Этапы разработки управленческого решения

Основными элементами входов являются:

1) информация, необходимая  для процесса;

2) материалы и сырье, необходимые для процесса;

3) люди, которые принимают  участие в процессе;

4) оборудование, используемое  в процессе.

Выходы включают:

1) материальные изделия и товары;

2) поставленную информацию;

3) изменения в результате  выхода, например, в результате определенной оказанной услуги.

Более детальный способ анализа проблемы – построение диаграммы процесса. Ее использование дает понимание процессов, происходящих в организации. Здесь осуществляется описание потока информации о производимых изделиях, клиентах и непосредственно о производственном процессе.

Целью построения диаграммы процесса является учет всех его стадий в решении проблемы. Регистрация стадий позволяет быстро разъяснить проблему и внутренние взаимосвязи между ее элементами. Важным является и выявление проблемных областей, где отсутствуют эффективные процедуры для принятия решений при различных обстоятельствах обстоятельствах.

Систематизированный поиск данных. Цель процедуры состоит в определении всех существенных фактов, относящихся к проблеме и окружающей ее внепроблемной области.

Фактическая информация собирается путем совокупности вопросов, касающихся проблемы и ее окружения. Примерные вопросы:

1. Какие действия выполнены  и почему?

2. Как это произошло  и почему?

3. Где это произошло  и почему?

4. Кто выполняет действия  и почему?

Этот список вопросов может быть расширен, сокращен или видоизменен. Поиск ответа на вопрос «почему?» способствует выявлению причин, которые выдвинуты в качестве объяснения. На этой стадии важно просто выявить причины [10, с.84-87].

 

7. ВЫЯВЛЕНИЕ СУЩНОСТИ И АНАЛИЗ ПРОБЛЕМЫ

 

Выявление и формулировка проблемы - весьма сложная процедура. Дело в том, что в момент своего возникновения многие важнейшие проблемы слабо структурированы, т.е. не содержат очевидных целей, альтернативных путей их достижения, представления о затратах и эффекте, связанных с каждым из вариантов [7, с.39].

Стремление к ясному пониманию проблемы может часто вести к ее неадекватной оценке. Такая неадекватность может иметь две крайности: чрезмерно упрощенное либо, напротив, чрезмерно усложненное представление реальной проблемы [10, с.80].

При первоначальном столкновении с проблемой вполне естественной является потребность знать и понимать ее, иметь контроль над довольно неясной и неопределенной ситуацией. Здесь проявляется тенденция упрощения представления ситуации из-за поспешных определений. Концентрируясь на общепризнанной потребности определения проблемы ясным и точным способом, мы можем часто упустить из виду более основополагающую проблему. Анализируемая проблема может быть лишь формой проявления другой фундаментальной проблемы. И именно на выявление этой фундаментальной проблемы и необходимо направить усилия.

Другая крайность – усложненное представление проблемы. Причиной этого может быть низкая квалификация ЛПР, наличие большого числа регламентирующих ограничений.

Для проведения анализа проблемной ситуации необходимо, прежде всего, четко сформулировать суть проблемы и описать ситуацию.

Содержанием анализа проблемной ситуации является:

− определение существования проблемы и ее принадлежности;

− определение новизны проблемной ситуации;

− установление причин возникновения проблемной ситуации;

− определение взаимосвязи с другими проблемами;

− определение степени полноты и достоверности информации о проблемной ситуации;

− определение возможности разрешимости проблемы.

 Определение существования проблемы включает проверку истинности или ложности формулировки проблемы и ее принадлежности данному органу управления.

 Определение новизны проблемной ситуации необходимо для выявления возможных прецедентов или аналогий. Если устанавливаются прецеденты или аналогии, то имеется возможность проанализировать применимость прошлых решений в настоящей проблемной ситуации. Наличие прошлого опыта, как правило, существенно облегчает работу по принятию решения.

Установление причин возникновения проблемной ситуации позволяет глубже понять закономерности функционирования объекта управления, распознать наиболее существенные факторы, влияющие на достижение целей. Для этого необходимо определить взаимосвязь данной проблемы с другими проблемами.

