Организационные коммуникация

Введение

Процессы коммуникации являются важными связующими звеньями между руководителем и сотрудниками организации, между руководителями разных уровней, между организацией и ее внешней средой взаимодействия. В целом передачу информации от одного адресата к другому принято называть коммуникацией. Обмен информацией между руководителем, аппаратом управления и подчиненными - называется это коммуникация [4].

Информация - это основное условие конкурентной способности  организации. Информация (от лат. informatio, разъяснение, изложение, осведомленность) - сведения о чем-либо, независимо от формы их представления [8].

В настоящее  время не существует единого определения  информации как научного термина. С  точки зрения различных областей знания, данное понятие описывается своим специфическим набором признаков. Согласно концепции К.Шеннона, информация - это снятая неопределенность, т.е. сведения, которые должны снять в той или иной степени существующую у потребителя до их получения неопределенность, расширить его понимание объекта полезными сведениями.

 Руководителя организации интересует информация о физических и юридических лицах, новых технологии, экономической и финансовой ситуации в регионе, стране и т.д. Своевременная, оперативная, достоверная и надежная информация является основой управленческой деятельности, и от того насколько она совершенна, во многом зависит качество управления организаций.

В своей работе руководитель использует информацию от различных источников - вышестоящих руководителей, заказчиков, сотрудников и т.д. Грамотно организованные коммуникационные процессы позволяют руководителям более эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе необходимой стратегии для достижения целей своего предприятия.

Коммуникации в организационном  контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами [5].

Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным сотрудниками организации, а также организациям, с которыми они взаимодействуют.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 Теоретические  аспекты понятия «коммуникация»

 

Под коммуникацией следует понимать процессы перекодировки вербальной в невербальную сферу, а также невербальной в вербальную сферу деятельности. Ранее коммуникацией считалось принуждение другого к выполнению того или иного действия. Таким образом, для коммуникации существенен переход от говорения одного объекта к действиям другого.

 Именно ради  этого реализуется передача значений  между двумя разными автономными  системами, которыми являются два объекта. Следует также отметить, что речь идет о характерном для коммуникативных систем несовпадении информации на входе и выходе. И именно этот аспект коммуникации важен для управления любой организацией.

Поскольку коммуникация осуществляется в физическом пространстве, на нее можно смотреть и как на процесс обмена сигналами низкого уровня организации, в результате же образуется обмен сигналами высокого уровня организации. Система связи подаваемых и принимаемых сигналов носит название кода. Каждая точка плана содержания имеет соответствие на плане выражения. Все это позволяет осуществлять обмен в физическом пространстве по сути не физическими величинами [7].

Коммуникация  у человека протекает в основном в рамках двух основных каналах: вербального  и визуального. Вербальная коммуникация строится на выделенных единицах, которые соответствуют реалиям мира. Это приводит к большому числу единиц словаря, из которых складывается бесконечное число сообщений.

Визуальная коммуникация не обладает подобным набором заранее установленных единиц. Отсутствие элементарных единиц делает более универсальным процесс восприятия визуальной коммуникации, поскольку не требует предварительного знания списка единиц для понимания сообщения.

Выделяют  следующие элементы коммуникации:

Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими проектами, информацией, идеями, намерениями и целью коммуникации в разрезе стратегии деятельности организации.

Кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающий его цели. Функция  кодирования - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача  сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого  канала.

Канал. Каналы относятся к передатчикам от источника коммуникации к получателю информации. В организациях такими передатчиками становятся нормативные документы, интернет переписка, телефонные разговоры, устное общение друг с другом и т.д.

Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был  завершен, необходимо, чтобы подаваемый одним объектом (отправителем) сигнал был расшифрован другим объектом. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна коммуникация.

Обратная  связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь  высокую степень точности. С помощью полученной обратной связи руководитель точно может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, насколько эффективны каналы передачи и коды, которые он использует. Обратная связь также позволяет повысить точность сигналов в будущих коммуникациях [6].

 

 

Глава 2 Организационные  коммуникации

 

2.1 Функции организационных коммуникаций

 

Организационные коммуникации – это процесс, с  помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным сотрудникам и организациями, с которыми взаимодействуют на рынке товаров и услуг. Такие коммуникации призваны быть необходимым инструментом в координации деятельности по управлению организацией, а также позволяет получать необходимую информацию.

Наиболее распространенными формами организационных коммуникаций являются:

- устная форма передачи информации;

- письменная форма передачи информации;

- электронная форма передачи информации.

Исходя из масштабов, организационные коммуникации делятся  на две большие группы: коммуникации между самой организацией и ее внешней средой и окружением; а также коммуникации между различными уровнями управления, отделами и подразделениями [3].

