Коммуникация в управлении

«Коммуникация в управлении»   

 

1. Роль коммуникаций в  системе управления  

 Коммуникативная  подсистема — относительно самостоятельный  элемент системы государственного  управления, представляющая собой:  

= совокупность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении;  

= совокупность  связей, многообразных взаимодействий  и управленческих отношений в системе государственного и муниципального управления;   

= пространство, в котором формируются и функционируют органы власти и управления.   

 Термин «коммуникация» (от лат. communicare — делаю общим, сообщение, передача) в смысловом аспекте социального взаимодействия — это обмен мыслями, сведениями, идеями, передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию.   

 Массовая коммуникация — систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей. В системе массовой коммуникации особую значимость имеет коммуникация в управлении.   

 Управленческие коммуникации — это совокупность информационных связей между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой.    

 Понятие  «коммуникация» имеет двойной  смысл:   

во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий функции: информативную, эмотивную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты.   

во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодействия, контакты, отношения.   

 Взаимодействие  имеет объективную и субъективную стороны.    

 Объективная сторона — это связи, независимые от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия; это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предписаниями, инструкциями, правилами, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием.   

 Субъективная сторона — это сознательное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной позиции, т.е. придерживаются разных моделей поведения, разных социальных ролей.   

 Социальная роль — это модель поведения, направленная на выполнение прав и обязанностей, предписанных данному конкретному статусу. Таким образом, статус дает статическую, а роль — динамическую картину социального взаимодействия.   

 Коммуникация в системе управления - официально, юридически регламентируемое целенаправленное движение индивидуальных субъектов управления к социальной общности при сохранении за ними определенной самостоятельности и индивидуальности.  

   С позиции теории социального взаимодействия орган государственного и муниципального управления можно определить как:  

- форму взаимодействия людей, направленного на выполнение определенной общественно значимой функции,  

- социотехническую систему, где системообразующим компонентом выступает человек, совокупность взаимодействующих людей.   

 Коммуникационная  система реализуется одновременно  через содержание и отношения  в процессе взаимодействия. Содержание обеспечивается информационными потоками, объективирует «коллективное единство» в организации. Отношения — субъективная составляющая коммуникационного процесса.    

 Взаимодействие  обеспечивается и выражается  через:   

а) систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;   

б) распределение функций (горизонтальная специализация);   

в) субординацию должностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уровнях);  

 г) систему коммуникаций — средств и каналов передачи информации, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, заданий), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу).   

 Управленческая  деятельность имеет коммуникативный межличностный характер. Коммуникативное взаимодействие, осуществляется через функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках важна синхронность, достоверность, адекватность на всех этапах коммуникативного процесса — при приеме, передаче и переработке информации, во всех элементах его структуры.   

 Структура  коммуникативного процесса условно имеет четыре элемента: 

1. Отправитель,  лицо, генерирующее идею, или собирающее  и передающее информацию. 

2. Собственно  информация (сообщение), закодированная  с помощью символов. 

3. Канал,  средство передачи информации. 

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация  и которое интерпретирует ее.   

 Управленческие  коммуникации образуют несколько  блоков:  

 А — коммуникации, обслуживающие органы управления. Это функциональное взаимодействие и служебная информация, циркулирующая в структурах всех ветвей государственной власти и местного самоуправления, обеспечивающих непосредственное социально-экономическое и политико-административное управление.   

 Б — коммуникации, существующие в сфере межличностных отношенийгосаппарата.  

 В — коммуникации, обращенные к обществу, часть коммуникационной деятельности в системе управления, которая делает ее открытой, способной к адаптации, совершенствованию.   

 Виды  коммуникаций как социальной (гуманитарной) технологии в управлении показаны на рисунке.

   

 На эффективность  работы и  сплоченность служащих влияет используемая в организации модель внутрикоммуникативных сетей.   

 Коммуникативные  сети подразделяются на централизованные (вся коммуникация замыкается на руководителе) и децентрализованные(коммуникация относительно равномерно распределяется между всеми членами организации). Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства.   

 Известно  множество других вариантов коммуникационных  моделей:цепочная, звездная, иерархическая. Связи между передающей стороной (коммутатор — руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.  

