Этапы разработки управленческого решения

В этап реализации решения входят:

12. Организация выполнения решения, т. е. происходит выполнение сроков, этапов принятого решения.
13. Определение работ по выполнению решения. Задания доводятся до исполнителей; выбор рациональных методов работы, подбор и обучение кадров, стимулирование исполнителей к эффективному выполнению решения.
14. Выполнение решения. Осуществляется оперативный контроль за реализацией решения, при необходимости внесение корректив, анализ результатов реализации решения. Конечный итог – это полное достижение целей решения в установленные сроки и в рамках выделенных ресурсов [5, с.29].

Отдельным этапом некоторые специалисты выделяют этап контроля и оценки результатов. Даже после того как решение окончательно введено в действие, процесс принятия решений не может считаться полностью завершенным, т.к. необходимо еще убедиться, оправдывает ли оно себя. Этой цели и служит этап контроля, выполняющий функцию обратной связи. На данном этапе производятся измерение и оценка последствий решения, сопоставление фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить [7, с.43].

 

3. МИССИЯ И ЦЕЛИ ОРГАНИЗАЦИИ

 

Миссия организации - основная общая цель организации, причина ее существования [4, с.90].

Миссия – это общественное предназначение организации - удовлетворение определенной общественной потребности или выполнение общественно необходимой функции определенным способом [10, с.77].

Миссия определяет цели, стоящие перед организацией, ее стратегию и тактику.

Можно дать и такое определение целей: «Цели - это те направления деятельности организации, реализуя которые она осуществляет свою миссию» [4, с.90].

Миссия включает задачи, решение которых стремится взять на себя организация, определяя тем самым свое место и значение в обществе, а также характер взаимодействия с внешней средой и внутреннее устройство организации, культуру взаимоотношений внутри самой организации.

Конечно миссии различных организаций в обществе неодинаковы. Они зависят как от вида деятельности, от формы собственности, так и от ценностной ориентации высшего руководства.

Однако миссия организации должна быть четко сформулирована, поскольку отсутствие единого понимания миссии среди управленцев, определяющих деятельность организации, может привести к несогласованности действий.

Итак, цели, стоящие перед организацией, определяются системой ценностей ее высшего руководства, миссией организации в целом и реальными условиями ее функционирования.

Цели организации подразделяются на фундаментальные, стратегические, тактические и операционные [10, с.78]. Фундаментальные цели определяют общую направленность деятельности организации. Стратегические в свою очередь формируются при определении долговременной политики развития организации, а тактические - при решении оперативных задач управления. Тактические цели более конкретны, чем стратегические цели. Операционные цели являются еще более конкретным, чем тактические, элементом системы целей [10, с.78-79].

Чтобы эффективно исполнять свое предназначение, поставленные организацией цели должны удовлетворять следующим требованиям:

1) Комплексность. Состояние объекта управления, к достижению которого стремится организация, должно охватывать все аспекты проблемной ситуации.

2) Системность. Состояние объекта управления, к достижению которого стремится организация, должно обеспечиваться соответствующими управленческими механизмами на всех этапах управления.

3) Согласованность. Цели организации не должны противоречить друг другу.

4) Достижимость. Состояние объекта управления, к достижению которого стремится организация, должно быть реальным при возникшей ситуации и существующих тенденциях ее изменения.

5) Конкретность. Цель, поставленная организацией должна предполагать для своей реализации четкие управленческие воздействия.

6) Гибкость. Цель должна быть сформулирована так, чтобы оставалась возможность ее корректировки в случае изменения как внешних, так и внутренних условий, при которых предполагалось ее достижение.

7) Приемлемость. Сформированные организацией цели должны быть приемлемы для основных субъектов, определяющих деятельность организации, а также для тех, кому предстоит обеспечивать достижение целей организации [4, с.93-95].

 

4. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ И ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ

 

Действия, составляющие процесс управления, называются управленческими функциями. Каждая управленческая функция представляет собой процесс, поскольку является серией непрерывных взаимосвязанных действий [4, с.25].

