Аудиторская проверка

Перечень типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости.

Кадровой службе необходимо также руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" и Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", которые помогут правильно заполнить трудовые книжки работников, а при необходимости внести в них соответствующие изменения или оформить дубликаты вместо испорченных или утраченных документов. Трудовые книжки и вкладыши к ним заполнены с нарушениями.

Постановлением  Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1  утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все  реквизиты документов. Внесенные  изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя учреждения. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов. В данном случае не оформлен приказ и не выдержаны необходимые реквизиты.

Работникам кадровой службы, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства. В организации нет экспертной комиссии.

Обязательным  реквизитом любого документа является дата составления, согласования, подписания или утверждения, исполнения и т.д. Основной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) или дата зафиксированного в документе события. Для утверждаемых документов (инструкций, планов) датой документа является дата, проставленная в грифе утверждения документа. В таких важных документах, как должностные инструкции, положения  трудовые договоры нет дат утверждения данных документов.

Требования, предъявляемые  к составлению проектов документов, предусматривающих согласование с соответствующими должностными лицами, имеющие визы согласования, не выдерживаются.

Документы изготавливается  на бумаге формата А4, А5, А3. Данные форматы обязательны для управленческой документации. Прием на работу, перемещение по службе, увольнение оформляются приказами по личному составу. Постановлением Госкомстата России N 1 утверждены унифицированные формы приказов о приеме на работу, переводе, прекращении трудового договора.

Приказы подписывает  руководитель предприятия, работник должен быть ознакомлен с приказами под роспись.

Оформленные документы  в управлении кадров не соответствуют  данным требованиям. Приказы в личных делах оформлены на маленьких  кусочках формата (См. Пр.№3-99л от 11.02.2008, Пр.№3-370 от 07.12.2009, Пр.№3-122 от 10.03.2009 и т.д.).

В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. N 552, в 2000 г. руководителем  Федеральной архивной службы Российской Федерации был утвержден Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Этот Перечень включает в себя документы, которые образуются при документировании общих для всех предприятий управленческих функций, в нем также указываются минимальные сроки хранения документов.

Для некоторых  видов документов в типовом Перечне  наряду с указанием срока хранения документов проставлена отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) архивного  органа, который и принимает окончательное решение о приеме таких документов на государственное хранение или их уничтожении. Это значит, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и их следует оставлять на постоянное хранение в учреждении или передать в государственный, муниципальный архив. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных, муниципальных архивов.

Для организации  работ по экспертизе ценности документов и для принятия решений по отбору документов на постоянное или временное хранение, а также уничтожения документов с истекшими сроками хранения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая является совещательным органом при руководстве. Решения данной комиссии фиксируются в протоколах и в актах на уничтожение документов и вступают в силу после утверждения их руководителем предприятия. Документы, не подлежащие приему в муниципальные и государственные архивы и имеющие истекший срок хранения в кадровой службе предприятия, уничтожаются без согласования с архивными органами. Экспертной комиссии в учреждении нет, работа в этом направлении не ведётся.

Руководство учреждения обязано обеспечить сохранность  документов, отнесенных Федеральной  архивной службой России к составу Архивного фонда РФ.

Процедура упорядочения документов предприятия изложена в  Основных правилах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива  от 6 февраля 2002 г. Упорядочение документов организации, в том числе и  по личному составу, должно проводиться не позднее чем через три года после окончания их делопроизводством. Подготовка документов по личному составу к длительному хранению проводится работниками кадровой службы при методической помощи заведующего архивом (ответственного за архив). Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов.

Длительное  архивное хранение составляет 10 (и более) лет. Такой срок хранения имеют следующие  документы кадровой службы:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- списки работников;

- карточки по  учету личного состава;

- личные дела;

- лицевые счета  по заработной плате рабочих  и служащих;

- невостребованные  личные документы работников (трудовые  книжки, аттестаты, свидетельства и т.д.);

- акты о несчастных  случаях, связанных с выполнением  должностных обязанностей, трудовые  договоры, не вошедшие в состав  личных дел;

- табели или  наряды работников вредных профессий.

Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы  по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года, в порядке возрастания их номеров в хронологической последовательности и с относящимися к ним приложениями. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Проверяемые документы приказы за 2010 год находились в картонной коробке, не подшиты в папку, нет печати, формулировки приказов не определяют смыслового и правового значения.  Обложка дела должна быть оформлена в соответствии с Правилами работы архивов организаций и содержать следующие реквизиты:

- наименование  организации (полное и сокращенное), которое предприятие имело в  период создания документов дела;

- наименование  структурного подразделения (полное);

- индекс дела (в соответствии с номенклатурой  дел);

- заголовок дела, отражающий содержание и основной состав документов;

- вид дела;

- автор документов (например, кадровая служба);

- срок хранения  дела;

Указанные требования также не соблюдены.

В Устав учреждения не внесён пункт «Учёт, хранение кадровых документов и передача их в архив»

        Задачей кадровой службы в  аттестационном процессе является  создание условий для реализации  каждым работником потенциальных  возможностей. Аттестация персонала  (оценка по заданным критериям) - определение квалификации работника,  уровня его знаний и соответствия занимаемой должности. Квалификация - уровень подготовленности, степень годности к определенному виду труда. Проведение аттестации необходимо для выявления общего кадрового потенциала предприятия, создания резерва руководящих кадров и специалистов.

Оценка персонала - это определение эффективности  деятельности работников учреждения.

Основными задачами аттестации являются:

- формирование  высококвалифицированного кадрового  состава предприятия;

- выявление  перспектив применения потенциальных возможностей работников;

- стимулирование  профессионального роста работников;

- выявление  необходимости повышения квалификации, профессиональной подготовки или  переподготовки кадров;

- обеспечение  возможности продвижения кадров.

Кадровая служба учреждения должна участвовать  в процессе подготовки и проведения аттестации.

Составленный  график проведения аттестации утверждается приказом руководителя учреждения. Дата проведения аттестации, список аттестуемых  работников и состав аттестационной комиссии определяются в приказе о проведении аттестации, изданном руководителем учреждения. Приказов по аттестационной комиссии и об утверждении графика проведения аттестации по структурным подразделениям учреждения нет. Последняя аттестация проводилась, по словам сотрудников управления кадров в 90-х годах.

Отсутствие  структуры и штатной численности учреждения, которые должны быть закреплены в документе (в котором содержится, перечень структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности учреждения), затрудняет составление штатного расписания. Данный документ не имеет унифицированной формы и утверждается приказом (распоряжением) руководителя или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Этот документ служит основанием для составления штатного расписания.

Штатное расписание - это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности учреждения в соответствии с учредительным документом (уставом). Штатное расписание должно содержать перечень структурных подразделений, должностей, количество штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров. В учреждении Штатное расписание отсутствует, есть только программная распечатка планово-экономического отдела.

В Постановлении  Госкомстата России N 1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма N Т-3 "Штатное расписание", применяются в организациях всех форм собственности.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя  или уполномоченным лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. Таких Приказов в учреждении не существует. На основе штатного расписания устанавливаются наименования должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации.

Согласно Квалификационному  справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному  Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду. Поскольку такой должности нет, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, но с участием кадровика, т.е. руководство предприятия самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа. В данном случае такого приказа не существует.

Размеры окладов (тарифных ставок) в соответствии со ст. 135 ТК РФ устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Конкретных размеров окладов (тарифных ставок) по должностям  нормативно-правовым актом не утверждено.

Что же касается надбавок, то они также должны быть предусмотрены системой оплаты труда. Виды и размеры надбавок устанавливаются в соответствии с ТК РФ, коллективными договорами и локальными нормативными актами.

Порядок и условия  применения стимулирующих и компенсационных  выплат (доплат, надбавок, премий и т.д.) должны устанавливаться следующими органами: