций на рынке. Так, результаты опросов на выставках свидетельствуют о том, что не менее 70% экспонентов своей задачей считают сохранение и укрепление имиджа компании. Наиболее часто встречающийся ответ: «нам надо участвовать, чтобы все видели: мы есть, мы живы». Таким образом, участие в выставках является для каждого предприятия важнейшим инструментом коммуникации, интегрирующим весь комплекс PR-технологий.                                                                      Цель данной работы: выявить технологию организации и проведения выставок и презентаций.

Задачи:

• Раскрыть понятия: «выставка», «презентация»;

• Выявит технологию организации и проведения выставок,  презентаций.

 

Глава1. Понятие « выставки» и « презентации».

 

Выставка.

 

Выставка -- это мероприятие, на котором экспоненты представляют на основе образцов производимые товары и услуги.

«Выставки -- организация с персоналом, администрацией и соответствующим статусом, которая на основе специально созданной и художественно преобразованной предметно-пространственной среды, решает рекламные, торговые или иные социальные задачи.»1

Сегодня самым распространенным типом выставки в России является тематическая специализированная выставка с четко определенной программой. Выставочные продукты и группы товаров перечислены в номенклатуре.

На специализированных выставках обычно представлены определенные продукты, классифицированные по своему происхождению соответственно изготовителям. Часть из них ориентирована на конкретные группы потребителей.

Классификация выставок в целом призвана помочь сориентироваться в их разнообразии и свидетельствует о том, что выставки весьма и весьма неоднородны.

Участие в выставке

Принимая решение об участии в выставке, учреждение осуществляет инвестиции и, естественно, ожидает отдачи от вложенных средств. Однако высокого уровня отдачи можно ожидать только тогда, когда решение принято обдуманно.

Каждый выставочный проект в ходе подготовки «обрастает» огромным количеством документации, которая стандартна по своей структуре для каждой выставки. Таким образом, подготовка и реализация проекта могут быть представлены в виде организационного плана -- эффективного инструмента организации и контроля отдельных этапов выставки. Временные рамки реализации такого плана различны: от 2 месяцев до 2 лет в зависимости от типа и масштаба выставки.

Организационный план выставочного проекта отражает этапы подготовки и проведения выставки, каждому из которых соответствуют свои организационные мероприятия и документы рекламного и информационного характера.

Решение учреждения о продвижении своих коммерческих интересов посредством участия в выставках зависит от двух факторов:

тенденции к участию в выставках, наблюдающейся в отрасли, к которой оно принадлежит;

масштабов, в которых основные его конкуренты используют выставки в качестве средства продвижения своей продукции на рынке.

Окончательному решению об участии в выставке должно предшествовать обстоятельное изучение общей ситуации и особых условий, в которых находится учреждение. Объектами изучения в этом случае являются:

• внутренняя конъюнктура: соответствующий уровень качества и достаточный запас продукции; возможности по организации участия сточки зрения средств, времени и наличия подходящего персонала; возможность обеспечения выставочной площади, стенда и т.д.;

• внешняя конъюнктура: поведение конкурентов; экономическая ситуация и др.

Наконец, решение об участии в выставке выражается в наличии конкретной программы и четко разработанной политики.

Выбор способа участия в выставке

Учреждение может принимать участие в выставках внутри страны и за рубежом, в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участия. От способа участия зависят методы его организации, бюджет расходов и конечный результат. Выбор способа участия определяется следующими факторами:

размером учреждения;

наличием у него необходимых экономических средств;

наличием программы участия;

степенью готовности в. конкретный период времени;

уровнем осведомленности о конкретной выставке;

ожидаемыми результатами от участия;

опытом и организационными возможностями (персонал, время, готовность к финансовому риску);

вероятными ограничениями со стороны организаторов выставки;

государственной политикой в отношении выставок (ее целенаправленность, учет интересов государства и предприятия-экспонента).

Подготовительный этап

На этапе подготовки к участию в выставке особое внимание уделяют следующим вопросам:

• определение размеров необходимой выставочной площади;

заключение договора об участии и предоставлении выставочной площади для стенда;

разработка плана рекламной кампании (какие печатные материалы надо подготовить и сколько и др.);

изготовление рекламных материалов (прайс-листы, пресс-релизы, каталоги, информационные листы);

тип выставочного стенда;

использование дополнительных средств воздействия на посетителей выставки (световые и музыкальные эффекты, настенные росписи, плакаты и т.п.);

подбор, подготовка персонала, привлекаемого для участия в работе выставки;

объем и содержание работы, а также оплата труда дизайнеров и оформителей.