Различные авторы предлагают разные составы управленческих функций. Но, зачастую, практически все авторы в качестве самостоятельных обобщенных функций процесса управления рассматриваются такие как: планирование, организацию, мотивацию и контроль, объединенные связующими процессами коммуникации и принятия решений.

Что касается функции планирования, то она предназначена для установления основных направлений усилий по определению целей организации и путей их достижения. Неотъемлемым действием процесса планирования является анализ состояния организации, ее слабых и сильных сторон, прогнозирование тенденций ее развития, определение целей управления, разработка плана достижения целей.

При анализе состояния организации необходимо учитывать такие факторы, как законодательство и политика, конкуренция и реальный спрос, постоянные и временные клиенты, экономические условия, социальные факторы, личные устремления руководства организации и ее коллектива.

На основании такого анализа могут быть определены реальные цели, которые организация может поставить перед собой.

Цели, к достижению которых стремится организация, должны быть четко сформулированными и конкретными.

Завершающим действием в процессе планирования является определение конкретных путей достижения поставленных целей. Оно включает определение основных этапов работ и их технологической последовательности, сроков исполнения, исполнителей всех предусмотренных работ, ресурсное обеспечение всех этапов [4, с.25-26].

При этом следует отметить, что план - это не всегда факт, ведь мы живем и действуем в изменяющемся мире. Могут резко измениться внешние условия, действующие законы государства, может измениться спрос, возможны также изменения и внутри самой организации.

Если в плане не найдет отражения изменение условий, в которых должны осуществляться запланированные действия, иными словами, если при планировании не будет действовать механизм обратной связи, то успех организации весьма сомнителен.

Ход реализации плана должен постоянно отслеживаться, наметившиеся изменения условий или отклонения при выполнении плана должны анализироваться. План же, в случае если это целесообразно, должен корректироваться. Использование современных технологий поддержки управленческих решений позволяет руководству организации более эффективно осуществлять процесс планирования [1, с.38].

Фатхутдинова Р.А. в своем учебнике «Разработка управленческих решений» излагает следующие принципы планирования: 1) ранжирование объектов по их важности; 2) вариантность плана; 3) сбалансированность плана; 4) согласованность плана с параметрами внешней среды; 5) преемственность стратегического и текущего планов; 6) социальная ориентация плана (обеспечение экологичности, эргономичности и безопасности); 7) автоматизация системы планирования; 8) обеспечение обратной связи системы планирования в цикле управления; 9) экономическая обоснованность плановых показателей; 10) применение к планированию научных подходов менеджмента; 11) адаптивность к ситуациям.

Таким образом, можно сделать вывод, что планирование является тем инструментарием, который способствует повышению эффективности деятельности организации, так как без наличия надежных планов-прогнозов разработка управленческих решений затруднена и напоминает действия человека, двигающегося вслепую.

 

5. ВЫЯВЛЕНИЕ СУЩНОСТИ И ДИАГНОСТИКА ПРОБЛЕМЫ

 

Первый шаг на пути решения проблемы - ее определение или диагноз, полный и правильный. Ведь как говорят, правильно сформулировать проблему, значит наполовину решить ее.

Существует два взгляда на сущность проблемы. Согласно первому, проблемой считается ситуация, когда поставленные цели не достигнуты или существует отклонение от заданного уровня. В соответствии со вторым, как проблему следует рассматривать также и потенциальную возможность повышения эффективности. Объединяя оба эти подхода, под проблемой понимается расхождение между желаемым и реальным состоянием управляемого объекта.

Выявление и формулировка проблемы - весьма сложная процедура. Дело в том, что в момент своего возникновения многие важнейшие проблемы слабо структурированы, то есть не содержат очевидных целей, альтернативных путей их достижения, представлений о затратах и эффекте, связанных с каждым из вариантов решения проблемы. И доведение этих проблем до количественной определенности требует от руководителей не только опыта и знаний, но и творческого подхода, таланта, интуиции.

