Социотехническая система как основа построения современных компаний

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………….3

1.Понятие социотехнической системы…………………………………………6

2.Социотехническая система  как основа построения современных  компаний.

……………………………………………………………………………………8

2.1. Особенности управления социотехническими системами в современных условиях……………...…………………………………..……………………....8

2.2. Организация труда как социотехническая  система..……………………14

2.3. Организационно-психологические изменения деятельности человека в информационно-техническом мире……………………………………………17

2.4. Информационная деятельность и ее влияние на характер деятельности человека в информационно-техническом мире………………………………..24

Заключение…………………………………………………………….…….…...28

Список литературы…………………………………………………………...….30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Стремительное развитие и распространение информационных технологий, в частности сети Интернет, оказывает все большее влияние на экономические отношения и организационные системы. Это требует дополнительного изучения новых форм отношений и применения новых принципов построения организационных систем.

Общая идейная проработка вопросов, связанных с распространением информационных технологий и возникновением информационного общества была начата на рубеже 60 - 70 гг. XX века западными футурологами Дж. Гэлбрейтом, Э. Тоффлером, П. Дракером, А.Туреном. Исследователи сходятся во мнении, что информационные технологии не только отражают уровень и возможности систем регистрации, хранения и передачи информации, но, прежде всего - вносят качественные изменения в обмен информацией между людьми и существенно повышают уровень взаимодействия в организации и между организациями. Применение информационных технологий приводит к изменению как технологических систем, так и самого характера взаимодействия в системе «человек - машина».

Радикальные изменения, произошедшие во внешней среде за последние десятилетия, заставляют деловые организации искать принципиально новые подходы к повышению собственной эффективности в XXI веке. Традиционные подходы в управлении, основанные на принципах, сформулированных в XX веке Ф.-У.Тейлором, Г.Фордом, М.Вебером и А.Файолем - в условиях нарастающих изменений и жесткой конкуренции часто не срабатывают. Узкое определение работы, ее однообразие, жесткий контроль, иерархичность организации, преобладание вертикальных связей - эти и другие отличительные черты традиционной модели организации все ещё характерны для российских предприятий. Это представляет серьезное препятствие для их своевременной адаптации к новым - более сложным и более динамичным условиям внешней среды.

Применение информационных технологий обусловливает формирование новой модели отношений внутри организации, которую можно обозначить как сотрудничество. Такая модель отношений основана на широком спектре новых ролей и существенно отличается от модели отношений, связанной с доминированием и жестким подчинением. Использование преимуществ новых информационных технологий не может быть эффективным без пересмотра самого содержания работы, а также изменения модели поведения работника в организации. Все это требует совершенствования подходов к проектированию и перепроектированию работы в организации.

Одним из наиболее успешных методов повышения организационной эффективности уже на протяжении последних сорока лет является социотехническая модель проектирования работы. Успех социотехнического проектирования основан как на теории организации, в основе которой лежит системный подход, так и на уникальных методах, которые были развиты для применения на практике.

Концепция социотехнических систем была разработана сотрудниками Тавистокского Института (Лондон) во главе с Э. Тристом в результате ряда исследований, проведенных на угледобывающих предприятиях Великобритании. В дальнейшем применение социотехнической модели проектирования работы в Норвежской морской компании, на ряде предприятий General Motors, Procter & Gamble, Volvo, Saab позволило существенно повысить производительность и качество продукции, свести к минимуму отрицательные моменты, связанные с использованием технологии, в основном с использованием конвейера.

Формирование социотехнической модели проектирования работы происходило в сравнительно более стабильных и предсказуемых условиях, когда информационные технологии не имели того распространения и того влияния, которое они оказывают сегодня. В связи с этим представляется актуальным дальнейшее изучение взаимодействия социальных и технологических подсистем, а также совершенствование методов социотехнического проектирования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 1.Понятие социотехнической системы.

Социотехническая система - совокупность технологического процесса производства, трудовых отношений и институтов, обеспечивающих их стабильность. Все организации являются системами. Поскольку люди являются, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для выполнения работы, они называются социотехническими системами.

Концепция социотехнических систем в противоположность теориям технологического детерминизма, утверждавшим одностороннее воздействие технологии на человека в процессе выполнения им трудовых операций, основывается на идее взаимодействия человека и машины. Проектирование технических и социальных условий должно осуществляться таким образом, чтобы технологическая эффективность и гуманитарные аспекты не противоречили друг другу.

Социотехническая система образована следующими подсистемами:

1)Техническая подсистема включает устройства, инструменты и технологии преобразующие вход в выход, способом который улучшает экономическую эффективность организации.

2)Социальная подсистема включает занятых в организации служащих (знания, умения, настрой, ценностные установки, отношение к выполняемым функциям), управленческую структуру, систему поощрений.

