Сущность структуры системы управления

Министерство образования  и науки Российской Федерации

 

СИБИРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ГЕОДЕЗИЧЕСКАЯ  АКАДЕМИЯ

 

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа по дисциплине:

По  дисциплине: «Системный анализ в управлении предприятием»

 

Тема: «Сущность структуры системы управления»

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                     Выполнила: Студентка  гр.КЭМз-54-Ш

                                                     ИДО СГГА Гук И.В

                                                      Проверил:

 

 

 

 

 

 

Новосибирск 2013 г.

 

 

 

Содержание

1. Сущность и  понятие структуры системы управления………………… 3

2. Методы типа  Дельфи, методы типа дерева целей, морфологические методы………………………………………………………………………..10

3. Список литературы………………………………………………………. 15

 

1. Сущность и понятие структуры  системы управления

Категория "структура" относительно социально-экономических  систем отражает состав, строение экономического объекта, внутреннюю форму системы. Наличие структуры представляет неотъемлемый атрибут всех реально  существующих социально-экономических систем, потому что структура придает им целостность.

Абстрактная категория "структура" и понятие "организационная  структура управления" отличаются тем, что объектом структуризации может  выступать сама организация или  предприятие (структура организации, структура предприятия); управление (структура управления) и каждый элемент системы управления.

Структура, отражающая состав и соподчиненность различных  элементов, звеньев и ступеней управления, функционирующих для достижения определенной цели, называется организационной.

Структура организации (организационная структура) - это  логические взаимоотношения уровней  управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая  позволяет наиболее эффективно достигать  целей организации.

Термин "функциональные области" не следует смешивать с функциями управления.

Понятие "функциональная область" относится к работе, которую  выполняет подразделение для  организации в целом, например, маркетинг, производство, финансы, кадры.

Организационная структура - это целостная система, специально разработанная таким образом, чтобы работающие в ее рамках люди могли наиболее эффективно добиться поставленной перед ними цели.

Организационная структура - это способ группировки  работ и проведения линии подчинения, объединяющий работы.

Структура управления рассматривается как необходимая  форма реализации функций управления.

Функции и структура  управления представляют две неразрывно взаимосвязанные и взаимообусловленные  стороны единого целого - организации  системы управления и выступают соответственно как содержание и форма процесса управления. Взаимообусловленность функций и структуры управления предполагает первичность функций и вторичность структуры управления. Однако первичность и вторичность функций и структуры относительны, а не абсолютны.

Организационная структура управления с заданными  функциями есть ее устройство (строение), соответствующее по составу своих  элементов назначению системы.

Основные концепции, играющие отношение к структуре: специализированное разделение труда и сфера контроля; структура всегда должна отражать стратегию; детерминизм - концепция, предполагающая, что структура организации определяется внешней средой.

Специализированное  разделение труда представляет закрепление  данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Во всех организациях, за исключением самых малых, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. Выбор функциональных областей определяет основную структуру организации и в значительной степени - возможности ее успешной деятельности. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда.

Вертикальное  разделение труда представляет отделение  работы по координации от непосредственного  выполнения заданий. Оно необходимо для успешной групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в  организации дает в результате иерархию управленческих уровней. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне.

Число лиц, подчиненных  одному руководителю, представляет сферу  контроля. Сфера контроля - это важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то имеет место широкая сфера контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если каждому руководителю подчиняется небольшое количество сотрудников, т.е. когда сфера контроля узкая, то в этом случае можно говорить о многоуровневой структуре. Поэтому большие организации с плоской структурой имеют меньше уровней управления, чем организации сопоставимого размера с многоуровневой структурой.

Регулярное воспроизведение таких видов деятельности, как распределение заданий, руководство и координация действий сотрудников, формирует структуру организации, а потенциальная возможность различных их комбинаций объясняет различия организационных структур.

Структура не есть нечто раз и навсегда данное. Она постоянно развивается. Когда речь идет об организационных структурах, имеются в виду распределение и координация процессов труда. Структура организации - это совокупность методов разделения процесса труда на конкретные рабочие задания и координации их выполнения.

Понятие организационной  структуры включает в себя не только выполняемые внутри нее задания, но и координируемую сотрудниками деятельность за пределами организации. Многие традиционно  выполнявшиеся самой организацией виды работ в настоящее время передаются специализированным фирмам, что предполагает тесное взаимодействие независимых компаний и трансформацию традиционных границ между организациями.

После выбора стратегии  и разработки последующего плана  руководство должно провести тщательную проверку структуры организации, чтобы выяснить, способствует ли она достижению общефирменных целей. Стратегия определяет структуру. При реализации или изменении стратегии руководство всегда должно учитывать ее взаимосвязь со структурой и объединить формирование структуры организации и планирование. Структура основывается на стратегии и должна обеспечивать ее эффективность настолько, насколько это возможно с точки зрения общей ситуации.

