Роль информации в менеджменте

Содержание

 

Введение ………………………………………………………………………….3

1. Понятие информации в менеджменте………………………………….4
2. Виды информации и требования к ней………………………………...5
3. Уровни информационного обеспечения……………………………...10
4. Источники информации………………………………………………..12
5. Внутренняя система информации…………………………………….14
6. Технология информационной деятельности………………………...17
7. Носители информации………………………………………………….20
8. Защита информации…………………………………………………….21

Заключение……………………………………………………………………...23

Список литературы…………………………………………………………….24

 

Введение

 

Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.п.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями. Эти сведения выражены на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанные на материальном носителе. Их можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом.

Руководителя интересует информация о физических и юридических  лицах, передовой технологии, экономической  и финансовой ситуации и т.д. Оперативная, надежная, достоверная и своевременная  информация является основой управленческого  процесса, и от того, насколько она  совершенна, во многом зависит качество управления предприятием.

Информация может приниматься  менеджерами к сведению, служить  основой будущих решений, расширять  их знания и кругозор. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Кроме того, существует прямая связь между информированностью и степенью удовлетворения трудом. Так, хорошо информированные сотрудники довольны своей работой почти  в 70% случаев, в то время как мало информированные – только в 41%.

Информационная деятельность менеджера требует от него четкой организации процесса сбора, анализа  и обработки информации. Причем он также должен уметь определять важность или второстепенность поступающей  информации; уметь упорядочивать  коммуникационный процесс и обмен  информацией в рамках предприятия; обладать хорошо развитой способностью устного и письменного общения. Менеджер должен быть первым лицом, знающим  требования к содержанию информации, ее форме, оценке и использованию  в практике управленческой деятельности.

 

1. Понятие информации в менеджменте

 

Под управленческой информацией  понимают совокупность сведений о том, что происходит внутри организации  и в ее окружении. Обладание такими сведениями помогает менеджеру ориентироваться  в конкретных ситуациях и принимать  оптимальные управленческие решения. Поэтому управленческая деятельность должна начинаться со сбора, накопления, переработки и осмысления информации. Управление как информационный процесс  состоит в обмене информацией  между субъектом управления, управляемым  объектом и внешней средой.

Информационное  обеспечение менеджмента – совокупность сведений о состоянии и динамике объекта управления, необходимых для принятия и реализации управленческих решений.

Без информации невозможно определить точную цель менеджмента, оценить  конкретную ситуацию, четко сформулировать проблему, принять рациональное управленческое решение и проконтролировать  его своевременное выполнение. Владение информацией означает обладание реальной властью – нехватка информации, как и наличие ненужной, может дезорганизовать любую производственную деятельность. Без информации невозможна совместная работа. Известно, что от 50% до 90% своего рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, приема посетителей, различных переговоров и т.п. Такие затраты времени в большинстве случаев необходимые, поскольку информация в настоящее время превратилась в важнейшее условие эффективной работы и перспективного развития любой организации.

Потребность в управленческой информации определяется содержанием  решаемых задач, пониманием этих задач  работниками, уровнем опыта и  образования последних. Чем они  выше, тем меньше работники нуждаются  в дополнительной и более подробной  разнообразной информации. Организационно-практическая деятельность менеджера и аппарата управления в целом также во многом носит информационный характер, так  как включает получение своевременной  и точной информации для принятия управленческих решений и передачу информации о принятых решениях. Обеспечение  принятия управленческих решений полной, надежной и своевременной информацией – центральная и наиболее сложная проблема организации управления на промышленных предприятиях. Таким образом, информацию можно рассматривать как средство достижения одной из главных целей деятельности предприятия – получения прибыли.

 

2. Виды информации и требования к ней

 

На предприятиях существуют следующие виды первичной информации:

·      статистическая;

·      оперативно-отчетная;

·      планово-экономическая;

·      бухгалтерская;

·      финансовая;

·      техническая;

·      технологическая;

·      правовая;

·      конструкторская;

·      ремонтная;

·      справочная;

·      по кадрам;

·      по материально-техническому снабжению;

·      по капитальному строительству;

·      по новой  технике;

·      по нормированию и оплате труда.

По содержанию различают экономическую, организационную, социальную и научно-техническую информацию. Экономическая информация содержит сведения о хозяйственной деятельности предприятия. Организационная информация отражает данные, необходимые для организации управления предприятием: правила внутреннего распорядка, начало и окончание рабочего дня, обеденные перерывы и т.п. Социальная информация образуется в процессе социологических исследований, а также в оперативной кадровой работе. Эта информация включает данные, содержащие социальную характеристику трудового коллектива предприятия. Научно-техническая информация – совокупность данных, необходимых для осуществления технического руководства предприятием. Она включает различные схемы, чертежи, технические характеристики оборудования, планировки производственных и вспомогательных цехов, складских помещений и др.

