Внутренний аудит учета кассовых операций в Филиале 20 ОАО МОЭК

– проводит анализ финансовых потоков между филиалами  и головной организацией;

– консультирует  по финансовым вопросам;

– участвует  в составлении общего плана и  программы внутреннего аудита;

– участвует  в текущем контроле за финансовой деятельностью филиалов;

– составляет отчет  по результатам внутреннего аудита.

3. Специалист по камеральным и документальным проверкам отчетности филиалов:

– составляет план-график проверок;

– комплектует  выездную группу;

– организует и  осуществляет текущий контроль работы с филиалом;

– составляет общий  план и программу внутреннего  аудита;

– доводит до сведения руководителя службы основные результаты аудита, которые могут  повлиять на содержание и выводы отчета о внутреннем аудите;

– участвует  в подготовке и непосредственно  осуществляет и документально оформляет  результаты аудиторских процедур;

– составляет отчет  по результатам внутреннего аудита;

– организует и  контролирует работу участников выездных аудиторов;

– проводит консультации, проверку выполнения приказов и распоряжений руководителя головной организации  по финансово-хозяйственным вопросам.

4. Специалисты  ( Юристы )по налогообложению, по правовым вопросам, по финансовым вопросам.

      

Анализ  внутреннего  контроля кассовых операций и кассы в Филиале 20 ОАО МОЭК .

   В Филиале  №20 Главный бухгалтер обеспечивает  соответствие осуществляемых хозяйственных операции законодательству РФ, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

   Для осуществления   хранения денег, наличных и  безналичных расчетов, В Филиале  20 ОАО МОЭК  образован кассовый  сектор, состоящий из одного кассира,

который непосредственно  подотчетен главному бухгалтеру

  -по поручению  Генерального Директора  касса оборудована несгораемым шкафом, металлической дверью, один комплект ключей находится у кассира , второй у самого Генерального директора .

  -между директором и кассиром Жичкиной И.И заключен договор о полной материальной ответственности .

  -для проверки соблюдения порядка ведения кассовых операций и  работы с денежной  наличностью, а также для проведения инвентаризации  наличных  денежных средств,  ценных бумаг и бланков строгой  отчетности, издается приказ от имени директора и создается комиссия в составе:

заместителя главного бухгалтера; Ведущего юриста-консультанта.                                                                   

Постоянно действующая комиссия :

• проводит инвентаризацию наличных денежных средств, ценных бумаг и бланков строгой отчетности, находящихся в кассе, раз в квартал и при смене кассира. Результаты инвентаризации оформляются актом, составленным по унифицированной форме, который подписывают кассир и зам. главного бухгалтера организации. Во время проведения инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, ценных бумаг и бланков строгой отчетности из кассы не производятся.
• проверяет соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе:

лимит остатка  устанавливается и рассчитывается зам. генерального директора по операционной деятельности, согласно Положению №373.

Лимит денежных средств  в кассе 20 Филиала ОАО МОЭК  на 2012 год составляет 50000,00 (пятьдесят тысяч рублей).

- заместитель  главного бухгалтера, в соответствии  с распределением обязанностей, осуществлять проверку  достоверности  данных бухгалтерского учета,  по операциям в кассе (включая  расчеты с подотчетными лицами)- учетные регистры (обортно-сальдовые ведомости,) по счетам 50, 51,57,71.

Далее при сдаче  отчетности зам. главного бухгалтера отчитывается перед главным бухгалтером, по проведенной  проверке.

-По распоряжению  Главного бухгалтера кассир, дает  на проверку кассовые документы на предмет надлежащего оформления;

-Первичные документ  подписываются Главным бухгалтером,  генеральным директором ,зам. главного  бухгалтера и зам. генерального  директора по операционной деятельности.

- В 20 Филиале ОАО МОЭК  утвержден приказом  руководителя предприятия список . работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. В список включаются только постоянно работающие на предприятии лица либо выполняющие разовые работы для предприятия на основании  договоров подряда.