Считается, что  организация существует во внешней среде, которая формирует ее стратегию, технологию, масштаб и уровень нововведений. Эти ситуационные факторы, в свою очередь, определяют необходимую структуру, то есть структуру, которую должна принять организация для обеспечения производственной деятельности.

Сторонники  ситуационного подхода исходят  из того, что структура преуспевающих  организаций соответствует принятой стратегии и внешней среде, в  которой они осуществляют свои операции. Эффективное управление организацией предполагает формулирование адекватной стратегии, а также развитие структур, способствующих ее реализации посредством стимулирования нововведения, соответствующего условиям внешней среды. Основной акцент делается на детерминизме (форма определяется внешней средой) или на функционализме (форма способствует эффективности организации). Организационные формы развиваются постепенно, по мере того как менеджеры осознают неэффективность функционирующих механизмов. В них вносятся изменения, соответствующие различным аспектам желаемой структуры.

Сторонники  ситуационного подхода считают, что менеджеры имеют право  выбора, но ограниченное необходимостью адаптации структуры к внешним  условиям, определяющей приемлемые результаты деятельности организации.

Решение о выборе структуры организации в целом почти всегда принимается руководством высшего звена. Руководители низового и среднего управления лишь помогают ему, предоставляя необходимую информацию, а в более крупных организациях - и предлагая структуру подчиненных им подразделений, соответствующую общей структуре организации, выбранной высшим руководством.

В широком смысле задача состоит в том, чтобы выбрать  ту структуру, которая больше всего  отвечает целям и задачам организации, а также воздействующим на нее  внутренним и внешним факторам. "Наилучшая" структура это та, которая наилучшим образом позволяет организации эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно распределять и направлять усилия своих сотрудников и, таким образом, удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой эффективностью.

Нет точного  ответа на вопрос, какой способ лучше  всего подходит для построения структуры  организации. Наилучшей организационной  структурой будет та, которая соответствует  размерам, динамизму, сложности и  личному составу организации.

Одна из основных ошибок, совершаемых слишком многими  фирмами, состоит в том, что новую  стратегию они просто налагают на существующую структуру фирмы. Так  не должно быть. Структура зависит  от стратегии, и этап формирования структуры в процессе планирования может представлять наиболее важную стадию успешной реализации стратегического плана.

Объективные факторы  и условия определения разнообразия организационных структур:

- размер деятельности  предприятия (малое, среднее, крупное);

- специализация на выпуске одного вида продукции или широкой номенклатуры изделий различных отраслей;

- характер выпускаемой  продукции (тип производства);

- сфера деятельности  предприятия (организация на местный,  национальный или внешний рынок);

- масштабы заграничной деятельности и формы ее осуществления;

вид монополистического объединения (концерн, финансовая группа, холдинг).

Помимо перечисленных  факторов, влияющих на выбор ограниченной структуры, можно отметить динамизм внешней среды, технологию, отношение  к организации руководителей и сотрудников.

Динамизм внешней среды  является очень сильным факторам, определяющим, какую организационную  структуру должна выбирать организация. Если внешняя среда стабильна, то организация может с успехом  применять механистические организационные структуры.

В случае динамичности внешней  среды, организационная структура  должна быть органической.

Влияние технологии на организационную  структуру проявляется в следующем:

1) структура  привязана к той технологии, которая  используется в организации. Число структурных единиц и их взаимное расположение сильно зависят от используемой в организации технологии;

2) организационная структура  должна быть построена таким  образом, чтобы она позволяла  проводить технологические обновления.

Организационная структура в значительной мере зависит от того, как к ее выбору относятся менеджеры, какой тип структуры они предпочитают и насколько они готовы идти на введение нетрадиционных форм построения организаций.

Признаки оптимальной  структуры:

- небольшое число уровней руководства;

- небольшие подразделения  или автономные группы с высококвалифицированным  персоналом;

- целенаправленная работа  на потребителей;

- предусмотрение изменений  или быстрая реакция на них;

- высокая производительность  и низкие затраты - высокая эффективность.

Поскольку предназначение организационной структуры состоит  в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией целей, проектирование структуры должно базироваться на стратегических планах организации  и переменных внешней среды, в которой она осуществляет свои операции. Структура организации должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее стратегии. Поскольку с течением времени стратегия и внешняя среда меняются, то необходимы соответствующие изменения и в организационных структурах, применение новых организационных форм структур. Необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организационной структуры управления на основе системного подхода. Системность подхода к формированию структуры проявляется в следующем: не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется неполной; выявить и взаимоувязать применительно к этим задачам всю систему функций, прав и ответственности по вертикали управления; исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления; обеспечить ограниченное сочетание вертикали и горизонтали управления, имея в виду нахождение оптимального для данных условий соотношения централизации и децентрализации в управлении.

Содержание процесса формирования организационной структуры в значительной степени универсально. Оно включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы которые осуществляются в организационной системе управления. Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям: 1) формирование общей структурной схемы аппарата управления; 2) разработка состава основных подразделений и связей между ними; 3) регламентация организационной структуры.