    

 При цепочной структуре коммуникаций решение, передаваемое с одного конца на другой, становится известно всем исполнителям и всеми обсуждается. Все связи в такой структуре одинаковы, а командный стиль руководства не проявляется. Такая структура взаимоотношений распадается, если нарушается связь между двумя участниками коммуникации.    

 Многозвенная структура коммуникации — наиболее часто встречаемая на уровне первичного коллектива. Здесь все участники коммуникации связаны между собой. Эту модель отличает достаточная устойчивость и скорость передачи информации. Ярко выражены отношения субординации и командования.    

 В звездной структуре ярко выражен руководитель, через которого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.   

 Для иерархической структуры характерны опять же ярко выраженные административно-командные отношения. Промежуточные ступени одновременно являются и подчиненными и командными.    

 В реальной  жизни имеется еще большее  разнообразие коммуникативных сетей и моделей. Оптимизация коммуникативной структуры — важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им.   

 Руководитель — это центр коммуникативного взаимодействия и информационных потоков, который выполняет ведущие информационные роли: 

 • пользователя  информации — внешней и внутренней, поступающей в организацию; 

 • распространителя  информации — не только через  документооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т.д.); 

 • предоставителя информации внешним организациям, заинтересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности).    

 Выделяют шесть областей коммуникативного взаимодействияруководителя с сотрудниками.   

1. Прием на работу. Задача — убедить потенциального сотрудника в достоинствах работы в данной организации, получить определенное представление о новом сотруднике.   

2. Ориентация. Задача — ознакомить с базовыми целями организации, конкретными программами, условиями их выполнения, формировать у сотрудников уверенность в общественной необходимости успешного решения поставленных перед коллективом задач.   

3. Индивидуальная оценка сотрудников. Задача — сообщить подчиненному свое отношение к его работе, оценить вклад в деятельность организации.    

4. Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической). Задача — представить сотрудникам информацию об условиях работы, степени их безопасности и мерах, принимаемых для ее обеспечения, создания творческого морально-психологического климата в коллективе.   

5. Обеспечение дисциплины. Задача — ознакомить сотрудников с действующими в организации правилами, инструкция ми, традициями, контролировать их выполнение.   

6. Функционирование. Задача — обеспечить сотрудников необходимой служебной информацией, оказывать необходимую организационно-методическую поддержку.    

 Регулирование  и координация индивидуальных  усилий с последующим созданием единого упорядоченного организационного процесса с помощью коммуникативного взаимодействия являются центральной функцией руководителя.   

 Выделяют  следующие основные причины неэффективной коммуникации.   

» Недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций.   

» Отсутствие у организации обратных связей.   

» Неблагоприятный психологический климат в коллективе. К неверному восприятию информации и ее умышленному искажению приводят недоброжелательные отношения между сотрудниками.   

» Личностные моменты: предвзятость отдельных работников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нарушенное эмоциональное состояние и др.   

» Отсутствие единого понимания используемых понятий и терминов, символов, т.е. наличие семантических барьеров коммуникативного взаимопонимания и взаимодействия.  

» Большое количество промежуточных звеньев в коммуникативной цепи. 

 

2. Информация как фактор  оптимизации системы управления    

 Термин  «информация» используется в  двух значениях: как уменьшение  неопределенности в отношении  ожидаемых событий и как значимое сообщение, некая сущность коммуникационного потока, ресурс.      

 Каждая  управляющая система с замкнутым  контуром есть совокупность субъекта  и объекта управления, взаимодействие между которыми происходит через каналы прямой и обратной связи, по которым проходят потоки информации. Сам процесс управления совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачуинформации; информация — неотъемлемая часть управленческого процесса.   

 Информационное  обеспечение управления — практика  технологизации управленческого процесса (и учебная дисциплина для госслужащих), которая обусловливает воздействие информации на все элементы управленческой деятельности, предоставление всем звеньям и работникам необходимой профессиональной, экономической, правовой и другой информации.   

 С информацией  работают все специалисты управления, но затраты времени у них  структурируются по-разному.

Ориентировочное распределение  рабочего времени управленческого  персонала, %

Категории персонала	Подготовка информации	Выработка и принятие решений	Организация реализации решений
Руководители, выполняющие организационно-административные операции	10-20	50	40-30
Специалисты и ответственные исполнители, выполняющие  аналитико-конструктивные операции	50	30	20
Технический   персонал, выполняющий информационно-технические операции	80		20