   Данный  список подготавливает зам. главного бухгалтера и подает на рассмотрение генеральному директору.

- по приказу  генерального директора в подчинение  главному бухгалтеру выделена  машина ,сопровождающая кассира при  транспортировке денежных средств из банка в учреждение

  - При выявлении ошибок главный бухгалтер вправе вынести выговор и лишить премии. Если ошибка влечет серьезные последствия ,то данные меры воздействия ,применяются Генеральным директором в отношении главного бухгалтера.

 

 

 

 

 

 

  При проведении внутреннего аудита были выявлены следующие ошибки

- нарушаются рекомендации по транспортировке денежных средств из банка в учреждение - кассир часто ходит   в банк пешком без сопровождающего лица, т.к. машина может быть занята налоговым сектором бухгалтерии;

- была проведена сплошная проверка кассовых отчетов за 2012 год и  выявлены отклонения от лимита 

 

Таблица 1

Реестр кассовых документов с превышением лимита наличных денег
№ п/п	Номер отчета	Дата	Фактический     остаток, руб.	Лимит,  руб.	Отклонение, руб.
1	27	12.02. 2012	52000-55	50000-00	2000-55
2	61	17.07. 2012	25000,00	50000-00	0,00

 

-Далее был  проведена поверка заполнения  внутренних документов кассира  :

Первичные документы ,расходно- кассовые ордера

 

Таблица 2

Реестр кассовых документов, на которых отсутствует или вызывает сомнение подпись получателя денег

Расходный/приходный  ордер	Получатель	Выявленные  нарушения	Данные опроса получателя
57 от 15.09.2003	Матвеева Л.В.	Подпись не соответствует  подписи  работника	Деньги за нее  получила Прохорова О.А
77 от 24.08.2003	20 Филиал	Отсутствует подпись  соответствующего руководителя
86 от 17.10.2003	Жаренова Л.А.	Отсутствуют данные документа, который был представлен  для получения денег в кассе	Данный работник работает в организации, является подотчетным  лицом
88 от 17.10.2003	Жаренова Л.А.	Отсутствует подпись  соответствующего руководителя	Подпись руководителя есть на заявлении
134 от 05.12.2003	Дуванов В.Ю.	Отсутствует полная расшифровка имени и отчества получателя	-

 

-При проверке  кассовой книги В 20 Филиале  ОАО МОЭК  были выявлены такие нарушения как:

·   в кассовой книге за 15 марта 2012 года отсутствует подпись главного бухгалтера, это  говорит о том, что движение денежных средств по кассе не были проверены и подтверждены подписью;

·   в кассовой книге за 17 июля 2012 года имеются исправления в указании суммы остатка на конец дня;

·   в кассовой книге за 21 августа 2012 года имеется исправление корреспондирующего счета.

-Проведя  аудит расчетов с подотчетными лицами, В 20 Филиале ОАО МОЭК  были выявлены  следующие нарушения (Таблица 4).  

Таблица 4

Реестр нарушений  расчетов с подотчетными лицами
№	Дата авансового отчета	Подотчетное лицо	Выявленное  нарушение	Приме-чание,руб.
12	19.04.2012	Жаренова Л.А.	Приложен товарный чек без чека ККМ	14-70
2	10.01. 2012	Мыльников А.В.	На командировочном  удостоверении нет печати о возвращении  из командировки
7	17.12. 2012	Царикова О.А.	Нет подписи  подотчетного лица
16	16.06. 2012	Жаренова Л.А.	Авансовый отчет: составлен через 5 дней после выдачи денег в подотчет, авансовый отчет  выдан при непогашении предыдущего аванса

    В  целом организация учета кассовых  операций и кассы соответствует  требованиям законодательства ,но  в результате проведения аудита  выявляются ошибки , перечисленные  в предыдущем абзаце.