Большое значение в анализе имеет определение степени полноты и достоверности информации о проблемной ситуации. Для этого необходимо описывать проблемную ситуацию. Основными элементами описания проблемной ситуации являются сущность проблемы, возникновение и развитие проблемной ситуации, основные факторы и условия ситуации, актуальность и срочность решения проблемы, источники информации, их надежность, степень полноты и достоверности информации [6, с.64-67].

Ощущение проблемы и ее формулировка – это творческий процесс. Это требует образного и исследовательского мышления. Первостепенное значение имеет способность менеджера выдвигать новые идеи, гипотезы или хорошо организовать выдвижение идей другими работниками организации. Не менее сложно обеспечить процесс отклонения неплодотворных идей. При этом требуется, с одной стороны, сконцентрироваться на решении конкретной проблемы, с другой - не упустить существенных возможностей из-за чрезмерного ограничения, упрощения проблемы.

В такой ситуации ответственные за организацию принятия решения и действия по его реализации стоят перед задачей: концентрации творческой деятельности на распознавании и формулировке проблем; усиления аналитического характера процесса определения проблем и их перевода на организационный язык, чтобы решения могли быть приняты; определения объема ресурсов, которые целесообразно направить на реализацию решения.

При решении долговременных и стратегических проблем целесообразно введение специалиста по управленческим решениям в группы, определяющие проблемы. Потребность в связи между творческим и аналитическим аспектами в принятии операционных решений возникает очень часто. Поэтому эти два навыка должны быть развиты в одном и том же лице или группе, которые занимаются разработкой решений.

Четкая формулировка проблемы при появлении дискомфорта, нахождение фундаментальной проблемы за проблемой очевидной – самый важный момент в фазе определения проблемы.

Понимание проблемы, в свою очередь, включает:

1. Определение существующего положения вещей, имеющейся ситуации. Даже о самых очевидных и общепризнанных установках и процедурах в организации необходимо задавать вопрос «почему?».
2. Способность видеть более широкую картину, чем очевидное и непосредственно воспринимаемое. Понимание проблем – очень контекстный процесс, который включает наблюдение как «леса», так и «отдельных деревьев».
3. Готовность изучать будущее. Определение проблем прежде, чем они станут кризисами, часто означает, что они могут быть рассмотрены и решены без существенных негативных последствий для организации.

Основными стадиями понимания контекста проблемы являются сбор данных и их анализ, интерпретация и формулировка варианта определения проблемы в анализируемом контексте.

Таким образом, качественное выполнение анализа проблемной ситуации способствует более эффективной работе по принятию решений, что приводит к уменьшению вероятности ошибочных действий в процессе принятия решений.

Подводя итоги изложенному, можно перечислить основные рекомендации по проведению анализа проблемной ситуации:

1. Описание проблемной ситуации должно быть полным, точным, кратким и носить аналитический характер.

2. Дать описание проблемы: место, время и сущность проблемы.

3. Описать комплекс условий и  провести анализ причин возникновения  и развития проблемной ситуации.

4. Определить принадлежность проблемы.

5. Оценить актуальность, срочность и новизну проблемы.

6. Определить взаимосвязь с другими  проблемами.

7. Оценить степень полноты и достоверности информации о проблемной ситуации.

8. Оценить возможность решения  проблемы с учетом существующих условий [6, с.68].

 

8. ОЦЕНКА ВЫПОЛНИМОСТИ, ПРИЕМЛЕМОСТИ И УЯЗВИМОСТИ АЛЬТЕРНАТИВ

 

Оценка включает понимание, описание и анализ последствий выбора конкретной альтернативы для определения ее ценности или стоимости.

Общими признаками при оценке альтернативы являются ее выполнимость, приемлемость и уязвимость.

Выполнимость альтернативы – это степень трудности ее реализации, которая оценивается необходимыми затратами времени, усилий и ресурсов.

Приемлемость определяет меру продвижения к целям при выборе данной альтернативы (например, доход, который организация получит при выборе этой альтернативы).

Уязвимость альтернативы указывает меру риска, которую принимает организация, выбирая эту альтернативу.

Оценка выполнимости альтернативы означает выяснение соответствия объема и ассортимента требуемых ресурсов доступным ресурсам или тем, которые могут быть получены [10, с.120].