Если анализировать организацию в более широком контексте, тогда в качестве факторов должны учитываться связи организации с окружающей средой — подсистема среды. Последняя включает социальные ценности, социальные и государственные институты с которыми взаимодействует организация, другие организации выступающие конкурентами или находящиеся в других отношениях.

Достичь высокой эффективности функционирования организации возможно оптимизируя её подсистемы и их взаимодействие — гармонизируя их работу.

Термин предложен в 1960 годах Эриком Тристом и Фредом Эмери, работавшими консультантами в Тавистокском институте человеческих отношений.

Первоначально техническая часть технической подсистемы включала инструменты, методы, и инструментарий проекта трансформации ввходных данных в выходные для достижения экономических целей организации, а социальная — работников всех уровней, которые взаимодействуют с системой, а также знания, умения, ценности, нужды, и настроения на рабочем месте и структуры поощерения и авторитета в организации. Позже поставщики и клиенты вместе с формальными и неформальными процессами, приносимыми ими в бизнес данной организации, были также включены в социальную подсистему.

Характеристики социотехнической системы.

 В технической подсистеме можно выделить шесть взаимосвязанных характеристик, которые можно трактовать по-разному в ходе социотехнического конструирования. 
1. Функциональное назначение и концептуальные установки, 
2. Организационная структура. 
3. Конструирование рабочих мест и роль работников. 
4. Планирование и использование площадей. 
5. Профессиональная подготовка. 
6. Использование финансовых средств и оборудования. 
1. Функциональное назначение. Успешно действующая система управления операциями, создаваемая с использованием методов социотехнического конструирования, имеет четкое функциональное назначение и набор целей, или ценностных ориентиров, которые определяют особенности ее создания и работы. Работники всех уровней компании непосредственно вовлекаются в развитие этой системы и ориентируются на соответствующие концептуальные установки. 
Функциональное назначение системы состоит в ответе на вопрос, что организация должна производить и поставлять на рынок для достижения успеха. Концептуальные установки объясняют, как человеческие, технические и финансовые ресурсы должны быть объединены в одно целое для достижения поставленных задач. Опыт обследования различных компаний говорит о том, что необходимо произвести анализ ситуации и понять, какие действия, как и зачем необходимо осуществлять в первую очередь. Задача заключается в том, что нужно вовремя перейти от общих программных лозунгов к конкретным действиям, иначе положительных изменений добиться невозможно. 
2. Организационная структура. Традиционные организации, т.е. большинство действующих компаний, имеют чрезмерно сложные и громоздкие организационные схемы, в которых функциональные отделы разобщены. 
При таком построении аппарата управления функциональные специалисты общаются преимущественно друг с другом, связи между отделами развиты весьма слабо, а барьеры между ними высоки, как стены Древнего Вавилона. 
В таких условиях конструкторы "перебрасывают" свои разработки через высокую стену в производственные подразделения, те в свою очередь передают изделия в службу маркетинга, которая объясняет покупателю, почему качество товара такое низкое, а цена, наоборот, высокая. 
Социотехническое конструирование ориентировано на совершенно другие принципы. При таком подходе создается специальная группа (команда) специалистов, в которую входят представители всех функциональных служб. Ей предоставляются необходимые ресурсы, и она должна обеспечить выполнение конкретной задачи от начала до конца. 
Формируется своего рода управленческий центр, который ориентирован на определенный вид деятельности, производство товара или осуществление процесса. Этот центр несет полную ответственность за прибыли и убытки, хотя и действует в рамках более крупного структурного образования. 
Такой подход помогает, стимулировать индивидуальную и групповую предприимчивость, и устраняет большинство бюрократических преград. Создаются условия для объединения в рамках одного небольшого подразделения усилий самых различных специалистов, и направить их на достижение конкретной цели. 
Обычно противники такого подхода говорят, что главный недостаток таких "команд" состоит в дублировании усилий различных специалистов. Однако в современных условиях именно такой подход дает наибольший эффект. 
В традиционных многоуровневых структурах управляющие тратят усилия не на творческую работу, а на преодоление межведомственных барьеров и бюрократические процедуры. 
3. Организация рабочих мест и роль работников. Ориентация на групповую и индивидуальную предприимчивость, обеспечиваемая социотехнической организационной структурой, находит отражение и в новой организации рабочих мест. 
Принцип узкой специализации каждого из работников заменяется подходом, при котором группа рабочих универсальной квалификации несет полную ответственность за определенный участок работы. Она отвечает за качество, экономию ресурсов, привлечение новых специалистов, подготовку персонала - т.е. за весьма широкий набор видов деятельности. 
Кроме того, создание самоуправляющихся целевых команд позволяет резко упростить число отдельных операций, сделать систему производства и сборки более простой и эффективной. Число операций, выполняемых на отдельных специализированных рабочих местах, сокращается с нескольких сотен до нескольких десятков.