Пользуясь медицинской терминологией, первый шаг в диагностировании сложной проблемы - установление симптомов. Общими симптомами болезни организации являются: низкие прибыль, объем продаж, производительность труда, качество товаров и услуг; высокие издержки, текучесть кадров, многочисленные конфликты. Выявление симптомов помогает определить проблему в общем виде, однако, так же как различные болезни нередко имеют ряд общих симптомов, различные причины могут вызывать сходные организационные проблемы (низкое качество товара может быть следствием, как изношенности оборудования, так и недостаточной квалификации рабочих). Поэтому менеджеры в своей работе должны более глубоко исследовать причины возникшей проблемы и не спешить устранять только ее симптомы [7, с.39-40].

Не следует забывать, что все элементы работы в организации взаимосвязаны между собой и решение какой-либо проблемы в одной части организации может вызвать появление проблем в других ее частях. Поэтому, определяя решаемую проблему, следует стремиться к тому, чтобы число вновь возникающих при этом проблем было как можно более минимальным.

 

6 МЕТОДЫ СБОРА ДАННЫХ

 

Основными способами сбора первичной информации является опрос, наблюдение и эксперимент.

Опрос. План опроса включает характеристику следующих параметров:

1) предмета опроса (мотивы, поведение, намерения субъектов опроса);

2) типа опроса (специального или многоцелевого);

3) круга опрашиваемых (потребители, эксперты и т.д.);

4) числа опрашиваемых, методов  их выбора, числа опрашиваемых (индивидуально или в группе);

5) формы вопроса (открытого  или закрытого), характера его  постановки;

6) степени стандартизации  опроса (структурированный, свободный);

7) способа опроса (лично, письменно, по телефону), частоты повторения опроса;

8) метода отбора информации (полные сведения или частичные);

9) эффективности опроса, оцениваемой как отношение объема  и качества полученной информации, возможностей ее использования  для принятия решений.

Наблюдение. Это способ получения информации без непосредственного контакта с источниками информации и влияния на объект наблюдения.

План наблюдения включает характеристику:

1) объекта наблюдения;

2) типа наблюдения (скрытое, открытое);

3) условий (в лабораторных условиях, реальный процесс);

4) частоту (разовое, эпизодическое, регулярное, непрерывное);

5) используемой техники (TV, видео, фото и т.д.).

К числу преимуществ наблюдения перед опросом можно отнести отсутствие влияния наблюдателя на объект наблюдения, независимость получения информации от готовности объекта предоставить ее.

Возможными недостатками наблюдения являются получение информации только о внешних проявлениях реальных процессов.

Эксперимент. Эксперимент позволяет получить информацию о взаимосвязях в условиях решения проблемы, близких к реальным.

В плане эксперимента определяются:

- объект эксперимента;

- место проведения;

- порядок проведения;

- исследуемая взаимосвязь.

Опрос, наблюдение и эксперимент позволяют получить первичную информацию [10, с.74-76].

При вторичном анализе оцениваются уже имеющиеся данные из внутренних или внешних источников.

В настоящее время разработано достаточно много различных методов сбора данных, которые используются на различных стадиях разработки управленческих решений. Наиболее часто используют анализ вход-выход, диаграммы процесса, систематизированный поиск данных. Комплексное применение различных методов позволяет обеспечить единство функционального, структурного и информационного аспектов анализа.

Организация как открытая система может быть представлена в виде системы вход – процесс – выход. Этот подход может быть применен как для организации в целом, так и для отдельных подразделений организаций. Естественно, что входы, процессы и выходы у конкретных организаций и у отдельных подразделений определенной организации могут существенно различаться.

Вход может быть представлен сырьем, людьми, деньгами или информацией. Выход может быть в виде изделий, людей, получивших услугу, информации или комбинации этих элементов.