Реализация любой альтернативы связана с использованием ресурсов организации. При этом можно выделить альтернативы, которые требуют и которые высвобождают ресурсы. Так, альтернатива отказа от действий освобождает ресурсы, которые использовались бы в других альтернативах. Такая альтернатива с точки зрения ресурсов всегда осуществима. Если для осуществления альтернативы необходимо ресурсов больше, чем имеется может быть получено организацией, то данная альтернатива неосуществима.

Для успешной реализации любой альтернативы организация должна обладать соответствующими навыками. Так как, если реализация альтернативы вовлекает организацию в совершенно новую сферу деятельности, то ей будет необходимо определить требуемые навыки и оценить их соответствие уже имеющимся.

Что касается определения потребности в мощностях, то оно включает детализацию объемов ресурсов – людей, средств, материалов, – требуемых для каждой альтернативы. Число людей и требуемых средств будет зависеть от объема работы, который необходимо выполнить для осуществления альтернативы.

Оценка потребности в финансовых ресурсах и возможности удовлетворения этой потребности для операционных решений включает исследование одноразовой стоимости. Для стратегических решений может потребоваться экспертиза результатов каждой альтернативы в отношении требований финансовых ресурсов для всей организации. Вычитая из общего притока наличности общий ее отток по соответствующим периодам времени, получаем чистый объем финансов, требуемых для этой альтернативы.

Оценка выполнимости альтернативы с точки зрения навыков, совокупных мощностей и выполнимого финансирования может привести к выводу о ее осуществимости.

Важная характеристика любой альтернативы – степень ее соответствия нормальной ежедневной деятельности организации. Это характеристика меры соответствия деятельности, которая следует из выбора определенной альтернативы, и совместимости с существующим в настоящее время способом использования ресурсов [10, с.121-126].

Оценка приемлемости альтернативы – та мера, в которой ее выбор и реализация обеспечивают достижение целей самой организации. В значительной степени критерии приемлемости зависят от целей конкретного решения [10, с.127].

Можно выделить оценку оперативного импульса альтернативы и оценку финансового импульса альтернативы. При оценке операционного импульса все решения имеют операционные последствия. Структура операционных целей должна служить основанием для оценки операционного импульса каждой альтернативы. Здесь необходимо оценить влияние выбора конкретной альтернативы на техническую спецификацию, качество, скорость реакции, надежность, гибкость.

Оценка операционного импульса каждой альтернативы особенно полезна при рассмотрении влияния операционного изменения на увеличение конкурентоспособности. Конкурентоспособность – это своего рода сравнение операционной производительности компании с теми же показателями конкурентов.

Финансовая оценка включает предсказание и анализ расходов на финансирование, к которым выбор привел организацию, и финансовую прибыль, которая могла быть получена при реализации решения [10, с.127-129].

Затраты на приобретение и альтернативная стоимость включают:

1) Учетное представление стоимости при оценке альтернативы –рассматриваются затраты на приобретение товара или услуги.

2) Экономическое представление стоимости - связано с оценкой выгод, которые упущены из-за того, что ресурсы не вложены в другом месте.

3) Альтернативная стоимость – по другому «цена упущенных возможностей» в использовании ресурса.

Издержки жизненного цикла включают вычисление всех затрат за период выполнения решения. Оценка издержек всего жизненного цикла альтернативы учитывает один из наиболее важных факторов, определяющих ее эффективность, – время, за которое произведены издержки. Это требует учета ценности денег во времени.

Одним из самых простых и распространенных методов оценки альтернатив, является определение срока окупаемости инвестиции. Чем короче период окупаемости инвестиций, тем более привлекательной является альтернатива.

Оценка уязвимости альтернатив. Риск, свойственный любой альтернативе, может быть результатом неспособности ЛПР предсказать или оценить внутренние результаты выбора альтернативы в пределах организации, преобладающие условия среды после принятия решения, реакцию на решение других органов в пределах окружения.

Для описания риска применяется диапазон возможных результатов. Можно использовать баланс результата для пояснения риска, где только ограниченное число результатов было возможно, и распределение вероятности – для описания риска, где результаты были измерены на непрерывной шкале [10, с.136].