По месту  образования и направлению информационных потоков различают входящую, исходящую, внешнюю и внутреннюю информацию. Входящая информация включает сведения, поступающие на предприятие (документы, сопровождающие привозимое сырье и материалы, приказы и инструкции вышестоящих организаций, новые нормативные материалы). Исходящая информация включает сведения, поступающие от предприятия (различная реклама, заявки на поставку оборудования и сырья). Внешняя информация состоит из источников, характеризующих внешнюю среду (маркетинговые исследования, стоимость акций, расценки на услуги поставщиков). Внутренняя информация образуется на данном предприятии и используется исключительно на этом предприятии (карточки учета расхода материалов, наряды по оплате изготовленной продукции, различные технологические схемы).

По назначению информация может быть оперативной, которая служит для корректировки деятельности предприятия, и отчетной, предназначенной для анализа итогов его деятельности.

По возможности  применения выделяют одноцелевую информацию, позволяющую решить только одну проблему, и многоцелевую, пригодную для нескольких различных.

По полноте  охвата объекта различают частичную информацию, которая может использоваться лишь вместе с другой, и комплексную, содержащую всесторонние сведения, что позволяет принимать любые решения.

По степени  применения информация бывает универсальной (пригодной для решения любых проблем), функциональной — для решения родственных проблем, индивидуализированной — содержит сведения только о данной проблеме.

По степени  готовности для использования информация может быть первичной, исходной (совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника и содержащих много лишнего и ненужного) и конечной, производной, дающей возможность принимать обоснованные управленческие решения.

По роли в  управлении информация подразделяется на основную, необходимую для разработки важных решений, и вспомогательную, самостоятельного значения не имеющую.

По степени  значимости информацию делят на важную и желательную, без которой, в крайнем случае, можно обойтись.

По степени  надежности различают достоверную и вероятностную информацию. Характер последней может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника точные сведения.

По возможности  закрепления и хранения выделяют нефиксированную информацию, которая содержится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно забывается, и фиксированную на носителях, хранящуюся практически бесконечно. В настоящее время существуют вещественные, магнитные и электронные носители.

По способам распространения информация бывает устной, письменной и комбинированной.

По времени  получения и периоду использования информация бывает оперативная, перспективная и прогнозная.

По степени  конфиденциальности различают информацию для общего пользования, для служебного пользования, секретную, сверхсекретную особой важности, подлежащую разглашению через установленный срок. Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений.

К информации в менеджменте  предъявляются следующие требования:

·      актуальность;

·      ценность;

·      полезность;

·      краткость;

·      четкость;

·      однозначность  формулировок;

·      своевременность  поступления;

·      правильный отбор первичных сведений;

·      непрерывность  сбора и обработки сведений;

·      точность и достоверность;

·      оптимальность  систематизации.

Каждое предприятие в  процессе своей производственной деятельности накапливает определенный объем  знаний, опыта и разнообразной  информации, поступившей в его  распоряжение в виде данных и преобразованных  в соответствии с его нуждами  и требованиями. Этот накопленный  объем информации называется информационным ресурсом предприятия. Собранные данные представляют собой набор конкретных значений количественных и качественных параметров, характеризующих объект. Но пока эти данные не организованы соответствующим образом и не использованы для какой-либо цели, они  не являются информацией.

Данные становятся информацией, когда осознается их смысловое значение. С точки зрения принятия управленческого  решения можно сказать, что информацией  являются данные, оказывающие влияние  на преодоление неопределенности выбора решения или в связи с осуществлением тех или иных действий.

Собранные данные и способы, используемые для их сбора, различаются  в зависимости от конкретных целей  на соответствующих предприятиях.

Основным носителем  информации является документ – материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Поток документов, последовательно проходящих на предприятии с момента их создания или получения до исполнения или отправки, называется документооборотом. Все виды работ по написанию, обработке и оформлению документов охватывает специальный раздел управления, называемый делопроизводством.

Поступающую документацию на предприятиях регистрируют в специальных  журналах или на карточках. Наиболее важные документы представляют для  ознакомления руководителю предприятия  или его заместителям, которым  делегированы полномочия, необходимые  для принятия решений по соответствующим  вопросам. Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях, которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. Ответственным за исполнение документа  считается лицо, указанное в резолюции  первым. Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в соответствующее  подразделение предприятия для  подготовки ответа или разработки какого-либо внутреннего документа. Для особо  важных документов по указанию руководителя вводится особый учет и контроль. Такой  контроль осуществляется секретарем и  фиксируется в специальном журнале. Оборот исходящей информации осуществляется на предприятиях по следующей процедуре. Составляют проект документа, который  последовательно согласовывают, визируют, подписывают, регистрируют и отправляют. При этом необходимо проверить отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, дата, номер), наличия  указанных в документе приложений, соответствующих виз, подписи руководителя, печати. На остающихся на предприятии  копиях отправляемых документов должны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность  подписи. Подписанные и соответствующим  образом оформленные исходящие  документы передают секретарю для  отправки по почте (или с курьером), а копии документов хранятся в  специальных делах в секретариате или в подразделениях, готовивших данный документ.