Поняття комунікацій та їх роль в системі управління

Вступ

      Основною метою даної роботи є розгляд питань, пов'язаних з місцем і роллю комунікацій в системі категорій менеджменту, а саме:

• сутність комунікацій, її види і форми;
• елементи й етапи процесу комунікацій;
• методи вдосконалення комунікаційного процесу;
• вивчення проблем і шляхів вдосконалення комунікацій.

      Для досягнення цієї мети необхідно виконати наступні завдання: дати визначення поняттю комунікацій та її ролі в системі управління; розглянути  комунікаційний процес , його елементи і етапи; та запропонувати шляхи подолання бар'єрів ефективного обміну інформацією для того, щоб мінімізувати комунікаційні перешкоди.

      Під комунікаціями розуміють - процес обміну інформацією та змістовим значенням між двома або більше людьми (тобто передача інформації).

    Актуальність обраної теми зумовлена тією значущою роллю, яку відіграє комунікація в системі управління. За загальним визнанням, комунікації мають величезне значення для успіху діяльності підприємств і представляють одну зі складних проблем менеджменту. По суті це свого роду «кровоносна система» єдиного організму, фірми. Ефективними керівниками вважають тих, хто ефективний у комунікаціях. Менеджери повинні досконало володіти мистецтвом комунікації, тому що, образно кажучи, вони виконують роботу «чужими руками».

      Роль комунікацій очевидна як на малих фірмах, так і у потужних компаніях та корпораціях. Від ефективності комунікаційних зв'язків і взаємодій, залежить майбутнє не тільки підприємства, як господарюючого суб'єкта на ринку, але також і людей, що працюють на даному підприємстві  на глобальному рівні та забезпечують благополуччя всієї країни в цілому.  
      Досвід як українських, так і зарубіжних компаній показує, що ефективність комунікацій залежить, перш за все, від психологічного настрою колективу. Там, де керівник використовує метод «батога і палиці», спостерігається нервозність і розрізненість колективу, а наслідком цього -погана продуктивність праці, відсутність ініціативності, постійні плітки, заздрість і т.д. Всі ці факти не можуть призвести ні до чого іншого, крім як до загасання підприємства і в кінцевому підсумку – навіть призвести до банкрутства.  
       Однак, якщо керівник проводить збори в колективі, де обговорюються ті чи інші проблеми розвитку підприємства, застосовує методи заохочення за ініціативою, працею , створює умови для вільного вираження своєї думки, то в цьому випадку персоналу легко працювати на даному підприємстві. Люди усвідомлюють  в цьому випадку свою значимість, і намагаються використати весь свій потенціал і інтелект для досягнення процвітання організації. Таким підприємствам легше винести економічні та політичні кризи в країні, тому що в згуртованому колективі співробітники будуть допомагати один пережити труднощі.

       Структура роботи: робота складається зі вступу,  трьох розділів, висновків. В роботі наявні блок-схеми та інші ілюстрації, які дозволяють краще розкривати досліджувані цілі та завдання.

      При написанні роботи були використані різноманітні підручники, спеціалізовані дослідження, періодичні видання та практичні матеріали зарубіжних і вітчизняних менеджерів.

 

 

 

 

 

 

 

1. Поняття комунікацій  та їх  роль в системі управління

1. Сутність комунікацій

      Ринкова економіка не може існувати без розвинутої інформаційної інфраструктури та інформатизації бізнесу. При цьому важливу роль відіграють такі фактори, як інформація та комунікації. Управлінська діяльність грунтується на певній інформації, її можна відобразити у вигляді цілісної системи інформаційних взаємодій персоналу фірми.

       Сутність управлінської інформації полягає в забезпеченні інтегрованої системи звітності, що дає кожному рівневі управління "потрібну" інформацію в "потрібний" час.

       На сьогодні інформація розглядається як один із найважливіших ресурсів розвитку суспільства разом з матеріальними, енергетичними і людськими.

       Інформація, як сукупність потрібних відомостей і даних для успішного здійснення аналізу, контролю, прийняття й організації виконання управлінських рішень, є невід'ємною складовою ефективного управління організаційно-економічними процесами загалом і організаційною діяльністю зокрема.

