Подготовка и проведение деловых преговоров

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования 

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЛИНГВИСТИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 

Факультет социальных наук

Кафедра экономики, менеджмента  и туризма 
 
 
 
 

Курсовая  работа

По  курсу «Основы  менеджмента»

«ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВЫХ  ПЕРЕГОВОРОВ» 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнила:        студентка

группы

МО1-07-01

Шулепова  А.В. 

Руководитель: старший

преподаватель

  Калашникова Н.К. 
 

г. Иркутск, 2010

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                   3 

ГЛАВА 1.  СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ В ОРГАНИЗАЦИИ       4

     1.1.  Цель проведения деловых переговоров            4

     1.2.  Методы  проведения переговоров             5

     1.3.  Этика и психология деловых бесед и переговоров           8

     1.4.  Анализ итогов деловых переговоров                     13

     1.5.  Возможные недостатки при ведении переговоров        15

ГЛАВА 2. ПОДГОТОВКА ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ        17

     2.1. Содержательная подготовка переговоров         18

     2.2. Организационная подготовка переговоров         18

     2.3. Правила организации беседы            20

     2.4. Подготовка помещения             21

ГЛАВА 3.  ПЕРЕГОВОРНЫЕ ПРОЦЕССЫ В ООО «КАНЦЛИДЕР»      23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ                 25

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ          26 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Данная тема более чем актуальна, т.к. деловые беседы и переговоры играют важную роль в политической, предпринимательской, коммерческой и иных сферах деятельности. Изучением этики и психологии переговорных процессов занимаются не только отдельные исследователи, но и специальные центры, а методика ведения переговоров включается в программы подготовки специалистов различных профилей.

     Умение  общаться с деловым партнером, понимание психологии другого человека, интересов другой организации можно считать одним из определяющих факторов в процессе ведения переговоров.

     Деловые беседы и переговоры требуют от участников общения не только грамотности, но и  следования этике речевого общения.

     Кроме того, важную роль играет, какими жестами, мимикой сопровождается речь. Особую важность знание невербальных аспектов общения приобретает при ведении переговорных процессов с иностранными партнерами, представляющими иные культуры и религии.

     Участникам деловых переговоров важно найти общее успешное и взаимовыгодное решение предмета их встречи. Цель данной курсовой работы заключается в определении, каким образом и с помощью чего этого достичь.

     Для этого необходимо рассмотреть этику, психологию, методы проведения деловых переговоров. А также правила подготовки, как самой деловой беседы, так и подготовки помещения, определения состава участников деловой беседы и т.д.. Вот некоторые из задач данной работы. 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1.  СУЩНОСТЬ И ЗНАЧЕНИЕ ПЕРЕГОВОРОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1.  Цель проведения деловых переговоров 

     Переговоры  – это деловое взаимное общение  с целью достижения совместного  решения.

     Переговоры  протекают в виде деловой беседы по вопросам, представляющим интерес  для обеих сторон, и служат налаживанию кооперационных связей.

     Переговоры  существенно различаются по своим  целям: заключение договора о поставках, проведение научно-исследовательских  или проектных работ, соглашение о сотрудничестве и координации  деятельности и т. д.

В процессе переговоров люди хотят:

• добиться взаимной договоренности по вопросу, в котором, как правило, сталкиваются интересы;
• достойно выдержать конфронтацию, неизбежно возникающую из-за противоречивых интересов не разрушая при этом отношения.

   Под переговорами понимают совещания представителей разных фирм по рассмотрению бизнес-вопросов. В зависимости от рассматриваемых вопросов, переговоры могут иметь следующие цели:

• Презентация фирмы для создания имиджа фирмы среди деловых кругов, создания или воссоздания благоприятного образа фирмы, реклама имени фирмы. По сути своей такая презентация является частью рекламной кампании организации;
• Презентация бизнес-проекта. Цель этого вида презентации – информирование людей о каком-либо проекте, определение обратной реакции к проекту, поиск заинтересованных в поддержке разработки и реализации проекта. Этот вид презентации наиболее требователен к форме подачи, содержанию и подготовке (см. ниже), т. к. предполагает убеждение аудитории в необходимости осуществления, разработки или воплощения проекта;
• Отчет о выполненных работах. Цель -  ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быть спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке;
• Обсуждение плана будущих работ. Такая презентация аналогична предыдущему виду презентаций, только объект здесь будущие работы организации или личности. Целями её могут являться: информирование определенного круга лиц о намеченных работах, описание намеченных работ с целью подтверждения объекта презентации критическому анализу и изменению;
• Презентация товара. Цели такой презентации ясны: создание знания о новой марке, товаре или услуге на целевом рынке, ознакомление потребителей с новыми возможностями товара, расписания магазина и т.д., достижение предпочтения марке и т.п.

 

1.2. Методы проведения переговоров         

     В практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы:

   Вариационный  Метод. При подготовке к сложным переговорам (например, если уже заранее можно предвидеть    негативную реакцию противной стороны), выясните следующие вопросы:

• в чем заключается идеальное (независимо от условий реализации) решение поставленной проблемы в комплексе;
• от каких аспектов идеального решения (с учетом всей проблемы в комплексе, партнера и его предположительной реакции) можно отказаться;
• в чем следует видеть оптимальное (высокая степень вероятности реализации) решение проблемы при дифференцированном подходе к ожидаемым последствиям, трудностям, помехам;
• какие аргументы необходимы для того, чтобы должным образом отреагировать, на ожидаемое предположение партнера, обусловленное несовпадением интересов и их односторонним осуществлением (сужение или, соответственно, расширение предложения при обеспечении взаимной выгоды, новые аспекты материального, финансового, юридического характера и т.д.);
• какое вынужденное решение можно принять на переговорах на ограниченный срок;
• какие экстремальные предложения партнера следует обязательно отклонить и с помощью каких аргументов.

   Такие рассуждения, выходят за рамки чисто  альтернативного рассмотрения предмета переговоров. Они требуют обзора всего предмета деятельности, творчества и реалистичных оценок.

   Метод интеграции. Предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития-кооперации. Применение этого метода, конечно же, не гарантирует достижения соглашения в деталях, пользоваться им следует в тех случаях, когда, например, партнер игнорирует общественные взаимосвязи и подходит к осуществлению своих интересов с узковедомственных позиций. Пытаясь добиться того, чтобы партнер осознал необходимость интеграции, не упускайте, однако, из виду его законные интересы. Поэтому избегайте нравоучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не связанных с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, изложите партнеру свою позицию и подчеркните, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров Вы от него ожидаете. 

• несмотря  на несовпадение Ваших ведомственных  интересов с интересами партнера, особо отметьте необходимость и  отправные точки решения обсуждаемой  на переговорах проблемы;
• попытайтесь выявить в сфере интересов общие для всех аспекты и возможности получения взаимной выгоды и доведите все это до сознания партнера;
• не предавайтесь иллюзиям и не считайте, что можно прийти к согласию по каждому пункту переговоров; если бы так было на самом деле, то переговоры вообще были бы не нужны.

   Метод уравновешивания. При использовании этого метода учитывайте приведенные ниже рекомендации:

• определите, какие доказательства и аргументы (факты, результаты расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять Ваше предложение;
• вы должны на некоторое время мысленно встать на место партнера, т.е. посмотреть на вещи его глазами;
• рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и доведите до сознания собеседника связанные, с этим преимущества;
• обдумайте также возможные контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и приготовьтесь использовать их в процессе аргументации.

   Бессмысленно  пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера, т.к. последний ждет от вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. Прежде чем перейти к этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

   Компромиссный метод. Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно. При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения). Чтобы приблизиться к позиции партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки. Может случиться, что предложенное компромиссное решение превышает вашу компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером вы тут можете пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя). Трудно быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемым для каждой из сторон, партнеры по инерции будут упорствовать в своем мнении. Здесь необходимо терпение, соответствующая мотивация и умение "поколебать" партнера с помощью новых  аргументов и способов рассмотрения проблемы при использовании всех вытекающих из переговоров возможностей.

   Соглашение  на основе компромиссов заключается  в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для  партнеров неблагоприятные последствия.