4. Планирование  и использование площадей. Планирование рабочего пространства и рациональное размещение рабочих мест на этом пространстве необходимы потому, что в ходе совместной работы все члены группы должны находиться в постоянном контакте. Изменяется и схема движения деталей, которые перемещаются в большей степени по кругу, а не вдоль, как на традиционном сборочном конвейере. 
 
Рациональное планирование рабочих мест к организации производства и сборки позволяет резко сократить время на транспортировку и сборочные операции. В интегрированных операционных системах люди и механизмы объединяются в одно целое, что дает возможность резко повысить производительность труда. 
5. Профессиональная подготовка. В социотехнических системах подготовка персонала не является изолированной функцией. Это - в большей степени задача общей рабочей группы, обладающей множественной квалификацией. Члены целевой группы сами отвечают за повышение собственной квалификации и постоянное совершенствование производственных навыков. Постоянная сменяемость операций создает условия для работы на всех этапах производственного цикла, что способствует высокому творческому подходу и изобретательской деятельности. 
Следует отметить, что на организационную структуру напрямую влияет уровень подготовки и компетентности работников. Высококвалифицированные специалисты могут работать на своем участке более независимо и без постоянного контроля представителей вышестоящих уровней руководства. Это позволяет резко сократить число уровней управления в организационной структуре. 
6. Финансовые средства и технология. Наибольшую отдачу от инвестиций можно получить только в случае, если они направляются в уже эффективно действующую производственную систему. Если же организация производства — на низком уровне, качество низкое, персонал не обладает достаточно высокой квалификацией и не несет ответственности за выполняемую работу, то даже самое современное оборудование не обеспечит роста производительности и эффективности, т.е. не даст соответствующей отдачи. 
Недостаточно высокая отдача на инвестиции и их незначительное влияние на производительность зачастую имеют место потому, что эти инвестиции направляются на сокращение затрат на рабочую силу, хотя эти затраты составляют во многих отраслях уже менее 15%. Косвенные и материальные затраты, затраты на использование оборудования играют гораздо более значительную роль. 
В-четвертых, отдача на инвестиции в оборудование недостаточна потому, что современные станки настолько сложны, что использовать их должным образом могут только люди, досконально в них разбирающиеся. Работник недостаточно высокой квалификации попросту не знает, что с ним делать в случае малейшей неполадки

Социальная подсистема. Компании, конечно, не будут перестраивать свою социальную систему просто для того, чтобы "сделать жизнь своих работников приятнее". Их социальная система создается таким образом, чтобы она соответствовала потребностям технической системы, так как техническая система должна обеспечивать наилучшее использование человеческих способностей. Социальная система имеет три ключевых компонента. 
1. Выбор и продвижение. В организациях, где людей и технику оценивают по заслугам, часто один работник может отбираться из сотен претендентов. Существует два главных критерия отбора и продвижения работников в организациях социотехнического типа: 1) высокая техническая квалификация и способность к обучению и 2) опыт общения и готовность к сотрудничеству, который должен позволить работать эффективно в условиях самоуправляющихся коллективов. 
Продвижение по службе также основано на том, какой индивидуальный и групповой вклад вносит каждый работник и группа в целом в достижение поставленных целей и насколько его поведение соответствует принятой всеми модели. 
Вследствие необходимости крупных инвестиций в обучение и переподготовку каждого работника социотехнические организации нового типа ориентируются на максимальное сокращение текучести кадров. 
2. Принятие решений и решение проблем. В организациях нового типа оплата труда организуется на конкурсной основе для того, чтобы заинтересовать в конкретной работе наиболее достойных кандидатов. Работник может рассчитывать на получение более высокой зарплаты, в случае если он овладеет несколькими смежными специальностями. При такой системе зарплата каждого члена рабочей группы напрямую зависит от уровня его квалификации и числа освоенных специальностей. Зарплата продолжает возрастать с увеличением количества новых специальностей, освоенных работником, и ростом квалификации в их выполнении. 
Для устранения искусственных барьеров между работниками с повременной и стабильной оплатой многие компании переводят работников на оплату по базовой ставке. 
3. Символы статуса. Групповой подход к организации работы, создание условий для тесного взаимодействия различных групп способствуют ликвидации барьеров между различными категориями персонала. В организации формируется благоприятный психологический климат, ориентирующий на сотрудничество, а не на иерархическое подчинение одних работников другим. 
Все эта три компонента социальной подсистемы обеспечивают гораздо более благоприятные условия для эффективной работы, чем просто создание "кружков качества" и улучшение систем коммуникаций. Все эти методы использования "человеческого фактора" для повышения производительности и эффективности часто не воспринимаются американскими компаниями, ориентированными на использование традиционных методов управления и организации производства. 
2.Социотехническая система как основа построения современных компаний.