Взаимодействие внутри организации может быть прямым и косвенным. В практике предполагается, что намного полезней для организации не разрушать неформальные коммуникационные сети, а понять и использовать эти каналы для усиления официальной организационной коммуникации. Но зачастую, многие организации стараются сократить неформальные коммуникации между сотрудниками.

Коммуникации также имеют специфические характеристики. К ним можно отнести стиль, структуру и потребности.

Коммуникационный стиль представляет собой способ построения коммуникаций, поведения, отношений с другими людьми. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностных коммуникациях, которые определены, как и особенностями личности, так и моделями поведения, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает представить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.

Совокупность каналов, при помощи которых взаимодействуют различные субъекты управления - называются коммуникационной структурой. Такого рода структура может быть глобальной и локальной, если относится только к одной ее части, например, отделу или подразделению.

Потребности в получении информации, включающих новые сведения, уменьшающие неопределенность знаний относительно какого-либо объекта, представляют коммуникационные потребности, т.е. потребности в общении или сплочении вокруг организации покупателей, заказчиков, и непосредственно общественности, а также потребность в эффективной обратной связи.

Организация коммуникаций - главная сфера успешной деятельности предприятия. Эффективно работают те руководители, которые умеют создавать коммуникативное пространство и оптимальные коммуникационные сети.

Осуществление коммуникаций в организации или  в группе приводит к выполнению следующих функций коммуникации, из которых ни одна не имеет приоритета над другой:

- информативной функции - передача истинных или ложных сведений, играющей определенную роль в процессе принятия решений, так как позволяет предоставлять необходимую информацию для принятия решений, для идентификации и оценки возможных вариантов решений;

- мотивационной функции - побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем управления их поведением, убеждения, внушения, просьб, приказов и т. д.;

- контрольной функции - отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

- экспрессивной функции - способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и удовлетворение социальных потребностей.

Таким образом, коммуникации отражают не только процесс  передачи и получения информации, но и также ее восприятие, понимание и усвоение. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и достигать общих целей. Значит, эффективные коммуникации являются условием успешной работы любой организации. Соответственно эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации.

 

2.2 Типы и  модели организационных коммуникаций

 

Коммуникация  в организациях - это сложный и динамичный процесс. Этот процесс может рассматриваться так же как действие, и как взаимодействие. На основании этого различаются модели коммуникации.

Коммуникация  как действие. В данной модели источник коммуникации разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя информации, который их расшифровывает, интерпретирует и усваивает. Единственным недостатком данной модели является отсутствие обратной связи.

Коммуникация  как взаимодействие. Введение элемента обратной связи определило переход к такому типу модели коммуникации как взаимодействие. Более поздние модели были разработаны таким образом, чтобы отражать весь процесс и динамику коммуникаций между людьми.

Модели коммуникации, определенные как процесс являются более полными, поскольку отражают коммуникацию как процесс. Содержанием данной модели коммуникации является основание, при котором человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли, как источника, так и получателя информации [1].

Также выделяют различные типы организационных коммуникаций. К ним относится:

Внутриличностная  коммуникация. Это коммуникация, которая  возникает внутри личности человека. Коммуникация, в которой сам человек является и посылающей, и принимающей информацию стороной. Обратная связь - это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

Межличностная коммуникация. Коммуникация с другим человеком называется межличностной. Это самый распространенный тип  коммуникации. Посланием является предоставляемая  информация, каналом ее передачи является обычно взгляд, жесты или звук, а обратной связью - ответ каждого участника коммуникации, также при помощи звуков и символов.

Коммуникация  в малой группе. В работе малых групп каждый участник имеет равный шанс участвовать в выражении собственного мнения на определенную точку зрения, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Общепринятое количество участников малой группы – от 3 до 9 человек. Поскольку в малой группе отправителем информации может являться не один, а несколько человек, то возникает большая вероятность недопонимания в группе.

Общественная  коммуникация. В общественной коммуникации источник получения информации передает закодированное послание получателям информации. Общественная коммуникация возникает, когда группа слишком большая, чтобы все ее члены могли эффективно участвовать в ее работе. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе (взгляд, жест, поза, звук), однако возможно использование технических средств, в частности средств визуального воздействия на аудиторию (проекция, диаграммы, диапроекторы и т. д.). Возможности обратной связи при данном типе коммуникации ограничены. Большинство образований, в которых действует общественная коммуникативная связь, являются формальными, поэтому аудитория обычно не интерпретирует информацию источника, поскольку помимо всего прочего, возникает большое количество шумов и помех. Но, безусловно, аудитория в той или иной форме выражает к источнику информации определенное отношение. Общественная коммуникативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.