Заявка на участие в выставке

За определенный фиксированный срок, например не позднее чем за месяц до начала выставки, заполняется и отсылается в оргкомитет заявка на участие в выставке. Суть заявки -- предварительная регистрация и бронирование выставочной площади.

Письмо-заявка подтверждает согласие учреждения с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это своего рода договор между сторонами. В ответ на полученную заявку посылается подтверждение о регистрации учреждения в каталоге участников и выделении необходимой площади при условии оплаты. Подтверждение оплаты гарантирует получение базового набора услуг.

Предвыставочная реклама.

Предвыставочная реклама должна определить, что, как и где рекламировать. До проведения выставки можно опубликовать рекламные объявления в специализированных газетах и журналах, в прессе, озвучить на радио или телевидении. Следует как можно чаще использовать логотип или эмблемы выставки в своих рекламных материалах, а также в любой корреспонденции; подготовить фирменные календарики с отмеченными датами проведения выставки и разослать или раздать их клиентам; заказать специальный штамп с изображением эмблемы выставки; активно рекламировать свое участие в выставке во время ее проведения; использовать выставочные каталоги, публикации о выставке, табло и щиты в выставочном зале.

 Цели и задачи проведения  выставок

Несомненно, основная цель проведения выставки - это продажа и закупка товаров, заключение прямых договоров или контактов между продавцами и покупателями. Так же на выставках усиливается воздействие торговых организаций на производство товаров в отношении их ассортимента и качества, ускоряется процесс заключения договоров, так как поставщики и покупатели находятся в непосредственном контакте.

Главная цель, которую преследует покупатель, придя на выставку это индивидуальный подбор на основе многообразного ассортимента продукции разных производителей товара.

А цели, которые преследует продавец, могут быть следующими:

1. Продать больше товаров.

2. Внедрить на рынке  новую продукцию.

3. Найти дистрибьюторов  или рынки сбыта на новой  территории.

4. Найти новых торговых  агентов за рубежом.

5. Закрепиться на новом  рынке.

6. Изменить положения  своей фирмы на рынке.

7. Выяснить какую реакцию  на потребителя оказывает новая  продукция, выпуск которой вы  хотите наладить.

8. Укрепить связи с  общественностью.

Также здесь можно выделить цели, преследуемые государством для развития выставочного механизма:

- повышение эффективности выставочной деятельности как одного из рычагов развития рынков;

- развитие внешнеэкономических связей организаций и регионов Российской Федерации, содействие повышению эффективности экспорта отечественной продукции;

- удовлетворение растущего спроса российских организаций на услуги выставочно-ярмарочной сферы;

- развитие внутреннего рынка Российской Федерации, наполнение его качественными конкурентоспособными товарами.

К задачам проведения выставок можно отнести:

- обеспечение равных условий конкуренции для всех участников выставочной деятельности;

- содействие координации деятельности федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Федерации, торгово-промышленных палат, предпринимательских и выставочных союзов, общественных организаций и структур выставочного бизнеса в области организации и проведения, приоритетных выставочных мероприятий;

- разработка основных форм государственной поддержки и стимулирования участия российских организаций в выставочных мероприятиях, проводимых в России и за рубежом - как одно из направлений содействия российскому экспорту;

- определение основных направлений формирования нормативной правовой базы выставочной деятельности;

- разработка основных направлений развития материально-технической базы выставочной деятельности;

- содействие повышению экономической эффективности выставочно-ярмарочной деятельности и увеличение на этой основе поступлений финансовых средств в федеральный и местные бюджеты Российской Федерации;

- содействие соблюдению в практике выставочной деятельности принципов и положений, обусловленных в правовой базе международной выставочной деятельности, а также обязательств, вытекающих из соответствующих соглашений Российской Федерации с зарубежными странами;

- организация системы подготовки выставочных кадров и стимулирование развития научных исследований в сфере выставочной деятельности.

 

 

 Классификация выставок

 

Из мирового опыта следует, что выставки принято классифицировать по пяти основным признакам:

1. по географическому  составу экспонентов (в зависимости  от того, какие страны / регионы они представляют) разделяют на:

- всемирные (международные выставки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры) - в частности, к таким выставкам относятся всемирные универсальные выставки «ЭКСПО»;

- международные (характеризуются участием в них фирм из разных стран, число иностранных участников должно составлять не менее 10% от общего числа экспонентов, выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг должны соответствовать международным стандартам);