       Управлінська робота в основному інтелектуальна. Щоб організація могла чітко працювати, керівник має зробити низку правильних виборів із серії альтернативних можливостей. Вибір однієї з альтернатив — це рішення. Отже, прийняття рішення — вибір того, як і що планувати, організовувати, мотивувати, контролювати.

        Ефективність роботи менеджера залежить як від його вміння працювати з людьми, так і від того, як він працює з інформацією. Основною вимогою для прийняття ефективного об'єктивного рішення або навіть розуміння масштабів проблеми є наявність точної інформації. Єдиним способом отримання такої інформації вважається комунікація. Комунікації визначають як способи, за допомогою яких між людьми виникають зв'язки.

         Комунікація — процес обміну інформацією та змістовим значенням між двома або більше людьми (тобто передача інформації). Комунікаціями (спілкуванням) пронизана вся система управління організацією (рис.1.1). Метою комунікації є розуміння, осмислення переданої інформації.

Рис.1.1. Місце комунікацій у процесі управління

       Оскільки організація — структурований тип відносин між людьми, вона значною мірою залежить від якості комунікацій та забезпечення ефективного функціонування. Якщо комунікації не будуть ефективними, люди не зможуть домовитися про загальну мету, що становить передумову функціонування організації.

      Інформація в процесі комунікації передається не лише з метою прийняття розумних рішень, а й для того, щоб вони могли виконуватись. Звичайно, якщо керівництво надає підлеглим інформацію щодо обгрунтування своїх рішень, це значно збільшує шанси їх успішного виконання. Доти, доки працівники не зрозуміють, яку винагороду їм запропонує організація за якісно виконану роботу, вони не можуть на неї добре працювати.

       Комунікація також важлива і для функції контролю. Керівники потребують інформації стосовно того, що було виконано, аби правильно оцінити, чи досягнули цілей організації. Розрізняють два основних канали інформаційного забезпечення керівників:

          1) формалізований (по ньому рухається регламентована за формою, змістом і часом інформація з достатнім ступенем достовірності);

          2) стихійний (керівникам некеровано надходить величезна кількість найрізноманітніших повідомлень, що не завжди об'єктивно відображають справжній стан речей, телефонні дзвінки, усні звертання або відповіді, службові записки, інформація електронної пошти, багаточисленних нарад).

До найважливіших принципів сучасних інформаційних систем належать:

• принцип повноти інформаційного забезпечення керівника;
• будь-яка інформаційна система повинна мати властивість адаптуватися до стилю і методів, які застосовує конкретний керівник;
• математичне забезпечення інформаційної системи має передбачати можливість агрегування інформації за рівнями управління і давати змогу керівникам верхніх рівнів користуватися інформацією нижчих рівнів;
• інформаційні системи повинні будуватися з урахуванням забезпечення максимальних зручностей і можливостей для безпосередніх користувачів;
• принцип безпосередньої участі керівників усіх рівнів ієрархічної структури управління під час створення інформаційної системи;
• принцип створення в будь-якій обстановці інформаційної незалежності керівників різних рівнів;
• принцип інформаційної рівноправності.

   Передача інформації від однієї особи до іншої здійснюється за допомогою жестів, мови, приборів або в письмовій формі (їх називають засобами комунікації). Через засоби комунікації інформація передається особам, які приймають рішення, а рішення - їх виконавцям. Без комунікацій не може бути організації, оскільки без них неможливо забезпечити координацію діяльності людей.

       Комунікація є формою зв'язку між передавачем (відправником) і приймачем (одержувачем), яка містить послання. Майже всі сфери людських відносин ґрунтуються на комунікації за допомогою мови, символіки (писемності), рухів (жестів), спонтанних виявів (міміки, голосу), засобом якої є послання або сигнали. Форма та зміст комунікативних процесів впливають на почуття, сприйняття й рішення, реалізуючись як визнання, критика, пересторога тощо. Очевидно, що управління без комунікацій неможливе.

          Незадовільно налагоджені комунікації породжують помилкові рішення, нерозуміння підлеглими вимог керівництва, погіршення відносин між людьми. Ефективність комунікацій зумовлює якість рішень і ефективність їх реалізації.

          В основному комунікація між людьми розгортається у площині змісту й площині зв'язків (стосунків).

Площина змісту - це послання, яке містить відомості про стан речей чи про події. Наприклад: «Співробітника тут немає», «Заняття розпочнуться наступного понеділка» та ін. Зміст може бути важливим чи незначним, правильним чи неправильним, актуальним чи неактуальним, мати різне значення для одержувача й відправника. До площини змісту належить не тільки безпосередня інформація у явній формі, а й метакомунікація — прихований, «тіньовий» зміст, який прочитується між рядками прямої інформації, часто є істинним і корисним. Наприклад, на пропозицію встановити ділові контакти одержана приблизно така відповідь: «Ми раді встановити з вами ділові контакти, але наші технічні можливості не дають змоги виконати ваше замовлення». Очевидно, що партнер або вже має аналогічне замовлення і завантажив свої виробничі потужності, або замовник помилився у виборі партнера, в оцінці його виробничих можливостей.

          Площина зв'язків (стосунків) - психологічна складова процесу комунікації, яка характеризується сприйняттям чи відхиленням, симпатією чи антипатією, ненавистю чи любов'ю. Часто стосунки не декларуються, і люди надають перевагу площині змісту, тоді послання має завуальований характер. Наприклад: «Спортивний одяг, який він носить, тут недоречний». Це висловлювання може означати, що людина надто товста, що вона не має смаку, порушила норми і, врешті, просто несимпатична. Можна використовувати і точку зору, що висловлювання характеризує непересічну людину, що костюм не обмежує її свободи тощо.

         Під час переговорів, конференцій потрібно використовувати змістову площину, уникаючи впливу симпатій і антипатій, оскільки часто голосують не за певну пропозицію, а за того, хто її вносить, що спричиняє похибки в комунікації, оскільки реалізуються різні підходи.

          За формою реалізації комунікації бувають дигітальні й аналогові.

Дигітальні комунікації. Особливістю їх є закодованість усіх відомостей за допомогою символів (шрифту, цифр). Використовуючи символи, можна порівняно точно закодувати послання. Йдеться, насамперед, про точність математичних і хімічних формул, навіть у найдрібніших деталях. Дигітальна комунікація «стерильна», тобто вільна від емоцій.

Цей вид комунікації має недолік, що призводить до помилок і непорозумінь, оскільки нерідко трапляються неправильне кодування інформації при відправленні і неправильна інтерпретація її одержувачем. Часто вони виникають через неправильний переклад з однієї мови на іншу.

          Аналогові комунікації. Охоплюють усю безсловесну комунікацію, наприклад жести, погрози чи дотики, предмети, зображення, якісне передавання інформації. Географічна карта, кісточки рахівниці, циферблат годинника — приклади аналогової комунікації. Ця форма повідомлення не така точна, як дигітальна, однак вона зрозуміліша і не спричиняє стільки помилок.

         Аналогову комунікацію застосовують у стосунках між людьми, оскільки вона передає навіть настрій. Наприклад, можна провести на папері горизонтальну лінію як нульову вісь, що означатиме нейтральний настрій. Чим радіснішою й щасливішою почуває себе людина, тим вище буде позначка над цією віссю, а чим гірший настрій — тим нижче позначка під нульовою віссю. Очевидно, що аналогові канали більш придатні для реалізації стосунків.

Нерідко аналогова і дигітальна комунікації поєднуються (розмовна мова, креслення, мережеві графіки).

Механізм сприйняття комунікативних повідомлень можна проілюструвати за допомогою так званого «Джогаррі-вікна», названого за іменами Джозефа Люфта й Гаррі Інгмана. Це соціально-наукова модель, яка відображає зміни сприйняття внаслідок комунікації, наприклад у процесі формування групи (колективу). Вона охоплює чотири параметри стосунків між «Я» та іншими (А, В, С, D), (рис. 1.2).

Рис. 1.2 Соціально - наукова модель сприйняття комунікативних повідомлень

Квадрант А — це сфера вільної діяльності, де поведінка й мотиви відомі як конкретній особистості, так і всім іншим. До неї належать майже всі форми ввічливості, одяг, ділова інформація та ін.