Сущность управления проектами

 

 

СУЩНОСТЬ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

по дисциплине «Управление проектами»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.ПОНЯТИЕ ПРОЕКТА

 

Несмотря на то, что управление проектами может частично пересекаться с другими видами управления, этот процесс представляет собой специфический вариант управления.В организациях обычно осуществляется два типа деятельности: операции и проекты. Под операцией понимается набор повседневных, рутинных и постоянно повторяющихся задач, выполняющихся в течение всего срока существования организации.

В отличие от операций, проекты являются разовой работой, они обычно уникальны по своей сути. Однако уникальность не подразумевает, что отличия от других проектов должны быть значительными. Проект может быть нацелен на разрешение проблемы или удовлетворение какой-либо потребности организации.

В самом общем виде проект (англ.— project) — это «что-либо, что задумывается или планируется, например большое предприятие» (толковый словарь Webster).

С точки зрения системного подхода проект может рассматриваться как процесс перехода из исходного состояния в конечное — результат при участии ряда ограничений и механизмов (рис. 1.1).

Проект включает замысел (проблему), средства его реализации (решения проблемы) и получаемые в процессе реализации результаты (рис. 1.2).

В том случае, когда результат реализации проекта ¾ некоторый физический объект (здание, сооружение, производственный комплекс), определение проекта может быть конкретизировано следующим образом: «Проект — целенаправленное, заранее проработанное и запланированное создание или модернизация физических объектов, технологических процессов, технической и организационной документации для них, материальных, финансовых, трудовых и иных ресурсов, а также управленческих решений и мероприятий по их выполнению.

 

Ограничения:

финансовые

нормативно_правовые

этические

окружение

логистические

методы активизации

время

уровень качества

косвенные воздействия

Вход:                                                                                                Выход:

                                                                                                                    

       потребности                                                                                         удовлетворенные                           

потребности

Обеспечение:

люди

знания и опыт

инструменты и техника

технология

 

 

Рис. 1.1. Проект как процесс перехода системы из исходного состояния в конечное. Шапиро стр. 19

 

Понятие проект объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые  рядом признаков. Наиболее общими, из которых являются следующие: горбовцов стр. 5

1. Направленность на достижение конкретных целей (определенных результатов).

Проект обычно предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей, составляющих иерархическую структуру. Цель каждой части проекта должна быть подчинена общей цели. Важной чертой управления проектами является точное определение и формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач.

2. Координированное выполнение многочисленных, взаимосвязанных действий.

В отдельных случаях эти взаимосвязи достаточно очевидны (например, технологические зависимости), в других случаях они имеют более тонкую природу. Некоторые промежуточные задания не могут быть реализованы, пока не завершены другие задания; некоторые задания могут осуществляться только параллельно, и так далее. Если нарушается синхронизация выполнения разных заданий, весь проект может быть поставлен под угрозу. Проект – это система, то есть целое, складывающееся из взаимосвязанных частей.

3. Ограниченная протяженность во времени, с определенным началом и окончанием.

Проекты выполняются в течение конечного периода времени. У них есть более  или менее четко выраженные начало и конец. Проект заканчивается, когда достигнут  его основные цели. Значительная часть усилий при работе с проектом направлена именно на обеспечение того, чтобы проект был завершен в намеченное время.

 

Проект

 

 

Рис. 1.2. Основные элементы проекта. Шапиро стр. 20

 

Проекты могут отличаться по объёму, содержанию и формам. Портни стр.26 -28

Рис. 1.3.Классификация проектов

Каждый проект проходит пять стадий развития. портни стр. 30 стр.

Рис.1.4. Стадии развития проекта

2.ПОНЯТИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

 

Управление проектом горбовцов стр.7  – профессиональная деятельность по руководству ресурсами (человеческими и материальными) путем применения методов, средств и управления для успешного достижения заранее поставленных целей в результате выполнения комплекса взаимосвязанных мероприятий при определенных требованиях к срокам, бюджету и характеристикам ожидаемых результатов проектов.

Управление проектом портни стр. 29 – процесс руководства всеми работами по проекту от начала до завершения.

Управление проектом предполагает три основных вида деятельности:

Планирование:

• определение желаемых результатов проекта;
• разработка графика выполнения работ;
• расчет количества необходимых ресурсов.

Организация:

• распределение ролей и обязанностей.

Управление:

• перераспределение работ и назначений;
• руководство работами и контроль результатов;
• решение возникающих проблем;
• обмен информацией с заинтересованными лицами.

Управление проектами — синтетическая дисциплина, объединяющая как специальные, так и надпрофессиональные знания. Специальные знания отражают особенности той области деятельности, к которой относятся проекты (строительные, инновационные, образовательные, экологические, исследовательские, реорганизационные и др.).

Однако подлинно самостоятельной дисциплиной управление проектами стало благодаря знаниям, полученным в результате изучения общих закономерностей, присущих проектам во всех областях деятельности, а также благодаря методам и средствам, успешно используемым для самых различных проектов.

Графическое представление сущности управления проектами представлено на рис. 2.1.

 

В рамках нормальных деловых отношений с заказчиками

 

 

 

                    Врем                                            Затраты

 

 

 

                  Качество исполнения/технология

Рис. 2.1.Графическое представление сущности управления проектами шапиро стр.26

На практике управление проектом оборачивается непрерывным балансированием между задачами проекта, временем, затратами, производительностью и качеством.

