Понятие контроля и его виды

 

Содержание

Введение…………………………………………………………………3

1. Сущность контроля………………………………………………….5
1. Понятие контроля………………………………………………5
2. Основные этапы контроля……………………………………..6
3. Процесс контроля………………………………………………7
2. Виды контроля……………………………………………………...15
3. Характеристики эффективного контроля………………………...20
4. Поведенческие аспекты контроля…………………………………22

Заключение ……………………………………………………………25

Список литературы…………………………………………………...26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Хорошо продуманные планы и  организационные структуры не всегда могут обеспечить достижение поставленных целей из-за изменения законов, технологий, условий конкуренции и других факторов внешней среды. Для того чтобы подготовиться и отреагировать  должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный  механизм своевременной оценки воздействия  на эти факторы. Такой механизм может  быть создан на основе контроля. Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда ими сформулированы цели и задачи, создана организация. Контроль очень важен для успешного функционирования организации. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности организации. Представьте, что Вы как руководитель организовали деятельность своих подчиненных и что же, в этом случае, Вам остается сидеть и ждать результата? А вдруг у подчиненных что-то не получится? Вдруг они безответственно отнесутся к Вашему заданию, или у них возникнут непредвиденные осложнения, а Вы в это время будете спокойно сидеть, и ждать пока неприятности не свалятся на Вас? Чтобы подобного не случилось, менеджер должен контролировать и регулировать деятельность работников организации.

Контроль - это одна из функций управления, без которой не могут быть реализованы в полной мере все другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно учитывать реальные возможности и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.

Важной функцией управленческого  контроля является разработка стандартной  системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам  хозяйственной деятельности фирмы  в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление  функции контроля опирается в  первую очередь на организацию системы  учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

Цель курсовой работы –  раскрыть понятие контроля и его  видов. Поставленная цель определила следующие задачи:

• Рассмотреть сущность контроля, его определение.
• Познакомиться с различными видами контроля.
• Рассмотреть характеристики эффективного контроля.

 

 

 

 

 

 

 

1. Сущность контроля

 

1. Понятие контроля

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса. [1, 89]

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная  информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят  о целесообразности объединения  планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (см. схема.1). Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса.[3, 32] Проверка- контроль лицами, независящими от процесса.

Схема 1. Концепции контроля.

Почему необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию  контроля с того самого момента, когда  они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы  организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации. Поддержание успеха. Равно важной является положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя реально достигнутые результаты с запланированными, то есть, отвечая на вопрос «На сколько мы продвинулись к поставленной цели?», руководство организации получает возможность определить, где организация добилась успеха, а где потерпела неудачу. [2, 227]

1.2 Основные этапы  контроля

Первый этап процесса контроля – определение стандартов, т. е. конкретных, поддающихся измерению целей. Для управления должны быть созданы стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его основных областей.

Второй этап – измерение фактически достигнутых результатов деятельности организации и персонала.

Третий этап – сравнение показателей функционирования с установленными стандартами, определение масштаба допустимых отклонений от установленных норм.

Только значительные отклонения от установленных стандартов должны привести к корректирующим мерам. К  таким действиям относят: изменения  внутренних переменных системы, модификация  стандартов или невмешательство  в работу системы. При осуществлении процедуры контроля руководитель должен учитывать поведение людей. Контроль действий сотрудников может оказывать на них как положительное, так и отрицательное влияние. В некоторых случаях контроль может привести к выдаче неверной информации. [8]

1.3 Процесс контроля.

Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии: 
1. Определение концепции контроля (всеобъемлющая система контроля «Controlling» или частные проверки); 
2. Определение цели контроля (решение о правильности, эффективности процесса управления);

3. Планирование проверки: 
- объекты контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.); 
- проверяемые нормы (этические, правовые, производственные); 
- субъекты контроля (внутренние или внешние органы контроля); 
- методы контроля; 
- объем и средства контроля (полный, сплошной, выборочный, ручные, автоматические, компьютеризированные); 
- сроки и продолжительность проверок; 
- последовательность, методики и допуски проверок; 
4. Определение значений действительных и предписанных; 
5. Установление идентичности расхождений (количественная оценка); 
6. Выработка решения, определение его веса; 
7. Документирование решения; 
8. Мета проверка (проверка проверки); 
9. Сообщение решения (устное, письменный отчет); 
10. Оценка решения (анализ отклонений, установление ответственности, устранение недостатков). [7]

Для принятия решения о контроле и  организации процессов контроля могут иметь значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния  на людей, задачи контроля и его границы (см. схема. 2). [6]

Схема 2. Критерии для принятия решения  о контроле и организации.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка  стандартов и критериев, сопоставление  с ними реальных результатов и  принятие необходимых корректирующих действий. [7] На каждом этапе реализуется комплекс различных мер. (см. схема 3.)

Схема 3. Этапы контроля.

1. Определение стандартов.

Первый этап процедуры  контроля демонстрирует, насколько  близко, в сущности, слиты функции  контроля и планирования.

Стандарты - это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается изменению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности.

Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного  критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Примеры целей, которые можно  использовать в качестве стандартов контроля: получить прибыль в размере 1 млн. долл. в 2011г. или уменьшить количество, воздерживающихся от голосования на 3%. Конкретный критерий (в данном случае 1 млн. долл.) и определенный период времени (один год) называются показателями результативности Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с запланированной и ответить на следующие важные вопросы: «Что мы должны сделать, чтобы достичь запланированных целей?» и «Что осталось не сделанным?» Так, например, если руководство обнаруживает, что за первые полгода прибыль фирмы составила только 400 тыс. долл., то оно понимает, что необходимо существенно поднять производительность, чтобы достичь намеченной цели: заработать 1 млн. долл. к концу года. [5, 183]

Относительно легко установить показатели результативности для таких  величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов потому, что  они поддаются количественному измерению. Но некоторые важные цели и задачи организаций выразить в числах невозможно.

Например, повышение материального  уровня, рассматриваемое в качестве цели, выразить в числовых показателях  очень трудно или зачастую вообще невозможно. Невозможно точно приписать  тому или иному уровню морали численное  значение или выразить его через  эквивалентную сумму долларов. Но организации, работающие эффективно, стремятся  обойти трудности, связанные с выражением целей в количественном виде, и  им это удается. [9]

Так, например, информацию о  духовном уровне и состоянии работников можно получить посредством различного рода обследований и опросов. Более  того, некоторые из этих, явно не поддающихся  количественному измерению величин, можно представить в численном  виде косвенно, измеряя некоторый  показатель.

Малое количество увольнений, например, обычно является проявлением  удовлетворенности работой. Таким  образом, количество увольнений может  использоваться как показатель результативности при выработке стандартов в области  удовлетворенности работой. Например, руководители высшего звена могут  установить в качестве цели на следующий  год уменьшение количества увольнений с 10 до 6%.[1, 124]

2.Сравнение результатов с установленными стандартами.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально  достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе Менеджер должен определить, насколько достигнутые  результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он или она принимают  и еще одно очень важное решение: насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой, второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая служит основой для решения  о начале действий. Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений, измерении результатов, передаче информации и ее оценке.

Руководство высшего звена устанавливает:

Масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги. Определение масштаба допустимых отклонений - вопрос кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Но, если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно, и требует много времени. Важная проблема процесса контроля - выбор критических точек. Контролем необходимо охватить все стороны и все звенья функционирования организации. Однако для этого не требуется проверять каждого работника. Контролировать необходимо лишь точки, заслуживающие особого внимания. В умении выбрать такие критические точки и состоит искусство управления. Можно предложить следующую методику по определению данных критических точек. Методика предлагает ответы на следующие вопросы:

- какие показатели отражают  наилучшим образом цели моего  подразделения; 

- по нашим признакам  я вернее всего могу определить, что эти цели не выполняются;

- каковы оптимальные методы  оценки серьезных отклонений;

- каким образом я получу  информацию о том, кто несет  ответственность за те или  иные неполадки; 

- для каких данных сбор  информации экономически оправдан.