Данные ошибки происходят в следствии недостаточного внутреннего контроля со стороны руководства ,которые проявляются в следующем:

-отсутствие  в учреждении налаженной системы  проведения внеплановых ревизий  кассы с полным пересчетом  денежной наличности и проверкой  других ценностей, находящихся в кассе;

- отсутствие  в  приказе руководителя, пункта, устанавливающего периодичность  проверок;

- наличие признаков  формального проведения ревизий  кассы, а именно регулярное  назначение в комиссии по проведению  ревизий одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок кассы на отчетные даты, когда кассир знает о них и заранее готовится, и др.;

- предоставление  права подписи кассовых документов ,помимо главного бухгалтера и руководителя учреждения;

- отсутствие  у кассира навыков подготовки  к ревизии кассы, свидетельствующих о том, что такая процедура не является для него постоянной.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Рекомендации  по совершенствованию контроля кассовых операций.

В соответствии с выявленными в предыдущем вопросе  недостатками мы предлагаем следующие  меры совершенствования контроля кассовых операций в Филиале 20 ОАО МОЭК:

• создание в учреждении системы контроля за установленным порядком ведения бухгалтерского учета и надежностью функционирования системы внутреннего контроля;
• разработка программы внутрихозяйственного контроля за учетом и сохранностью наличных денежных средств;
• заключение договора инкассации с обслуживающим банком в целях устранения недостатков по охране и транспортировке денежных средств;

-внесение пункта, устанавливающего периодичность  проверок и инвентаризаций :

В приказ руководителя «О контроле за кассовой дисциплиной»;

В обязанности  Зам. главного бухгалтера по проверке достоверности данных бухгалтерского учета, по операциям в кассе

В периодичность  проверки кассовых документов главным  бухгалтером;

-Внесение в  приказ о праве подписи ,исправление  ,опредоставление права подписи  кассовых документов только главному  бухгалтеру и руководителю учреждения;

-соблюдать контроль за прохождением переаттестации сотрудников ; и конкретно проверка знаний работника кассы соответствующих норм и правил ведения кассовых расчетов;

-введение в  контроль кассовой дисциплины, внеплановые  проверки кассы , раз в месяц  ;

Система контроля представляет собой важную функцию управления, которая охватывает учет, финансовый анализ и контроль, сравнение и оценку фактически достигнутого результата с поставленными целями и задачами предприятия.

Система Контроля  должена систематически контролировать деятельность всех объектов управления, выявлять причины отступления от стандартов, отклонение от целей поставленных перед конкретным объектом, что способствует оперативному устранений выявленных нарушений.

 По окончании  любого вида работ отдел должен представлять руководителю учреждения отчет, позволяющий привлечь внимание к выявленным или возможным нарушениям.

Можно предложить примерную программу контроля (приложение 2). Данная программа позволит усилить контрольные функции всех должностных и материально-ответственных лиц.

Программа состоит  из 3-х разделов.

В первом разделе  рассмотрен контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в  хозяйстве.

Во втором разделе - контроль за состоянием учета кассовых операций.

Третий раздел отражает контроль за правильным оформлением кассовых документов.

В каждом из разделов оговариваются вопросы проверки, сроки проведения контроля и конкретно  лица, которые проверяют тот или  иной вопрос. Бухгалтерский учет наличных денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов.

Для решения  проблемы с охраной и транспортировкой денежных средств из банка мы предлагается  заключить договор инкассации с обслуживающим банком, или же выделить водителя для сопровождения кассира.

Предложенные  рекомендации по совершенствованию  учета и контроля за наличными  денежными средствами, по нашему мнению существенно повысят эффективность  ведения кассовых операций, что скажется и на общей работе учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

     Отраженная  в работе организация службы  контроля, демонстрирует возможность  планирования и проведения внутреннего  аудита с помощью созданной  по своей структуре и составу  определенной бригаде аудиторов,  призванной правильно и в интересах заинтересованных лиц, методически грамотно не только провести проверку и оценить выявленные и за документированные результаты, но и быть способной осуществлять своевременный контроль за деятельностью наиболее интересующих руководителя или собственника, центров ответственности.