Согласно справочнику Института управления проектами (Project Management Institute) «Guide to the Project Management Body of Knowledge», управление распадается на пять различных процессов.

1. Инициация (initiating) – официальное объявление о начале проекта. Этот этап предоставляет возможность руководству и заинтересованным лицам выразить свою поддержку проекту и его менеджеру, подчеркнуть важность проекта. Найти тех, кто заинтересован в выполнении проекта, выделить его реальные цели, подчеркнуть коммерческие выгоды.

2. Планирование (planning) – начинается с определения решаемой задачи, поставленных целей и объема работы. Сюда же входит составление плана реализации проекта и его расписания, в котором указано, что и когда нужно сделать, кто будет этим заниматься и во что это обойдется. Планирование не завершено, пока вы не определите риски, которые могут встать на пути к успеху, и способы реагирования на них. Заблаговременное планирование многократно окупается в процессе выполнения проекта.

3. Выполнение(executing) проекта – выполнение работ по реализации проекта.

4. Контроль (controlling) проекта – отслеживание выполнения работ, анализ состояния проекта, сравнение его с плановым, предоставление отчетности. В ходе работы неизбежно будут возникать неожиданные препятствия. Менеджер проекта должен определить, какие коррекции необходимы, чтобы вернуть проект «в русло».

5. Завершение (closing) проекта – административное закрытие проекта (подписание актов выполненных работ и прочих документов), накопление опыта реализованных проектов, накопление базы знаний.

Различают следующие варианты схем управления проектом.

Основная система.

Руководитель (менеджер) проекта — представитель («агент») заказчика, финансовой ответственности за принимаемые решения не несет. Им может быть любое юридическое или физическое лицо — участник проекта, имеющее лицензию на профессиональное управление. В этом случае менеджер проекта обеспечивает координацию и управление ходом разработки и реализации проекта, в контрактных отношениях с другими участниками проекта (кроме заказчика) не состоит.

Преимущество системы — объективность проект-менеджера, недостаток — ответственность за риск по результатам проекта целиком возлагается на заказчика.

Система «расширенного управления».

 Руководитель (менеджер) проекта принимает ответственность за проект в пределах фиксированной (сметной) цены. Менеджер обеспечивает управление и координацию всех процессов по соглашениям между ним, заказчиком и участниками проекта. Как и в основной системе, главным менеджером (говорят также — менеджером проекта, проект-менеджером) может быть любое юридическое или физическое лицо— участник проекта, имеющее лицензию на профессиональное управление и способное отвечать по своим обязательствам перед заказчиком.

Проект-менеджер управляет всеми процессами, координирует поставки и работы по инжинирингу. В этом случае на него возлагается риск в пределах контрактных условий.

Система «под ключ».

Руководитель (менеджер) проекта — проектно-строительная фирма, с которой заказчик заключает контракт «под ключ» с объявленной стоимостью проекта.

3.ПРЕИМУЩЕСТВА  УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

 

Методы управления проектом  позволяют:

• определить цели проекта и провести его обоснование;
• выявить структуру проекта (подцели, основные этапы работы,которые предстоит выполнить);
• определить необходимые объемы и источники финансирования;
• подобрать исполнителей, в частности через процедуры торгов и конкурсов;
• подготовить и заключить контракты;
• определить сроки выполнения проекта, составить график его реализации, рассчитать необходимые ресурсы;
• рассчитать смету и бюджет проекта;
• планировать и учитывать риски;
• обеспечить контроль за ходом выполнения проекта.

Общие преимущества:

• Инвестиции возвращаются быстрее и с большей выгодой.

Своевременное выполнение проекта без перерасхода средств означает, что клиенты получат за свои деньги более значительную и быструю выгоду.

• Быстрое продвижение на рынок.

Благодаря расписанию товары и услуги, на производство которых направлен проект, попадают на рынок именно тогда, когда это нужно потребителям.

• Полнее удовлетворяются ожидания клиентов.

Планирование позволяет точнее определить пожелания клиентов

• Преимущество перед конкурентами

Предоставить нужную услугу в нужное время – лучший способ обойти конкурента.

• Лучшая поддержка стратегических целей.

Управление проектом помогает людям понять, в чем состоит его цель и важность.

• Гибкость.

План проекта – это карта пути к успеху. Имея ее под рукой, команда может быстрее реагировать на изменения и эффективнее вырабатывать альтернативные варианты.

• Повышается производительность.

Более эффективное применение ресурсов означает, что люди быстрее справляются со своими задачами.

Преимущества для участников проекта:

• Правильный выбор цели и правильный путь к цели.

Все требования и пожелания заказчика записаны в плане проекта.

• Спокойствие и согласованность.

Без четко сформулированного плана члены команды будут тянуть проект в разные стороны. Управление проектом позволяет «на берегу» прояснить все нужды и потенциальные проблемы. Если изменение все-таки произошло в ходе работы над проектом, план позволяет эффективнее откорректировать курс и оценить последствия этой коррекции.

• Четкое понимание текущего положения.

Благодаря плану вы всегда сможете определить, насколько далеко продвинулись к цели.

• Эффективный обмен информацией.

Люди чувствуют себя гораздо увереннее, когда понимают что происходит.

4.СИСТЕМЫ  УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

 

Каждый проект предполагает, что для его реализации создается временная организационная структура и соответственно система управления проектом (СУП). Таким образом, одной из первоочередных задач